как разработать комплект необходимых локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты в области охраны труда

Локальные нормативные акты (ЛНА) являются важными документами, регламентирующими осуществление различных мер по охране труда на предприятии. Они включают в себя социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические и реабилитационные меры.

Составление и утверждение списков работников

Организация проведения обязательных медицинских осмотров начинается с составления и утверждения списков работников. Все действия работодателя в отношении сотрудника должны сопровождаться приказом или распоряжением, а порядок работы должен быть регулирован локальными нормативными актами. В этой связи, необходимо разобраться, какие кадровые документы требуются организации и нужно ли вести делопроизводство по кадрам для индивидуальных предпринимателей.

Трудовой кодекс определяет необходимость создания кадровых документов. Практически в каждой статье Трудового кодекса указано, что кадровые мероприятия должны выполняться на основании приказа работодателя. Также организация кадрового делопроизводства регулируется нормативными актами.

Подробнее о кадровом делопроизводстве можно узнать из статьи Как вести кадровый учет в организации.

Применение унифицированных форм

Многие кадровые документы могут быть оформлены на унифицированных бланках. Формы по учету и оплате труда утверждены Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. В этом постановлении содержатся бланки приказов о приеме на работу и увольнении, о переводе, предоставлении отпуска, поощрении, личных карточек и графика отпусков, штатного расписания и табеля рабочего времени. Там же приведены подробные рекомендации по заполнению этих бланков.

Начиная с 2013 года, коммерческие организации и некоммерческие организации имеют возможность использовать не только унифицированные формы, но и разработанные ими собственные бланки. Унифицированные документы обязательны только для государственных и муниципальных учреждений (письма Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ, от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1).

Однако многие предприятия до сих пор предпочитают использовать унифицированные формы, так как они удобны в использовании и содержат всю необходимую информацию. Если для оформления кадрового мероприятия не существует типовой формы, можно самостоятельно разработать бланк, включив в него все обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Важно отметить, что удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм запрещено (Постановление Госкомстата от 24.03.1999 № 20). Однако нет запрета на добавление или уменьшение строк, внесение новых реквизитов или использование дополнительных листов. Все изменения и дополнения унифицированных форм должны быть зафиксированы в учетной политике и утверждены приказом руководителя.

Применение профессиональных стандартов

При ведении кадровой документации следует руководствоваться профессиональными стандартами, а также справочниками, которые помогают работодателям установить требования к квалификации работников и прописать их в должностных инструкциях. После утверждения на локальном уровне эти требования являются обязательными к применению в конкретной организации.

У каждого работника должна быть личная карточка. Это документ, в котором фиксируются все данные о работнике: ФИО, дата рождения, место жительства, сведения о предыдущих местах работы, образование, семейное положение и другие. Для учета личных документов используют общепринятые бланки либо разрабатывают свою форму. Личные карточки хранят в личных делах работников.

Табель учета рабочего времени — это документ, в котором фиксируется фактическое количество отработанных часов работниками организации. Табель состоит из столбцов с датой и временем прихода и ухода с работы, а также другими дополнительными столбцами (причина отсутствия, примечания и т.д.). Существует множество программных решений для автоматизации учета рабочего времени.

Выводы

Оформление трудовых отношений является важным и ответственным процессом для организации. Правильное оформление документов позволяет избежать недоразумений и конфликтов с работниками, а также минимизировать возможные штрафы в случае несоблюдения требований законодательства.

Для учета кадров используют такие документы, как трудовой договор, приказы по личному составу, а также журнал учета трудовых договоров и приказов по личному составу. Для учета личных документов сотрудников используют личные карточки, а учет рабочего времени осуществляется с помощью табелей.

Трудовая книжка и вкладыш к ней

Работодатель ведет трудовую книжку на каждого основного работника, который проработал у него больше 5 дней (ст. 66 ТК РФ). Есть лишь два исключения:

1. Новички, которые устраиваются на работу впервые, сразу же заводят электронную трудовую.
2. Работник выбирает способ ведения трудовой книжки только по основному месту работы. Если он выбрал бумажную трудовую, то в будущем сможет отказаться от нее и перейти на электронную трудовую. Однако, если он отказался от бумажной книжки, вернуться к ее ведению уже не получится (письмо Минтруда от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180).

Форма трудовой книжки и вкладыша

Форма трудовой книжки, вкладыша к ней и порядок их ведения закреплены в Приказе Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Работодатели могут использовать имеющиеся у них бланки старого образца и после 01.01.2023 года. В бумажную трудовую вносятся следующие сведения:

• ФИО работника;
• Дата рождения;
• Образование;
• Место работы и другая информация.

Вкладыш оформляется, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Если выдан вкладыш, на титульном листе трудовой книжки должен быть поставлен штамп Выдан вкладыш и указана серия и номер вкладыша. Вкладыш без трудовой книжки, к которой его выдали, является недействительным. Общее количество вкладышей законом не ограничено.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся в сейфе организации. Работодатели регистрируют выдачу трудовых книжек и вкладышей в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей. Кроме того, работодатели ведут учет выдачи бланков трудовых и вкладышей в отдельном журнале. Ранее работодатели вели книги учета трудовых формам из Постановления Минтруда от 10.10.2003 № 69, но обязательные бланки отменили. Теперь работодатели самостоятельно разрабатывают учетные книги. Как только книга закончится, ее необходимо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя и печатью организации. Пломбирование не требуется.

Сведения о трудовой деятельности

Работодатели формируют данные по трудовой деятельности каждого работника в электронном виде и передают их в СФР (ст. 66.1 ТК РФ). В СТД-Р отражается информация:

• Все места работы работника за все время;
• Реквизиты трудовой книжки или номер СТД-Р;
• Период работы на каждом месте;
• Информация о заработке.

Если работник отказался от бумажной трудовой книжки, при трудоустройстве на новую работу вместо книжки он предъявляет работодателю СТД-Р (Приказ Минтруда от 10.11.2022 № 713н). Сведения о трудовой деятельности можно использовать для исчисления стажа работника и для других целей.

Личная карточка

Работодатель составляет личную карточку в первый рабочий день нового сотрудника, который принят по трудовому договору. Обычно используют унифицированную форму № Т-2, но также существуют специализированные бланки. Личная карточка ведется на протяжении всего периода работы и содержит следующую информацию:

• ФИО работника;
• Дата рождения;
• Паспортные данные;
• Информация о работе и должностях.

Ранее до 01.09.2021 года личная карточка была обязательной: каждую запись в трудовой дублировали в карточке и знакомили с ней работника под подпись. После введения нового порядка ведения и хранения трудовых (приказ № 320н), работодатели не обязаны вести личные карточки и знакомить сотрудников с записями в форме Т-2. Однако, если работодатель продолжит вести карточки и просить работников в них расписаться, это не будет нарушением.

Личное дело работника: важный документ, требующий правильного ведения

Личное дело сотрудника является важным документом, который необходимо вести во многих организациях. В государственных учреждениях ведение личного дела обязательно, но и в остальных организациях работодатели также могут вести его по своему усмотрению. Форму и порядок ведения личного дела определяет каждый работодатель самостоятельно, устанавливая правила в личных нормативных актах.

Состав личного дела

Личное дело включает следующие документы:

1. Трудовой договор или контракт (для граждан, не являющихся гражданами РФ).
2. Заявление о приеме на работу и приложения к нему.
3. Персональные данные сотрудника (анкета).
4. Документы, подтверждающие образование, квалификацию и дополнительное обучение.
5. Инструкции по охране труда и технике безопасности.
6. Медицинская справка (если требуется для данной должности).
7. Документы, связанные с заработной платой.
8. Документы, оформляющие отпуск и больничные листы.
9. Лицевые счета работника.
10. Другие документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудника.

Хранение личного дела

Копии паспорта, дипломов, свидетельств о браке и рождении детей, а также медицинские обследования не хранятся в личном деле сотрудника, поскольку это не соответствует принципам обработки персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ. Однако, поскольку личные дела содержат персональные данные сотрудников, работодатель обязан хранить их в сейфах или несгораемых шкафах, обеспечивая их конфиденциальность и защиту.

Важность ведения учета рабочего времени и расчетов по оплате труда

Табель рабочего времени

Для учета рабочего времени используется табель. Коммерческие организации и некоммерческие организации могут выбрать форму табеля в соответствии с унифицированными формами Т-12 или Т-13, либо разработать свою собственную форму. Государственные учреждения обязаны использовать форму 0504421 для регистрации отклонений от нормального использования рабочего времени в табеле (Приказ Минфина от 30.03.2015 г. № 52н).

Ведомости по зарплате

Расчеты по оплате труда проводятся на основе ведомостей, которые включают следующую информацию:

• Список работников организации.
• Начисленная и выплаченная зарплата.
• Доходы, удержания и вычеты работников.

Лицевой счет работника

Для каждого работника в бухгалтерии открывается лицевой счет на основании трудового договора. На этом счете отображается информация о начисленной и выплаченной зарплате, а также других доходах, удержаниях и вычетах работника по месяцам. Для учета данных используются унифицированные формы № Т-54 или № Т-54а, если расчетка составляется на компьютере. Приказ об утверждении формы расчетного листка должен быть составлен руководителем в свободной форме, с учетом мнения профсоюза (в случае его наличия) в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Локальные нормативные акты и организационные документы

В локальных нормативных актах работодатели устанавливают правила трудового права, конкретные для своей организации. Однако эти акты должны соответствовать Трудовому кодексу РФ, коллективным договорам и соглашениям. Если в организации существует профсоюз, то для разработки локальных нормативных актов необходимо учитывать мнение профсоюза в соответствии со статьей 8 Трудового кодекса РФ. В случае отсутствия профсоюза эти внутренние регулирующие документы называют просто локальными актами.

Обязательные организационные документы

Унифицированных форм нет, каждый работодатель разрабатывает ЛНА с учетом своей специфики. В таблице — обязательные локальные нормативные акты для работодателей, за исключением НКО и микропредприятий.

Микропредприятия и работодатели из числа НКО могут не принимать локальные нормативные акты, к примеру ПВТР, положения об оплате, если все эти условия включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Исключение — акт о временном переводе сотрудников на удаленку, он должен быть у каждого работодателя (ст. 312.9 ТК РФ). Но если компания отказывается от локальных нормативных актов, нужно заключать с работниками типовые трудовые договоры (Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Обязательные организационные документы

Перечислим документы, которые не относятся к локальным нормативным актам, но обязательны для всех организаций.

Штатное расписание

Его применяют для определения структуры, состава и численности организации. В штатке приводится перечень структурных подразделений, название должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации и количество штатных единиц (ст. 15, 57 ТК РФ). Для удобства используют унифицированную форму № Т-3. Микропредприятия и НКО могут не разрабатывать штатное расписание, если используют типовой трудовой договор.

График отпусков

Это еще один обязательный документ для работодателя. Ежегодно составляется график отпусков на следующий год — это надо сделать не позднее 15 декабря текущего года (ст. 123 ТК РФ, письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399). Для графика есть унифицированная форма № Т-7.

График сменности

Понадобится, только если в организации работают по сменам. Унифицированной формы нет. Составляют в произвольном виде в зависимости от графика работы и с соблюдением нормы рабочих часов за учетный период (ст. 103 ТК РФ)

Рекомендованные организационные документы

Коллективный договор

И хотя коллективный договор предусмотрен ТК РФ, он не обязательно должен быть в каждой организации (ч. 2 ст. 5, ст. 40 ТК РФ). При этом если работники сами инициируют коллективные переговоры о его подготовке и заключении, работодатель не вправе им отказать.

Должностные инструкции

В них конкретизируют трудовую функцию работника. Должностные инструкции не обязательны, но желательны. Работодатель может оформить должностную инструкцию как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ (письма Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1, от 31.10.2007 № 4412-6). Унифицированной формы нет, порядок составления инструкции нормативно тоже не урегулирован.

Документы по охране труда

У каждого работодателя должны быть:

• Положение о предприятии по охране труда;
• Инструкции по охране труда и противопожарной безопасности;
• Расписания на профилактические мероприятия, проверки и обучение работников (для крупных организаций);
• Должностные инструкции ответственных лиц по охране труда;
• Перечень работников, прошедших медицинский осмотр.

Документы воинского учета

Еще один важный блок по кадрам — документы воинского учета. Работодатели-организации обязаны вести воинский учет военнообязанных и призывников, которые у них работают (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ). Порядок и большинство форм воинского учета утверждены Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719.

Обязательные документы по внутреннему учету для индивидуальных предпринимателей

Индивидуальные предприниматели являются работодателями, также как и организации. Если ИП нанимает работников, ему необходимо вести кадровый учет и оформлять соответствующую документацию. Для этого предпринимателю понадобятся локальные нормативные акты, регулирующие порядок работы, а также документы, связанные с охраной труда.

Для ведения кадрового учета индивидуальные предприниматели используют унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1, либо бланки собственной разработки.

Если численность работников у ИП не превышает 15 человек, а годовой доход составляет не более 120 миллионов рублей, для них действуют упрощенные правила кадрового делопроизводства (согласно п. 2 п. 1.1 ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 г. № 209-ФЗ). Такие предприниматели имеют право не утверждать локальные акты о трудовом распорядке, оплате труда, премировании и других, если они включили эти условия в трудовой договор (ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 Трудового кодекса РФ). В этом случае трудовой договор должен быть заключен по типовой форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 г. № 858.

Обучение по охране труда

В соответствии со статьей 214 Трудового кодекса РФ работодатель обязан обеспечить обучение своих сотрудников по охране труда.

При организации обучения по охране труда необходимо выделить группу руководителей и специалистов, которые будут проходить обучение в учебном центре (в соответствии с требованиями Правил обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 г. № 2464). Также следует определить, каких специалистов можно обучать внутри предприятия с проверкой знаний утвержденной комиссией.

При планировании обучения по охране труда необходимо указать следующую информацию для каждой программы обучения по охране труда:

• Общее количество работников, подлежащих обучению по охране труда.
• Работники, освобожденные от прохождения обучения по охране труда.
• Работники, для которых не требуется стажировка на рабочем месте.
• Работники, освобожденные от прохождения первичного инструктажа по охране труда.

Для организации обучения по охране труда, включая инструктажи, работодателю требуется:

Обучение требованиям охраны труда

Работодатель обязан проводить обучение своих работников требованиям охраны труда. Данное обучение должно проходить после регистрации работодателя в реестре индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, осуществляющих деятельность по обучению своих работников вопросам охраны труда.

Информация о работодателе, осуществляющем обучение вопросам охраны труда, должна быть внесена в личный кабинет индивидуального предпринимателя или юридического лица в информационной системе охраны труда Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации.

Обучение оказанию первой помощи

Работодатель также обязан проводить обучение своих работников по оказанию первой помощи пострадавшим. Это важное умение, которое может спасти жизни в случае происшествия на рабочем месте.

Обучение использованию средств индивидуальной защиты

После регистрации в реестре индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, осуществляющих деятельность по обучению своих работников вопросам охраны труда, работодатель должен провести обучение по использованию средств индивидуальной защиты.

Организация приобретения и выдачи СИЗ

Перед приобретением и выдачей средств индивидуальной защиты (СИЗ) и смывающих средств (СС) работникам организации необходимо составить сводную таблицу с локальными нормами выдачи для всех профессий (должностей) работников организации.

Данная таблица должна содержать информацию о том, какие СИЗ и СС выдаются каждой должности в соответствии с требованиями Приложения 1 к Правилам обеспечения работников средствами индивидуальной защиты (СИЗ) и смывающими средствами (СС), утвержденными приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 766н.

Важно учесть, что таблица должна быть актуальной и регулярно обновляться, чтобы каждый работник получал необходимые средства индивидуальной защиты в соответствии с требованиями безопасности.

Выводы

Обучение работников требованиям охраны труда, оказанию первой помощи и использованию средств индивидуальной защиты является важной составляющей обеспечения безопасности на рабочих местах. Работодатель обязан проводить данное обучение и следить за актуальностью таблицы выдачи средств индивидуальной защиты. Это позволит предотвратить происшествия и обеспечить безопасные условия работы для всех работников.