как правильно хранить документы в компании

Действия работодателя при несчастном случае

Сроки хранения налоговых документов

В течение пяти лет должны храниться сведения налогового и бухгалтерского учета, а также другие документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, включая документы, подтверждающие:

Эти нормы указаны в Налоговом кодексе РФ – в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 и подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Срок отсчитывается с момента окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз в следующих целях:

Исключение распространяется на документы, подтверждающие понесенные убытки. Их необходимо хранить в течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего налогового периода на суммы полученных ранее убытков.

В течение четырех лет должны храниться книги покупок и продаж, включая дополнительные листы к ним. Отсчет в этом случае осуществляется с момента последней записи в книге. Счета-фактуры необходимо хранить пять лет.

Для налоговых деклараций и расчетов по налогам действует пятилетний срок сохранности. В этом правиле есть исключение – декларации индивидуальных предпринимателей за период по 2002 год, их необходимо хранить 75 лет. Расчет по страховым взносам запрещено уничтожать на протяжении 50 лет с момента составления.

Документы для исчисления и уплаты страховых взносов должны храниться в течение 6 лет. К ним относятся карточки индивидуального учета сумм начисленных выплаты и прочих вознаграждений, а также сумм начисленных страховых взносов.

Обратите внимание. Карточки индивидуального учета должны храниться в течение 50 лет при отсутствии ведомостей начислений заработной платы или лицевых счетов. Прямого разъяснения относительно момента отсчета срока хранения документов, используемых для расчета страховых взносов, нет. В этом случае можно применить аналогию с налоговыми документами, другими словами, отсчет срока ведется после окончания расчетного периода, в котором в последний раз использовался документ с целью исчисления и уплаты взносов, а также составления отчетности.

Корреспонденцию с фискальными службами нужно хранить в течение пяти лет, включая акты, уведомления, требования, решения, возражения, постановления, заявления, жалобы. Срок может быть увеличен в два раза в случае, если жалобу подали по результатам проверки – камеральной или выездной. Все документы в электронной форме с электронной подписью, а также сертификаты ключей проверки УКЭП, которыми завизированы технологические документы и жалобы, необходимо хранить на протяжении пяти лет. Эти сроки рассчитываются с момента получения/отправки документа.

В качестве справки, контракты на закупку товаров, работ и услуг для обеспечения нужд – государственных и муниципальных, подлежат хранению в течение пяти лет после прекращения обязательств.

Какие события считаются несчастным случаем?

Необходимо проводить расследование для всех случаев, в которых сотрудники или другие участники производственной деятельности работодателя получили травмы, приведшие к:

Несчастные случаи на рабочем месте могут включать в себя телесные повреждения, включая случаи, связанные с другими лицами, тепловой удар, ожог, обморожение, отравление, утопление, воздействие электрического тока, молнии и излучения, укусы и другие физические повреждения, вызванные животными, включая насекомых и паукообразных, а также повреждения, возникшие из-за взрывов, аварий, разрушения зданий, сооружений, стихийных бедствий и других чрезвычайных обстоятельств.

Окончательное решение о том, был ли инцидент производственным несчастным случаем или бытовой травмой, принимает специальная комиссия по расследованию.

Кем осуществляется расследование несчастного случая на производстве

Расследование несчастного случая поручается специальной комиссии. Количество участников в ней должно быть нечетным, и оно не может быть менее трех человек.

В состав комиссии включают следующих лиц:

В случае, если инцидент квалифицируется как серьезный, в комиссию дополнительно включаются:

Что изменилось в оформлении несчастных случаев

Кардинально обновили и бланки документов для оформления расследования несчастных случаев. Их образцы найдете в новом Положении, утвержденном приказом Минтруда от 20.04.2022 г. № 223н. Учтите, что старые формы применять нельзя. В бланках появились поля для кодировки. Наименование бланков не изменилось, но изменилось их внутреннее содержание.

К привычным документам для расследования, добавили два новых бланка:

Обратите внимание. В актах о расследовании появилась новая строка о проведенной оценке профрисков на рабочем месте пострадавшего. Учтите, что, если оценку профрисков в организации не проводили, нужно указать это в материалах расследования, при этом административное взыскание неминуемо. Если же проводили – укажите дату ознакомления работников с результатами оценки рисков и планом мероприятий по снижению этих рисков на его рабочем месте.

Отдельно нужно сказать о новой форме «Акт о расследовании обстоятельств происшествия, предполагающего гибель работника в результате несчастного случая» (Форма № 6). Ее заполняют с 1 сентября, если произошел несчастный случай предположительно со смертельным исходом в отдаленных и труднодоступных местах, например, при работе вахтовым методом, в труднодоступных станциях и обсерваториях. По окончании расследования оформленный и подписанный акт по форме № 6 направляет в территориальный орган прокуратуры, а их копии — в государственную инспекцию труда. По форме № 7 государственный инспектор ГИТ принимает решение о признании пропавшего умершим.

Напомним, что есть общие правила расследования несчастных случаев, указанные в главе 36.1 Трудового кодекса. Ниже мы дадим пошаговый алгоритм действий работодателя при несчастном случае с учетом изменений с 1 сентября 2022 года.

Шаг 1. Устранить травмирующий фактор

При обнаружении несчастного случая необходимо в первую очередь принять неотложные меры, чтобы предотвратить развития аварийной или иной чрезвычайной ситуации и воздействия травмирующих факторов на других лиц. Необходимо объяснить работником предприятия, что запрещено оказывать первую помощь пострадавшему с риском для собственной жизни. Например, если несчастный случай произошел от удара электрическим током, в первую очередь нужно обесточить место происшествия. А если пострадавшие находятся в канализационном колодце, прежде чем в него спускаться, нужно надеть СИЗ. В противном случае, пострадавших может быть больше.

Шаг 2. Оказать помощь пострадавшему

Работодатель обязан немедленно организовать первую помощь пострадавшему, и при необходимости доставить его в медицинскую организацию. Вызовите скорую помощь, обеспечьте ее свободный проезд к месту происшествия. Только в том случае, если медицинская помощь не может быть оказана, доставьте пострадавшего работника в учреждение здравоохранения своими силами.

Шаг 3. Зафиксируйте место происшествия

Необходимо по возможности сохранить обстановку на месте происшествия до начала расследования. Если это невозможно, например несчастный случай произошел на проезжей части, нужно сделать видеозаписи, фотографии, схемы и включить их в материалы расследования несчастного случая (абз. 3 ч. 3 ст. 229.2 ТК).

Шаг 4. Получите заключение о диагнозе и степени тяжести травмы

В суточный срок работодатель обязан отправить сообщение в СФР о произошедшем (бланк в Приложение 1 к Приказу Фонда социального страхования Российской Федерации от 24.08.2000 № 157). Для этого нужно получить от медицинской организации, где оказывают помощь пострадавшему, заключение по форме 315/у (утв. приказом Минздрава от 15.04.2005 г. № 275).

Пример: как сделать запрос заключения 315-У в медучреждении

Работник получил травму в 16:35. Бригада скорой помощи забрала его и определила в городскую больницу. Специалист по охране труда едет с подписанным руководителем организации запросом в городскую больницу. Секретарь медучреждения регистрирует заявление, главврач или другое ответственное лицо отписывают запрос заведующему отделением, в котором госпитализирован пострадавший.

Получив такое запрос, заведующий отделением вместе с лечащим врачом оформляют заключение № 315-У, в котором указывает диагноз и степень тяжести травмы. Эти сведения работодатель указывает в сообщение о НС, подаваемом в СФР.

Шаг 5. В зависимости от тяжести травмы известите госорганы и профсоюзы

Если в заключении № 315-У указано, что травма легкая, работодатель обязан известить о случившемся только СФР. Бланк извещения — в Приложение № 1 к приказу ФСС от 24.08.2000 г. № 157.

Извещение о легком несчастном случае в СФР

При тяжелом, групповом или смертельном НС (далее – ТГС) нужно известить, в дополнение к СФР, еще и государственные органы, указанные в ТК РФ. Даже в том случае, если у вас нет профсоюза, при ТГС обязательно извещается территориальный орган профсоюза. О тяжелом или смертельном НС нужно известить еще и родственников пострадавшего.

Бланк извещения размещен в приложении № 2 к Приказу Минтруда России от 20 апреля 2022 г. № 223н «Форма 1. Извещение о несчастном случае на производстве (групповом, тяжелом несчастном случае, несчастном случае со смертельным исходом)».

Извещение о тяжелом, групповом или несчастном случае со смертельным исходом в госорганы

Схема извещения о несчастном случае

В таблице мы привели схему извещения о НС. Распечатайте ее и разместите на видном месте. Так вы сможете в экстренной ситуации быстро принять правильные решения.

Внимание! Если в ходе расследования изменится категория НС — например, пострадавший умрет в больнице, или легкое повреждение окажется тяжелым, так как наступит ухудшение, нужно будет в течение 3 суток известить об этом ГИТ, СФР, территориальное объединение профсоюзов и надзорный орган (например, Ростехнадзор, или его подразделение — Энергонадзор, если произошел НС у поставщика электроэнергии, и представитель Энергонадзора будет включен по согласованию в состав комиссии по расследованию данного НС). Форма извещения утверждена приказом ФСС от 24.08.2000№ 157.

Шаг 6. В зависимости от степени тяжести, создайте комиссию по расследованию НС.

Если НС в заключении № 315-у признан легким, в комиссию включите:

При расследовании несчастного случая с тяжелыми повреждениями, смертельного или группового, в состав комиссии также включаются:

Если НС произошел с работником подрядной организации, в состав комиссии по расследованию должен быть включен представитель организации — владельца (собственника или на другом законном праве) территории, на которой произошел НС и другие лица по решению председателя комиссии по расследованию.

Шаг 7. Организуйте объективное расследование НС

➤ Сроки расследования

Срок расследования — 3 календарных дня для легких, и не более 15 календарных дней — для остальных Этот срок отсчитывается от даты приказа комиссии по расследованию НС. Сроки можно продлевать на 15 календарных дней, но необоснованно затянутое расследование, является нарушением.

Сроки продлевают, если не получено медицинское врачебное заключение, или техническое заключение эксперта, если причины задержки в расследовании кроются в необходимости назначения дополнительных исследований (например, ГИБДД затягивает с предоставлением необходимого документа).

➤ Материалы расследования

Для того, чтобы провести объективное расследование НС, необходимо приобщить к материалам расследования документы, которые будут служить содержанием акта расследования НС. Эти материалы представляют собой сведения об условиях труда и производства работ, и немаловажно — документы, подтверждающие допуск работника к труду, при котором произошла травма.

Конкретный перечень материалов расследования определяется председателем комиссии в зависимости от характера и обстоятельств несчастного случая.

➤ Акт Н-1: как составить, кому выдавать

По каждому НС на производстве оформляют акт о несчастном случае на производстве в двух экземплярах. Шаблон акта размещен в приложении № 2 нового Приказа Минтруда России от 20.04.2022 № 223н (Форма 2. Форма Н-1 акт о несчастном случае на производстве).

Этот акт составляют на русском языке либо на русском языке и государственном языке республики, входящей в состав РФ. Поскольку все работники являются застрахованными в системе обязательного страхования от НС, нужно составить еще один экземпляр акта. Таким образом, акт о несчастном случае составляют в 3 экземплярах.

Внимание! При групповом НС на производстве акт о несчастном случае на производстве составляют на каждого пострадавшего отдельно.

В том случае, если комиссия установит факт грубой неосторожности застрахованного, содействовавшей возникновению вреда или увеличению вреда, причиненного его здоровью, в акте указывается степень вины застрахованного в процентах, установленная по результатам расследования несчастного случая на производстве, но не более 25% (ч. 1 ст. 14 Закона РФ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»). По окончании расследования акт Н-1 подписывают все члены комиссии, утверждает работодатель, ставят печать.

➤ Порядок выдачи актов о расследовании

В течение 3 календарных дней после утверждения акта Н-1 работодатель обязан выдать один экземпляр акта Н-1 работнику, который пострадал (его законному представителю или иному доверенному лицу). Если НС смертельный, 1 экземпляр надо выдать лицам, состоявшим на иждивении погибшего (их законному представителю или доверенному лицу), по их требованию. Если акт Н-1 невозможно передать в указанные сроки, можно направить его заказным письмом с уведомлением о вручении лично адресату и описью вложения. Дата будет исчисляться по дате отправления.

Второй экземпляр указанного акта вместе с материалами расследования хранится в течение 45 лет. При страховых случаях третий экземпляр Н-1 передается в СФР. При НС на производстве, происшедшем с командированным лицом (часть пятая статьи 229 ТК РФ), работодатель принимающей стороны должен направить копию акта Н-1 по месту основной работы пострадавшего, вместе с копиями материалов расследования.

➤ Участие в расследовании доверенных лиц

Помимо пострадавшего в расследовании несчастного случая могут принимать участие его законные представители или иные доверенные лица (ч. 10, 11 ст. 229 ТК РФ). Ключевое слово – законные, то есть имеющие документ о законном представительстве. Такими представителями пострадавшего могут выступать его родители, усыновители, опекуны, попечители (абз. 2 п. 1 ст. 64 СК РФ, п. 2 ст. 31 ГК РФ, пп. 2 ст. 2, п. п. 1, 2 ст. 15 Федерального закона от 24.04.2008 № 48-ФЗ).

Документы, которые подтверждают законное представительство:

Доверенным лицом является также тот, кому права на представление интересов пострадавшего предоставлены на основании доверенности (ст. 185 ГК РФ). Наряду с доверенностью для подтверждения личности доверенное лицо должно предъявить свой паспорт (п. 1 Положения о паспорте гражданина РФ от 08.07.1997 № 828». В доверенности обязательно должна быть указана дата ее совершения, иначе документ признают ничтожным (абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ). Срок действия доверенности, напротив, указывать не обязательно. Документ сохраняет силу в течение года со дня совершения. Но максимальный срок ее действия не может превышать трех лет (абз. 1 п. 1 ст. 186 ГК РФ).

При расследовании несчастного случая законный представитель или доверенное лицо имеют право участвовать (ч. 1 — 3 ст. 229.2 ТК РФ):

Участие законного представителя в опросе пострадавшего отражают в протоколе опроса. В графе протокола «Иные лица, участвующие в опросе», указывают фамилию, инициалы представителя и его процессуальное положение — «законный представитель». Даже если законный представитель или доверенное лицо пострадавшего не участвуют в расследовании несчастного случая непосредственно, они имеют право знакомиться с материалами расследования. Работодатель (его представитель) или председатель комиссии по расследованию обязаны предоставить им такую возможность по первому требованию (ч. 11 ст. 229 ТК РФ).

Форма требования законодательством не установлена. Поэтому оно может быть предъявлено как устно, так и письменно. Факт ознакомления законного представителя или доверенного лица с материалами расследования рекомендуем подтверждать их подписями. В случае спора о порядке ведения расследования это позволит работодателю доказать, что он ознакомил указанных лиц с материалами расследования несчастного случая так, как того требовал закон (ч. 11 ст. 229 ТК РФ).

➤ Несчастные случаи, не связанные с производством

Не все несчастные случая являются связанными с производством, но, если они произошли в рабочее время и на территории, подконтрольной работодателю, они должны быть расследованы. Если комиссия установила, что НС не связан с производством, составляют Акт о расследовании НС по форме 4 в приложении № 2 к новому приказу № 223, не связанного с производством в 2 экземплярах. Один выдается работнику, а второй – остается у работодателя.

Комиссия или инспектор ГИТ могут установить в ходе расследования, что несчастный случай является не связанным с производством только при следующих обстоятельствах:

Для того, чтобы достоверно определить, что причина смерти именно в виновных действиях, новыми Особенностями предусмотрено прилагать к материалам расследования экспертное заключение о причинах смерти и его нахождении в момент несчастного случая в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения. Документ оформляет медицинская организация, которая устанавливает, например, при жизни или после смерти в организм умершего поступил метиловый спирт.

Шаг 8. Проведите учет несчастного случая и сообщите о проведенном расследовании

Каждый НС на производстве необходимо зарегистрировать в журнале регистрации несчастных случаев на производстве. Форма журнала приведена в приложении № 2 к приказу № 223, утвердившему новые особенности расследования НС.

Если НС был легким, составьте акт Н-1 в 3 экземплярах, один экземпляр отдайте работнику, второй оставьте у себя, а третий направьте в СФР.

➤ Сообщение о легком несчастном случае. Когда у работника закончится период временной нетрудоспособности, он выйдет на работу и предоставит медзаключение № 316-У, направьте в десятидневный срок сообщение в ГИТ, а также в надзорный орган, если НС произошел на подконтрольных объектах.

Сообщение о последствиях несчастного случая на производстве и мерах, принятых в целях предупреждения несчастных случаев на производстве, подают по форме № 10 к Приказу Минтруда России от 20.04.2022 № 223н в десятидневный срок после получения формы № 316-У.

➤ Сообщение о тяжелом, групповом или смертельном НС. Один экземпляр акта по форме №5 о расследовании ТГС вместе с копиями материалов расследования, включая копии актов о несчастном случае на производстве на каждого пострадавшего, председатель комиссии в течение трех календарных дней после представления работодателю направляет в прокуратуру, в которую сообщалось о данном несчастном случае. Второй экземпляр акта вместе с материалами расследования хранится у работодателя 45 лет.

Копии акта вместе с копиями материалов расследования направляются в ГИТ, в СФР (при страховых случаях), а также в надзорный орган, если НС произошел на подконтрольных объектах — по несчастным случаям на производстве, происшедшим в организациях или на объектах, подконтрольных этому органу.

Сообщение о последствиях несчастного случая и принятых мерах направляют в ГИТ по окончании периода временной нетрудоспособности пострадавшего. Форма такого сообщения приведена в форме № 10 к Приказу Минтруда России от 20.04.2022 № 223н. В новом положении указан срок – в течение 10 календарных дней с момента получения работодателем медицинского заключения № 316-У. Раньше такой конкретный срок не прописывался. Зато в этом абзаце убрано требование отправлять один экземпляр такого сообщения в СФР. В отменяемых особенностях такое указание было дано в пункте 36.

Что будет, если неправильно хранить документы?

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность для должностных лиц, ИП и юридических лиц. Более подробно все критерии, а также суммы штрафов можно посмотреть в КоАП и НК РФ.

Что делать, когда срок хранения документов истёк

Оформите приказ о создании экспертной комиссии как минимум из трёх работников. Председателем назначьте руководителя кадровой службы или другого сотрудника, отвечающего за делопроизводство.

ИП без работников может не делать такой приказ и провести всю процедуру самостоятельно.

Экспертная комиссия должна проверить, правильно ли рассчитаны сроки хранения бумажных и электронных документов, определить, какие из них нужно уничтожить. По итогам комиссия составляют акт на уничтожение документов.

После этого документы можно уничтожить без возможности восстановления, например, измельчить в шредере. Электронные документы удаляют с носителей информации.

Если нужно избавиться от большого количества бумажных документов, можно обратиться в специализированную организацию, например, в пункт приёма вторсырья. Передачу бумаг нужно оформить приёмо-сдаточной накладной в свободной форме.

После того, как документы будут уничтожены, оформите акт. Укажите в нём каким способом вы избавились от документов, их наименование, количество, должности и ФИО работников, которые присутствовали при уничтожении.

Зачем вообще хранить документы?

Пока вы ведете дела с партнером, вам в любой момент могут понадобиться отчетные и иные материалы. Хранить их необходимо по нескольким причинам, вот некоторые из них:

Разбор нововведений

Для случаев с дистанционными работниками. Если несчастный случай с дистанционным работником требует расследования, то необходимо учитывать, находятся ли удаленные работники в том же регионе, где зарегистрирована компания. В случае, если и работник, и работодатель находятся в одном регионе, в составе комиссии по расследованию следует включить специалиста по охране труда, представителей профсоюза и работодателя, а также представителей ФСС и ГИТ. Председателем комиссии должен быть представитель ГИТ. Если работник был в другом регионе, где зарегистрирован работодатель, то в состав комиссии необходимо включить инспектора регионального отделения ГИТ. При запросе со стороны инспекции труда, главного государственного инспектора труда субъекта, где произошел инцидент, также следует включить в состав комиссии, в соответствии с пунктом 10 Положения.

Для сотрудников по договору ГПХ. Если в ходе расследования несчастного случая с исполнителем по договору ГПХ будет выявлено, что работодатель фиктивно заменил трудовые отношения, то материалы расследования будут переданы в суд с целью изменения характера договора ГПХ на трудовой. Решение о том, как классифицировать несчастный случай, будет зависеть от решения суда. Исходной причиной для начала расследования может стать информация о случае, переданная в ГИТ правоохранительными органами, особенно если в случае произошла групповая травма или смерть.

Для вахтовиков. В случае, если сотрудники пострадали во время особенных условий, например, находясь на вахте или во время плавания на судне, необходимо организовать комиссию для проведения расследования. Председатель комиссии обязан отправить оригинал акта о расследовании в прокуратуру, а копию — в ГИТ. Инспектор ГИТ примет решение о том, является ли произошедшее несчастным случаем на производстве. По необходимости срок расследования можно будет продлить с 15 до 30 дней. Сроки расследования несчастных случаев рассчитываются в календарных днях, начиная с дня, когда был издан приказ о создании комиссии по расследованию несчастного случая.

Замену члена комиссии можно осуществить только в определенных ситуациях: если он уклоняется от работы в комиссии без уважительных причин, неспособен выполнять свои обязанности из-за заболевания, ушел из жизни или был уволен.

Руководитель госоргана или организации, чей представитель больше не может участвовать в работе комиссии, обязан уведомить об этом письменно работодателя и назначить нового представителя. Вам придется внести изменения в приказ о комиссии в течение 24 часов в связи с этим. Для оформления материалов по расследованию несчастного случая были разработаны специальные классификаторы. Несчастные случаи будут классифицироваться по видам, причинам и категориям.

Теперь допускается применение дистанционных технологий в процессе расследования. Вы можете использовать видеосвязь для проведения опросов свидетелей, получения пояснений от пострадавшего и даже осмотра места происшествия. Председатель комиссии имеет возможность направлять запросы в контролирующие органы, чтобы получить информацию и провести исследования, учитывая при этом мнение членов комиссии. Взаимодействие между членами комиссии может осуществляться с использованием любых средств связи. Проведение заседаний может быть как очным, так и онлайн. При этом требуется составление свободноформатного протокола и его сохранение в материалах расследования. Документы, адресованные работодателю, могут быть направлены в различных форматах: электронных или на бумажных носителях по почте.

Комиссии могут рассматривать только оригинальные документы. После изучения оригиналов можно создать копии, заверить их и включить в материалы расследования. Документы с изменениями, внесенными комиссией, не будут рассматриваться. Электронные документы будут рассмотрены в случае, если их использование не требует обязательной бумажной формы. В случае возникновения разногласий в комиссии, решение будет приниматься большинством голосов. Члены комиссии, остающиеся в меньшинстве, обязаны подписать акты о расследовании и представить свою отдельную точку зрения. Отказ от подписания документов не предусматривается.

Акты о расследовании должны храниться в течение 45 лет, а их копии следует направить в ГИТ. В течение 10 дней также требуется направить сообщение в инспекцию о последствиях несчастного случая и предпринятых мерах. Срок подсчитывается с момента, когда работник завершил больничный и был диагностирован, или когда комиссия завершила расследование — в зависимости от того, что произошло позднее. Если случай закончился смертью работника, документы должны быть направлены в ГИТ в течение месяца после завершения расследования.

Штрафные санкции за нарушение порядка хранения документации

Обратите внимание. Специальные сервисы, такие как 1С:ЭДО, помогут облегчить и ускорить процесс пересылки документов в фискальную службу. Он дает возможность отправить десятки тысяч электронных документов одновременно. Через веб-сервис также можно передать любые электронные документы, включая счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и другие документы, которые создаются по утвержденным форматам. В этот перечень также входят скан-копии документов на бумажном носителе:

Отсутствие первичных документов или счетов-фактур может повлечь наложение налоговой ответственности за нарушение правил учета. Размер санкций зависит от последствий:

Организация и ее работники могут быть привлечены к административной ответственности в случае несоблюдения сроков хранения документов. Согласно статьи 13.20 Кодекса об административных правонарушений РФ установлены следующие штрафы за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов:

Более строгое наказание предусмотрено за неисполнение обязанностей по хранению документов акционерным обществом или обществом с ограниченной ответственностью в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством:

При несоблюдении сроков хранения отчетных и учетных документов по валютным операциям накладывается штраф в размере от 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц. Организациям начисляются санкции в размере 40-50 тыс. рублей. За нарушение сроков хранения учетных документов по ВЭД сделкам с товарами, работами, услугами, информацией, результатами интеллектуальной собственности для целей экспортного контроля предусмотрены следующие взыскания:

Сроки хранения документов, составленных до 18 февраля 2020 года, определены Приказом Минкультуры №558 от 25 августа. На документы, составленные после этой даты, распространяются требования Перечня №236.

В таблице указаны самые важные для бухгалтеров документы с измененными сроками хранения.

В завершении статьи хотелось бы еще раз отметить, что большая часть документов, составленных в процессе хозяйственной деятельности организации или индивидуального предпринимателя, должны храниться в течение нескольких лет.

Но важно учитывать, что должна обеспечиваться не только сохранность и неизменность документации, но и возможность ее быстрого поиска в архиве. Так как налоговая инспекция может сделать запрос документа в любой момента. А установленный действующим законодательством срок подготовки ответа составляет всего десять рабочих дней. И обеспечить своевременную подготовку данных невозможно без правильной организации номенклатуры дел – вся документация сразу распределяется по видам и срокам хранения. Такой подход позволит избежать не только начисления штрафных санкций, но и лишних трудовых затрат.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Как было указано выше, сроки хранения установлены Федеральным законом №402. Для большинства видов бухгалтерских документов он составляет 5 лет. Есть несколько нюансов, связанных с порядком расчета этого срока.

Согласно закону №402, для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, аудиторских заключений отсчет пятилетнего периода начинается с момента соответствующего отчетного года. Что касается учетной политики компании и другой документации, связанной с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение документов в электронной форме и проверку подлинности электронной подписи, 5 лет отсчитывается с года, в котором документы в последний раз использовались для составления отчетности.

Кассовые книги, корешки чековых книжек, табели, ордера, переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и другие оправдательные документы, которые прошли проверку, необходимо хранить не менее пяти лет. При возникновении разногласий срок может быть продлен до момента принятия решения по делу, если оно вынесено за пределами указанного срока.

Срок хранения таких документов как справки, акты, протоколы, ведомости, заключения об определении амортизации, переоценке, списании НА и ОС отсчитывается с момента выбытия активов.

Путевые листы хранят 5 лет, но срок может быть увеличен до 50 лет, в случае отсутствия других подтверждающих документов вредных и опасных условий труда.

Обратите внимание. Срок хранения, приравненный к 50 годам, распространяется исключительно на документы, созданные после 1 января 2003 года. Ранее этот срок составлял 75 лет.

Налоговые документы

Сроки их хранения прописаны в разделе 4.3 Перечня Росархива, в Постановлении Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 года и в отдельных пунктах Налогового кодекса. Если для одного документа в нормативке указаны разные сроки хранения, лучше ориентироваться на максимальный.

75 или 50 лет:

Документы, подтверждающие полученный убыток, должны храниться в течение всего срока, пока вы уменьшаете налоговую базу на сумму убытка.

Сроки хранения кадровых документов

В Федеральном законе №125 указано, что документы по личному составу, которые были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, подлежат хранению на срок 50 лет. Действие закона распространяется на трудовые договора, дополнительные соглашения, включая соглашения о расторжении, личные дела и карточки работников.

Аналогичные требования к хранению распространяются на следующие категории документов:

Обратите внимание. В течение 50 лет также нужно хранить гражданско-правовые договора с физическими лицами и акты по ним.

Но и из этого правила есть исключения. Документы, связанные с дисциплинарными взысканиями, могут быть уничтожены через 3 года. Это правило указано в Перечне №236. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для графиков отпусков, а также согласия на обработку персональных данных. Но в последнем случае трехлетний период отсчитывается после истечения срока действия согласия или его отзыва. Это условие не распространяется на основные документы по обработке персональных данных, включая инструкции или положения. Они подлежат постоянному хранению.

Также на постоянной основе нужно хранит такие кадровые документы по основной деятельности как распоряжения и приказы:

На протяжении пяти лет подлежат хранению копии заявлений, отчетов, списки работников, выписки из протоколов, переписка, заключения и другие документы о выдаче материальной помощи, выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности. На год дольше (шесть лет) должны храниться:

Обратите внимание. Расчетные листы и платежные ведомости подлежат хранению в течение шести лет в том случае, если в организации ведут лицевые счета сотрудников. В противном случае, согласно статьи 295 Перечня №236, на эти документы распространяется право хранения на протяжении 50 лет.

Куда направлять материалы расследования несчастного случая на производстве

В зависимости от вида несчастного случая и его характера следует предпринять определенные действия в отношении документации и ее направления.

При случае легкого несчастного случая с одним пострадавшим необходимо отправить оригинал акта о несчастном случае и копии акта о расследовании, а также материалы расследования в СФР.

В случае группового, тяжелого или смертельного несчастного случая требуется предоставить оригинал акта о несчастном случае, копии акта о расследовании, а также соответствующие материалы в СФР. Следует отправить те же материалы в прокуратуру.

В случае несчастного случая, произошедшего на поднадзорном объекте, требуется предоставить копии акта о расследовании и акта о несчастном случае, а также материалы расследования в ГИТ и соответствующий орган надзора.

Копии акта о расследовании и акта о несчастном случае, а также материалы расследования следует направить в Роструд, орган исполнительной власти субъекта РФ в области охраны труда и профсоюз.

По основному месту работы командированного сотрудника, совместителя или студента необходимо предоставить копии акта о несчастном случае и материалов расследования.

Если несчастный случай не связан с производством, то следует предоставить копии акта о расследовании по форме № 5 и акта о несчастном случае по форме Н-1, а также материалы расследования в ГИТ.

Сроки расследования несчастных случаев на производстве

Сроки расследования несчастных случаев на производстве зависят от типа инцидента. Например, для расследования случаев с легкими последствиями требуется не более 3 календарных дней. В случае тяжелых происшествий или инцидентов с летальным исходом расследование должно быть завершено в пределах 15 календарных дней.

Если работник изначально не уведомил своего работодателя о произошедшем инциденте, но позднее возникли последствия, расследование нужно провести в течение месяца с момента получения запроса от пострадавшего или его уполномоченного представителя.

Комиссия может продлить установленные сроки, однако продление не должно превышать 15 календарных дней. Повторное продление сроков расследования запрещено.

Документы по оплате труда

Сроки их хранения — в разделе 4.2 Перечня Росархива.

Срок хранения документов истек, что дальше?

Когда срок хранения документа истек, его можно уничтожить. Но сделать это нужно правильно: просто так выбросить в мусорку и забыть – не получится. В документах могут быть персональные данные или другая конфиденциальная информация. Если эти сведения случайно попадут в чужие руки, то компания может заплатить серьезный штраф.

Бухгалтерские документы

Сроки их хранения — в разделе 4.1 Перечня Росархива.

10 лет после возмещения ущерба хранят документы о недостачах, растратах, хищениях, например, справки, акты, переписку. Если было заведено уголовное дело, а 10 лет уже истекло, — до принятия решения по делу.

годовая бухотчётность и аудиторское заключение по ней;
передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним.

Если проводится проверка, либо возникли споры и разногласия, то первичные учётные документы (кассовые и банковские книги, чековые корешки, авансовые отчёты и другое) нужно хранить до того, как вынесут решение по проверке, даже есть срок хранения истёк.

Регистрация и учёт несчастных случаев

Обязательность ведения учета случаев происшествий на рабочем месте распространяется на всех работодателей. Информация о каждом инциденте регистрируется в специальном журнале. Он заполняется сотрудником по кадрам или секретарем организации.

В регистрационном журнале отмечаются следующие данные:

Где обучить специалиста по промышленной безопасности

В институте ЕВИДПО вы в кратчайшее время сможете повысить свою квалификацию или обучиться на новую профессию. По окончанию обучения вы получите вот такой диплом:

Критерии нарушений порядка расследования несчастных случаев

Критерии нарушений порядка расследования не изменились. За нарушения по-прежнему предусмотрена административная ответственность, а по результатам проведенного расследования виновных лиц могут привлечь к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности. Также работодатель могут привлечь и к гражданской ответственности по иску от пострадавшего или его доверенных лиц в порядке гражданского судопроизводства.

Трудовая инспекция следит за тем, чтобы работодатель не нарушал порядок расследования НС. Типичными нарушениями при расследовании являются:

За сокрытие несчастного случая на производстве оштрафуют по статье 15.34 Кодекса об административных правонарушениях:

Срок давности для расследования несчастного случая, произошедшего с работником на производстве, действующим законодательством не предусмотрен.

Независимо от давности несчастного случая государственный инспектор труда вправе провести дополнительное расследование (статья 229.3 ТК РФ), в том числе по законодательству, которое применялось на момент НС. Родственники пострадавшего и давно умершего гражданина могут сообщить о сокрытии работодателем несчастного случая или расследовании его с нарушениями.

За нарушения, выявленные в ходе расследования НС, может быть установлена как административная, в том числе и по статье 5.27.1 КоАП, так и уголовная ответственность, в зависимости от выводов суда.