какие документы по охране труда можно перевести в электронный вид

Единая общероссийская справочно-информационная система по охране труда (ЕИСОТ) создана для облегчения ведения деятельности. Это полезный электронный ресурс, пользоваться которым можно и после регистрации в нем. Составили инструкцию, как это делать.

Чтобы вы не ошиблись при подаче в реестр информации об обученных в компании сотрудниках по охране труда, эксперты ЦОКО№1 составили понятную инструкцию. В ней дали таблицу с поэтапным алгоритмом действий специалиста по ОТ, а также образец приказа о решении работодателя проводить обучение определенной категории сотрудников в своей организации.

В обязанности работодателя, помимо прочего, входит обеспечение сотрудников безопасными условиями труда. Для этого в организации создаётся служба охраны труда и проводятся специальные мероприятия — обучение, инструктажи, проверки и тому подобное.

Кроме того, работодателю необходимо подготовить комплект документов, регламентирующих охрану труда, а также регулирующих правила техники безопасности. В статье расскажем, какие документы по охране труда можно вести в электронном виде и как организовать электронный документооборот в сфере охраны.

Рабочий телефон – 8 (41136) 4-97-79

Главный специалист — Кашина Светлана Владимировна,

ведущий специалист – Вестимова Мария Васильевна.

Охрана труда – система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности включает в себя правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реабилитационные и иные мероприятия. Вопросы сохранения здоровья работающего населения, увеличения трудоспособного возраста работников представляют собой приоритетное направление государственной политики в области трудовых отношений, охраны труда и обеспечения безопасных условий труда, так как именно с трудоспособным населением связан экономический рост государства. На территории муниципальных образований органы местного самоуправления обеспечивают реализацию основных направлений государственной политики в области охраны труда в пределах переданных полномочий.

Сфера охраны труда традиционно ассоциируется с огромным количеством документов. Иногда их число достигает такого уровня, что на предприятии приходится выделять отдельного человека, который будет доставлять бумаги из точки А в точку Б. Можно ли оптимизировать этот процесс? Читайте в нашей статье.

Высокие технологии постепенно просачиваются в самые разные отрасли, включая такие зарегламентированные и консервативные, как охрана труда. Наверняка вы слышали об «умных» касках, интеллектуальных системах распознавания опасности на производстве и других новшествах. Но в работе СОТ — службы охраны труда — есть другая сторона, а с ней и целый пласт задач, связанный с организацией документооборота.

Нужна ли цифровизация в сфере охраны труда?

Специалистам по ОТ приходится работать с более чем сотней различных видов документов, среди которых — журналы регистрации инструктажей по технике безопасности, нормативная документация, различные распоряжения, наряды-допуски и так далее. Ситуация осложняется тем, что за соблюдением требований зорко следит целый ряд регуляторов — МЧС, пожарная служба, санэпидемстанции, Ростехнадзор, Минтруд. При таком разнообразии очень сложно не выпустить какую-то мелочь из поля зрения, а цена ошибки может быть очень высока.

Упрощать работу с документами можно и нужно. Как? Путем перевода всего процесса в электронный вид. У такого формата целый ряд преимуществ.

Законно ли переводить документы по охране труда в цифру?

Государство активно развивает нормативную базу для того, чтобы электронный документооборот стал легитимным. 377-ФЗ, принятый в 2021 году, разрешает работать с документами в цифре в самых разных областях, в том числе — в сфере трудовых отношений. Правда, закон предписывает несколько исключений и обязывает дублировать на бумаге три вида документов: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.

В 2022 году вступил в силу 311-ФЗ — он вновь разрешил работодателям использовать ЭДО в сфере охраны труда и предоставлять надзорным органам удаленный доступ к электронным документам. Каких-либо ограничений по отдельным форматам закон не предусматривает.

Налицо противоречие: один ФЗ предписывает дублирование на бумаге ряда документов, другой — нет. Законодатели знают об этом и работают над совершенствованием нормативной базы. Так, в конце 2022 года в Госдуму внесен законопроект, который разрешит работникам подтверждать прохождение инструктажа по охране труда дистанционно с помощью электронной подписи. Сейчас документ на рассмотрении.

Очевидно, что формирование легальной основы для ЭДО в сфере охраны труда идет полным ходом и уже сегодня типовые форматы можно смело переводить в цифру.

Сколько должен храниться наряд допуск?

Закрытые по завершении работ наряды-допуски хранятся 1 год. Если при выполнении работ по нарядам-допускам имели место несчастные случаи на производстве, то эти наряды-допуски должны храниться вместе с материалами расследования указанных несчастных случаев.

Акты о расследовании несчастных случаев, квалифицированных по результатам расследования как не связанные с производством, вместе с материалами расследования хранятся работодателем (юридическим или физическим лицом) в течение 45 лет.

Какие запросы по цифровизации ОТ актуальны для компаний?

Большое количество документов по охране труда и не меньшее число рутинных операций по их обработке предопределяют интерес организаций к переходу в цифру.

Чаще всего заказчики стремятся быстрее:

Какие крупные задачи помогает решить цифровизация охраны труда?

В первую очередь, она экономит время. Например, согласование наряда-допуска на бумаге занимает от нескольких часов до нескольких дней, а в цифре — около 30 минут. Такой результат достигается за счет автозаполнения полей и дистанционного безбумажного взаимодействия.

Вторая важная цель заказчиков — снижение производственного травматизма. На нее «работает» автоматический контроль выдачи и получения СИЗ, а также отслеживание допуска к работам только аттестованных сотрудников, прошедших инструктаж. Оба процесса гораздо проще контролировать в специальной системе, где вся информация хранится в структурированном виде и доступна в несколько кликов.

Автоматизируя работы, компании стремятся также снизить затраты и убытки. Здесь цифровизация тоже помогает, ведь правильно и своевременно оформленные и предоставленные регулятору документы значительно снижают риск штрафов.

Еще один важный момент — строгое соответствие быстро меняющемуся законодательству. Информационная система помогает контролировать и своевременно исправлять ошибки при заполнении типовых документов, тех же нарядов-допусков. Созданные электронные документы всегда под рукой, их легко найти и невозможно потерять.

Если процессы в сфере охраны труда переведены в цифру, сотрудники начинают использовать свое рабочее время намного эффективнее: типовые документы создаются из шаблонов, ошибки подсвечиваются, общее время на создание и согласование документа уменьшается в разы. Всё это сокращает количество простоев не только работников, но и подрядчиков, деятельность которых зависит от готовности документов.

Что нужно сделать, чтобы перейти в цифру?

Если задачи цифровизации охраны труда для вас актуальны, самое время задуматься о подключении к электронному документообороту.

Мы рекомендуем несколько простых шагов.

Работу с типовыми для сферы охраны труда документами легко организовать в Directum RX. Многие клиенты уже распробовали выгоды от цифровизации ОТ на базе системы. Например, в «Восточной горнорудной компании» нарушения техники безопасности фиксируются через мобильное приложение Directum Solo, а акт создается и подписывается в электронном виде. В результате весь процесс ускорился в 5 раз.

Изображение от ArtPhoto_studio на Freepik

На заседании Отраслевой трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений рассмотрены вопросы охраны труда

На заседании Отраслевой трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений в числе прочих были подняты вопросы охраны труда. В отрасли были подведены итоги года по состоянию травматизма и проведенной работе по охране труда и расследованию наступивших несчастных случаев на производстве. Сохранение жизни и здоровья работников, обеспечение охраны труда и профилактика травматизма — первоочередные задачи, стоящие перед профсоюзами и социальными партнерами.

Инспектор по охране труда горкома профсоюза принимает участие в работе комиссий по расследованию несчастных случаев на производстве с тяжелым и смертельным исходом, в том числе в организациях, не состоящих на профсоюзном обслуживании. В рамках расследования осуществляется взаимодействие с Государственными инспекторами труда и представителями Московского регионального отделения Социального Фонда России.

На первом месте по причинам травматизма в несчастных случаях на производстве является падение работников с высоты собственного роста на ровной поверхости, на втором — падение при уровне разницы высот. Вместе, эти две причины составляют более половины всех наступивших несчастных случаев. На третьем месте среди остальных причин несчастных случаев являются травмы, противоправно нанесенные работникам другими лицами.В 2022 году наибольшее количество травм — 33% — также произошло в связи с падением с высоты собственного роста.

С 1 сентября 2023 года вступают в действие изменения по охране труда

Что нового в сфере охраны труда с 1 сентября 2023 года?

Средства индивидуальной защиты и смывающие средства будут выдаваться в соответствии с Едиными типовыми нормами для каждой профессии. С 1 сентября 2023 года утрачивают силу утвержденные приказом Минздравсоцразвития РФ от 01.06.2009 N 290Н Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты и вступают в силу новые Правила и типовые нормы выдачи СИЗ и смывающих средств (Приказы Минтруда от 29.10.2021 № 766н и 767н).

В какой период будут действовать Правила и типовые нормы?

С 1 сентября 2023г. по 1 сентября 2029г. Но выдавать СИЗ можно по прежним  типовым нормам до 31 декабря 2024г.

Какие факторы нужно учитывать при выдаче СИЗ?

Выдавать СИЗ и смывающие средства нужно в соответствии с Правилами, на основании единых Типовых норм выдачи средств индивидуальной защиты и смывающих средств. При этом учитывать результаты специальной оценки условий труда, результаты оценки профессиональных рисков, мнение выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного представительного органа работников (при наличии).

Новый порядок предрейсовых и послерейсовых медосмотров.

С 1 сентября 2023 года работодатели смогут проводить медицинские осмотры водителей (предсменные, предрейсовые, в течение рабочего дня (смены), послесменные, послерейсовые) дистанционно без посещения медицинской организации и без присутствия врача. Для этого используют медизделия, дистанционно передающие информацию о состоянии здоровья. Работники должны пройти идентификацию личности.

Дополнительно такие водители обязаны проходить 2 раза в год очно исследование на наличие в организме наркотиков, психотропных веществ и их метаболитов.

Важно! Для водителей: междугородных пассажирских автобусов, осуществляющих маршруты более чем на 300 км, водителей, перевозящих организованные группы детей, перевозящих опасные грузы, нельзя  проходить дистанционные медосмотры, на них действуют прежние очные правила прохождения медосмотров.

Личные медицинские книжки станут электронными.

С 1 сентября 2023 года оформить медицинскую книжку можно будет в электронном виде. Для этого потребуется подать заявление в личном кабинете на портале госуслуг, затем обратиться в любую медицинскую организацию для медосмотра.

Где можно пройти медицинское обследование?

Обследование разрешается пройти как в государственной, так и частной клинике, у которой есть соответствующая лицензия.

В каком виде будут выдавать медицинские книжки?

Медкнижки будут выдавать в электронном виде и будут подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью. Старые бланки, которые у сотрудников на руках, можно будет применять, пока в них не закончатся странички. Причин отказывать сотруднику в приеме такого документа после 1 сентября 2023 года у работодателя не будет.

Если сотрудник оформляет медкнижку впервые с 1 сентября 2023г.?

В этом случае медкнижку формируют в электронном виде. При этом сотрудник вправе запросить в центре гигиены и эпидемиологии медкнижку и на бумажном носителе.

Что делать, если произошел несчастный случай на производстве?

Что делать, если случилось немыслимое, и работник пострадал?

В первую очередь необходимо вызвать скорую помощь по телефону 112. Выполняйте требования диспетчера скорой помощи и постарайтесь описать повреждения и травмы как можно точнее. Работники скорой помощи, прибывшие на место определят степень повреждений и примут решение о госпитализации.

Если работнику нужна экстренная помощь, как можно скорее удалите его из опасного помещения или места. После этого, начните оказание первой помощи пострадавшему. В этом вам поможет памятка МЧС по оказанию первой помощи. Также вы можете следовать указаниям диспетчера скорой помощи.

Сообщите работодателю о несчастном случае при первой же возможности. Ответственность за сохранение жизни и здоровья работников на рабочих местах лежит именно на нем. Работодатель должен предотвратить причинение вреда другим работникам на предприятии и зафиксировать обстоятельства произошедшего несчастного случая.

После госпитализации работника или, если она не понадобилась, обращения работника за помощью в медицинские центры самостоятельно, работодатель должен будет запросить учетную форму 315/у у лечащего врача или заведующего отделением. В данной справке врач определяет тяжесть повреждений пострадавшего, из чего будут исходить дальнейшие действия работодателя.

В случае, если степень тяжести «легкая» или «средняя», то работодатель обязан будет проинформировать Социальный фонд России, используя форму, установленную приказом Минтруда России №223н от 20.04.2022 в течение суток с момента происшествия.

Если же степень тяжести определена, как «тяжелая», либо произошел групповой несчастный случай, затронувший более одного пострадавшего, либо, если несчастный случай был изначально определен, как «легкий» или «средний», работодатель обязан в течение суток сообщить в Государственную Инспекцию Труда г. Москвы, Социальный Фонд России, прокуратуру по месту происшествия несчастного случая, департамент труда и социальной защиты населения г. Москвы, и Московскую Федерацию Профсоюзов.

С 1 марта начали действовать изменения по охране труда.

С 1 марта 2023г. начали действовать ряд важных изменений по охране труда: в организации обучения по охране труда, в расследовании и учете профзаболеваний работников. Теперь работодатель сможет обучать своих работников при условии регистрации в специальном реестре ИП и юридических лиц, осуществляющих деятельность по обучению своих работников, и внесении информации в систему охраны труда Минтруда России. Это касается трех видов обучения: требованиям охраны труда, оказанию первой помощи и использованию средств индивидуальной защиты. Информацию о работниках, прошедших обучение, работодатель направляет в реестр обученных лиц. Если работодатель направляет работников на обучение в специализированные организации, которые оказывают услуги в области  охраны труда, необходимо убедиться в наличии аккредитации. Реестр аккредитованных организаций размещен на сайте Минтруда РФ. Если у организации нет аккредитации, то выданный документ об обучении и проверке знаний, не будет иметь силы. За допуск работников к работе без обучения и проверки знаний по ОТ организации грозят штрафы от 110 до 130 тыс.руб. за первое нарушение  и от 100 до 200 тыс. руб. или приостановка деятельности до 90 суток за повторное, если аналогичное нарушение совершили  не больше года назад. Предусмотрены  штрафы и для ответственного за ОТ.

С 1 сентября 2022г. вступают в силу обновленные нормы и условия выдачи молока работникам с вредными условиями труда.

Приказом Минтруда России от 12.05.2022г. № 291н закреплены правила о бесплатной выдаче молока или равноценных продуктов работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, не позже следующего дня после того, как сведения о результатах СОУТ внесут в госсистему. Допускается замена молока :                                                            — тем же количеством кисломолочных жидких продуктов жирностью до 3,5%  (кефир, простокваша, ацидофилин, ряженка), иогуртов жирностью до 2,5%;                                        — не менее 300 мл пищевых продуктов лечебно-профилактического питания при вредных условиях труда.              Сейчас вместо молока разрешают выдавать еще сыр и творог. Приказом утверждены и другие положения, большинство из них аналогичны действующим.                                Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 12.05.2022г. № 291н вступает в силу с 1 сентября 2022г. и действует до 1 сентября 2028г.

Нажмите на кнопку «Реестры», затем на кнопку «Добавить», после чего на «К ожидающим записям». В всплывающем окне нужно будет внести сведения о сотрудниках, которые прошли проверку знаний в вашей внутренней комиссии. Здесь потребуются СНИЛСы работников.

Рекомендуем запросить в отделе кадров сведения о принятых сотрудниках с указанием даты приема и СНИЛС. Так вы сможете запланировать своевременно обучение и проверку знаний.

Что на практике. Иногда у работников в паспорте не указано отчество. Например, есть гражданин России, знаменитый киноактер Стивен Сигал. Его отца зовут Сэмюэл. Но это не значит, что вы должны вносить Сигал Стивен Сэмюэльевич. Ничего от себя не придумывайте, как вам дали сведения кадровики, так их и вносите в реестр.

Обязательно проследите, чтобы выбрали оценку проверки знаний «удовлетворительно». Потому что по умолчанию там установлен «неуд». Хорошо проверьте данные перед загрузкой, но в панику не впадайте — пока данные не переданы в реестр с помощью ЭЦП, можно их редактировать.

Внимание! Если вы провели запись в реестр 20 апреля, но на следующий день нашли и исправили ошибку, то датой внесения будет считаться не 20, а именно 21 апреля.

Проверьте правильность выбора программы обучения. Она должна соответствовать записи в протоколе проверки знаний! Выберите нужную программу из выпадающего списка:

После того, как выгрузите данные в реестр, появится новая запись, в начале которой будет стоять регистрационный номер. Вот его вы и должны будете внести в протокол проверки знаний требований охраны труда.

Учтите, что есть исключения, когда работодатель может не вносить сведения в реестр, но тем не менее, проводить обучение и проверку знаний в своей комиссии. Это касается всех тех, кто связан с государственной тайной.

Как подавать сведения в реестр обученных по охране труда

Важно! Если в вашей компании есть представительный орган работников, обязательно запросите его мотивированное мнение. Получив его, подпишите у руководителя организации приказ о решении работодателя проводить обучение определенной категории сотрудников в своей организации. В приказе сделайте отсылку на Положение о СУОТ, в котором приведен перечень должностей сотрудников, для которых будет проводиться обучение по ОТ, с указанием конкретных программ обучения.

Обязательно посчитайте следующие параметры:

Если у вас обучению подлежит 1000 человек, но из них 30 обучаются в учебном центре, а 270 освобождены от обучения по программе «б» в п.46 Правил обучения № 2464, то получится, что обучать вам останется внутри вашей организации всего 700 человек. 700 человек = 7 мест для обучения. В приказе должны быть указаны эти места обучения (актовый зал, лаборатория, мастерская, кабинет охраны труда).

Как подать уведомление об обучении по охране труда

После того, как вы нажмете кнопку «Добавить»,  появится таблица с полями, которые нужно заполнить. Также вам необходимо подгрузить в специальное поле скан приказа (образец приказа прилагаю. Если вы допустили ошибку, не переживайте, всегда можно отредактировать.

После того, когда вы внесете все сведения, нужно нажать кнопку «Отправить». Пока у вас нет свой усиленной квалифицированной электронной печати, ваш руководитель подпишет уведомление своей подписью.

Что на практике. После того, как вы отправите заполненное уведомление, вам придется ожидать. На практике, я подала уведомление 12 апреля, а личный кабинет был зарегистрирован 19 апреля. Необходимо учитывать еще и то, что иногда сайт Минтруда очень «притормаживает».

Нажав на «Уведомление», вы можете посмотреть свои сведения, а можете внести изменения, если нажмете «Добавить».

Какие документы по охране труда можно оформлять в электронном виде

Поскольку документы в сфере охраны труда являются кадровыми, их ведение регламентируется поправками о КЭДО. Кроме того, с 1 марта 2022 года начал действовать Федеральный закон от 2 июля 2021 года № 311-ФЗ, утверждающий право работодателя на внедрение ЭДО в области охраны труда (ст. 214.2 ТК РФ).

Большую часть документов по охране труда можно перевести в электронный вид: правила, положение, политика в области ОТ, инструкции, документы по обучению, распоряжения, приказы (например, о назначении ответственных лиц / создании комиссий) и т.д.

Однако в поправках об ЭДО есть исключения, запрещающие ведение в электронном виде без дублирования на бумаге некоторых документов по ОТ. Например, электронный инструктаж по охране труда должен обязательно иметь бумажную версию.

Процедура расследования несчастных случаев регламентируется ТК РФ и Постановлением Минтруда РФ №73, которым не предусмотрено применение электронных подписей. Поэтому правила о кадровом ЭДО на акты о расследовании несчастных случаев на производстве не распространяются.

Кроме того, не все надзорные органы, которым работодателю придётся отчитываться по несчастным случаям, принимают электронные документы. Чтобы организовать электронный документооборот между работодателем и ведомством, потребуется заключить специальное допсоглашение, на согласование которого уйдёт какое-то время. Но срок расследования несчастных случаев ограничен, поэтому в такой ситуации на согласование бумажных актов может уйти меньше времени, чем на обработку электронных.

Документы, подтверждающие проведение инструктажа по охране труда, тоже необходимо вести на бумаге, поскольку этого требует ТК РФ. Оформлять журналы по инструктажам в электронном виде без бумажной копии нельзя.

Личный кабинет работодателя по охране труда

Кабинет работодателя ЕИСОТ можно найти по запросу в браузере «сайт Минтруда», после чего выбрать на главном экране «Личный кабинет». Или перейти по ссылке https://lkot.mintrud.gov.ru и нажать синюю кнопку «Вход в систему».

Причем вход в личный кабинет возможен только после успешной авторизации через профиль сервиса «Госуслуги». При первичной попытке входа в личный кабинет профиль Госуслуг запросит разрешение передать персональные данные профиля во ФГИС СОУТ. Нужно нажать кнопку синего цвета «Предоставить».

После подтверждения этого действия в последующий вход в личный кабинет подобного запроса не будет.

Выполнив действия указанные выше, будет осуществлен авторизированный вход в личный кабинет работодателя по охране труда.

Как вести электронный документооборот в области охраны труда

Перевод кадрового делопроизводства в электронный формат потребует нескольких вещей:

Для юридически значимого документооборота подойдёт только усиленная квалифицированная ЭП. Электронная подпись в охране труда используется лишь для подписания документа после ознакомления, поэтому для этих целей подойдёт усиленная неквалифицированная ЭП.

Нужно разработать и подписать регламент об ЭДО. Он будет содержать определения и термины, правила работы с электронными документами и доступа к системе электронного документооборота. Подготовьте график документооборота в учётной политике — это поможет в разработке собственной схемы работы с документами.

Работники должны дать своё согласие на ведение своих кадровых документов в электронном виде.

Чтобы успешно перевести кадровое делопроизводство вашей компании в цифровой формат и начать электронный документооборот в сфере охраны, подключите облачный сервис iКЭДО. Это поможет пройти все этапы перехода на кадровый ЭДО и перевести все процессы в электронный формат максимально быстро.

Требования к ведению документов по охране труда в электронном виде

Процедура состоит из пяти критериев, два из них обязательные, три — нет.

Документ должен быть оформлен в формате PDF/A-1A. Название может содержать заглавные и строчные буквы латинского алфавита, цифры и подчеркивания. Длина не должна превышать 250 символов.

Описание документа оформляют в кодировке utf-8 без BOM в формате XML. Это нужно для работы программы, которая принимает и обрабатывает файлы. XML-схему описания электронного документа размещают на сайте Министерства труда.

Обратите внимание! Если на сайт загрузить новую схему, предыдущая будет действовать еще год.

Также есть требования к структурным элементам описания документов. Перечень элементов указан в приложении № 1 к приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578.

Каждый структурный элемент имеет три характеристики: обязательность, множественность и тип значения элемента.

Обязательность обозначают буквами:

«О» — обязательный;

«У» — условно-обязательный;

«Н» — необязательный.

Множественность обозначают «М», ее используют для сведений о работниках и соискателях, если документ содержит данные о нескольких сотрудниках.

Тип обозначают буквой «Т» — текстовой или «D» — календарный.

Приложения допустимо оформлять в форматах: Word, Excel или PDF, кроме того названия могут быть написаны русскими буквами.

Доверенность должна быть оформлена в формате XML, но если в цифровой системе нет возможности автоматизированной обработки документа, то возможно оформление в формате PDF. Документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. Это указано в приказе Минцифры от 18.08.2021 № 858.

Ответы на часто задаваемые вопросы про личный кабинет Минтруда

– Если срок действия сертификата ЭЦП истекает, это означает, что ее применение в системе ЕИСОТ невозможно.

Для продолжения работы на портале нужно перевыпустить сертификат электронной подписи в аккредитованном центре.

– «Активный пользователь не найден» – сообщение, которое возникает если при входе в систему используется не зарегистрированный в ней аккаунт с сертификатом.

– Такая ошибка может возникнуть только у работодателей, которые сами занимаются обучением своих сотрудников. Сообщение может появиться, если:

Таким образом нужно либо направить само уведомление, либо проверить статус рассмотрения в ЛКОТ.

Преимущества ЭДО в сфере охраны труда

Применение ЭДО в охране труда обладает очевидными преимуществами перед ведением документации на бумаге. При бумажном документообороте процесс ознакомления сотрудников с результатами специальной оценки условий труда требует огромных трудозатрат от специалистов по ОТ.

Кроме того, массу времени отнимает проверка своевременного проведения инструктажей по охране труда. Вместо этого специалисты могли бы чаще заниматься профилактикой травматизма, проводить встречи с персоналом, посещать объекты работ с повышенной опасностью.

Внедрение электронного документооборота в кадровое делопроизводство, в том числе в область охраны труда, в значительной степени ускоряет все процессы, связанные с оформлением документации и ознакомлением с ней сотрудников.

Цифровизация кадрового делопроизводства

С 22 ноября 2021 года действуют поправки в ТК РФ, внесённые Федеральным законом № 377-ФЗ. Изменения установили определение ЭДО в сфере трудовых отношений, тем самым создав полноценную законодательную базу для электронного документооборота в кадровом делопроизводстве. Теперь кадровую документацию можно оформлять, заверять, применять и хранить в электронном виде, не дублируя на бумажные носители.

Внедрение КЭДО позволяет перевести в электронный вид почти все кадровые документы, за некоторым исключением. На бумаге нужно в обязательном порядке оформлять приказы об увольнении, а также два вида документов по охране труда, которые мы рассмотрим позже.

Нормы ТК РФ об ЭДО в кадровом делопроизводстве также не распространяются на трудовые книжки.

Как попасть в реестр ЮЛ и ИП, обучающих своих работников

Такой реестр предназначен для работодателей, которые рассматривают возможность обучения охране труда работников без помощи учебных центров, то есть своими силами.

Чтобы быть в данном реестре, работодатель должен направить в Минтруд уведомление о том, что он будет «образовывать» своих работников в сфере охраны труда самостоятельно.

К уведомлению работодатель должен приложить следующую информацию:

Далее уведомление и все вышеуказанные сведения необходимо передать в Минтруд в электронном виде, заверив их электронной подписью.

Регистрируются сведения в течение 5 рабочих дней с момента доставки уведомления в министерство. Его могут продлить на такое же количество дней, если ведомство решит выяснить дополнительные сведения о заявителе.

Какие документы по охране труда можно вести в электронном виде

По охране труда электронно можно вести шесть документов, которым присвоен идентификационный код:

• Согласие работника об информировании о результатах расследования несчастного случая, происшедшего с ним при выполнении работы по совместительству, работодателя по месту основной работы код 05.006

• Заявление работника об освобождении от работы для прохождения диспансеризации код 05.001

• Заявление о замене молока или других равноценных пищевых продуктов компенсационной выплатой код 05.002

• Заявление о замене компенсационной выплаты на молоко или другие равноценные пищевые продукты код 05.003

• Заявление о замене выдачи молока на выдачу равноценных пищевых продукты код 05.004

• Заявление о замене выдачи равноценных пищевых продукты на выдачу молока код 05.005

Электронный код к этим документам указан в приложении к приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578н.

Также в электронном виде можно вести документы, возможность ведения которых электронно установлена в регламентирующих их нормативно-правовых актах. Таким документам присваивают код 12.999. Эту информацию указан Минтруд в письме от 14.06.2023 №15-1/ООГ-3096.

Обратите внимание: инструктажи по охране труда и акт о несчастном случае на производстве нельзя оформлять в электронном виде.

Какие документы по охране труда должны быть в организации

Законодательством не предусмотрено установленного перечня документов по охране труда (ОТ). Работодатель вправе самостоятельно определить состав комплекта документов по ОТ, которые будут разработаны и утверждены.

Однако с учётом практического опыта в пакет документов по охране труда, которые рекомендуется подготовить, необходимо включить:

Как организовать документооборот по охране труда в электронном виде

Для ведения документооборота по охране труда в электронном виде в организации должен быть утвержден локальный нормативный документ о введении электронного документооборота и порядок его ведения. В порядке должен быть описан процесс ведения документов по охране труда.

Для ведения электронного документооборота используют информационную систему «Работа в России» или собственную электронную систему организации. Это указано в  письме Минтруда от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-303.

Собственная цифровая система работодателя должна позволять:

Кроме того, она должна соответствовать требованиям к хранению документов и защите персональных данных.

Важно! Если ведение документов в электронном виде в организации не утверждено, можно составить служебную записку работодателю, с просьбой об организации электронного документооборота. Для большей убедительности можно пообщаться с коллегами из других отделов или служб и узнать, кто еще хочет вести документы в электронном виде. Если составить служебную записку коллективно, работодатель ее одобрит с большей вероятностью.

Также служебную записку составляют в случае, если порядок ведения электронного документооборота на предприятии утвержден, но там нет информации о ведении документов по охране труда.

Обратите внимание, что вести документы работников электронно можно только с их разрешения. Даже если в ЛНА работодателя прописано ведение документов по ОТ электронно, но кто-то из работников против, оформлять его документы придется в бумажном виде (ч. 5 и 9 ст. 22.2 ТК РФ). Исключение — если работник устроился на работу позже  31.12.2021. Это указано в ч. 4–7 ст. 22.2 ТК РФ.

Настройка доступа в ЛКОТ для работника организации

В личный кабинет по охране труда может иметь доступ не только работодатель, но и любой другой работник. Для этого этот доступ нужно настроить.

Но сначала нужно убедиться, что у работодателя или у уполномоченного пользователя имеются «права администратора», то есть присвоена роль «Руководитель организации».