как правильно сделать запись в трудовой книжке в 2023 году

Кто вносит исправления в трудовую книжку

По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.

Ошибки в ЭТК работодатель исправляет, подавая в СФР корректирующий подраздел 1.1. Но если сотрудник обнаружит неточность позднее, когда прекратит трудовые отношения с этим работодателем, актуализировать сведения за него новый наниматель не сможет. Если фирма будет ликвидирована или ИП прекратит деятельность, сотруднику придется исправлять сведения через СФР, а может, даже через суд.

Но на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей в бумажных трудовых:

• Если у работника одновременно есть бумажная трудовая и электронная, недостаточно исправить ошибочную запись только на бумаге. Нужно обязательно скорректировать данные в ЭТК.

Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или индивидуальный предприниматель.

Записи в трудовой книжке совместителя исправляет работодатель по месту основной работы.

Но если сотрудник уже уволился оттуда, трудовая книжка у него на руках. Тогда ошибочные записи исправит работодатель по совместительству или новый наниматель — после трудоустройства на новое основное место работы.

Резюмируя

Вам также может быть интересно:

Заполнение сведений по удалённому сотруднику

Информация о трудовой деятельности дистанционного сотрудника вносится по его желанию. Для этого сотрудник на удалёнке должен предоставить работодателю трудовую книжку. Это можно сделать заказным письмом по почте.

Как исправить ошибку в трудовой

Нередко случается нестыковка данных в бумажной версии трудовой книжки и в электронной. Если такой факт имеет место, не исключено, что работодатель просто забыл направить сведения о своем сотруднике в СФР. Более детально информацию по этому вопросу можно уточнить непосредственно у самого работодателя. Отметим, что срок передачи данных в СФР, если сотрудник увольняется – не позже следующего рабочего дня, а если переводится с должности на должность – до 25 числа следующего месяца.

Изменить информацию в ЭТК может только сам владелец трудовой, обратившись в отделение Социального фонда России, либо отправить заявление и подтверждающие бумаги с предыдущих мест работы через Госуслуги.

Важно, что различия в бумажной трудовой книжке и в ЭТК могут быть не просто случайной ошибкой, а попыткой кандидата намеренно скрыть те или иные сведения о себе. Поэтому проверка соискателей перед приемом на работу – это не только грамотный шаг, но и полезная опция.

Быстрый и удобный способ проверить приглянувшегося вам специалиста это – сервис от SpectrumData. Детальный отчет о соискателе и уже работающих в штате кадрах можно оперативно заказать через сервис.

Вся информация о кандидате выгружается в четком соответствии с законодательными нормами о персональных данных. Выгрузка сведений доступна из 70 баз данных, как коммерческих, так и государственных.

Используйте SpectrumData для проверки персонала и получения информационного отчета

Удобно, что информация делится на тематические блоки, а именно:

Используйте SpectrumData как дополнительную возможность проверки персонала и удобный инструмент для работы в плане получения быстрого и емкого информационного отчета о человеке, которого вы планируете взять к себе на работу или который уже работает у вас. Сервис будет полезен и:

• Руководителям компаний
• Специалистам кадровой службы
• Специалистам, отвечающим за безопасность

Можно подобрать комфортный именно для вашей компании пакет – базовый, расширенный или максимальный, а также определить нужное количество проверок – 50, 100 или 300 на год.

Репутация компании во многом зависит от благонадежности сотрудников, которые в ней работают. Сервис SpectrumData поможет сделать разноплановую оценку кадров и максимально снизить финансовые риски организации на этапе подбора персонала и отсеять недобросовестных кандидатов.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

После раздела Сведения о работе следует раздел Сведения о награждениях. Если работодателю не хватило места для заполнения сведений о приеме на работу, постоянных переводах на другую работу или увольнениях, он не может продолжить заполнение в строках раздела Сведения о награждениях. Для завершения записи необходимо воспользоваться вкладышем в трудовую книжку.

Как внести пропущенную запись в трудовую книжку

Если пропущено название организации и блок о работе в компании открывает запись о приеме на работу, то это необходимо исправить.

Для этого сначала нужно признать недействительной запись о приеме и записи после нее о работе у данного работодателя. Затем указать наименование организации, а после вновь внести запись о приеме и остальные.

Если пропущена запись о службе в армии, исправлять уже отраженную в трудовой книжке запись о приеме на работу не надо. Законодательство не требует, чтобы период военной службы вносили строго перед записью о трудоустройстве.

Сделать запись о прохождении военной службы работодатель должен так:

1. Указать дату начала военной службы
2. Указать дату окончания военной службы

Если пропущена запись о переводе или присвоении разряда. Пропущенную запись о переводе или новом разряде работника можно внести в любой момент, когда обнаружили ошибку. При этом необходимо внести запись следующим порядковым номером после последней записи — это графа 2 раздела Сведения о работе трудовой книжки.

В самой записи надо указать фактическую дату перевода работника. Это графа 3 раздела Сведения о работе трудовой книжки. То есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку сотрудника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она сделана.

Если пропущена запись о переименовании компании, получается, что название компании при приеме отличается от названия в печати при увольнении.

Текущий работодатель и исправление оплошностей прежнего работодателя

Текущий работодатель вправе самостоятельно исправить оплошность, допущенную прежним работодателем, если получит от него документ, подтверждающий переименование организации. Для этого можно направить запрос в компанию или попросить сотрудника обратиться туда с заявлением о выдаче справки о переименовании.

Сведения о переименовании организации вносятся в раздел Сведения о работе отдельной строкой после последней записи. Порядковый номер в этом случае не присваивают и дату не ставят, то есть графы 1 и 2 будут пустыми.

В графе 3 указываются прежнее и новое название организации и дата переименования.

Электронная трудовая книжка

Как получить трудовую книжку и сведения из нее в электронном виде?

Есть несколько простых и доступных способов получить сведения из электронной трудовой книжки:

1. В разделе Справки, Выписки выбрать пункт Выписка из электронной трудовой книжки.

2. Откроется окно с общей информацией о электронной трудовой книжке и предложением о получении выписки. Необходимо кликнуть по предложению.

3. Появится информационное окно с подтверждением организации запроса на получение выписки. Выписка из электронной трудовой книжки будет моментально доступна в личном кабинете.

4. Зайдите в личный кабинет и откройте соответствующее уведомление. Выписка будет предоставлена в формате PDF.

Если требуется бумажная выписка из электронной трудовой книжки с подписью, необходимо обратиться в отделение СФР, офис Многофункционального центра или к работодателю. Если вы не работаете на данный момент, выписку можно запросить на последнем месте работы.

Запись об увольнении сотрудника

Согласно пункту 15 Приказа Минтруда № 320Н, информация о прекращении трудового договора должна быть внесена в сведения о приеме на работу.

Как исправить ошибки другого работодателя

При заполнении трудовой книжки необходимо учесть следующие основные моменты:

1. В графе 1 следует указать порядковый номер записи.
2. В графе 2 необходимо указать дату увольнения.
3. В графе 3 следует указать причину увольнения.
4. В графе 4 необходимо указать документ (приказ, распоряжение или другое решение работодателя), на основании которого была внесена запись, его номер и дата.

Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с прежнего места работы, то существует несколько вариантов исправления этой ошибки:

1. Отправить кандидата к прежнему работодателю, чтобы тот внес пропущенную запись в бумажную трудовую книжку и скорректировал данные в системе электронного трудового контракта (ЭТК). Если работодатель откажется, работник должен самостоятельно исправить ошибку, подав заявление в Службу Федеральной регистрации (СФР) лично или через госуслуги. Для этого потребуется документ, подтверждающий увольнение, например, приказ.
2. Если у работника нет документов, подтверждающих увольнение с предыдущего места работы, новый работодатель не может внести запись в его бумажную трудовую книжку.
3. Прием работника по совмещению запрещен законом, так как нельзя иметь два основных места работы. При проверке трудовой инспекцией может быть вынесено решение о том, что сотрудника незаконно приняли на основную работу, в результате работодатель может быть оштрафован.
4. Если работник не желает добиваться актуализации данных в трудовой книжке, его можно принять по совместительству. Поскольку записи о работе по совместительству чаще вносит основной работодатель, новому работодателю не требуется делать записи в книжке работника.

Если работник просит внести давнюю пропущенную запись об увольнении в бумажную трудовую книжку, это можно сделать на основании заверенной копии приказа об увольнении или архивной справки. Компания обязана оказать сотруднику помощь в получении таких документов. Поэтому, при обращении сотрудника, рекомендуется отправить запрос на его прежнее место работы или в архив.

Как заполнять титульный лист трудовой книжки

В случае утраты бумажной трудовой книжки необходимо заполнить титульный лист заново. Процесс заполнения выглядит следующим образом:

1. В графе Фамилия, имя, отчество и дата рождения необходимо указать данные работника точно в соответствии с его документом, удостоверяющим личность. Даже небольшие ошибки в написании фамилии, имени или отчества могут привести к серьезным проблемам в будущем. В случае несоответствия данных о работнике, ему может потребоваться обратиться в суд для подтверждения факта владения трудовой книжкой.
2. Сведения об образовании вносятся на основании соответствующего документа. Если в документе указано, что работник имеет образование магистра или бакалавра, в графу следует вписать Высшее – бакалавриат или Высшее – магистратура.
3. Профессия, специальность и квалификация работника указываются в соответствии с данными из документа об образовании. Если в документе об образовании указано только направление, то эту строку можно оставить незаполненной.
4. В бланке трудовой книжки указаны рекомендации относительно заполнения строчки о причине окончания предыдущего места работы. Рекомендуется заполнять эту строку в словесно-цифровом виде, несмотря на то, что это противоречит общим правилам заполнения трудовой книжки. По факту можно использовать любой из двух вариантов заполнения строки.

Ошибка в трудовой книжке: как правильно исправить

Часто возникают вопросы по поводу подписи лица, отвечающего за ведение трудовых книжек. На практике нередко указывается только фамилия. По мнению экспертов Роструда, это допустимо. Согласно ГОСТу р 7.0.97-2016, подпись должна включать:

• Фамилию и инициалы лица
• Должность или обозначение ответственного лица
• Подпись

Однако из-за ограниченного места в трудовой книжке невозможно вписать всю эту информацию в одну строку.

При наличии печати работодателю также необходимо использовать её при заполнении титульного листа.

Как правильно исправить ошибки в трудовой книжке

Варианты исправления ошибок в трудовой книжке зависят от места, где они были допущены. Вначале рассмотрим ситуации, когда ошибки допущены на титульном листе.

Если изменились или допущены ошибки в персональных данных сотрудника (например, ФИО или дата рождения), то неправильную запись нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой. Новые сведения нужно вписать над зачеркнутой записью или рядом с ней. При этом на внутренней стороне обложки необходимо прописать реквизиты документа, явившегося основанием для внесения корректировок.

Эти реквизиты следует заверить:

• Подписью работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек в организации
• Печатью организации или кадровой службы, если таковая имеется

Если изменились сведения об образовании, профессии или специальности сотрудника, то записи об этом необходимо дополнить в трудовой книжке, не зачеркивая при этом предыдущие записи. В случае, если для указания сведений об образовании на титульном листе уже недостаточно строк, для этого можно использовать раздел Сведения о работе, согласно разъяснениям Роструда.

Иной порядок исправления ошибок применяется для таких разделов трудовой книжки, как Сведения о приеме на работу или Сведения о награждении. В этих разделах запрещается зачеркивание неправильных данных. Прежде чем вносить исправления, предыдущие данные необходимо признать недействительными (п. 12 Порядка № 320н).

Рассмотрим, что и в каких графах необходимо указывать при исправлении ошибок в данных разделах:

Работодатель может исправить как свои ошибки, так и допущенные предыдущими работодателями. Однако быть инициатором подобных исправлений работодатель не имеет права, он может лишь указать сотруднику на наличие ошибок.

Откорректировать данные в трудовой книжке можно только тогда, когда для этого получено письменное заявление сотрудника и соответствующие документы (п. 30 Порядка № 320н).

Не нашли ответа на свой вопрос в наших статьях? Обратитесь за помощью к нашему специалисту. Быстро ответим и поможем решить проблему.

Заполнение данных о приёме на работу

Особенность внесения сведений о приёме на работу в ТК заключается в том, что начинать следует с графы 3. Там вписывается наименование организации, каким оно указано в учредительных документах, а также его сокращённое наименование (при наличии).

В графе 1 записывается порядковый номер записи, а в графе 2 — дата приёма на работу, которая указана в соответствующем приказе. Затем в графе 3 вносится запись, содержащая информацию о приёме на работу по шаблону: Принят(а) в [наименование организации].

Заполнение данных о работе и увольнении в трудовой книжке

В трудовой книжке сотрудника необходимо заполнять информацию о его трудовой деятельности, а также о фактах увольнения.

Заполнение данных о работе

В графу 4 трудовой книжки необходимо внести сведения о документе, на основании которого сотрудник был принят на работу. В эту графу записывается вид документа, его дата и номер.

Например: Приказ от 24.02.2022 №208-к.

Заполнение данных об увольнении

Информация об увольнении также указывается в разделе Сведения о работе трудовой книжки. Заполняются следующие графы:

1. Дата увольнения.
2. Причина увольнения.
3. Организация (фирма, учреждение), где работал сотрудник до увольнения.
4. Должность, на которой работал сотрудник до увольнения.
5. Сведения о документе, на основании которого произошло увольнение (вид документа, его дата и номер).

Запомнить

Если в трудовой книжке необходимо изменить запись о фамилии, имени, отчестве или о дате рождения, это возможно только при наличии соответствующих документов. В этом случае необходимо указать номер документа, его дату и орган, выдавший документ.

Изменения должны быть внесены на титульный лист трудовой книжки. Старые данные зачеркиваются и заменяются новыми, а ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки. Данные изменения должны быть заверены подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации или кадровой службы.

Зачеркивание данных в записи о ФИО на титульном листе является исключением из общих правил.

Иногда возникает ситуация, когда в бланке не остается места для указания измененной фамилии. Правилами оформления трудовой книжки не предусмотрено, как поступать в данном случае. Однако практикующие специалисты рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строки с зачеркнутой фамилией. Если свободного места недостаточно, рекомендуется вшить вкладыш в трудовую книжку.

Особенности оформления сотрудников со стажем и при первом трудоустройстве

До 31.12.2020 года требовалось оформлять бумажную трудовую книжку на каждого сотрудника при первом трудоустройстве. Однако с 01.01.2021 года в связи с введением электронных трудовых книжек данное требование отменено. Теперь в соответствии с законом для лиц, трудоустраивающихся впервые после 31.12.2020 года, бумажные трудовые книжки не заводятся и ведутся только в электронном виде.

Если сотрудник уже имеет опыт работы и выбрал ведение бумажной трудовой книжки, то при трудоустройстве на новом месте работы ему необходимо предоставить свою трудовую книжку. В случае утери бумажной трудовой книжки и невозможности ее восстановления работодатель обязан оформить новую бумажную трудовую книжку для сотрудника. Если же сотрудник сообщает, что уже перешел на ведение трудовой книжки в электронном виде, то он должен подтвердить это формой СТД-Р или СТД-СФР.

Бумажная трудовая книжка нового образца имеет разделы, которые называются вкладышами. Всего их пять:

1. Первый вкладыш — основная информация о работнике. В нем указываются ФИО, пол, дата рождения, сведения о гражданстве, паспортные данные и информация о месте жительства.
2. Второй вкладыш — данные о приеме на работу и увольнении. Здесь указывается дата приема на работу, основание приема, должность, разряд (категория) и номер документа, на основании которого был заключен трудовой договор. Также указывается дата увольнения и причина увольнения.
3. Третий вкладыш — сведения о переводах и перемещениях на разные должности внутри организации. Здесь указывается дата перевода (перемещения), причина перевода и должность, на которую был переведен работник.
4. Четвертый вкладыш — сведения о награждениях. В этом разделе указываются даты и основания получения наград работником.
5. Пятый вкладыш — данные о профессиональном образовании и обучении. Здесь указывается дата получения образования, название учебного заведения, специальность и квалификация.

Все эти вкладыши заполняются работодателем либо его представителем с указанием соответствующих сведений. Каждый вкладыш должен быть подписан работодателем или его представителем и заверен печатью организации.

Выводы

Сохранность трудовой книжки является обязанностью как работника, так и работодателя. При утере или порче документа, требуется оформление дубликата. Работник может обратиться к последнему месту работы для получения нового документа. В случае невыполнения работодателем своих обязанностей по сохранности документа, восстановление данных является его ответственностью.

Трудовая книжка нового образца в бумажном формате содержит пять вкладышей, в которых указывается основная информация о работнике, данные о приеме и увольнении, переводах и перемещениях, награждениях, а также о профессиональном образовании и обучении. Эти вкладыши заполняются работодателем и заверяются печатью организации.

Примечание: Этот текст был переведен с использованием онлайн-переводчика и может содержать ошибки и неточности. Просим обратиться к официальной документации и законодательству для получения достоверной информации.

Как правильно заполнять трудовую книжку: все, что вам нужно знать

Если при заполнении раздела Сведения о работе остается мало свободных строк, то работодатель должен начать запись в трудовой книжке, а затем продолжить ее вкладыше. Причем нумерация записей раздела на вкладыше должна быть продолжением нумерации в трудовой книжке. Отличий в ведении трудовой книжки и вкладыша нет.

Обратите внимание: вкладыш может быть использован только в совокупности с трудовой книжкой. Без нее он считается недействительным. При внесении записей во вкладыш к трудовой книжке работодатель должен заверить их своей подписью и печатью. Обратите внимание: при заверении можно использовать подпись и печать работодателя или сотрудников кадровой службы.

Кто вносит записи в трудовые книжки

Ответственность за оформление и заполнение трудовой книжки при приёме сотрудника на работу и в случае кадровых изменений лежит на работодателе. Им же ведётся новая или уже оформленная трудовая. Сделать запись в ней уполномочены сотрудники, которые помимо ведения ТК занимаются учётом, хранением и выдачей трудовых книжек. Это может быть кадровый служащий или бухгалтер, непосредственно работающий с трудовыми книжками.

Изменение записи об образовании или профессии

Порядок внесения новой информации об образовании отличается от способа изменения записи о ФИО при смене фамилии работника. Изменения тоже вносятся на титульном листе, но при этом разрешается лишь дополнить уже имеющиеся записи без зачёркивания.

Внесение данных о переводе

Если сотрудник начал работать на другой должности, перешёл в другое структурное подразделение или перевёлся на работу в другой местности, это считается переводом. В этом случае делается запись в трудовой в следующей форме:

Как завести трудовую книжку при приеме на работу

Если сотрудник устраивается на работу впервые, то вопросом Как завести трудовую книжку? должен озадачиться работодатель. Закон определяет обязанность работодателя завести трудовую книжку на своего сотрудника при его первом трудоустройстве.

Как же в 2023 году оформить трудовую книжку гражданину, который никогда раньше не работал? Работодатель должен сформировать в электронном виде информацию о гражданине по форме ЕФС-1. Утвержденный образец этой формы можно найти в постановлении Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

Далее работодатель должен направить все, что заполнил, в СФР. Отправить информацию нужно не позже рабочего дня, который следует за днем, когда издан приказ о приеме на работу. С этого момента можно считать, что вопрос Как получить электронную трудовую книжку? решен.

Учёт трудовых книжек

Работодатель должен вести учёт трудовых книжек, бланков и вкладышей в них. Для этого ему нужно создать книгу учёта бланков и вкладышей, а также книгу движения трудовых книжек и поручить эту работу уполномоченным сотрудникам. Важно, чтобы учётом занимался отдел кадров или ответственный за трудовые. Нередко работодатель ошибочно поручает эту работу отделу бухгалтерии.

Запись в трудовой о переходе на электронную ТК

В соответствии с п. 40 Приказа Минтруда от 19 мая 2021 года № 320Н, обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации. С 1 сентября 2021 года требования по использованию сургучной печати и опломбированию отменены.

Перед выдачей сотруднику трудовой книжки в неё заносится соответствующая запись. Порядок заполнения приведён в письме Министерства труда и социальной защиты РФ от 12 февраля 2020 года № 14-2/В-150. Графы заполняются, как при любой другой записи в ТК.

Главное отличие — графа 3, в которую вносится информация о поданном заявлении. Запись делается в следующем порядке (в соответствующие графы):

1. Дата подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку.
2. Фамилия, имя, отчество сотрудника.
3. Объект (территориальный орган) Министерства труда и социальной защиты РФ, который принял заявление.
4. Должность руководителя организации, которая выдала трудовую книжку.

Кроме того, соответствующая пометка оставляется в журнале учёта движения трудовых книжек в графе Расписка работника в получении трудовой книжки. Текст должен иметь следующий вид:

Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

Переход на электронные трудовые книжки стал одной из мер по развитию ЭДО, в том числе кадрового, в России. Помимо трудовой книжки, перевести в электронный вид можно почти все кадровые документы. Сервис Астрал iКЭДО поможет автоматизировать процессы делопроизводства в организации и обеспечить работников компании необходимыми техническими средствами для работы с документами, включая электронные подписи. Астрал iКЭДО поможет существенно сэкономить время и средства.

Как вносить изменения в трудовую книжку

Ошибка при первичном заполнении. Сейчас если такие ошибки и случаются, то в подразделе 1.1, которую подают в том числе при приеме на работу. Чтобы их исправить, нужно подать корректирующую форму.

Исправления на титульном листе. На титульном листе трудовой книжки можно исправлять и дополнять ранее внесенную информацию.

Бывает, что работник меняет фамилию, например при вступлении в брак или при разводе. Тогда сотрудник, ответственный за ведение трудовых, зачеркивает одной чертой прежнюю фамилию. При этом зачеркнутая фамилия должна остаться читаемой.

Сверху, снизу или рядом на строке нужно написать новую фамилию работника. А, например, в трудовых книжках образца 1974 года, которые до сих пор в ходу, есть пустая строка для новой фамилии.

На внутренней стороне обложки делают ссылку на документы, которые послужили основанием для смены фамилии: паспорт, свидетельство о браке, разводе, перемене имени и Текст заверяют подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью, если она используется в организации.

Так выглядит изменение фамилии на титульном листе трудовой книжки

Запись о образовании в трудовой книжке

В строке Образование работодатель делает запись на основании документов об образовании, таких как аттестат о среднем общем образовании или диплом бакалавра. В зависимости от учебного заведения, окончившего сотрудник, указывается уровень образования, например, среднее общее или высшее.

Когда сотрудник получает новый уровень образования, например, после техникума оканчивает университет, информацию в трудовой книжке необходимо дополнить. При этом предыдущие записи не удаляются, новая информация добавляется через запятую.

Если в строке Образование не осталось места для новых сведений, они указываются выше предыдущей записи.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки обычно не делается ссылка на документ, подтверждающий изменение уровня образования.

Исправление сведений в трудовой книжке

Иногда исправления в трудовой книжке делаются неправильно. Например, в строке Образование на титульном листе зачеркивают запись о первом образовании и указывают образование следующего уровня. В таком случае ничего менять не нужно. Несмотря на то, что изменение сведений об образовании оформлено неверно, эта ошибка не влияет на действительность стажа и всей трудовой книжки.

Однако, если ФИО или дата рождения работника на титульном листе не совпадают с паспортными данными, это может вызвать серьезные проблемы. Формально трудовая книжка не принадлежит работнику.

Что делать в случае несовпадения данных

Порядок ведения трудовых книжек не разъясняет действия при несовпадении данных на титульном листе. Однако это может иметь серьезные последствия для работника, например, СФР может отказать в приеме книжки, ссылаясь на то, что она принадлежит другому лицу.

В такой ситуации работодатель может предпринять следующие действия:

1. Исправление сведений о работе. В отличие от титульного листа, при исправлении записи в разделе Сведения о работе нельзя зачеркивать. Важно, чтобы все исправления точно соответствовали документам, на основании которых они вносятся.
2. Признание записей о переводе на другую постоянную работу и об увольнении недействительными. Это необходимо, если суд признал перевод или увольнение незаконными. В таком случае, при восстановлении сотрудника на прежней работе, необходимо сделать соответствующую запись.
3. В случае изменения основания увольнения, указывается новое основание. В четвертой графе необходимо сделать ссылку на приказ или решение работодателя о восстановлении сотрудника на работе или изменении формулировки причины увольнения.

Исправление ошибок в трудовой книжке является важной процедурой, поскольку это влияет на документальное подтверждение стажа и образования сотрудника. Поэтому следует тщательно проверять информацию и при необходимости обращаться за помощью к специалистам.

Образец исправления записи об увольнении

Если в трудовой книжке есть запись об увольнении, впоследствии признанная недействительной, работник вправе вместо исправления записи потребовать, чтобы ему оформили дубликат трудовой книжки.

Если запись о признании недействительной записи вносится в период работы сотрудника, то заверять ее не нужно. Подпись ответственного и печать при наличии ставится только после записи об увольнении.

Исправление дат

Во всех разделах трудовой книжки даты записывают арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Например, 01.02.2024, а не 1 февраля 2024 года.

Если месяц указан прописью, но сама дата правильная, исправлять ее не нужно. Если дата неверная — например, не тот месяц или год — то ее исправляют в порядке, что и другие неверные записи. То есть запись, где допущена неточность, признают недействительной, а затем вносят корректную с правильными датами.

Исправление реквизитов

В трудовой книжке нельзя писать пр. вместо приказ, расп. вместо распоряжение, пер. вместо переведен. исправлять подобные сокращения, порядок ведения трудовых книжек не разъясняет. Поэтому надо исходить из того, смысл записи.

Некорректные реквизиты, например неправильные номера приказов, исправляют, как другие неверные записи.

Ошибки в сведениях о награждении

Наиболее частая ошибка в сведениях о награждении — внесение в раздел о них записей о работе. Такие записи необходимо признать недействительными и перенести в раздел Сведения о работе или во вкладыш к трудовой книжке, если в разделе о работе закончилось место.

В целом неверные и неточные записи в разделе Сведения о награждении исправляют в порядке, что и в разделе Сведения о работе:

• Если записи вносят во вкладыш, нумерация продолжает записи из раздела Сведения о работе.

Ошибки в названии организации

Порядок исправления ошибок в наименовании работодателя не определен. Проблема в том, что такая запись не нумеруется, поэтому стандартная формулировка тут не подходит.

Ошибки во вкладыше

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, делают вкладыш, который работодатель оформляет и ведет в порядке, что и саму книжку. Вкладыш без трудовой недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке необходимо поставить штамп с надписью Выдан вкладыш и указать его серию и номер на титульном листе. Если на титульном листе трудовой нет места, штамп ставят на титульном листе первого вкладыша.

Специфическая ошибка во вкладыше — начало нумерации записей с 1. Нумерация в трудовой книжке и во вкладыше должна быть сквозной и непрерывной. Поэтому если нумерацию во вкладыше начали с 1, то ее надо исправить.

Ошибки в трудовой книжке и ответственность за них

В разделе Сведения о работе вкладыша ответственный сотрудник делает запись под следующим порядковым номером и вносит, к примеру, формулировку: Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше под номерами 1 и 2 считать соответственно записями под номерами 30 и 31.

Несколько ошибок сразу. Если в трудовой книжке сразу несколько ошибок, то при необходимости исправляют каждую из них. Если несколько неверных записей идут подряд, исправить их можно одной записью.

Исправление ошибок

В большинстве случаев ошибку в трудовой можно исправить. Сделать это может кадровый работник или сам руководитель организации (индивидуальный предприниматель).

Ни у какой другой организации нет права вносить записи или исправления в трудовую книжку лица, которое не состоит с ней в трудовых отношениях. Единственное исключение – это случаи, когда оформляется дубликат трудовой. В такой ситуации записи может вносить правопреемник ликвидированной организации, которая выступала в роли работодателя.

Перед исправлением ошибки, допущенной другим работодателем, необходимо получить от него документ, подтверждающий ошибку. Например, справку, содержащую данные о приёме сотрудника на работу, с указанием номера приказа, должности и структурного подразделения. Кроме того, можно использовать заверенную копию приказа о приёме сотрудника на работу, его перевода или увольнения с работы. Не существует чёткого перечня документов, необходимых для внесения изменений, связанных с ошибками, допущенными предыдущим работодателем.

Если исправить ошибку в трудовой невозможно, оформляется дубликат ТК. Для получения дубликата трудовой книжки требуется письменное заявление от работника. Оформление дубликата возможно в случае, если:

1. Оригинал трудовой книжки утрачен или поврежден.
2. Невозможно внести исправления в записи, которые имеют юридическую силу.

Исправление ошибок в электронной трудовой книжке

Исправление ошибок в электронных трудовых книжках регламентируется Постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 года № 730п.

Согласно п. 2.6 Постановления, для полной отмены данных о трудовой деятельности сотрудника работодатель должен включить ту же информацию в новый отчёт, а в графе 10 поставить знак отмены Х.

Для исправления и уточнения данных в электронной трудовой книжке необходимо сначала отменить ошибочную информацию, а затем внести верные данные. В соответствии с п. 2.7 Постановления, необходимо:

1. Указать причину изменения данных.
2. Указать дату изменения.
3. Заполнить все необходимые поля новой информацией.
4. Подписать информационное поле электронной трудовой книжки.

Ответственность за ошибки

Если не исправить ошибку в бумажной или электронной трудовой книжке, нарушителя ждёт наказание. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ, для должного лица предусмотрены санкции в виде предупреждения или штрафа в размере от 1 до 5 тысяч рублей, а юридические лица могут быть наказаны штрафом от 30 до 50 тысяч рублей.