как правильно сделать запись в трудовой книжке в 2023 году

Заполнение данных о приеме на работу

Сведения о приеме на работу указываются в разделе Сведения о работе. Рассмотрим общий порядок.

Данные о работодателе

Вначале нужно указать данные о месте работы, куда устраивается данный сотрудник. Для этого посередине графы 3 указанного раздела в виде заголовка прописываются сведения о работодателе (полное и сокращенное наименование компании или ФИО индивидуального предпринимателя), либо проставляется соответствующий штамп. Для этой записи не требуется отметка о порядковом номере.

Правила заполнения трудовой книжки в 2023 году

Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:

• Вести учет и хранение трудовой книжки сотрудника.

• Заполнять трудовую книжку в соответствии с установленными правилами.

• Выдать сотруднику заполненную и заверенную трудовую книжку при увольнении.

• Сохранять трудовые книжки на протяжении 75 лет.

Для сведения: правила перехода на электронные трудовые книжки.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Бланк состоит из трех частей:

1. Левая часть — сведения о работнике и его предыдущих местах работы.

2. Средняя часть — основные сведения о работе: даты приема и увольнения, должность, сведения о работодателе.

3. Правая часть — разделы о награждениях, переводах и повышениях квалификации.

Рассмотрим, как оформить трудовую книжку, поэтапно.

Уволенный по статье работник восстановлен. Какие записи надо сделать в его трудовой книжке?

Сотрудник уволен по статье за подделку справок. Сегодня он через суд восстановился. Что писать в трудовой книжке?

В бумажную трудовую книжку в этом случае нужно будет внести такую запись:

• В графе 1 ставится следующий по счету порядковый номер.

• В графе 2 указывается дата внесения записи (дата получения решения суда).

• В графу 3 вносится следующая запись: Запись за № _____ недействительна, восстановлен на прежней работе.

• В графе 4 указывается наименование документа работодателя, его дата и номер, в соответствии с которым работник восстановлен на работе.

Такой порядок предусмотрен п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Также имейте в виду: если запись об увольнении признается недействительной, работник может потребовать от работодателя оформить дубликат трудовой книжки без внесения записи о незаконном увольнении.

Раздел Сведения о награждениях

Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

• Признание сотрудника лучшим работником месяца, квартала и т.д.

• Вручение почетных грамот, сертификатов и премий.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему.

Учет трудовых книжек

Работодатель должен вести учет трудовых книжек, бланков и вкладышей в них. Для этого ему нужно создать книгу учета бланков и вкладышей, а также книгу движения трудовых книжек и поручить эту работу уполномоченным сотрудникам. Важно, чтобы учетом занимался отдел кадров или ответственный за трудовые. Нередко работодатель ошибочно поручает эту работу отделу бухгалтерии.

В соответствии с п. 40 Приказа Минтруда от 19 мая 2021 года № 320Н, обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации. С 1 сентября 2021 года требования по использованию сургучной печати и опломбированию отменены.

Как правильно исправить ошибки в трудовой книжке

Варианты исправления ошибок в трудовой книжке

Варианты исправления ошибок в трудовой книжке зависят от места, где они были допущены. Вначале рассмотрим ситуации, когда ошибки допущены на титульном листе.

Исправление персональных данных

Если изменились или допущены ошибки в персональных данных сотрудника (например, ФИО или дата рождения), то неправильную запись нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой. Новые сведения нужно вписать над зачеркнутой записью или рядом с ней. При этом на внутренней стороне обложки необходимо прописать реквизиты документа, явившегося основанием для внесения корректировок.

Эти реквизиты следует заверить подписью работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек в организации и печатью организации или кадровой службы, если таковая имеется.

Исправление сведений об образовании, профессии или специальности

Если изменились сведения об образовании, профессии или специальности сотрудника, то записи об этом необходимо дополнить в трудовой книжке, не зачеркивая при этом предыдущие записи. В случае, если для указания сведений об образовании на титульном листе уже недостаточно строк, для этого можно использовать раздел Сведения о работе, согласно разъяснениям Роструда.

Исправление разделов Сведения о приеме на работу или Сведения о награждении

Иной порядок исправления ошибок применяется для таких разделов трудовой книжки, как Сведения о приеме на работу или Сведения о награждении. В этих разделах запрещается зачеркивание неправильных данных. Прежде чем вносить исправления, предыдущие данные необходимо признать недействительными (п. 12 Порядка № 320н).

Рассмотрим, что и в каких графах необходимо указывать при исправлении ошибок в данных разделах:

Исправление ошибок по инициативе работодателя

Работодатель может исправить как свои ошибки, так и допущенные предыдущими работодателями. Однако быть инициатором подобных исправлений работодатель не имеет права, он может лишь указать сотруднику на наличие ошибок.

Откорректировать данные в трудовой книжке можно только тогда, когда для этого получено письменное заявление сотрудника и соответствующие документы (п. 30 Порядка № 320н).

Не нашли ответа на свой вопрос в наших статьях?

Обратитесь за помощью к нашему специалисту. Быстро ответим и поможем решить проблему.

Запись в трудовой о переходе на электронную ТК

Перед выдачей сотруднику трудовой книжки в неё заносится соответствующая запись. Порядок заполнения приведён в письме Министерства труда и социальной защиты РФ от 12 февраля 2020 года № 14-2/В-150. Графы заполняются, как при любой другой записи в ТК.

Главное отличие — графа 3, в которую вносится информация о поданном заявлении. Запись делается в следующем порядке (в соответствующие графы):

1. Должность должностного лица, принявшего заявление
2. ФИО должностного лица, принявшего заявление
3. Расшифровка подписи должностного лица, принявшего заявление

Кроме того, соответствующая пометка оставляется в журнале учёта движения трудовых книжек в графе Расписка работника в получении трудовой книжки. Текст должен иметь следующий вид:

Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

Переход на электронные трудовые книжки в России

Переход на электронные трудовые книжки стал одной из мер по развитию электронного документооборота (ЭДО), включая кадровый, в России. Теперь можно перевести в электронный вид почти все кадровые документы. Сервис Астрал iКЭДО поможет автоматизировать процессы делопроизводства в организации и обеспечить работников компании необходимыми техническими средствами для работы с документами, включая электронные подписи. Астрал iКЭДО поможет сэкономить время и средства.

Упрощение правил ведения трудовых книжек

Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации обновило бланк бумажной трудовой книжки и порядок ее оформления приказом № 320н от 19.05.2021. Была утверждена обновленная инструкция по заполнению трудовой книжки, заменившая устаревшую инструкцию, утвержденную постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003. Новые правила вступили в силу 01.09.2021.

Обновленный бланк стал объемнее — вместо 10 разворотов теперь предусмотрены целых 14. Общее содержание и разделы остались без изменений.

В правилах оформления были внесены существенные новации. Теперь определен конкретный срок возврата документа работнику, который отказался от ведения бумажной трудовой книжки. Документ должен быть возвращен не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, хотя ранее было указано, что документ следует выдавать в день получения заявления о переходе на электронный формат.

Нормативные акты для заполнения трудовых книжек

Заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации. Однако также следует руководствоваться новым приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021, в котором подробно раскрыты нюансы заполнения и исправления документа. Приказ Правительства Российской Федерации № 225 от 16.04.2003, утверждавший правила ведения и хранения трудовых книжек, утратил силу с 01.09.2021.

Для сведения: как оформить электронную трудовую книжку

1. Заполнение данных о приеме на работу

   • Начинайте заполнение с графы 3. В этой графе необходимо указать наименование организации, как оно указано в учредительных документах, а также его сокращенное наименование (при наличии).
   • В графе 1 запишите порядковый номер записи, а в графе 2 — дату приема на работу, которая указана в приказе о приеме на работу.
   • В графе 3 вносится запись о приеме на работу по шаблону: Принят(а) в .
   • В графу 4 следует внести сведения о документе, на основании которого работник был принят на работу — его вид, дату и номер. Например, Приказ от 24.02.2022 №208-к.

2. Дубликат трудовой книжки

   • Дубликат оформляется в случае потери или повреждения трудовой книжки. Если документ был у работника, для восстановления следует обратиться к последнему работодателю.
   • Чтобы оформить дубликат, необходимо подать заявление. Заявление рассматривается в течение 15 дней. Работнику могут потребоваться дополнительные документы, подтверждающие его предыдущие места работы.

Электронная трудовая книжка предоставляет удобство и простоту ведения кадрового делопроизводства. Реализуйте переход на электронные трудовые книжки в своей организации с помощью Астрал iКЭДО. Это сэкономит время и средства вашей компании.

Дубликат новой трудовой книжки

При оформлении новой трудовой книжки, на титульном листе сверху делают надпись Дубликат. Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы указываются на основе предоставленных работником документов.

Две трудовые книжки одновременно?

Работник не может иметь две трудовые книжки одновременно. Если потеря или повреждение трудовой книжки произошло по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на работодателя.

Кто заполняет трудовые книжки?

Ответственность за оформление и заполнение трудовой книжки при приеме сотрудника на работу и в случае кадровых изменений лежит на работодателе. Вести трудовую книжку и делать записи в ней может кадровый служащий или бухгалтер, непосредственно занимающийся учетом, хранением и выдачей трудовых книжек.

Удаленный сотрудник и трудовая деятельность

Информация о трудовой деятельности удаленного сотрудника вносится по его желанию. Для этого сотрудник должен предоставить работодателю трудовую книжку. Удаленный сотрудник может отправить ее заказным письмом через почту.

Что делать, если вкладыш в трудовой книжке напечатан поверх самого вкладыша?

В случае, когда заполнены все страницы одного из разделов трудовой книжки, в нее добавляется вкладыш, который продолжает информацию. Вкладыш оформляется и заполняется работодателем так же, как и трудовая книжка. Отдельно от трудовой книжки, вкладыш не имеет юридической силы.

При выдаче каждого вкладыша в трудовую книжку ставится штамп с надписью Выдан вкладыш и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил ведения трудовых книжек). Место проставления штампа выбирается кадровым специалистом самостоятельно, при условии, что штамп не закрывает другие записи и хорошо читается.

Неверная запись в трудовой книжке или вкладыше

Если работодатель сделал неверную или неточную запись в трудовую книжку или вкладыш, такую запись следует признать недействительной. Зачеркивания не допускаются.

В случае испорченных бланков вкладышей при заполнении, они подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (абз. 2 п. 42 Правил ведения трудовых книжек).

Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Форма акта законодательством для обычных коммерческих организаций не установлена, поэтому работодатель вправе составить его по разработанной им самим форме.

Форма акта для организаций государственного сектора

Для организаций государственного сектора установлен ряд обязательных правил. В частности, для списания бланков трудовых книжек и вкладышей в них следует применять форму акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).

Изменение наименования организации в трудовой книжке

Роструд разъяснил, как отменить запись в трудовой книжке о переименовании организации, если наименование внесено неверно. Согласно п. 13 Приложения № 2 к Приказу Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320н Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек, если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела Сведения о работе трудовой книжки делается запись: Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации); в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) работодателя или иное решение, его дата и номер. После внесенной недостоверной записи о переименовании организации работодатель может в графе 3 сделать следующую запись: Запись о переименовании организации такой-то с такого-то числа в такую-то, внесенная на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, его дата и номер, считать недействительной. После этого внести новую правильную запись.

Списание бланков трудовых книжек

Связано это с тем, что согласно п. 337 Инструкции № 157н3 к бланкам строгой отчетности (БСО), учитываемым на забалансовом счете 03 Бланки строгой отчетности, относятся в том числе и бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Предусмотрено, что перечень бланков, относимых к строгой отчетности, устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики. Выбытие БСО при их списании (уничтожении) производится на основании акта по стоимости, по которой они ранее были приняты к учету.

Остальные же работодатели при желании могут использовать данную форму, закрепив это в своих документах в установленном порядке, или взять ее за основу при разработке и утверждении собственной.

Комиссия и уничтожение бланков

На практике для осуществления списания и уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них формируется комиссия из нескольких сотрудников для подтверждения уничтожения бланков. Комиссия может быть временной или постоянной.

Важно отметить

Если трудовая книжка или вкладыш в нее были неправильно заполнены или испорчены не по вине работника, в соответствии с пунктом 48 Правил ведения трудовых книжек, стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. В данной ситуации, штамп Выдан вкладыш не был поставлен в трудовую книжку.

Поэтому работодатель должен поставить в ней штамп с надписью Выдан вкладыш и указать серию и номер нового вкладыша. И наконец, не забудьте внести в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них запись об испорченном бланке: Бланк испорчен при первичном заполнении, подлежит уничтожению, удостоверив ее подписью лица, назначенного ответственным за ведение книги.

Подпись датируется, дается ее расшифровка. Ниже дается ссылка на дату и номер акта об уничтожении (образец записи см. в Примере 3, где первая строчка с испорченным бланком, а вторая – с новым).

Обратите внимание: об испорченном бланке также нужно внести запись в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (форма утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Эту книгу обычно ведут в бухгалтерии. В графах 2, 3, 4 данной книги указывается дата уничтожения (списания) бланка вкладыша, а в графе 6 дается ссылка на соответствующий акт уничтожения.

Что делать кадровику, если при заполнении трудовой книжки он допустил ошибку в должности

В трудовой книжке после записи об увольнении должна следовать должность генеральный директор, подпись, фамилия. Но при заполнении допущена ошибка и написано директор. Следует ли отменить запись и внести заново?

Отменять запись, после которой указана неверная должность руководителя организации, не требуется. Работодатель может выдать сотруднику заверенные копии протокола общего собрания участников (решения единственного участника) об избрании / назначении генерального директора, а также приказа о вступлении в должность.

В случае необходимости работник сможет с помощью указанных документов подтвердить правильное наименование должности исполнительного органа компании.

В разделах Сведения о работе и Сведения о награждении трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается. Законодатель предоставляет возможность отменить неверную запись в определенном порядке и сделать новую (п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Автор вопроса указывает, что внесена запись об увольнении сотрудника. Запись о прекращении трудового договора включает в себя (п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

• порядковый номер записи (графа 1);
• дату увольнения (графа 2);
• запись о причине прекращения трудового договора (графа 3);
• наименование документа, на основании которого внесена запись, – ​приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер (графа 4).

Охрана правильности записей в трудовой книжке

Важное значение для сотрудника имеют правильность и точность информации, внесенной в его трудовую книжку. Ошибки или неточности в записях могут привести к недопустимым последствиям. Для обеспечения корректности записей требуется соответствие определенным правилам и процедурам.

Заверение записей в трудовой книжке

При завершении трудового договора со сотрудником необходимо заверить все записи, сделанные в его трудовой книжке за время работы в организации. Это производится путем подписи работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек лица, а также печати работодателя. Сам сотрудник также должен подписать эти записи (согласно пункту 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Обозначение должности руководителя организации

Если запись в трудовой книжке содержит неверное указание должности руководителя организации, это не означает автоматической недействительности записи. Необходимость отмены такой записи отсутствует. Работодатель может выдать сотруднику заверенные копии протокола общего собрания участников (решения единственного участника) о назначении генерального директора, а также приказа о его вступлении в должность. Эти документы позволят работнику подтвердить правильность указания наименования должности руководителя организации в случае возникновения конфликтной ситуации.

Вкладыш к трудовой книжке

После заполнения последней пустой страницы в трудовой книжке записи о работнике можно вносить на специальном бланке вкладыша. Работник должен приобрести этот бланк самостоятельно. Вкладыш формируется аналогично самой трудовой книжке. Он вшивается в конец заполненной книжки. На титульном листе основного документа должен быть поставлен штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера. Если на титульном листе основного документа нет места для указания выдачи последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша. Взаимное количество вкладышей для одного документа не регламентировано законом.

Запись об увольнении

Согласно Приказу Минтруда № 320Н, информация о прекращении трудового договора должна быть внесена в раздел сведений о приеме на работу. При заполнении трудовой книжки в графе 1 следует указать порядковый номер записи, в графе 2 — дату увольнения, в графе 3 — причину увольнения, а в графе 4 — документ, на основании которого была внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя), его номер и дату.

Оформление титульного листа трудовой книжки

Если бумажная трудовая книжка потеряна, требуется заполнение титульного листа с нуля. Заполнение осуществляется в следующем порядке:

1. Фамилия, имя, отчество и дата рождения должны точно соответствовать данным из документа, удостоверяющего личность. Даже небольшие ошибки в буквах или цифрах могут привести к серьезным проблемам в будущем, вплоть до возникновения необходимости обращения в суд для подтверждения факта владения трудовой книжкой.

Сведения об образовании

Сведения об образовании вносятся на основании соответствующего документа. Если в нём указаны магистратура или бакалавриат, вписывается Высшее — бакалавриат или Высшее — магистратура.

Профессия, специальность и квалификация указываются в соответствии с данными из документа об образовании. Если в нём содержатся лишь сведения о направлении, то можно не заполнять эту строку.

В бланке трудовой содержатся рекомендации, по которым эту строчку предлагается заполнять в словесно-цифровом виде, хотя это и противоречит общим правилам заполнения ТК. Фактически использовать можно любой из двух вариантов заполнения.

Часто возникают вопросы по поводу подписи лица, отвечающего за ведение трудовых книжек. На практике нередко указывается только фамилия. По мнению экспертов Роструда, это допустимо. Согласно ГОСТу р 7.0.97-2016, подпись должна включать:

• Фамилию
• Имя
• Отчество
• Должность лица

Однако из-за ограниченного места в трудовой книжке невозможно вписать всю эту информацию в одну строку.

При наличии печати работодателю также необходимо использовать её при заполнении титульного листа.

Раздел Сведения о работе

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф.

Сведения в этот раздел включают в течение 5 рабочих дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д. Вот так выглядит образец записи о приеме в трудовой книжке в 2023 году:

Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника.

При переводе

Переход с одной должности на другую отражается в разделе Сведения о работе.

Различают два вида переводов:

1. Внутренний перевод
2. Внешний перевод

При внешнем переводе указываются номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях указываем должность работника.

При совместительстве

Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании предоставленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

• ФИО работника
• Название организации, где он работает по совместительству
• Должность, которую он занимает там

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, кадровик предприятия, которое является основным местом работы, вносит сведения в ТК.

Пример заполнения трудовой книжки при увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третьей графе указываются основания увольнения, в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение договора.

Эти записи в трудовой книжке заверяют печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то это делает лично руководитель организации.

Заполнение титульного листа трудовой книжки

Ошибки в трудовой книжке и ответственность за них

В большинстве случаев ошибку в трудовой можно исправить. Сделать это может кадровый работник или сам руководитель организации (индивидуальный предприниматель).

Ни у какой другой организации нет права вносить записи или исправления в трудовую книжку лица, которое не состоит с ней в трудовых отношениях. Единственное исключение – это случаи, когда оформляется дубликат трудовой. В такой ситуации записи может вносить правопреемник ликвидированной организации, которая выступала в роли работодателя.

Перед исправлением ошибки, допущенной другим работодателем, необходимо получить от него документ, подтверждающий ошибку. Например, справку, содержащую данные о приёме сотрудника на работу, с указанием номера приказа, должности и структурного подразделения. Кроме того, можно использовать заверенную копию приказа о приёме сотрудника на работу, его перевода или увольнения с работы. Не существует чёткого перечня документов, необходимых для внесения изменений, связанных с ошибками, допущенными предыдущим работодателем.

Если исправить ошибку в трудовой невозможно, оформляется дубликат ТК. Для получения дубликата трудовой книжки требуется письменное заявление от работника. Оформление дубликата возможно в случае, если:

• Трудовая книжка утеряна или испорчена;
• В трудовой книжке допущена ошибка, которую невозможно исправить.

Исправление ошибок в электронных трудовых книжках регламентируется Постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 года № 730п.

Согласно п 2.6 Постановления, для полной отмены данных о трудовой деятельности сотрудника работодатель должен включить ту же информацию в новый отчёт, а в графе 10 поставить знак отмены Х.

Для исправления и уточнения данных в электронной трудовой книжке необходимо сначала отменить ошибочную информацию, а затем внести верные данные. В соответствии с п. 2.7 Постановления, необходимо:

1. Зайти в личный кабинет на портале Госуслуги;
2. Выбрать раздел Электронные услуги;
3. Выбрать раздел Трудовая деятельность;
4. Выбрать действие Уточнение данных;

Если не исправить ошибку в бумажной или электронной трудовой книжке, нарушителя ждёт наказание. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ, для должного лица предусмотрены санкции в виде предупреждения или штрафа в размере от 1 до 5 тысяч рублей, а юридические лица могут быть наказаны штрафом от 30 до 50 тысяч рублей.

Заполнение данных об увольнении

Запись об увольнении указывается так же в разделе Сведения о работе. Рассмотрим, какая информация должна вноситься в графы трудовой книжки:

• Дата увольнения;
• Причина увольнения;
• Номер и дата приказа о увольнении;
• Подпись и печать или иная отметка работодателя.

Верным и полным считается заполнение этих данных.

Как в трудовой книжке изменить запись о ФИО

Изменение записи о фамилии, имени, отчестве и о дате рождения возможно лишь при условии, что есть соответствующий документы. При изменении данных о ФИО в трудовой необходимо указать номер документа, его дату и орган, выдавшего документ.

Исправления в трудовой книжке

Изменения в трудовой книжке должны быть внесены на титульном листе. Старые данные следует зачеркнуть и заменить новыми. Ссылки на документы должны быть сделаны на внутренней стороне обложки. Эти изменения должны быть заверены подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации или кадровой службы.

Зачеркивание ФИО на титульном листе

Зачеркивание данных в записи о ФИО на титульном листе является исключением из общих правил.

Иногда возникает ситуация, когда в бланке не остаётся места для указания изменённой фамилии. Правилами оформления трудовой книжки не предусмотрено, как поступать в данном случае. Однако практикующие специалисты рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строки с зачёркнутой фамилией. Если свободного места недостаточно, рекомендуется вшить вкладыш в трудовую книжку.

Исправления в приказе и записи о директоре казенного учреждения

При создании казенного учреждения с учредителем Администрация и при приёме директора в приказе указывается наименование работодателя Администрация и формулировка принят на должность директора. Однако в трудовой книжке указано наименование организации КУ и формулировка принят на должность директора.

Считаю, что в трудовой книжке неправильно указано наименование организации (должно быть Администрация). Также неправильно указана формулировка принят (должно быть назначен). Возникает вопрос о необходимости исправления приказа и записей в трудовой книжке. Стоит отметить, что приказ уже зарегистрирован в налоговой инспекции вместе с учредительными документами о КУ.

Казенное учреждение

Казенное учреждение — это государственное или муниципальное учреждение, которое за счет средств соответствующего бюджета осуществляет оказание услуг, выполнение работ, исполнение функций в целях обеспечения реализации полномочий органов госвласти или органов местного самоуправления (абз. 39 ст. 6 Бюджетного кодекса РФ).

Внесение изменений в трудовую книжку

Если на титульном листе трудовой книжки нет свободного места для новой записи о выдаче второго или третьего вкладыша, можно внести эту запись на титульном листе первого вкладыша.

В соответствии с пунктом 8 Порядка ведения и хранения трудовых книжек установлено, что изменения или дополнения записей о полученных новых образованиях, профессиях, специальностях на титульном листе трудовой книжки можно внести, добавив новые записи или заполнив соответствующие строки без зачеркивания ранее внесенных. В этом порядке ничего не говорится о том, как изменять или вносить записи, если места для внесения новых сведений на титульном листе трудовой книжки уже нет.

Назначение руководителя казенного учреждения

Руководителя казенного учреждения назначает его учредитель — федеральный орган государственной власти, орган государственной власти субъекта РФ или орган местного самоуправления (пункт 4 статьи 123.21 Гражданского кодекса РФ).

Приём руководителя учреждения на работу

Оформление приказа

Приём руководителя учреждения на работу оформляется приказом, изданным на основании заключённого с учредителем трудового договора. Работодателем для директора казенного учреждения является учредитель.

В рассматриваемом случае, работодателем является Администрация.

Учредитель может оформить приказ с формулировкой принят на должность директора. При оформлении трудовых отношений, приказ может быть составлен как по принятой в организации форме, так и по унифицированной форме № Т-1.

Однако, для руководителя учреждения грамотнее использовать формулировки назначить, избрать или утвердить вместо принять на работу.

Документы о назначении

Кроме приказа, назначение на должность директора учреждения может быть оформлено иным решением. Например, распорядительным документом работодателя и приказом директора о вступлении в должность. В трудовую книжку может быть внесен любой из указанных документов либо оба.

Работодатель в документах

Для указания работодателя в документах касательно директора учреждения, лучше внести ссылку на распорядительный документ у самого учредителя.

Существует несколько точек зрения на вопрос о том, кто должен быть указан работодателем в документах. Одна из них подразумевает, что работодателем является само учреждение, а не учредитель.

Записи в трудовой книжке

Все записи в трудовую книжку вносятся на основании соответствующего приказа работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа. Изменение принят на назначен в трудовой книжке не требуется.

Если в трудовой книжке указано неверное наименование работодателя, необходимо внести исправление. Официальные указания о том, каким образом исправлять ошибку в наименовании работодателя отсутствуют. Существует две позиции по этому вопросу.

Записи об образовании в трудовой книжке: как делать исправления?

Согласно новому порядку ведения и хранения трудовых книжек, который вступил в силу с 1 сентября 2021 года, не предусмотрено конкретных инструкций по исправлению записей на титульном листе. В данной статье мы рассмотрим ситуацию, когда в трудовой книжке работника зачеркнута запись об образовании и указано новое образование без пояснений о причинах такого изменения.

Первый вариант исправления

В соответствии с общим порядком исправления записей в трудовой книжке, рекомендуется провести исправление в общем порядке, установленном Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Однако следует отметить, что второй вариант исправления, который предлагают некоторые консультанты Роструда, не полностью соответствует порядку внесения изменений в трудовую книжку.

Где хранится трудовая книжка?

Важно отметить, что трудовые книжки сотрудников обычно хранятся у работодателя. В случае государственного учреждения, работодателем является учредитель, например, Администрация. Таким образом, трудовая книжка руководителя должна храниться в Администрации, если иной порядок не установлен учредителем.

Как внести исправления в трудовую книжку?

Отвечая на вопрос о том, как внести запись на титульном листе трудовой книжки, Роструд рекомендует указать новое образование и специальность работника в разделе Сведения о работе трудовой книжки. Если необходимо внести запись о повышении квалификации, она также делается в разделе Сведения о работе. При этом необходимо указать период обучения, наименование учебного учреждения, а также название, номер и дату выдачи документа о получении новой профессии.

Выводы

Следуя новому порядку ведения и хранения трудовых книжек, необходимо придерживаться общего порядка исправления записей в трудовой книжке. При возникновении ситуаций, когда требуется внести изменения в записи об образовании, рекомендуется указывать новое образование и специальность работника в разделе Сведения о работе. Подобные изменения также могут быть внесены при записи о повышении квалификации. Важно указывать все необходимые данные, чтобы избежать недоразумений и уточнений в будущем.

Надеемся, что данная информация будет полезной для вас. Если у вас возникли дополнительные вопросы, не стесняйтесь задавать их в комментариях. Мы с удовольствием на них ответим!

Внесение изменений в трудовую книжку

Изменения в трудовую книжку вносятся на первую страницу, также известную как титульный лист. В процессе внесения изменений, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения зачеркиваются, а новые данные записываются. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации.

Записи о новом образовании, профессии или специальности

Инструкция и Порядок также регламентируют порядок изменения или дополнения записей о полученных новых образовании, профессии или специальности на титульном листе трудовой книжки.

В этом случае вносятся дополнительные записи, если они уже имеются, или заполняются соответствующие строки без зачеркивания ранее внесенных записей. Закон не требует делать ссылку на внутренней странице трудовой книжки на документ, на основании которого внесены дополнения. Таким образом, сведения о получении высшего образования должны быть зафиксированы рядом с записью среднее в графе образование.

Исправление записи в трудовой книжке

В случае, когда бывший работодатель уже зачеркнул запись, это не является основанием для замены трудовой книжки. Например, Костромским областным судом 23 ноября 2016 года в решении по делу № 33-2632/2016 указано, что такой способ не требует замены трудовой книжки.

Законопроект о нулевом рабочем месте

В Госдуму внесен законопроект № 333871-8 о нулевом рабочем месте. Он позволяет внести запись о пройденной стажировке или студенческой практике в трудовую книжку.

Законопроект определяет понятия практической подготовки, стажировки и обязательной стажировки. Практическая подготовка — это выполнение студентом определенных работ, соответствующих его образовательной программе. Стажировка же направлена на закрепление теоретических знаний, приобретение практических навыков и умений. Обязательная стажировка — это то же самое, но обязанность пройти такую стажировку предусмотрена законами.

Практика и стажировка оформляются в виде срочного трудового договора, а информация о них вносится в трудовую книжку. Таким образом, прошедшие практику или стажировку могут подтвердить свой опыт будущему работодателю.

Рекомендации по дополнительным записям

Хотя закон не требует дополнять исправление записью о документе-основании, мы рекомендуем внести соответствующие сведения, если у работодателя есть документы о образовании сотрудника.

Исправление записи уволен по статье на уволен по собственному желанию

Если сотрудник был уволен по статье за прогул, а новый руководитель готов исправить запись об увольнении на уволен по собственному желанию, для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Просить работодателя выдать заявление, с которым он обратится в органы, отвечающие за трудовую книжку, чтобы внести соответствующие изменения.
2. Ожидать, пока изменения будут внесены и подтверждены.
3. После внесения изменений проверить трудовую книжку на наличие исправления.

Следуя этим инструкциям, можно правильно исправить запись в трудовой книжке.

Исправление записи в трудовой книжке и приказе при увольнении

При изменении записи в трудовой книжке работника, необходимо не только исправить саму запись, но и изменить приказ, на основании которого работник был уволен. Также следует внести изменения в личную карточку работника, если таковая ведется. В данной статье мы рассмотрим процесс внесения исправлений при увольнении и возможные риски.

Изменение причины увольнения

В случае изменения причины увольнения (например, если работник согласился на увольнение по соглашению сторон), организация должна отменить старый приказ и выдать новый приказ об увольнении по собственному желанию. И уже на основании нового приказа можно внести исправления в трудовую книжку. В некоторых случаях бывший работодатель и работник могут составить письменное соглашение об изменении формулировки увольнения, но это не является обязательным.

Исправления вносятся работодателем

Исправления в трудовую книжку могут вносить как прежний работодатель, так и работодатель на новом месте работы. В последнем случае необходимо предоставить документы, подтверждающие основание увольнения, такие как копия приказа, выписка из него, соответствующая справка или другой официальный документ.

Простое изменение текста приказа

В некоторых случаях работодатели просто меняют текст приказа об увольнении, вписывая новое основание увольнения, но при этом оставляют номер и дату первоначального приказа. После этого работник ознакамливается с обновленным приказом.

СТД-Р или выписка из ЕФС-1?

Минтруд в письме № 14-6/ООГ-2661 от 10.04.2023 уточнил, что форма ЕФС-1 является документом индивидуального учета, необходимым для передачи его в СФР. При увольнении работнику, перешедшему на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, данные выдаются в виде выписки по форме СТД-Р. Работнику, продолжающему вести бумажную трудовую книжку, при увольнении выдают трудовую книжку, а по его запросу может быть предоставлена выписка по форме СТД-Р. Выписка из ЕФС-1 не требуется при увольнении.

Риски и необходимость подстраховки

Однако, выдача только выписки или трудовой книжки при увольнении может иметь определенные риски. Работник может сохранить копию прежнего варианта приказа, и в будущем возникнуть изменения во взаимоотношениях между работником и бывшим работодателем. Поэтому лучше подстраховаться и внести исправления в трудовую книжку.

При внесении исправлений прежний работодатель должен:

1. Указать порядковый номер в графе 1.
2. Прописать текущую дату в графе 2.
3. Указать наименование и реквизиты нового приказа об увольнении в графе 4, или в случае сохранения номера и даты, повторить их.
4. Заверить исправленную запись ответственным лицом и предоставить на подпись работнику.

Заверение записи

Заверение записи в трудовой книжке может вызвать вопросы. Однако, в данном случае, подпись и заверение записи должны быть выполнены ответственным лицом.

Исправлений в трудовой книжке?

Ответственность за грамотность оформления исправлений в трудовой книжке несут как работник, так и работодатель. Работник обязан предоставить правильный документ, подтверждающий необходимость внесения исправления. Работодатель, в свою очередь, должен правильно оформить исправление в соответствии с требованиями законодательства.

Ошибки и неточности в трудовой книжке могут быть причиной затруднений при получении пособий, пенсии или других социальных выплат. Поэтому важно тщательно относиться к оформлению исправлений и следить за их правильностью.

Поэтапный процесс исправления записей

1. При обнаружении неточности или ошибки в записи трудовой книжки работник должен обратиться к работодателю с просьбой о внесении исправлений.

2. Работодатель должен рассмотреть запрос работника и определить необходимость внесения исправлений. Если исправление действительно требуется, то в соответствии с законодательством будут предприняты следующие действия:

   • В графе 1 трудовой книжки ставится порядковый номер записи.

   • В графе 2 указывается дата внесения исправлений.

   • В графе 4 заносятся наименование, дата и номер документа, подтверждающего необходимость внесения исправлений.

3. После внесения исправлений работодатель должен подписать запись и поставить печать организации. Это подтвердит, что исправления были внесены именно работодателем.

4. Работник, после внесения исправлений, должен ознакомиться с внесенными записями и поставить свою подпись под ними.

Внесение исправлений при увольнении

В случае, если в трудовой книжке была допущена ошибка в записи об увольнении, действия будут такими:

1. Признать записи о приеме и увольнении недействительными.

2. В графе 1 поставить порядковый номер следующей записи.

3. В графе 2 указать дату внесения исправлений.

4. В графе 4 указать наименование, дату и номер документа, на основании которого делается исправление.

5. Подписать запись и поставить печать организации.

Заключение

Правильное оформление исправлений в трудовой книжке является важным аспектом для работника. В случае ошибок или неточностей, возникают сложности при получении социальных выплат. Поэтому работнику необходимо внимательно следить за правильностью записей и своевременно обращаться к работодателю с просьбой о внесении исправлений.

Работодатели, в свою очередь, должны быть грамотными в оформлении исправлений и следовать требованиям законодательства. Тщательное внесение исправлений помогает избежать недоразумений и решить возникающие вопросы по трудовой книжке быстро и эффективно.

Трудовая книжка: основной документ о рабочей деятельности

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации, трудовая книжка имеет установленную форму, которая обязательна для всех работающих граждан. Она является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность человека. Запись о приеме на работу должна быть сделана в эту книжку после того, как человек устроился в организацию.

Важность правильных записей

Ошибки, допущенные при заполнении бланка трудовой книжки, могут помешать работнику при трудоустройстве и оформлении пенсии. Исправление неточностей может производить сам работодатель (если он допустил ошибку) или текущий работодатель на основе документов организации, сделавшей эти ошибки. Очень важно вносить записи в соответствии с установленными правилами и избегать грамматических ошибок.

Ответственность работодателя

За ведение и сохранность трудовой книжки обычно отвечает работодатель. Он обязан заполнить ее при трудоустройстве работника. Руководитель может сам вести записи в книжке или поручить эти полномочия специалисту кадровой службы или другому работнику.

Таблица с указанием руководителя

Важное замечание

Трудовая книжка является важным документом, который необходимо бережно хранить и обновлять при изменении рабочей деятельности. Важно также следить за правильным заполнением и исправлением ошибок, чтобы избежать проблем при трудоустройстве и пенсионном обеспечении.

Заключение

Трудовая книжка играет важную роль в жизни каждого работника. Правильное заполнение и ведение книжки обязанность работодателя, который отвечает за сохранность и актуальность данных. Необходимо быть внимательным при заполнении записей, чтобы избежать ошибок и проблем в будущем.