электронная трудовая книжка

С 2023 года в России вводится новая форма трудовой книжки. Трудовая старого образца была принята в 2003 году и до тех пор использовалась без каких-либо серьёзных изменений. Рассмотрим, какие изменения произошли в бланке трудовой книжки и как они повлияют на работодателей и работников.

На кого нужно заводить новые бумажные трудовые книжки

Новая трудовая книжка в бумажной форме заводится только для тех сотрудников, которые не отказались от ведения трудовых на бумаге. Менять трудовую не нужно — работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место.

В случае утери или повреждения трудовой книжки необходимо оформить новую. Вкладыш заполняется, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. С 1 января 2023 года, вместо потерянных или повреждённых бланков, необходимо заводить трудовые книжки нового образца.

Однако здесь есть некоторые тонкости. Если у работодателя имеются запасы бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, то он, согласно п. 3 Постановления Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250, вправе без ограничений продолжать использовать их. Иначе говоря, пока у вас есть запас ранее приобретённых бланков трудовых книжек, покупать бланки нового образца или новые вкладыши не требуется.

Изменения, связанные с введением новых бланков трудовых книжек, не затрагивают тех, кто только начинает трудовую деятельность и впервые устраивается на работу. Это связано с тем, что таким сотрудникам не требуется заводить бумажные трудовые. Все данные об их трудовой деятельности работодатели передают в СФР исключительно в электронном виде.

Основные изменения в бланке

Общими правилами предусмотрены следующие способы заполнения трудовой книжки:

Кроме того, разрешается использовать комбинацию этих способов.

При завершении трудового договора записи о приёме на работу, переводах и увольнении работника должны быть подписаны работодателем или лицом, ответственным за ведение трудовых книжек. Если у компании есть печать, то её также следует поставить.

При внешнем совместительстве

По желанию работника информацию о совместительстве можно внести в запись об основной работе. Для этого необходимо представить подтверждающий документ: справку от работодателя, оригинал или заверенную копию кадрового приказа.

Если сотрудник уже не работает по основному месту работы, запись может быть внесена работодателем, у которого он работает по совместительству. Записи могут быть упорядочены хронологически или сгруппированы в блоки, включающие информацию о приёме и увольнении одновременно.

Запись будет выглядеть следующим образом:

Запись разрешается делать даже в том случае, если сотрудник работал по совместительству ещё до того, как устроился на основное место.

При смене места работы в связи с переводом

При переводе на другую постоянную работу в трудовой делается запись следующего вида:

При переходе на электронную трудовую

В случае если работник решает отказаться от использования бумажной трудовой книжки и пишет заявление о переходе на электронную трудовую, в графы 1 и 2 вписывается порядковый номер записи и дата выдачи бумажной трудовой на руки.

В графу 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 4 указывается документ, на основании которого делается запись — заявление о переходе на электронную трудовую книжку, а также дата и номер его регистрации.

Бумажная трудовая вручается работнику в течение трёх рабочих дней после подачи им заявления о переходе на электронный вариант трудовой книжки. Если работник увольняется и подаёт заявление менее чем за три рабочих дня до увольнения, трудовая книжка должна быть выдана ему не позднее даты, следующей за последним днём работы.

Если временный перевод стал постоянным

Если сотрудник временно переводится на другую работу внутри компании, запись о переводе не требуется делать. Соответствующая запись необходима только в случае, если временный перевод становится постоянным. Она будет выглядеть так:

При переименовании организации

Если работодатель меняет наименование организации, в трудовой также делается запись. При этом первые две графы не заполняются. В графе 3 делается запись о переименовании с указанием старого названия и нового. В графе 4 указывается дата и номер приказа о переименовании.

Трудовое законодательство РФ позволяет вести в электронной форме практически всю кадровую документацию, включая трудовые книжки. По прогнозам Минтруда, кадровый электронный документооборот (КЭДО) станет обязательным для работодателей в 2024 году, поэтому имеет смысл перевести кадровое делопроизводство в электронный формат уже сейчас. Астрал iКЭДО — это облачный сервис для организации кадрового электронного документооборота внутри вашей компании. С его помощью вы сможете легко и быстро перевести кадровое делопроизводство в электронный формат и получить все преимущества цифровизации: ускорение процесса обработки документов, экономия времени и ресурсов, возможность интеграции с учётными системами и тому подобное. Для подключения сервиса оставьте заявку на нашем сайте.

Новая форма трудовой книжки применяется с 1 января 2023 года. Приказом Минтруда № 320Н от 19.05.2021 принята новая форма не только трудовой книжки, но и вкладыша к ней, а также порядок ведения и хранения.

Для чего нужен новый бланк

Начиная с 2021 года, на сотрудников, которых принимают впервые, бумажные трудовые книжки не заводят. По «старым» работникам, которые не захотели перейти на электронный вариант трудовых книжек, кадровые службы продолжают вести их в бумажном формате.

Когда же использовать новую форму?

Новая форма трудовой книжки применяется, если:

Только для этих особенных ситуаций работодателю пригодятся трудовые и вкладыши новой формы. Те трудовые книжки, которые ведутся по старым формам, заменять на новые не нужно.

Внедряйте кадровый электронный документооборот от Такском, чтобы сократить время кадровой службы на создание, обработку и поиск документов, а также время руководителя и всех сотрудников на подписание документов. Кроме того с КЭДО экономятся средства компании на доставке документов, хранении, бумаге и оргтехнике.

Что изменилось

В целом изменения имеют скорее технический характер. Вот что откорректировали:

Общие правила указаны в том же порядке № 320Н:

Работать в КЭДО от Такском удобно и просто:

Кто изготавливает

С 1 января 2023 начал действовать еще один нормативный акт: приказ Минфина № 55н от 11.04.2022 «Об утверждении Порядка изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».

Новшества из этого приказа:

Отдельные ситуации

Подключите КЭДО от Такском и оформляйте кадровые документы в отношении дистанционных сотрудников без долгого ожидания оригиналов и их утери.

Как хранить

Работодатель должен вести учет трудовых книжек, которые хранятся у него, а также чистых бланков трудовых и вкладышей к ним. Это указано в пунктах 39,40 порядка.

Раньше для этого применялись утвержденные формы:

С 1 сентября 2021 года эти формы не являются обязательными к применению. Работодатель может использовать самостоятельно разработанные формы. Однако, если эти книги уже заведены, их можно продолжать вести, пока они не закончатся.

Как верно заполнить платёжку по единому налоговому платежу?

Заполните форму ниже, отправим статью на ваш e-mail:

Начиная с 2022 года ведение трудовых книжек стало электронным. Бумажная трудовая книжка не оформляется на сотрудника, если он начал свою трудовую деятельность после 1 января 2022 года — все данные о его работе будут заноситься в электронную трудовую книжку (ЭТК). Однако работодатели обязаны вести бумажную трудовую, если работник отказался от ЭТК или выбрал ведение книжки и в бумажной, и в электронной форме. Ожидается, что от ведения бумажной ТК полностью откажутся в 2027 году. А до этого момента обе версии трудовой книжки — как бумажная, так и электронная — являются основными документами о трудовой деятельности работника, имеющими равную юридическую силу.

В статье расскажем, как в 2023 году сделать запись в трудовой книжке при трудоустройстве, переводе, увольнении и других кадровых изменениях.

Кто вносит записи в трудовые книжки

Ответственность за оформление и заполнение трудовой книжки при приёме сотрудника на работу и в случае кадровых изменений лежит на работодателе. Им же ведётся новая или уже оформленная трудовая. Сделать запись в ней уполномочены сотрудники, которые помимо ведения ТК занимаются учётом, хранением и выдачей трудовых книжек. Это может быть кадровый служащий или бухгалтер, непосредственно работающий с трудовыми книжками.

Учёт трудовых книжек

Работодатель должен вести учёт трудовых книжек, бланков и вкладышей в них. Для этого ему нужно создать книгу учёта бланков и вкладышей, а также книгу движения трудовых книжек и поручить эту работу уполномоченным сотрудникам. Важно, чтобы учётом занимался отдел кадров или ответственный за трудовые. Нередко работодатель ошибочно поручает эту работу отделу бухгалтерии.

В соответствии с п. 40 Приказа Минтруда от 19 мая 2021 года № 320Н, обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации. С 1 сентября 2021 года требования по использованию сургучной печати и опломбированию отменены.

Общие правила заполнения трудовой при её оформлении

Правила заполнения трудовых книжек установлены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утверждённой постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Для правильного заполнения трудовой книжки также необходимо руководствоваться правилами, изложенными в Приложении 2 к Приказу Минтруда № 320Н.

Основные правила следующие:

Как заполнять титульный лист трудовой книжки

Оформление титульного листа «с нуля» потребуется в случае утраты бумажной трудовой.

Титульный лист заполняется в следующем порядке:

Фамилия, имя, отчество и дата рождения должны полностью соответствовать данным из документа, удостоверяющий личность. Ошибки даже в одной букве или цифре могут привести к большим проблемам в будущем. В связи с этим работнику, возможно, придётся обращаться в суд для подтверждения факта владения трудовой книжкой.

Сведения об образовании вносятся на основании соответствующего документа. Если в нём указаны магистратура или бакалавриат, вписывается «Высшее — бакалавриат» или «Высшее — магистратура».

Профессия, специальность и квалификация указываются в соответствии с данными из документа об образовании. Если в нём содержатся лишь сведения о направлении, то можно не заполнять эту строку.

В бланке трудовой содержатся рекомендации, по которым эту строчку предлагается заполнять в словесно-цифровом виде, хотя это и противоречит общим правилам заполнения ТК. Фактически использовать можно любой из двух вариантов заполнения.

Часто возникают вопросы по поводу подписи лица, отвечающего за ведение трудовых книжек. На практике нередко указывается только фамилия. По мнению экспертов Роструда, это допустимо. Согласно ГОСТу р 7.0.97-2016, подпись должна включать:

Однако из-за ограниченного места в трудовой книжке невозможно вписать всю эту информацию в одну строку.

При наличии печати работодателю также необходимо использовать её при заполнении титульного листа.

Заполнение данных о приёме на работу

Особенность внесения сведений о приёме на работу в ТК заключается в том, что начинать следует с графы 3. Там вписывается наименование организации, каким оно указано в учредительных документах, а также его сокращённое наименование (при наличии).

В графе 1 записывается порядковый номер записи, а в графе 2 — дата приёма на работу, которая указана в соответствующем приказе. Затем в графе 3 вносится запись, содержащая информацию о приёме на работу по шаблону: «Принят(а) в ».

В графу 4 вносятся сведения о документе, на основании которого сотрудник был принят на работу — его вид, дату и номер. Например, «Приказ от 24.02.2022 №208-к».

Как в трудовой книжке изменить запись о ФИО

Изменение записи о фамилии, имени, отчестве и о дате рождения возможно лишь при условии, что есть соответствующий документы. При изменении данных о ФИО в трудовой необходимо указать номер документа, его дату и орган, выдавшего документ.

Изменения должны быть внесены на титульный лист трудовой книжки. Старые данные зачёркиваются и заменяются новыми, а ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки. Они должны быть заверены подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации или кадровой службы.

Зачёркивание данных в записи о ФИО на титульном листе является исключением из общих правил.

Иногда возникает ситуация, когда в бланке не остаётся места для указания изменённой фамилии. Правилами оформления ТК не предусмотрено, как поступать в данном случае. Однако практикующие специалисты рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строки с зачёркнутой фамилией.
Если свободного места недостаточно, рекомендуется вшить вкладыш в трудовую книжку

Изменение записи об образовании или профессии

Порядок внесения новой информации об образовании отличается от способа изменения записи о ФИО при смене фамилии работника.

Изменения тоже вносятся на титульном листе, но при этом разрешается лишь дополнить уже имеющиеся записи без зачёркивания.

Заполнение сведений по удалённому сотруднику

Информация о трудовой деятельности дистанционного сотрудника вносится по его желанию. Для этого сотрудник на удалёнке должен предоставить работодателю трудовую книжку. Это можно сделать заказным письмом по почте.

Внесение данных о переводе

Если сотрудник начал работать на другой должности, перешёл в другое структурное подразделение или перевёлся на работу в другой местности, это считается переводом.

В этом случае делается запись в трудовой в следующей форме:

Запись в трудовой о переходе на электронную ТК

Перед выдачей сотруднику трудовой книжки в неё заносится соответствующая запись. Порядок заполнения приведён в письме Министерства труда и социальной защиты РФ от 12 февраля 2020 года № 14-2/В-150. Графы заполняются, как при любой другой записи в ТК.

Главное отличие — графа 3, в которую вносится информация о поданном заявлении.
Запись делается в следующем порядке (в соответствующие графы):

Кроме того, соответствующая пометка оставляется в журнале учёта движения трудовых книжек в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки». Текст должен иметь следующий вид:

«Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)».

Переход на электронные трудовые книжки стал одной из мер по развитию ЭДО, в том числе кадрового, в России. Помимо трудовой книжки, перевести в электронный вид можно почти все кадровые документы. Сервис Астрал iКЭДО поможет автоматизировать процессы делопроизводства в организации и обеспечить работников компании необходимыми техническими средствами для работы с документами, включая электронные подписи. Астрал iКЭДО поможет существенно сэкономить время и средства

Запись об увольнении сотрудника

Согласно п. 15 Приказа Минтруда № 320Н, информацию о прекращении трудового договора необходимо внести в сведения о приёме на работу.

В графе 1 следует указать порядковый номер записи, в графе 2 — дату увольнения, в графе 3 — причину увольнения, а в графе 4 — документ, на основании которого была внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя), его номер и дата.

Ошибки в трудовой книжке и ответственность за них

В большинстве случаев ошибку в трудовой можно исправить. Сделать это может кадровый работник или сам руководитель организации (индивидуальный предприниматель).

Ни у какой другой организации нет права вносить записи или исправления в трудовую книжку лица, которое не состоит с ней в трудовых отношениях. Единственное исключение – это случаи, когда оформляется дубликат трудовой. В такой ситуации записи может вносить правопреемник ликвидированной организации, которая выступала в роли работодателя.

Перед исправлением ошибки, допущенной другим работодателем, необходимо получить от него документ, подтверждающий ошибку. Например, справку, содержащую данные о приёме сотрудника на работу, с указанием номера приказа, должности и структурного подразделения. Кроме того, можно использовать заверенную копию приказа о приёме сотрудника на работу, его перевода или увольнения с работы.
Не существует чёткого перечня документов, необходимых для внесения изменений, связанных с ошибками, допущенными предыдущим работодателем.

Если исправить ошибку в трудовой невозможно, оформляется дубликат ТК.
Для получения дубликата трудовой книжки требуется письменное заявление от работника. Оформление дубликата возможно в случае, если:

Исправление ошибок в электронных трудовых книжках регламентируется Постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 года № 730п.

Согласно п 2.6 Постановления, для полной отмены данных о трудовой деятельности сотрудника работодатель должен включить ту же информацию в новый отчёт, а в графе 10 поставить знак отмены «Х».

Для исправления и уточнения данных в электронной трудовой книжке необходимо сначала отменить ошибочную информацию, а затем внести верные данные. В соответствии с п. 2.7 Постановления, необходимо:

Если не исправить ошибку в бумажной или электронной трудовой книжке, нарушителя ждёт наказание. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ, для должного лица предусмотрены санкции в виде предупреждения или штрафа в размере от 1 до 5 тысяч рублей, а юридические лица могут быть наказаны штрафом от 30 до 50 тысяч рублей.

Роструд, рассмотрев обращение, зарегистрированное 11 октября 2023 года, в пределах компетенции сообщает.

Согласно части первой статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) (часть третья статьи 66 ТК РФ).

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (часть четвертая статьи 66 ТК РФ, пункт 4 Порядка).

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (часть вторая статьи 66 ТК РФ).

Вопросы ведения трудовых книжек регулируются Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19 мая 2021 года N 320н (далее — Порядок).

Следует отметить, что трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, не предусматривают обязанность работодателя вносить запись о времени обучения работника на курсах повышения квалификации.

Так, пунктом 9 Порядка установлено, что все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, о награждениях, предусмотренных Порядком, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а об увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

В силу пункта 10 Порядка в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работФу.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд, класс, категория, классный чин, то об этом производится соответствующая запись.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.

Согласно части 4 статьи 73 Федерального закона от 29 декабря 2012 года N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее — Закон N 273-ФЗ) под профессиональным обучением по программам повышения квалификации рабочих и служащих понимается профессиональное обучение лиц, уже имеющих профессию рабочего, профессии рабочих или должность служащего, должности служащих, в целях последовательного совершенствования профессиональных знаний, умений и навыков по имеющейся профессии рабочего или имеющейся должности служащего без повышения образовательного уровня.

Частью 2 статьи 76 Закона N 273-ФЗ предусмотрено, что дополнительное профессиональное образование осуществляется посредством реализации дополнительных профессиональных программ (программ повышения квалификации и программ профессиональной переподготовки).

Программа повышения квалификации направлена на совершенствование и (или) получение новой компетенции, необходимой для профессиональной деятельности, и (или) повышение профессионального уровня в рамках имеющейся квалификации (часть 4 статьи 76 Закона N 273-ФЗ).

Исходя из вышеуказанного в трудовую книжку подлежат внесению записи о повышении квалификации, если работнику присвоен более высокий разряд, класс, категория, классный чин, уровень.

Указанные записи вносятся работодателем, в период работы у которого произошли соответствующие изменения. Возможность внесения таких записей новым работодателем Порядком не предусмотрена. Вместе с тем в случае отсутствия возможности обратиться к работодателю, не внесшему запись в трудовую книжку, полагаем, что запись может быть внесена в порядке пункта 30 Порядка, согласно которому, если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку, на основании соответствующего документа.

Внесение в трудовую книжку по месту работы записи о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров с указанием соответствующих документов предусматривалось подпунктом «б» пункта 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 «О трудовых книжках».

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 года N 1250 «Об отдельных вопросах, связанных с трудовыми книжками, и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации и отдельных положений некоторых актов Правительства Российской Федерации» указанное постановление Правительства Российской Федерации утратило силу с 1 сентября 2021 года.

Настоящее письмо не является правовым актом.

Трудовое законодательство не обязывает работодателя вносить запись о времени обучения работника на курсах повышения квалификации.

В трудовую книжку вносятся записи о повышении квалификации, если работнику присвоен более высокий разряд, класс, категория, классный чин, уровень.

Эти записи вносятся работодателем, в период работы у которого произошли соответствующие изменения. Возможность внесения таких записей новым работодателем не предусмотрена. При отсутствии возможности обратиться к работодателю, не внесшему запись в трудовую книжку, можно обратиться к его правопреемнику, а в случае ликвидации организации — к работодателю по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку.

Внесение в трудовую книжку по месту работы записи о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров предусматривалось постановлением Правительства, которое утратило силу с 1 сентября 2021 г.