26 07 2023 отчет по результатам спецоценки можно будет оформлять в электронном виде

Законодательство, регулирующее Специальную оценку условий труда

Специальная оценка условий труда (СОУТ) – это набор действий, направленных на определение опасных и вредных производственных факторов, а также оценку их воздействия на работников. Результаты этой процедуры необходимы для установления компенсаций и льгот для работников в соответствии с трудовым законодательством. Кроме того, СОУТ является одним из инструментов контроля за соблюдением требований охраны труда в организации.

Правила проведения Специальной оценки условий труда и требования к документации указаны в следующих нормативных актах:

• Федеральный закон от 28 декабря 2013 года № 426-ФЗ О специальной оценке условий труда;
• Приказ Минтруда России от 24 января 2014 года № 33н.

В данной статье мы предоставим шаблоны необходимых документов, которые потребуются на каждом этапе проведения СОУТ, а также при организации Специальной оценки условий труда на микропредприятиях и при проведении внеплановой СОУТ.

Этапы проведения Специальной оценки условий труда и оформление документов

Для успешного проведения Специальной оценки условий труда, необходимо оформить несколько ключевых документов. Рассмотрим их подробнее.

Документы, которые следует оформить перед проведением Специальной оценки условий труда

Перед началом проведения Специальной оценки условий труда, убедитесь, что у вас есть следующие документы:

1. Положение о проведении Специальной оценки условий труда.
В этом документе указывается порядок проведения и правила Специальной оценки условий труда. Положение должно соответствовать требованиям Федерального закона от 28 декабря 2013 года № 426-ФЗ О специальной оценке условий труда и рекомендациям, изложенным в Приказе Минтруда России от 24 января 2014 года № 33н. В документе указываются лица, ответственные за проведение Специальной оценки условий труда, используемые методы, форма оформления результатов и т. д.

2. Приказ об утверждении положения о проведении Специальной оценки условий труда.
Этот документ утверждает положение о проведении Специальной оценки условий труда и вводит его в действие в организации. Приказ издается руководителем организации и является основой для начала проведения Специальной оценки условий труда.

3. Приказ о проведении Специальной оценки условий труда.
Главный документ, на основе которого организуется и проводится СОУТ. В приказе указываются сроки проведения Специальной оценки условий труда, состав комиссии, перечень рабочих мест, подлежащих оценке, а также организация, которая будет проводить Специальную оценку условий труда.

Документы, которые следует оформить во время проведения СОУТ

Эксперты подготовили рекомендации по составлению документации на каждом этапе проведения Специальной оценки условий труда.

Этап 1. Заключение договора с организацией

1. Договор на оказание услуг по проведению Специальной оценки условий труда.
В этом документе указываются услуги, которые предоставляет организация-оценщик, сроки и условия предоставления услуг. Заключение договора является обязательным требованием, предусмотренным Федеральным законом от 28 декабря 2013 года № 426-ФЗ О специальной оценке условий труда и Приказом Минтруда России от 24 января 2014 года № 33н.

Важно! Договор является основанием для проведения оценки и гарантирует соблюдение прав и интересов всех сторон. Кроме того, он служит основой для разрешения возможных споров и разногласий между заказчиком и исполнителем.

Техническое задание на проведение спецоценки

Документ определяет требования к проведению спецоценки и определяет критерии оценки. Он разрабатывается организацией-заказчиком совместно с организацией-исполнителем и является неотъемлемой частью договора на оказание услуг.

Техническое задание позволяет конкретизировать требования к спецоценке, определить объем и сроки выполнения работ, а также контролировать качество и полноту проведения процедуры. Кроме того, оно служит основанием для разработки методики и выбора методов проведения оценки, а также для формирования отчетных документов.

Этап 2. Создание комиссии по проведению СОУТ

• Положение о создании комиссии по проведению специальной оценки условий труда. В документе указывают состав комиссии по проведению СОУТ, порядок ее работы и задачи. Необходимость его оформления обусловлена требованиями статьи 9 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ.

• Приказ о создании комиссии по проведению спецоценки условий труда (Приказ о создании постоянно действующей комиссии по проведению специальной оценки по условиям труда). Определяет состав комиссии и ее председателя. Его издают на основании Положения о создании комиссии по проведению специальной оценки условий труда.

• Приказ об изменении состава комиссии по проведению специальной оценки условий труда. Издают в случае изменения состава комиссии, например, при увольнении или переводе членов комиссии на другую работу.

Этап 3. Разработка перечня рабочих мест

• Перечень рабочих мест, которые подлежат специальной оценке условий труда. Документ, содержит информацию обо всех рабочих местах, которые подлежат специальной оценке условий труда. Его составляют на основании штатного расписания и технологических процессов. Перечень рабочих мест позволяет определить объем и сроки проведения работ, а также распределить ресурсы и организовать работу по спецоценке условий труда.

Этап 4. Разработка графика

• График проведения специальной оценки условий труда. Документ, который определяет сроки и этапы проведения спецоценки. Документ составляет работодатель совместно с организацией, проводящей СОУТ.

• Приказ об утверждении графика проведения специальной оценки условий труда. Распорядительный документ, который вводит в действие график проведения оценки. Приказ издает руководитель организации.

Этап 5. Проведение спецоценки и оформление результатов

• Проверочный лист идентификации вредных и (или) опасных производственных факторов на рабочем месте. Документ для идентификации вредных и опасных производственных факторов на рабочих местах. Он содержит перечень вопросов, ответы на которые позволяют определить наличие таких факторов и их степень воздействия на работников.

• Сводная ведомость результатов проведения специальной оценки условий труда. Документ содержит информацию о результатах оценки каждого рабочего места. В нем указывают классы условий труда, наличие вредных и опасных производственных факторов и предложения по улучшению условий труда.

➤ Декларация о проведении специальной оценки условий труда. Документ, который подается в Государственную инспекцию труда для уведомления о проведении специальной оценки условий труда в организации.

➤ Заявление на проведение специальной оценки условий труда. Документ, направляемый в Государственную инспекцию труда для запроса проведения специальной оценки условий труда в организации.

Мероприятия по реализации рекомендаций

➤ Приказ об утверждении плана мероприятий по улучшению условий труда. Документ, который устанавливает план действий для улучшения условий труда на основе рекомендаций специальной оценки.

➤ Акт выполнения мероприятий по улучшению условий труда. Документ, подтверждающий выполнение мероприятий, направленных на улучшение условий труда.

➤ Приказ о вступлении в силу мероприятий по улучшению условий труда. Документ, который указывает на дату вступления в силу мероприятий по улучшению условий труда.

➤ Приказ об изменении должностных обязанностей работника по итогам специальной оценки условий труда. Документ, который вносит изменения в должностные обязанности работника, учитывая результаты специальной оценки условий труда.

Подготовка документации

➤ Инструкция по организации специальной оценки условий труда. Руководство, которое содержит указания и рекомендации по проведению специальной оценки условий труда.

➤ Информационное письмо о проведении специальной оценки условий труда. Документ, который информирует работников об предстоящей специальной оценке условий труда.

Все эти документы являются необходимыми для организации и проведения специальной оценки условий труда. Они обеспечивают законность и прозрачность процесса оценки, защищают интересы работников и позволяют улучшать условия труда в организации.

Сопроводительное письмо для подачи декларации СОУТ в ГИТ

Сопроводительное письмо — это документ, который прикладывается к декларации СОУТ и содержит информацию о самой декларации, а также о предприятии, на котором проводилась специальная оценка условий труда. Главная цель письма — уведомить Государственную инспекцию труда о подаче декларации и подтвердить соответствие условий труда установленным требованиям.

Декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда

Декларация соответствия условий труда — это документ, который подтверждает соответствие условий труда государственным нормативам в области охраны труда.

Документы, которые понадобятся при проведении СОУТ на микропредприятии

• Положение о проведении СОУТ в микропредприятии. Документ, регламентирующий порядок проведения специальной оценки условий труда (СОУТ) на малых предприятиях. Он устанавливает правила проведения оценки и требования к участникам процесса.

• Декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда для офисных микропредприятий. Декларация подтверждает соответствие условий труда на микропредприятии государственным нормативным требованиям в области охраны труда.

Какие документы оформить при проведении внеплановой СОУТ

• Акт о проведении внеплановой специальной оценки условий труда. Данный акт оформляется по итогам проведения внеплановой специальной оценки условий труда. Он содержит информацию об оцененных рабочих местах, выявленных вредных и опасных факторах, а также рекомендации по улучшению условий труда.

• Приказ о проведении внеплановой специальной оценки условий труда. Данный приказ издается руководителем организации для проведения внеплановой оценки условий труда на рабочих местах. В приказе указывают причину и сроки проведения оценки, состав комиссии, ответственные лица и порядок предоставления результатов оценки.

• Приказ о создании комиссии по обоснованию необходимости проведения внеплановой СОУТ. Данный приказ необходим для обоснования необходимости проведения спецоценки. Комиссия проводит анализ состояния условий труда, выявляет риски для здоровья работников и составляет обоснование для проведения внеплановой оценки.

Какие дополнительные документы нужны при проведении СОУТ

• Приказ о продлении действия спецоценки. Данный приказ подтверждает, что результаты предыдущей оценки остаются действительными. Он необходим для соблюдения установленных сроков проведения спецоценки, а также для того, чтобы избежать нарушения законодательства в области специальной оценки условий труда.

• Приказ об утверждении акта об отсутствии оснований для проведения внеплановой СОУТ в связи с переименованием должности. Данный приказ утверждает акт об отсутствии оснований для проведения внеплановой спецоценки из-за переименования должности.

• Акт об отсутствии оснований для проведения внеплановой специальной оценки условий труда в связи с переименованием должности. Данный акт составляется после изменения названия должности, если все остальные параметры рабочего места не изменились.

Приказ о признании действия карт СОУТ в связи с переименованием должностей

При неизменности всех остальных параметров рабочего места, необходимо составить приказ о признании действия карт СОУТ после изменения названия должности.

Приказ об изменении положения по проведению специальной оценки условий труда

Для внесения изменений в действующее положение о проведении оценки условий труда, необходимо составить приказ об изменении положения.

Скачайте образцы документов по СОУТ в нашем сервисе Документы

Внимание! Полный комплект документов доступен только после оформления доступа. Для его получения заполните форму.

Федеральный закон от 24.07.2023 № 381-ФЗ

Внесены изменения в Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ О специальной оценке условий труда (далее – Закон № 426-ФЗ), которые направлены на совершенствование порядка проведения спецоценки.

Отчет о проведении специальной оценки условий труда (СОУТ)

По результатам проведенной специальной оценки условий труда, специализированная организация составляет отчет о ее проведении. Отчет должен быть подписан всеми членами комиссии и утвержден председателем комиссии в течение 30 календарных дней после его направления работодателю специализированной организацией (ч. 1 ст. 15 Закона № 426-ФЗ).

С 1 сентября 2023 года предусмотрена возможность составления отчета о проведении специальной оценки условий труда:

• Бумажный отчет должен быть подписан членами комиссии собственноручно, а электронный отчет – усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП). Соответствующие изменения внесены в ч. 2 ст. 15 Закона № 426-ФЗ.

До внесения изменений в Закон № 426-ФЗ отчет о проведении специальной оценки условий труда можно было составлять только на бумажном носителе.

Допуск экспертов специализированной организации к проведению спецоценки

С 4 августа 2023 года экспертам специализированной организации разрешено подтверждать факт прохождения аттестации на право выполнения работ по специальной оценке условий труда выпиской из реестра экспертов организаций, проводящих спецоценку. Сертификат эксперта (выписка из реестра экспертов) формируется в ФГИС СОУТ автоматически. Этого документа будет достаточно для допуска экспертов к работе. Такие изменения внесены в ч. 1 ст. 20 Закона № 426-ФЗ.

Ранее право эксперта проводить работы по специальной оценке условий труда подтверждалось только сертификатом эксперта. Выписка из реестра экспертов организаций, проводящих спецоценку, в качестве подтверждающего документа в Законе № 426-ФЗ не упоминалась.

Рассмотрение разногласий по результатам проведения экспертизы качества спецоценки

Статья 24 Закона № 426-ФЗ предусматривает проведение экспертизы качества специальной оценки условий труда, а также рассмотрение разногласий по вопросам проведения такой экспертизы. Вопросы, связанные с проведением экспертизы и ее результатами, рассматривает Минтруд России.

Отчет о проведении специальной оценки условий труда

Отчет о проведении специальной оценки условий труда составляется в соответствии с частью 6 статьи 8 Федерального закона № 426-ФЗ и содержит следующие результаты:

• Идентификационный номер, указанный в части 6 статьи 8 данного Федерального закона.

Подписание и утверждение отчета

Отчет о проведении специальной оценки условий труда подписывается всеми членами комиссии и утверждается председателем комиссии. Срок подписания и утверждения отчета не должен превышать тридцати календарных дней со дня его направления работодателю организацией, проводящей специальную оценку условий труда.

В случае, если член комиссии не согласен с результатами проведения специальной оценки условий труда, он имеет право составить мотивированное особое мнение в письменной форме, которое прилагается к отчету.

Изменения в законодательстве

Важным изменением в законодательстве является уточнение, внесенное в часть 4 статьи 24 Закона № 426-ФЗ. Согласно этому изменению, с 1 сентября 2023 года разногласия могут быть рассмотрены только в период, не превышающий срока действия результатов специальной оценки условий труда, по которым возникли разногласия. В случае, если решение суда по результатам экспертизы уже закончило свое действие, разногласия не будут рассматриваться. Данное нововведение закреплено в части 4.1 статьи 24 Закона № 426-ФЗ.

Выполнившая специальную оценку условий труда организация также обязана составить отчет о проведении этой оценки. Отчет должен содержать идентификационный номер, указанный в части 6 статьи 8 Федерального закона № 426-ФЗ.

Отметим, что отчет должен быть подписан всеми членами комиссии, проводившей специальную оценку условий труда, и утвержден председателем этой комиссии. Срок подписания и утверждения отчета не должен превышать 30 календарных дней с момента его направления работодателю.

В случае, если какой-либо член комиссии не согласен с результатами проведения специальной оценки условий труда, он имеет право выразить свое мотивированное особое мнение в письменной форме. Данное мнение должно быть приложено к отчету о проведении специальной оценки условий труда.