формуляр заявления

. Какие документы могут понадобиться и как законно изменить даты отдыха

Обновлено 05 апреля 2023, 17:24

Отпуск может потребоваться не только для отдыха, но и «по личным и семейным обстоятельствам»: для свадьбы, ухода за больным родственником, учебы и даже последующего увольнения. РБК Life выяснил, когда лучше подавать заявление на отпуск, что в нем писать и в каких случаях нужно доказывать работодателю право на нерабочие дни.

Как написать заявление на отпуск

В большинстве компаний есть бланки для заявлений, в том числе и для заявления на отпуск. Проще всего распечатать его, заполнить недостающие данные и отнести в отдел кадров. У заявления на отпуск (как и объяснительной, служебной записки или докладной) нет унифицированных, утвержденных законом правил заполнения. Написать его можно от руки или на компьютере, желательно придерживаться официально-делового стиля и общепринятых правил языка.

Что нужно указать в заявлении на отпуск:

В зависимости от правил, установленных в компании, заявление на отпуск можно подать лично в отдел кадров или дистанционно в электронном виде — например, если в компании внедрен кадровый электронный документооборот (КЭДО). Как именно нужно подать заявление на отпуск, лучше уточнить по месту работы.

Заявление на оплачиваемый отпуск

Образец заявления на оплачиваемый отпуск

Если работодатель, после утверждения графика отпусков просит вас подать заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск, проще всего не спорить и написать его. Но если вы считаете, что таким образом нарушают ваши права, можно обратиться в орган Роструда — государственную инспекцию труда или даже в суд.

Заявление на дополнительный отпуск

Также на дополнительный оплачиваемый отпуск имеют право некоторые сотрудники с инвалидностью по здоровью.

«Инвалиды II и III группы имеют право на два дополнительных отпускных дня — 30 вместо 28, а также на неоплачиваемый отпуск до 60 дней. Для получения дополнительных дней потребуется подтверждение инвалидности».

Руководитель группы кадрового администрирования Avito

Дополнительный оплачиваемый отпуск можно соединить с основным и отдыхать дольше, а можно взять отдельно. Если сотрудник хочет взять дополнительный отпуск вне графика, то нужно написать заявление.

Образец заявления о дополнительном отпуске

Заявление на отпуск за свой счет

По Трудовому кодексу России работодатель на основании письменного заявления работника обязан предоставить отпуск без сохранения зарплаты:

«Отпуск без сохранения заработной платы должен быть предоставлен в обязательном порядке некоторым категориям работников по заявлению, например — работающие пенсионеры, работающие инвалиды, в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников, родители и супруги погибших военнослужащих и некоторых других структур, погибших при исполнении служебных обязанностей. Чтобы получить такой отпуск без сохранения зарплаты, нужно предоставить подтверждающие документы».

Руководитель отдела администрирования трудовых отношений в «ЮMoney»

Кроме вышеперечисленных категорий сотрудников, работодатель на основании коллективного договора может предоставить отпуск за свой счет:

Имеет ли сотрудник право на отпуск за свой счет по ТК РФ или коллективному договору — в любом случае он должен написать заявление и обязательно указать причину, например в связи с бракосочетанием. В некоторых случаях потребуются дополнительные документы, какие именно, уточняйте в отделе кадров.

Образец заявления на отпуск за свой счет

Заявление на отпуск с последующим увольнением

Заявление на отпуск (не менее двух недель) с последующим увольнением избавляет сотрудника от положенной законом «отработки» перед увольнением. Иногда так делают, если не хотят работать и готовы потерять компенсацию за неиспользованные дни отпуска при увольнении.

Образец заявления на отпуск с последующим увольнением

Заявление на отпуск по беременности и родам

Отпуск по беременности и родам предоставляется только будущей маме на основании листа нетрудоспособности (больничного). Его оформляет поликлиника с 28 недель при многоплодной беременности и с 30 недель при обычной. С января 2022 года больничный оформляется только в электронном виде. То есть сотруднице достаточно написать заявление на отпуск по беременности и родам, а листок нетрудоспособности приносить не нужно — работодатель сам запросит его.

«Отпуск по беременности и родам предоставляется в сроки, определенные листком нетрудоспособности. Поскольку законом не установлен точный момент, когда работница после оформления больничного должна подать заявление, уйти в отпуск можно позже даты, указанной в листке нетрудоспособности. Имея листок нетрудоспособности, женщина может продолжать ходить на работу и уйти в отпуск только спустя некоторое время».

Генеральный директор юридической компании «Гебель и партнеры»

Заявление на отпуск по уходу за ребенком

Отпуск по уходу за ребенком нужно оформить не позднее последнего дня отпуска по беременности и родам. Для этого сотрудник пишет заявление на имя работодателя.

Также есть возможность взять отпуск в связи с усыновлением. Для этого случая понадобится копия решения суда об усыновлении. Если ребенок усыновлен парой, то необходимо предоставить справку с места работы второго супруга о том, что он не использует этот отпуск.

Какие документы приложить к заявлению на отпуск

ТК РФ предусматривает около 20 различных видов отпуска. Каждый из них требует определенных заявлений и документов. Дополнительные документы обычно нужны, чтобы подтвердить право работника на дополнительный отпуск с сохранением зарплаты, на отпуск за свой счет или на отпуск в удобное время.

«Ситуации, в которых работодатель может запросить дополнительные документы, регламентированы федеральным законодательством, а также надзорными и контролирующими органами, например, Социальным фондом России. Многие государственные органы уже перешли на электронный документооборот, поэтому большинство документов доступны в электронном виде».

Руководитель отдела по работе с персоналом Unilever в России и Белоруссии

Сроки подачи заявления на отпуск

Закон не определяет сроки подачи заявления на отпуск, соответственно, работник вправе это сделать в любой момент. Однако работодателю необходимо за три дня до начала отпуска выплатить сотруднику отпускные (если они положены), в противном случае его могут оштрафовать. Из-за этого сроки написания заявлений часто установлены в локальных нормативных актах. Например, некоторые работодатели просят писать заявление на отпуск за две недели (в ТК РФ это правило не закреплено).

«Если сотрудник ушел в отпуск без подачи заявления и получения согласия, даже в случае, когда работодатель был обязан предоставить отпуск, его могут привлечь к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения за прогул».

Как написать заявление о переносе отпуска

Если работник указал в графике отпусков одни даты, но ему нужно уйти на отдых раньше или позже, можно договориться с работодателем о переносе.

«Хотя в ТК РФ прямо не предусмотрена возможность переноса отпуска по соглашению сторон, такого запрета нет. Если сотрудник передумал и хочет изменить даты отпуска, он может попросить об этом работодателя. При этом работодатель не обязан соглашаться и вправе отказать».

При этом в ТК РФ закреплено право на перенос отпуска в следующих случаях:

Заявление о переносе отпуска нужно написать при несвоевременной выплате отпускных или отсутствии от работодателя предупреждения о ежегодном оплачиваемом отпуске за две недели. Подать его нужно до того, как за него выплатили отпускные (их начисляют за три дня до отпуска). Заявление заполняют по общим правилам. В нем нужно указать причину, количество переносимых дней и даты желаемого периода отдыха.

Написать заявление нужно до выплаты отпускных за отпуск, который планируете перенести. Лучше всего — в день получения уведомления от работодателя о предстоящем отпуске по графику. Если отпускные уже начислили, перенести даты отдыха можно только по причине болезни сотрудника. В таком случае обязательно оформление в поликлинике листка нетрудоспособности (больничного).