как правильно сделать запись в трудовой книжке если работник принят исполнять обязанности секретаря на период нахождения основного работника в отпуске по уходу за ребенком

Поблагодари!

Трудовая и медицинская книжки, справка об отсутствии судимости хранятся у вас, пока сотрудник работает. С воинского билета и документа об образовании снимите копии, заверьте своей подписью и печатью, и верните оригиналы работнику. А паспортные данные перепишите — они понадобятся для заполнения кадровых документов, но хранить копию паспорта работника запрещено.

О том, что вы взяли у работника бумажную трудовую книжку, сделайте запись в книгу учёта движения трудовых книжек.

Источник — Кадровик. Кадровое делопроизводство, 2009, № 11

Взять у сотрудника документы

Трудовая и медицинская книжки, справка об отсутствии судимости хранятся у вас, пока сотрудник работает. С воинского билета и документа об образовании снимите копии, заверьте своей подписью и печатью, и верните оригиналы работнику. А паспортные данные перепишите — они понадобятся для заполнения кадровых документов, но хранить копию паспорта работника запрещено.

О том, что вы взяли у работника бумажную трудовую книжку, сделайте запись в книгу учёта движения трудовых книжек.

Форма книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них

Форма приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в ней

Курс молодого работодателя

Начните работать с сотрудниками за 11 уроков

Оформить недостающие документы

Если для вашего сотрудника это первая работа, у него ещё нет трудовой книжки и уведомления о регистрации в системе персучета (раньше это называли страховым пенсионным свидетельством). Ваша задача их оформить.

Если сотрудник устраивается впервые, оформите ему уведомление АДИ-РЕГ, чтобы подтвердить регистрацию в системе персучета. Это уведомление заменяет зелёную карточку СНИЛС, которую в ПФР не выдают с 1 апреля 2019 года.

Чтобы оформить АДИ-РЕГ:

1. Заполните бланк уведомления АДИ-РЕГ.
2. Подпишите уведомление руководителем организации или его заместителем.
3. Отправьте уведомление в ПФР.

Сотрудник сможет получить уведомление несколькими способами:

1. Лично в офисе ПФР.
2. По почте.
3. Через многофункциональный центр.

С 1 января 2021 года для сотрудников, которые устраиваются на работу впервые, оформляют только электронные трудовые книжки. Для этого достаточно отправить в ПФР отчёт СЗВ-ТД — не позже чем на следующий день после издания приказа о приёме.

Отправить сотрудника на медосмотр, если нужно

Некоторые сотрудники обязательно проходят медосмотр, прежде чем приступить к работе. К ним относятся:

Медосмотр перед оформлением трудового договора

Перед оформлением трудового договора с кандидатом необходимо провести медосмотр. Если кандидат отказывается пройти медосмотр, не рекомендуется брать его на работу.

Кто должен проходить медосмотр и как это делается?

Медосмотр проходит за счет работодателя. Для этого необходимо заключить договор с больницей и отправить сотрудника на медосмотр. По результатам медосмотра работник получит справку или запись в медицинской книжке.

Значение локальных актов

Локальные акты — это отдельные документы, которые регулируют различные вопросы в организации, такие как внутренние правила трудового распорядка, хранение и использование персональных данных, оплата труда, охрана труда и т.д.

Ранее локальные акты были обязательными, однако, с 2017 года микропредприятиям стало разрешено отказаться от них и включить все необходимые регуляции в трудовой договор по типовой форме.

Когда вы являетесь микропредприятием?

Вы считаетесь микропредприятием, если ваш годовой доход не превышает 120 миллионов рублей и у вас менее 15 сотрудников.

Если вы желаете, вы можете все правила и положения прописать в отдельных документах и показать их каждому сотруднику для ознакомления и подписания.

Трудовой договор

Трудовой договор — это основа отношений между работодателем и сотрудником. В нем указываются должность, обязанности, график работы, заработная плата и материальная ответственность. Все условия перечислены в статье 57 Трудового кодекса.

Если некоторые пункты не подходят для вашей ситуации, их можно исключить из договора. Например, нет необходимости упоминать о специфическом характере работы, если сотрудник будет выполнять обычные офисные обязанности, или о компенсации за личное оборудование, если работник будет трудиться на предоставленной компанией технике.

Не забудьте распечатать два экземпляра договора. Один экземпляр предоставляется сотруднику, а второй запрашивается обратно с подписью и датой Экземпляр трудового договора получил.

Оформление приказа о приеме на работу

С 2021 года приказ о приеме на работу можно не оформлять, достаточно заключения трудового договора. Однако, если вы решили продолжить практику оформления приказов, нужно подготовить его в течение 3 дней с момента начала фактической работы сотрудника.

Инструктаж по охране труда

Инструктаж проводится для объяснения сотрудникам, как правильно вести себя на рабочем месте. Существуют различные виды инструктажа: вводный, первичный, внеплановый и целевой.

Вводный инструктаж проводится для каждого нового сотрудника. Остальные типы инструктажа проводятся в зависимости от должности работника или по мере необходимости.

Сотрудников, чьи обязанности не связаны с использованием оборудования, инструментов, хранением и применением сырья и материалов, можно освободить от первичного и повторного инструктажа. Список должностей, освобожденных от инструктажей, утверждается работодателем. Например, вы можете освободить сотрудников, которые работают только с офисным оборудованием — компьютерами, принтерами и телефонами.

Образец приказа об утверждении должностей, освобожденных от первичного инструктажа можно найти в соответствующих нормативных документах.

Внеплановые и целевые инструктажи

Внеплановые и целевые инструктажи проводятся в случае, если произошли определенные события. Например, если изменилось законодательство о охране труда, работники нарушили технику безопасности или государственные органы выдали предписание о проведении инструктажа. Хотя такие инструктажи проводятся реже, чем плановые, они все же важны. Однако, подробно мы не будем рассматривать их в данной статье.

Зачем проходить обучение по охране труда перед проведением инструктажа

Прежде чем проводить инструктаж для работников, самостоятельно пройдите обучение по охране труда. Проведение инструктажей без обучения является бессмысленным. Обучение по охране труда является платным и обычно стоит от 2500 до 4000 рублей.

Как провести вводный инструктаж

1. Заполнить личную карточку сотрудника.

   • Личная карточка представляет собой анкету работника, в которой содержатся сведения о его личной информации, семье, образовании и навыках. Начиная с 2021 года, ведение личной карточки по форме Т-2 стало необязательным, но все же многие кадровики продолжают ее заполнять. Если вы решили отказаться от ведения карточки по форме Т-2, обязательно издайте приказ о таком отказе. Также стоит проверить локальные акты компании — возможно, в них есть упоминания о необходимости ведения личной карточки. Просто так прекратить ведение личной карточки по форме Т-2 нельзя.

2. Составить штатное расписание.

   • Штатное расписание представляет собой список должностей в вашей компании. Даже если в вашей компании работает всего один человек, все равно необходимо составить штатное расписание.
   • Что указать в расписании:
     • Должности сотрудников.
     • Количество сотрудников на каждой должности.
     • Обязанности каждой должности.
     • Квалификационные требования для каждой должности.
     • Размер окладов или заработной платы для каждой должности.

3. Сообщить в военкомат о найме военнообязанных сотрудников.

   • Если вы нанимаете военнообязанного сотрудника, обязательно сообщите об этом в военные комиссариаты или органы местного самоуправления в течение двух недель.
   • Это требование распространяется только на ООО. ИП не обязаны вести воинский учет и сообщать о найме военнообязанных.

4. Сообщить о найме бывшего госслужащего.

   • Если вы нанимаете бывшего госслужащего, сообщите на его предыдущее место работы в течение 10 дней. Подробнее о том, зачем и как это делать, можно прочитать в статье Бывшие госслужащие: что учесть при найме.

5. Дополнительные обязанности.

   • Помимо вышеперечисленных шагов, у вас могут возникнуть и другие обязанности при найме нового сотрудника. Вот некоторые из них:
     • Подготовка трудового договора.
     • Оформление медицинского осмотра.
     • Привлечение нового работника к обучению или профессиональному развитию.
     • Организация рабочего места для нового сотрудника.

Важность соблюдения правил

Может возникнуть мысль о том, что соблюдение всех правил работающих законодательством является невозможным, и оформление всех документов — пустой тратой времени. Возможно, вы знаете примеры компаний, которые работают без выполнения этих требований и хотите поступить так же. Но стоит знать, какие риски существуют.

Выявление нарушений трудового законодательства непросто, поскольку проверки проводятся только внеплановые. Внеплановая проверка обычно осуществляется по жалобе работника или клиента, а плановые проверки для малого бизнеса освобождались до 2021 года. В дальнейшем они могут проводиться не чаще, чем раз в три года.

Привлечение к ответственности возможно только в случае выявления нарушений в течение одного года после их совершения. После этого срок давности для привлечения к ответственности истекает.

Однако, если нарушение будет выявлено в указанный срок, размер штрафа будет значительным. Вот несколько примеров:

• Отсутствие трудового договора или неправильное его оформление: ИП — штраф от 5 до 10 тысяч рублей, ООО — штраф от 50 до 100 тысяч рублей согласно пункту 4 статьи 5.27 КоАП.

• Отсутствие инструктажа по охране труда или медицинского осмотра: ИП — штраф от 15 до 25 тысяч рублей, ООО — штраф от 110 до 130 тысяч рублей согласно пункту 3 статьи 5.27.1 КоАП.

Нарушение правил воинского учёта в ООО: штраф от 300 до 1 000 рублей

Другие нарушения трудового законодательства также наказываются значительными штрафами. Для индивидуальных предпринимателей (ИП) штрафы составляют от 1 до 5 тысяч рублей, а для обществ с ограниченной ответственностью (ООО) штрафы составляют от 30 до 50 тысяч рублей по пункту 1 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП).

Для малого и среднего бизнеса, за первое нарушение КоАП, штраф может быть заменен предупреждением, если не было причинения вреда людям и имущественного ущерба.

Памятка

Мы составили список документов, которые необходимо хранить, если у вас есть хотя бы один сотрудник:

• Трудовой договор или контракт.
• Приказ о приеме на работу.
• Сведения о заработной плате.
• Трудовая книжка.
• Приказы о переводах и увольнениях.
• Документы, подтверждающие прохождение испытания или обучения.
• Заявления и справки работника.
• Документы, касающиеся отпуска и больничного.

Возьмите за правило хранить все документы, которые связаны с трудовыми отношениями. Если были оформлены приказы, переводы или увольнения, сложите их в отдельную папку. Эти документы могут пригодиться, если возникнут споры с работником или трудовая инспекция проведет проверку.

Статья актуальна на

В данной ситуации делается обычная запись о приеме на работу по классической схеме. Согласно пункту 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, факт того, что работник принят по срочному трудовому договору на период нахождения основного работника в отпуске по уходу за ребенком, не отражается в трудовой книжке.

Например, если ваши записи в трудовой книжке нечаянно пропустили разворот, то после записи № 14 будет пустой разворот (2 страницы), а затем будут следующие записи 15, 16 и 17. В таком случае можно выдать дубликат трудовой книжки, исправить ошибку или оставить как есть.

Если работник в день увольнения отказывается получить сведения о своей трудовой деятельности (форму СТД-Р) и утверждает, что они неправильно оформлены, то следует обратить внимание, что сведения о его приеме на работу записаны в его трудовой книжке, которая находится у него. Если работник уже получил свой расчет и ушел, то дополнительных действий не требуется.

На портале Роструда рассмотрена интересная ситуация, когда работник при увольнении не забрал свою трудовую книжку и обратился в суд с иском о восстановлении на работе. Работодатель, в свою очередь, отправил работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой в день увольнения. После рассмотрения этого дела в нескольких инстанциях в пользу работодателя, работник решил попытаться взыскать задержанную зарплату за период, пока его трудовая книжка была у работодателя.

Если работник увольняется в последний день своей работы по графику, когда отдел кадров уже не работает, то трудовую книжку следует правильно выдать заранее, чтобы избежать проблем.

Также возникает вопрос о регистрации вкладышей в трудовую книжку в книге учета движения трудовых книжек и приходно-расходной книге. Можно ли утвердить свои формы книги учета движения трудовых книжек и приходно-расходной книги, в которых вкладыши не будут регистрироваться?

Нужен ли приказ на ведение, учет, хранение трудовых книжек?

Если выполнение этих обязанностей осуществляется не по основной должности, а в порядке совмещения и прописано в отдельном соглашении (ст. 60.2 Трудового Кодекса РФ), то приказ на ведение, учет и хранение трудовых книжек не требуется.

Как дописать запись о приеме, если места на странице не хватило?

Если при записи о приеме в трудовую книжку работника места на странице не хватило, можно дописать запись на следующей странице или внизу страницы. Однако, для остальных записей рекомендуется завести вкладыш.

Что делать, если запись о переименовании компании не внесена в трудовую книжку?

Если в трудовую книжку работника не внесена запись о переименовании компании, можно выдать справку или предоставить копии документов, подтверждающих переименование. Также следует учесть, что в книжку уже были внесены сведения о переводе.

Необходимо ли бывшему работнику подтверждать факт отсутствия работы?

Если бывший работник обратился за дубликатом трудовой книжки, необходимо подтвердить факт того, что он больше нигде не работал. Для этого можно предоставить заверенные копии приказов о приемах, переводах и увольнениях с других мест работы.

Является ли перенос слова на другую страницу нарушением при заполнении трудовой книжки?

Если на последней строке страницы трудовой книжки слово не поместилось, можно сделать перенос на другую страницу с использованием черточки. Такой перенос не является нарушением. Однако, возможно, было бы лучше записать слово на нижнем поле страницы.

Какие сведения необходимо отразить в дубликате трудовой книжки?

В дубликате трудовой книжки необходимо отразить все сведения, которые содержатся в оригинале, включая приказы о приемах, переводах, увольнениях и другие документы, подтверждающие трудовую деятельность работника.

Может ли сотрудник перед отпуском заполнить и заверить трудовую книжку?

Секретарь, ответственный за ведение трудовых книжек в организации, может заполнить и заверить трудовую книжку перед выходными и отпуском своей подписью, если такие полномочия предусмотрены. Однако, необходимо учитывать, что выходной день и день увольнения работника совпадают.

Что делать с трудовой книжкой, если работник не забирает ее после увольнения?

Если работник не забирает трудовую книжку после увольнения за прогул и не реагирует на уведомления о необходимости ее получить или дать согласие на отправку почтой, следует обратиться к правовым нормам и консультации со специалистами. Возможно, потребуется продолжить отправку уведомлений и принять меры для защиты интересов организации.

Что делать, если в разделе Сведения о работе закончились свободные строки в трудовой книжке?

Если в трудовой книжке закончились свободные строки в разделе Сведения о работе, можно внести запись о отказе от ведения бумажной трудовой книжки ниже строк на нижнем поле. Однако, также возможно завести вкладыш ради одной записи, чтобы соблюсти формальные требования ведения документа.

Отказ от бумажной трудовой книжки и запрос СТД-Р

Работник на предыдущем месте работы отказался от бумажной трудовой книжки. Сейчас у нас (нынешнего работодателя) просит выдать ему СТД-Р. Что нам писать в поле Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности? Переносить сведения из формы СТД-Р, выданной предыдущим работодателем?

Ответ:

В поле Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности вы можете указать следующую информацию: Заявление работника отсутствует, так как он отказался от бумажной трудовой книжки на предыдущем месте работы. Таким образом, нет необходимости переносить сведения из формы СТД-Р, выданной предыдущим работодателем.

Ответственность за трудовые книжки при отсутствии кадровика

У нас уволился кадровик. Новый сотрудник выйдет только через неделю. Надо ли возлагать на это время на кого-нибудь ответственность за трудовые книжки? Или директор автоматически становится ответственным, если нет кадровика?

Ответ:

В период отсутствия кадровика можно возложить ответственность за трудовые книжки на другого сотрудника, например, на временного сотрудника или руководителя структурного подразделения. Директор не автоматически становится ответственным за трудовые книжки при отсутствии кадровика, однако, в руководстве организацией часто есть пункт о назначении ответственных лиц за ведение и хранение трудовых книжек.

Отражение перевода на дистанционную работу в СЗВ-ТД

Работник переводится на дистанционную работу. Этот перевод необходимо отражать в СЗВ-ТД? Понятие перевод используется в статье 312.9 ТК РФ, которая определяет порядок временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях.

Ответ:

Перевод работника на дистанционную работу отражается в СЗВ-ТД только в случае временного перехода на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях, как определено статьей 312.9 Трудового кодекса РФ. Если перевод на дистанционную работу является постоянным и основным местом выполнения работы, то эта информация может быть указана в разделе Другие сведения СЗВ-ТД.

Отказ от приема заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Работник был уволен в ноябре прошлого года, и на момент прекращения трудовых отношений заявление о форме трудовой книжки не писал. Сейчас он обратился с заявлением о переходе на электронную трудовую книжку, т.к. нигде не работает, и наша организация – его последний работодатель. Мы же вправе отказать в приеме такого заявления?

Ответ:

В данной ситуации вы вправе отказать в приеме заявления о переходе на электронную трудовую книжку, так как работник уже уволен и находится в статусе безработного. Подача заявления о переходе на электронную трудовую книжку возможна только для работников, находящихся на текущем месте работы.

Выдача сведений о трудовой деятельности без увольнения и взятия кредита

Работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки. Хочет получить сведения о трудовой деятельности (СТД-Р). Он не увольняется и не берет кредит, просто хочет получить для себя. Обязаны ли мы в таком случае выдавать ему СТД-Р? В электронном виде или бумажном?

Ответ:

В данном случае вы не обязаны выдавать работнику сведения о трудовой деятельности (СТД-Р). По законодательству РФ, сведения о трудовой деятельности выдаются при увольнении работника или при взятии им кредита. Если работник не увольняется и не берет кредит, то ему необходимо вести бумажную трудовую книжку или использовать электронную трудовую книжку, если таковая предоставлена.

Регистрация всех трудовых книжек в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей

Все ли трудовые книжки нужно регистрировать в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? В частности, следует ли регистрировать трудовые книжки работников, принятых на срок менее 2 месяцев, и трудовые книжки, впервые или вновь заводимые работнику данным работодателем?

Ответ:

Все трудовые книжки, включая работников, принятых на срок менее 2 месяцев, и трудовые книжки, впервые или вновь заводимые работнику данным работодателем, должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета должна включать данные о каждой трудовой книжке в порядке их поступления на работу или передачи работнику. Таким образом, вся информация о движении трудовых книжек должна быть правильно и своевременно отражена в книге учета.

Сведения о временных переводах в трудовую книжку

Согласно законодательству, сведения о временных переводах не вносятся в трудовую книжку. Однако, временный перевод может впоследствии стать постоянным.

Если по окончании срока временного перевода прежняя работа не предоставлена работнику, и он не потребовал ее предоставления, продолжая работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу, и перевод считается постоянным.

Стороны могут также заключить соглашение о постоянном переводе до истечения срока временного перевода. В данном случае сведения о постоянном переводе будут внесены в трудовую книжку.

Утеря трудовой книжки

Если работник обратился за дубликатом трудовой книжки из-за утери, необходимо принять следующие меры:

1. Проверить наличие документов, подтверждающих трудовой стаж у других работодателей.
2. Принять заявление от работника о выдаче дубликата.
3. Заполнить титульный лист дубликата трудовой книжки.
4. Получить подпись работника на титульном листе.
5. Приступить к переписыванию периодов работы в дубликате трудовой книжки.

Однако, если работник ушел во время переписывания стажа и не отвечает на звонки, необходимо проконсультироваться с юристом или компетентным специалистом по трудовому праву для принятия правильных мер.

Сдача СЗВ-ТД после индексации окладов

После проведения индексации зарплат и увеличения окладов сотрудников, возникает вопрос о сдаче СЗВ-ТД.

СЗВ-ТД (сведения о заработке и причитающихся страховых взносах) необходимо сдавать в соответствии с установленными правилами и сроками. Если ваша организация не обладает достаточным опытом в заполнении и сдаче данного отчета, рекомендуется обратиться к квалифицированным специалистам, которые помогут выполнить данную процедуру правильно и своевременно.

Сдача СЗВ-ТД после переименования организации

После переименования организации возникает вопрос о сдаче СЗВ-ТД. Данный отчет должен быть предоставлен по всем работникам сразу, независимо от проведения кадровых мероприятий.

Исправление ошибок в трудовых книжках

Некоторые кадровые работники, из-за неопытности или спешки, могут допускать ошибки при заполнении трудовых книжек. В таком случае возникает вопрос о необходимости исправления ошибок и о том, как их исправить.

С 1 сентября 2021 года вступили в силу новые правила исправления ошибок в трудовых книжках. Важно различать понятия исправления и изменения в трудовых книжках.

Ниже приведены типичные ошибки, которые могут возникать в трудовых книжках и требуют исправления:

1. Ошибочное указание наименования организации.
2. Неправильное указание должности или стажа работы.
3. Неупоминание о периоде работы или перерыве в работе.
4. Пропуск записей о работе в трудовой книжке.

Для исправления ошибок в трудовых книжках рекомендуется следовать следующему алгоритму:

1. Запросить работника предоставить документы, подтверждающие правильность исправления.
2. Подготовить письменное заявление с указанием сведений, которые требуют исправления.
3. Передать заявление работнику для ознакомления и подтверждения.
4. Внести исправления в трудовую книжку с указанием оснований и даты исправления.
5. Получить подпись работника о согласии с внесенными исправлениями.

СТД-Р — страховой талон для документирования заработной платы

СТД-Р (страховой талон для документирования заработной платы) является формой документа, которая утверждена нормативными актами. Формат СТД-Р может быть как электронным, так и бумажным.

Основания для заполнения СТД-Р включают следующие:

1. Начало или окончание трудового договора.
2. Выплата заработной платы.
3. Изменение размера заработной платы.
4. Иные случаи, указанные в законодательстве.

При необходимости заполнения СТД-Р рекомендуется использовать образцы и руководствоваться правилами, установленными в нормативных актах.

Краткая инструкция по заполнению формы СЗВ-ТД

Форма СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица) — важный документ, который используется для предоставления информации о трудовой деятельности работника. Ниже представлена краткая инструкция по заполнению данной формы.

Сведения о страхователе

В этом разделе необходимо указать информацию о вашей организации (страхователе).

Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь

В данном разделе нужно указать информацию о вашем работодателе, если он является правопреемником страхователя.

Сведения о зарегистрированном лице

В этом разделе необходимо указать информацию о зарегистрированном лице (работнике).

Сведения о дате подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности

В данной графе необходимо указать дату подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица

В этом разделе необходимо указать информацию о трудовой деятельности зарегистрированного лица.

Заверение СЗВ-ТД

В конце формы необходимо поставить подпись и дату заверения СЗВ-ТД.

Образцы заполнения СЗВ-ТД

При необходимости вы можете ознакомиться с образцами заполнения СЗВ-ТД, которые представлены соответствующими органами или доступны в интернете.

Электронная трудовая книжка и ее особенности

Электронная трудовая книжка представляет собой электронный аналог обычной бумажной трудовой книжки. Она регулируется законами и нормативными актами.

Постановлением Правления ПФ РФ от 27.10.2020 N 769п вступает в силу 01.07.2021 и вносит изменения в форму Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД) и формат данных для этой формы.

Если вы хотите посмотреть свою электронную трудовую книжку, вы можете обратиться к соответствующим органам или воспользоваться специальными онлайн-сервисами.

Предоставление СЗВ-ТД при аннулировании трудового договора перед началом работы

Если трудовой договор был аннулирован в день начала работы нового сотрудника и он фактически не приступил к работе, предоставление СЗВ-ТД в таком случае не требуется.

Заключение

Заполнение формы СЗВ-ТД требует внимательности и точности. Важно следовать инструкциям и указывать все необходимые сведения. При возникновении вопросов вы всегда можете обратиться к соответствующим органам или специалистам, чтобы получить необходимую помощь и консультацию по заполнению формы.

Новые правила использования и хранения трудовых книжек

Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н были утверждены новая форма трудовой книжки и Порядок ведения и хранения трудовых книжек. Этим документом было разрешено использование технических средств для внесения записей в трудовую книжку. В Порядке указано, что записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств, например, путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).

Использование штампа и технических средств

Теперь работодатель может спокойно использовать штамп с открывающим заголовком блока записей, где указано наименование работодателя. Однако не полностью ясно, что имеется в виду законодателем, когда говорится о использовании технических средств путем переноса красителей.

Сроки внесения записей

Согласно новому Порядку ведения и хранения трудовых книжек, все записи о выполняемой работе, переводах на другие постоянные работы, квалификации и награждениях должны быть внесены в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней. Запись об увольнении производится в день увольнения и должна точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Выдача трудовой книжки

Трудовое законодательство не предусматривает выдачу трудовой книжки работнику по его доверенности родственникам или другим лицам. Если работник не является на работу в последний день работы, согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, ему отправляется уведомление о необходимости явки за трудовой книжкой, а в случае согласия работника, книжка высылается почтой. Кадровики предпочитают соблюдать именно эту схему выдачи трудовых книжек. Выдача по доверенности может повлечь за собой штрафы за нарушение трудового законодательства.

Электронный учет трудовой истории

Скоро работники могут начать активно забирать свои бумажные трудовые книжки и предпочесть электронный учет своей трудовой истории, так как уже были приняты новые законы об этом.

Исправления в трудовой книжке

Если в трудовой книжке была допущена ошибка и требуется исправление, необходимо следовать определенной процедуре. Например, если в записи о приеме на работу указана неверная должность, запись следует признать недействительной и внести корректировку. Для этого необходимо обсудить с работником и директором и внести изменения в трудовой договор. Таким образом, можно будет соотнести записи в трудовой книжке с действующим трудовым договором.

Будьте внимательны при внесении изменений и исправлений в трудовую книжку, чтобы избежать ошибок и противоречий в документации.

Важность наличия пустых бланков трудовых книжек у работодателя

Согласно пункту 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, у работодателя должны быть пустые незаполненные бланки трудовых книжек. Это требование обязательно для соблюдения.

Уведомление о праве отказаться от бумажной трудовой книжки отправлять по почте?

Если у нас есть работники, которые уже не придут на работу до 30 июня, кто-то ушел в отпуск, для кого-то объявлен длительный простой после выхода с нерабочих дней (если их не продлят), можно ли отправлять уведомление о праве отказаться от бумажной трудовой книжки по почте России?

СЗВ-ТД отчет при переводе на другую должность перед увольнением

Если 02.03.2020 работник был переведен на другую должность, а 20.03.2020 он увольняется, какое движение должно быть указано в отчете СЗВ-ТД? Правильно ли я понимаю, что в отчете СЗВ-ТД по этому сотруднику указывается:

1. Строка – перевод на другую должность (именно это движение было у него последним перед увольнением);
2. Строка – увольнение. Прием не нужно, так как пишется одно предыдущее мероприятие. Верно?

Проблемы выдачи СТД-Р работникам

Мы уже обсуждали проблему выдачи СТД-Р работникам, которые не перешли на предоставление сведений в порядке ст. 66.1, а оставили бумажную трудовую книжку или пока не определились с ее судьбой. На портале Онлайнинспекция.рф была опубликована консультация по этой проблеме.

Мнение Роструда о сроках выдачи трудовой книжки

На портале Роструда Онлайнинспекция.рф появилась новая публикация, в которой рассматривается вопрос о сроках выдачи трудовой книжки работнику, который отказался от ее ведения. Консультант Роструда высказал мнение, отличающееся от мнения других специалистов ведомства.

Заполнение СЗВ-ТД после отказа от бумажной трудовой книжки

В начале февраля мы сдавали СЗВ-ТД за январь на работника, отразив январское и последнее кадровое мероприятие. В феврале работник подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки и получении сведений о трудовой деятельности. Как нам заполнять основной блок формы СЗВ-ТД?

Расписываться в книге учета движения трудовых книжек

В семинаре по электронным трудовым книжкам мы рассказывали, что спорным является вопрос о необходимости получить в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них подпись работника, отказавшегося от ведения трудовой книжки и получающего ее на руки.

Многие кадровики считают, что в книге учета движения трудовых книжек можно расписываться только при увольнении. Они опираются на пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Правительством в 2003 году. Согласно этому пункту, при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Мнение данных кадровиков заключается в том, что только при увольнении работник должен расписываться.

Бумажная трудовая книжка: обязательна ли ее получение при работе дистанционного сотрудника?

Появилась консультация на портале Роструда, касающаяся получения бумажной трудовой книжки работника при работе в формате дистанционного труда.

Если дистанционный работник не сдал бумажную трудовую книжку для ведения, то ему следует оформить заявление на сохранение бумажной формы книжки. В этом случае, работодатель должен выдать ему бумажную трудовую книжку и вести ее соответствующим образом.

Отчетность: кого и как сдавать отчеты?

Организации с численностью штата до 25 человек имеют право сдавать отчет по форме СЗВ-ТД на бумажном бланке, заверенном печатью организации и подписью руководителя. Достаточно сдать отчет на бумажном бланке в территориальный орган Пенсионного фонда России (ПФР), без необходимости заключения соглашения об обмене электронными документами. ПФР будет передавать отчет администратору Минтруда.

Какие кадровые действия указывать в СЗВ-ТД?

При обновленной версии СЗВ-ТД на январь 2020 года, в отчетности указываются только кадровые действия, произошедшие в 2019 году. Если у работника был перевод в январе 2020 года, то писать его в отчете не нужно.

Переход к электронным трудовым книжкам: что это значит для работодателей?

Федеральный закон РФ О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде от 16.12.2019 года начинает переводить работодателей от использования бумажных трудовых книжек к электронной форме.

В рамках этого закона, в Трудовой кодекс внесены изменения, и устанавливаются мероприятия, которые должны быть проведены в 2020 году.

Кто оплачивает создание новых трудовых книжек и вкладышей?

Создание новых трудовых книжек и вкладышей производится за счет работников, а не за счет работодателя.

В таком случае, работодатель не обязан пробивать чек на контрольно-кассовой машине на стоимость бланка книжки или вкладыша.

Отсутствие заявления о приеме и трудовой книжки при увольнении: как быть?

Если при увольнении работник не предоставил заявление о приеме и трудовую книжку, это является нарушением трудового законодательства.

Для исправления ситуации, необходимо провести детальное собеседование с работником и составить акт о его приеме на работу на основании имеющихся доказательств. Также стоит обратиться за консультацией к юристам или в региональный отдел труда и занятости.

Заключение: Для успешной работы и соблюдения требований трудового законодательства необходимо внимательно рассмотреть все возникающие вопросы, обратиться за консультацией в специализированные учреждения и юридическую помощь при необходимости.

Бланки трудовых книжек и вкладыши

В нашей организации уже несколько лет никто не принимался и не увольнялся. Но возникает вопрос: нужно ли нам держать в запасе бланки трудовых книжек и бланки вкладышей к ним? А также, может ли Государственная инспекция труда (Гострудинспекция) наказать нас за отсутствие таких бланков?

Запас бланков трудовых книжек и вкладышей

Правила, устанавливающие срок хранения бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, не устанавливают обязанности предприятия приобретать бланки в запасе. Поэтому, в соответствии с законодательством, вы не обязаны держать бланки трудовых книжек и вкладышей в запасе.

Однако, в случае принятия новых сотрудников или необходимости замены документов (например, при потере или повреждении), вам придется обратиться в Гострудинспекцию или Министерство труда и социальной защиты населения для получения бланков.

Ответственность за отсутствие бланков

Гострудинспекция не имеет права применять санкции или наказывать организацию за отсутствие бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Она в основном занимается контролем за выполнением норм трудового законодательства и обеспечением безопасности труда.

Тем не менее, если появится необходимость представления трудовых книжек и документов, связанных с трудовыми отношениями, органам государственного контроля, вы должны будете предоставить все необходимые материалы.

Изменение фамилии работника после заполнения вкладыша

Если фамилия сотрудницы была изменена уже после заполнения вкладыша в трудовую книжку, необходимо внести информацию об изменении вкладыша.

Согласно законодательству, вы должны внести следующие сведения на титульном листе (вкладыше) трудовой книжки:

1. Наименование организации (вашей компании).
2. Фамилия, имя и отчество работницы.
3. Дата рождения.
4. Дата приема на работу (дата начала трудовых отношений).
5. Должность, на которой работает сотрудница.
6. Сведения об изменении фамилии.

Запись о приеме на основную работу

Поскольку сотрудница была первоначально принята на работу по совместительству, а через три недели работа стала основной, запись о совместительстве в трудовой книжке не была внесена.

В данном случае вы должны оформить переход с совместительства на основное место работы путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору. В этом соглашении нужно указать сведения о совместительстве и переходе на основную работу.

Изменение фамилии работницы и указание в трудовой книжке

Если работница в очередной раз сменила фамилию, необходимо внести данную информацию в трудовую книжку.

Инструкция по заполнению трудовых книжек указывает, что ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Однако, внутренняя сторона первой страницы обложки трудовой книжки уже может быть заполнена.

В этом случае можно указать сведения о документах, на основании которых фамилия работницы была изменена, на любой свободной странице трудовой книжки или в информационной части, которая может находиться на любой странице.

Более подробную информацию по этому вопросу можно найти в докладе Роструда, который содержит разъяснения по соблюдению требований трудового законодательства.

Задержка трудовой книжки и выплата среднего заработка

Если работодатель задержал трудовую книжку работника при увольнении, и работник требует возмещения среднего заработка за время задержки, то в соответствии со статьей 234 Трудового кодекса РФ, работник имеет право на получение возмещения.

В данном случае возникший спор желательно разрешить путем согласования условий работы. Если стороны не могут достичь соглашения, спор может быть передан на рассмотрение в суд.