какие документы по обучению по охране труда должны быть в организации

Каждое мероприятие по охране труда должно быть оформлено локальным нормативным актом. В противном случае проверяющий инспектор может установить штраф за невыполнение этого мероприятия. В статье мы рассказали, как провести аудит документации по охране труда так, чтобы не навлечь неприятности на организацию и не составлять не нужные документы, отвлекающие от главной задачи специалиста по охране труда – защищать работников от опасностей.

Таблица обязательных ЛНА по охране труда в компании

План управления рисками в компании

План мероприятий по улучшению условий и охраны труда в компании

Перечень опасностей и мер по управлению ими в рамках СУОТ

Почему важно вести документы по обучению охране труда

Цель ведения документов по обучению ОТ — подтвердить выполнение работодателем своих обязанностей по охране труда, перечисленных в 214 статье ТК РФ. Без документально оформленных инструктажей или проверки знаний невозможно доказать, что работника научили безопасным методам и приемам выполнения работ.

Например, в организации произошел несчастный случай, в котором пострадал один из сотрудников, упав со второго этажа строящегося дома. Инспекторы ГИТ начали выяснять обстоятельства произошедшего. Прораб доказывает, что проинструктировал работника перед подъемом на высоту, а вот записи об этом в наряде-допуске не оказалось. В этом случае инспектор проведет опрос других работников, и если свидетелей проведения инструктажей не будет, или их сведения невозможно приобщить к материалам расследования, то прораб понесет административную ответственность, а если работник скончается — то уголовную, потому что допустил к опасной работе необученного сотрудника, и из-за этого произошло падение с высоты.

Документы по обучению применению и использованию СИЗ

Обучение по применению СИЗ необходимо для тех работников, которые используют в работе средства защиты, требующие практических навыков по их использованию. Такое обучение также необходимо документировать.

Приказ о назначении ответственного за обучение СИЗ. Пропишите в документе сотрудника компании, который будет отвечать за обучение применению СИЗ. Укажите в документе второго человека, который будет замещать основного на время его отсутствия. Учтите, что эти работники должны пройти обучение в учебном центре для того, чтобы получить необходимые компетенции.

Перечень СИЗ. Составьте список тех средств индивидуальной защиты, применение которых требует от персонала специальных навыков. Какие СИЗ войдут в этот перечень, определяет работодатель.

Программа обучения по применению СИЗ. Такой документ вы можете составить отдельно для обучения по СИЗам или включить в состав программы обучения безопасным методам и приемам выполнения работ. Руководствоваться при этом необходимо техническим регламентом 019/2011 и инструкцией завода-изготовителя.

Важно! Если вы будете проводить обучение по применению СИЗ отдельной программой, подготовьте экзаменационные вопросы или тестирование, в зависимости от того, в какой форме регламентировано обучение.

Протокол проверки знания требований охраны труда по вопросам применения СИЗ. После проверки знаний, оформите протокол. Не забудьте внести информацию, о том что вы обучили сотрудника в Реестр обученных. А регистрационный номер указать в протоколе.

Документы по обучению по ОТ в компании

Есть список документов, которые должны быть в компании, чтобы подтвердить при проверке, что вы действительно проводите обучение по охране труда вашего персонала. Их можно условно разделить на следующие категории:

Важно! С 1 марта 2023 года стало необходимо указывать в протоколах проверки знания требований охраны труда работников регистрационный номер. Если записи в реестре нет, работодатель не сможет подтвердить факт проведенного им обучения по охране труда. Это сделано для того, чтобы работодатель не смог сфальсифицировать результаты, сделать проверку «задним числом», совершить должностное преступление. По проверкам знаний, проведенным до этой даты, никакие реестровые записи вносить не требуется.

Проверьте прямо сейчас, утверждены ли у вас эти документы:

Предупреждаем, что если хотя бы одного документа не окажется, а он был нужен, или не был согласован с представительным органом работников, при его наличии, организацию оштрафуют по ч.1 ст.5.27.1 КоАП РФ на сумму до 80 000 рублей. А в том случае, если будут отсутствовать журналы регистрации инструктажей, или протоколы проверки знаний, организацию оштрафуют уже по ч.3 ст.5.27.1 КоАП. И сумма будет существеннее — до 130 000 рублей  за каждого работника, обучение которого работодатель  проигнорировал.

Если же несчастный случай с тяжелым исходом произошел из-за плохой организации работ, непроведения инструктажей, обучения, стажировки, работодатель в лице руководителя, заместителя по техническим вопросам, специалиста по охране труда, начальник цеха могут быть привлечены к ответственности по статье 143 УК РФ, с возможным лишением свободы на срок до 4 лет.

Как накажут, если не вести документы по охране труда

Во время плановой проверки инспектор проверяет наличие документов по охране труда согласно проверочным листам. При внеплановой проверке инспектор проводит проверку наличия документов по охране труда согласно предмету проверки. Так, если от работника в ГИТ поступила жалоба на то, что не стирают его СИЗ, а заставляют стирать самому, проверят личные карточки учета выдачи СИЗ, график сдачи СИЗ в стирку, договор с прачечной, акты выполненных работ. Поскольку СИЗ все-таки выдаются, работодателя оштрафуют по ч.1 ст. 5.27.1 КоАП РФ.

Виды и размеры штрафов за нарушение порядка оформления документов по охране труда установлены в ст. 5.27.1 КоАП РФ. Эта статья появилась относительно недавно (введена Федеральным законом от 28.12.2013 № 421-ФЗ), и заставила многих работодателей пересмотреть свои взгляды на охрану труда.

Важно! До 1 января 2014 года штраф за отсутствие медосмотра или обучения по охране труда, мог составить всего лишь 1000 рублей, и работодатели наивно полагали, что им лучше заплатить штраф, чем выполнить все законные требования инспектора. Но когда одного работодателя в Московской области чуть не оштрафовали на 8500000 рублей за не проведение психиатрического медосмотра для 65 водителей грузовиков, нашлись и время, и деньги для этого обязательного мероприятия, и появилось непреодолимое уважение к охране труда.

Неправильно думать, что, если инспектор трудовой инспекции не обнаружит какой-либо нужный документ, он запишет, что мероприятие не выполнено совсем. Инспекторы обязаны исходить из презумпции добросовестности работодателя, декларированной в третьей статье Закона о защите прав предпринимателей (Федеральный закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 N 294-ФЗ).

Считается, что работодатель вправе рассчитывать на то, что действия государственного надзорного органа будут соответствовать презумпции добросовестности, если докажет любым доступным способом выполнение законного требования. Поэтому, при наложении административного наказания, работодатель вправе ходатайствовать об уменьшении штрафа, если у него отсутствовал какой-либо документ по охране труда, но деятельность в этом направлении фактически осуществлялась.

В организации был утерян журнал регистрации вводного инструктажа, и был заведен новый, с января 2021 года. Инспектор ГИТ вместо того, чтобы указать в постановлении, что инструктаж не проводился до этой даты, может провести опрос лиц, принятых на работу, в ходе которого выяснит, проводился ли инструктаж по предоставленной работодателем программе, или нет. Это и есть следование принципам добросовестности работодателя.

При проверке инспекции Роструда было выявлено, что на некоторых должностях отсутствуют личные карточки учета выдачи СИЗ. Поэтому инспектор запросил данные первичной бухгалтерской отчетности по получению работниками спецодежды, и по накладным установил, что подпись работника есть, комплект одежды работники получили вовремя, эта одежда сдавалась в стирку.

Лишь в том случае, когда факт не будет подтвержден другими законными документами, инспектор может предъявить замечание о не проведении обязательных мероприятий и оштрафовать по соответствующей статье 5.27.1 КоАП РФ.

Например, если отсутствуют обязательные документы по охране труда — протоколы проверки знаний, удостоверения, программа обучения, и сами работники отрицают факт проведения обучения и проверки знаний по охране труда, работодателя привлекут к ответственности по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ. Если же работники не отрицают факт обучения и проведения экзамена, есть обязательные документы — программа, протокол, но не выдано удостоверение по охране труда, штраф будет установлен по части 1 статьи 5.27.1 КоАП как за нарушение порядка оформления результатов обучения по охране труда.

Кроме того, инспектор или суд могут установить, что правонарушение малозначительное и снизить размер штрафа в этой ситуации. Но если обучение не проводилось, штраф установят по количеству работников, чье трудовое право на подготовку по охране труда было грубо нарушено работодателем, что является угрозой жизни и здоровью работников.

Эта позиция закреплена в Постановлениях Верховного Суда РФ: от 15.08.2014 № 60-АД14-11, №60-АД14-12, №60-АД14-13, №60-АД14-14, 60-АД14-15. Если работодатель привлекается к административному наказанию в виде штрафа по ч. 3, 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ, то работодатель несет ответственность за каждое установленное нарушение. В то же время, если работодатель привлекается к административному наказанию в виде штрафа по ч. 1, 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ, ответственность работодателя не находится в зависимости от количества работников, чьи трудовые права были нарушены.

Какие необязательные документы по ОТ подстрахуют при проверках ГИТ

Помимо обязательных документов, перечисленных в требованиях проверочных листов Роструда, существует необходимость разработать и «необязательные» документы, форма которых не утверждена законодательно, но их ведение регламентировано нормативными правовыми актами (Приказ Федеральной службы по труду и занятости от 01.02.2022 № 20, Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н).

Так, например, при проведении медосмотров существует обязанность вести учет выдачи направлений и ознакомление работников с календарным планом медосмотра (пункт 9 Приказа Минздрава России от 28.01.2021 № 29н). При этом требования к оформлению этого учета не предусмотрены. Это означает, что работодатель должен разработать форму такого ознакомления, определить, будет ли она бумажной или электронной. Мы рекомендуем завести общий журнал учета выдачи направлений на обязательные медосмотры и психиатрические освидетельствования.

С 1 марта 2022 года обязательным является учет и расследование микротравм. При этом форма учета не закреплена законодательно, но дан ее рекомендованный образец (Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 сентября 2021 г. N 632н).

Поэтому работодатель, с учетом своей деятельности и количества подразделений должен разработать свою форму учета. Это может быть справка о расследовании, акт расследования, также обязательным является ведение журнала учета. Кроме того, что журнал можно вести в электронном виде, некоторые работодатели не имеют возможность получать электронные цифровые подписи на каждого работника, получившего микротравму. Мартовская статья Микротравмы на производстве: причины, расследование и учет содержит готовый образец заполнения справки по расследованию и журнала учета.

Этапы работы

Эксперт по охране труда

Особенности ценообразования

Для каждого заказчика стоимость разработки документации по ОТ рассчитывается индивидуально в зависимости от разновидности работ, вида деятельности и штатного расписания конкретного предприятия.

Исходными данными ценообразования служат:

Перечень обязательных документов

Пакет документов по охране труда должен содержать:

Документы по стажировкам

Положение о проведении стажировки. Порядок проведения стажировки устанавливают в отдельном документе, или в разделе положения о СУОТ. В положении нужно прописать цели и задачи стажировки, а также указать сроки, порядок проведения и допуска к работе стажера. Также утвердите формы, по которым будет задокументирована стажировка.

Перечень рабочих мест, подлежащих стажировке. Стажировку проводят согласно перечню должностей работников, утвержденному работодателем. В этот перечень нужно включить лиц, которые проводят работы повышенной опасности. Так, стажировка обязательна для электротехнического и электротехнологического персонала, для водителей автобусов и грузовых автомобилей, а также для водителей общественного транспорта. Установить ли стажировку для водителей легковых автомобилей, решает сам работодатель.

Приказ о назначении стажировки. Прежде чем допустить работника к стажировке, необходимо издать приказ. В нем нужно указать сроки стажировки и фамилии ответственных лиц. После стажировки нужно приказом допустить работников к самостоятельной работе.

Документ о регистрации стажировки. Регламентированного законом документа нет. Работодатель может самостоятельно решить, с помощью какого документа ему удобнее это делать: журнал или стажировочный лист.

Вас может заинтересовать

ОтзывыРуководитель отдела логистики ВЭД ООО «ИЛОТ»

Обращаясь к нам, вы получаете

Консультации по вопросам организации ОТ

Штрафные санкции

За отсутствие документации по ОТ в должном объеме для ИП и юрлиц предусмотрена административная ответственность. В соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ штрафные санкции для должностных и юрлиц могут варьироваться:

За отступления в сфере охраны труда, обернувшиеся тяжким вредом или летальным исходом, предусмотрена уголовная ответственность.

Среди наших клиентов

Инструкции по охране труда. Чтобы проводить инструктажи по охране труда: вводный, на рабочем месте или целевой, необходимо разработать инструкции по охране труда. Основные требования к ним утвердили приказом Минтруда от 29.10.2021 № 772н. Не забудьте издать приказ о том, кто в компании отвечает за разработку этих инструкций.

Например, вводный инструктаж по охране труда проводит специалист по охране труда, кадровик или иной уполномоченный работник организации, на которого возложена такая обязанность. Если такого документа в компании не будет, ГИТ ее оштрафует по ч.1 статьи 5.27.1 КоАП РФ.

Программы инструктажей. Программу вводного инструктажа специалист по охране труда разрабатывает на основе примерного перечня тем (приложение № 1 к Правилам), после этого с учетом мнения представительного органа (если он есть), программу утверждает работодатель. В программе необходимо учесть особенности организации, ее структуру, отраслевую принадлежность, график работы и т.д. Такое требование указано в п.11 Правил.

Важно! Если в организации или у ИП работники освобождены от инструктажей или обучения по охране труда, этот факт необходимо задокументировать, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов. Информация о безопасных методах и приемах выполнения работ в этой ситуации нужно включить в программу вводного инструктажа по охране труда. Если вы освободите работников от инструктажа, и не включите в программу вводного инструктажа необходимые сведения, работодателя оштрафуют (пункт 86 Правил № 2464).

Программы проведения первичного и повторного инструктажей — это не обязательные документы. В пункте 18 Правил указано, что инструктаж по охране труда на рабочем месте проводится в объеме мероприятий и требований охраны труда, содержащихся в инструкциях и правилах по охране труда, разрабатываемых работодателем, и включает в том числе вопросы оказания первой помощи пострадавшим. Поэтому составлять именно программы, или применять другие способы учесть весь объем информации, можно по желанию. Мы рекомендуем сделать программы, так как по ним проще проводить инструктаж, чтобы не пропустить важные нюансы по охране труда.

Чтобы регистрировать проведенные в компании инструктажи по охране труда, необходимо вести специальные записи. Обязательной формы таких записей нет. Это может быть листок, книга, журнал, но важно одно – инструктажи по охране труда пока нельзя вести в электронной форме. На это существует запрет.

Внимание! В Госдуме в настоящий момент проходит правовую оценку законопроект № 270457-8, в котором сенаторы предлагают все виды инструктажей, кроме целевого, перевести в электронный документооборот. Когда законопроект вступит в силу, мы сообщим, но пока все виды инструктажей должны проводиться в «живой» форме на бумажном носителе.

Рекомендуем иметь в компании следующие документы для регистрации процесса обучения персонала:

Вы можете возразить, сказав, что целевой инструктаж также дублируется в наряде-допуске, но не все целевые инструктажи проводят только для работ повышенной опасности. Есть и другие основания для этого, указанные в пункте 19 Правил.

Документы по обучению первой помощи

Обучение по оказанию первой помощи, организованное внутри компании, предполагает наличие инструктора-преподавателя, тренажеров, плакатов, накладных ран, аптечек первой помощи. Это значит, что вам необходимо оформить эти документы:

Разработка пакета документов по охране труда

Наша компания оказывает услуги по оформлению и ведению документации по охране труда (ОТ). Мы подготовим для вас пакет документов «под ключ» с учетом специфики вашего предприятия и организуем охрану труда, функционирующую без форс-мажоров.
Услуга будет полезна для предприятий и организаций малого и среднего бизнеса, которые решили доверить разработку документации по охране труда и первоначальную постановку всей системы охраны труда профессионалам.

Наша экспертная организация внесена в реестр Министерства труда и социальной защиты РФ для аккредитованных организаций, оказывающих услуги в области охраны труда, под регистрационным № 4078.

Документы о подготовке к обучению по ОТ

Прежде чем направить работников на обучение в УЦ, или начать обучение внутри своей организации, специалисту по охране труда необходимо тщательно подготовиться. Для этого, прежде всего, нужно разработать Порядок (положение) о проведении обучения по ОТ. В этом положении необходимо указать, кто именно, и по какой программе должен обучаться, с какой периодичностью, и где — в УЦ или у себя в организации.

Необходимо составить перечни работников, подлежащих обучению именно в УЦ, а также перечни работников, которых вы планируете обучать внутри организации. Затем определить, кого из работников можно освободить от инструктажей на рабочем месте и обучения по ОТ вообще, составить такой перечень. Все эти документы — подготовительный этап для обучения, и без этого этапа невозможно правильно спланировать подготовку работников по ОТ, легко совершить ошибки, которые приведут к штрафам.

Список обязательных документов по охране труда

Изменения в Х разделе Трудового кодекса Российской Федерации требуют от специалиста по охране труда переработать комплект локальных нормативных документов. Мы бережно относимся к вашему времени, поэтому перечислим список обязательных документов для всех организаций, вне зависимости от того, об ИП идет речь, или о крупной компании.

Прежде всего необходимо установить, что обязательные документы по охране труда регламентированы исключительно нормативными правовыми актами. Все ГОСТ, методические рекомендации являются документами добровольного применения, поэтому документы по охране труда не должны быть избыточными. Избыточность – один из главных врагов специалистов по охране труда, так как они отвлекают от самого главного – профилактики травматизма на рабочих местах.

Требования к документам по ОТ в компании следующие:

Важно! Перечень обязательных документов по охране труда, подлежащих проверке надзорных органов, регламентирован нормативными правовыми актами: Трудовым кодексом, примерным положением о системе управления охраной труда от 29.10.2021 № 776н и проверочными листами Роструда.

С учетом изменений с 1 марта и 1 сентября 2022 года, и тех, которые произошли в 2023 году, специалисту по охране труда необходимо разработать ряд основных документов по охране труда. К ним относятся:

С 1 марта 2022 года действует новое положение о системе управления охраной труда (приказ Минтруда от 29.10.2021 № 776н). В положении изменили основные процедуры СУОТ, процессы функционирования СУОТ, направления политики в области охраны труда (п. 10 в 776н), основные процедуры СУОТ (п. 55 в 776н).

Структура положения о СУОТ должна соответствовать изменениям в Х разделе Трудового кодекса несмотря на то, что примерное положение о СУОТ является рекомендацией. С большой долей вероятности предполагаем, что в вашем действующем Положении о СУОТ указана старая нумерация статей ТК РФ и сделаны отсылки на отмененное с 1 марта 2022 г. типовое положение о СУОТ № 438н. В этом случае придется переделывать Положение полностью. Ведь в нем не указан порядок расследования микротравм, порядок информирования работников об условиях труда и т.д.

Структура положения о СУОТ в компании

Чтобы определить, все ли обязательные документы разработаны именно для вашего учреждения, предлагаем наше готовое решение. Мы проанализировали все чек-листы Роструда и составили таблицу. Благодаря ей вы разработаете нужное количество документов, и не будете тратить время на не нужные.

Таблица. Проверьте, все ли обязательные документы у вас в наличии

Пример разработки Положения о СУОТ, политики в области ОТ мы разместили в нашей февральской статье Как разработать положение о СУОТ: новые требования и образец заполнения. По результатам оценки профрисков и проведенной СОУТ необходимо разработать актуальный План мероприятий по улучшению условий и охраны труда ежегодно.

Образец плана мероприятий по улучшению условий и охраны труда

Приказ Минтруда России от 28.12.2021 № 926 «Об утверждении Рекомендаций по выбору методов оценки уровней профессиональных рисков и по снижению уровней таких рисков» также действует с 1 марта 2022 года. В приложении к этим рекомендациям Минтруд разместил форму плана управления рисками. Форма рекомендованная, но разработать документ необходимо в том виде, в котором документ будет утвержден в положении о системе управления охраной труда. Не забудьте, что обязательным документом является Перечень опасностей.

Эксперты ЦОКО№1 актуализировали информацию по текущим изменениям в охране труда

Если вы следите за изменениями в законодательстве и постоянно актуализируете свои знания, вам будут полезны наши материалы. Их составили эксперты-практики с многолетним стажем в охране труда.