можно ли заверить копию трудовой книжки которую ранее отдали работнику

Электронная трудовая книжка: нововведения и основные правила заполнения

Начиная с 2022 года, ведение трудовых книжек стало электронным. Если сотрудник начал трудовую деятельность после 1 января 2022 года, ему не оформляется бумажная трудовая книжка. Вместо этого, все данные о его работе будут вноситься в электронную трудовую книжку (ЭТК). Однако, если работник отказался от ЭТК или выбрал ведение книжки в обеих формах — бумажной и электронной, работодатель обязан вести бумажную трудовую. Полное отказ от бумажной трудовой книжки ожидается в 2027 году. До этого момента обе версии трудовой книжки — бумажная и электронная — являются основными документами о трудовой деятельности работника и имеют равную юридическую силу.

Правила заполнения трудовой книжки

Правила заполнения трудовой книжки установлены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Для правильного заполнения трудовой книжки также необходимо руководствоваться правилами, изложенными в Приложении 2 к Приказу Минтруда № 320Н.

Основные правила заполнения трудовой книжки включают:

• Заполнять все необходимые реквизиты, такие как ФИО работника, данные о предыдущих местах работы и т.д.
• Указывать даты начала и окончания работы на каждом предыдущем месте работы.
• Записи должны быть четкими и легко читаемыми.

Заверение копии трудовой книжки

Если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки и она была выдана ему на руки, работодатель не может заверить копию этой книжки. Согласно части 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать копии документов, связанных с работой, не позднее 3 рабочих дней после подачи заявления. Это правило распространяется и на трудовую книжку.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013, копией документа считается экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Заверенная копия документа содержит необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость, включая подпись.

Однако, заверение копии документа возможно только при наличии подлинника этого документа. Действует также Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан, который указывает, что на копии должна быть отметка о том, что подлинный документ находится в организации.

Таким образом, если трудовая книжка не хранится в вашей организации, работодатель не может заверить ее копию.

Изготовление и заверение копии трудовой книжки

В рассматриваемой ситуации у работодателя отсутствует трудовая книжка сотрудника, поэтому он не может изготовить и заверить ее копию. Однако, стоит отметить, что заверение копии трудовой книжки до момента внесения в нее соответствующей записи и выдачи ее сотруднику на руки является фактически указанием ложной даты изготовления копии документа. Такие действия нарушают требования нормативных правовых актов.

Выдача копии трудовой книжки по заявлению сотрудника

В данной ситуации, работодатель может выдать сотруднику копию трудовой книжки на основании его письменного заявления СТД-Р в бумажном или электронном виде в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Требования к оформлению копии трудовой книжки

Если сотрудник запрашивает выдачу копии трудовой книжки, работодатель обязан делать это согласно требованиям ГОСТа Р 7.0.97-2016, утвержденного приказом Росстандарта №2004-ст от 8.12.2016 и вступившего в силу с 1 июля 2018 года. Не соблюдение требований ГОСТа может привести к неприемлемости такой копии, а работодателям, оформившим неправильно копию трудовой книжки, грозит оштрафование со стороны трудовой инспекции.

Оформление копии трудовой книжки

Для оформления копии трудовой книжки, сотрудник должен написать письменное заявление и подать его в бухгалтерию или отдел кадров. Бухгалтерия должна оформить копию и передать ее сотруднику в течение трех рабочих дней со дня получения.

В соответствии с рекомендованным ГОСТом существует два варианта отметок на копии документа — для внутренних или внешних пользователей (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Отметки на копии для внутренних пользователей

Если сотрудник планирует использовать копию внутри организации, бухгалтерия должна на копии трудовой книжки написать Верно, указать должность лица, заверяющего документ, поставить подпись с расшифровкой и дату заверения.

Отметки на копии для внешних пользователей

Если сотрудник нуждается в копии для предоставления в другую организацию, например, в банк или паспортно-визовый центр, бухгалтерии необходимо указать место хранения оригинала, с которого сделана копия, номер и год дела. Запись должна быть заверена печатью или штампом работодателя.

Копия трудовой для мобилизованного сотрудника

Важно отметить, что если сотрудника мобилизовали, и он просит предоставить ему копию трудовой книжки, работодателю обязанностью является выдача такой копии. Во время мобилизации работодатель временно приостанавливает действие трудового договора с сотрудником, но не расторгает его.

Период действия копии трудовой книжки

Законодательством не установлен конкретный период действия копии трудовой книжки. Такой срок может определить организация, в которую требуется предоставить копию. Например, для выдачи кредита банки могут требовать копию не старше одного месяца, а при получении загранпаспорта срок годности копии составляет две недели. Также следует уточнить у сотрудника, какие ограничения по срокам действуют.

Выдача копии трудовой книжки различными органами

В МФЦ выдают копию трудовой книжки на бумаге, в Госуслугах — в электронном виде, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). В ПФР человек может выбрать формат копии трудовой — электронную или бумажную.

Копия трудовой книжки в электронном виде: форма СТД-Р

Работник также может получить копию трудовой у работодателя. Но это будет отчёт по форме сведений о трудовой деятельности СТД-Р. Данная форма – это копия трудовой книжки в электронном виде. Сведения о работе указываются в том же объёме, что и в форме СТД-ПФР. Главный минус СТД-Р в том, что в копию войдут сведения о работе только в этой организации.

Бумажную форму СТД-Р руководитель заверяет своей подписью и ставит печать организации. Если справка выдана в электронном виде, её нужно заверить УКЭП. Работодатель обязан выдавать такие сведения сотрудникам, в отношении которых он не ведёт трудовые книжки на бумажном бланке.

Кадровики продолжают вести обычные ТК на всех работников, которые не отказались от бумажного формата.

Важно знать

• Сотрудник вправе в любой момент запросить у работодателя сведения по форме СТД-Р. И бухгалтерия обязана выдать её в течение трёх рабочих дней после подачи заявления.

• Если работодатель отказывается выдать работнику заверенную копию трудовой книжки, его накажут по ст. 5.27 КоАП.

Может ли директор вести трудовые книжки?

П. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, гласит, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Распространенные вопросы

1. Внося записи в трудовую книжку, нечаянно пропустили разворот. Т.е. записи о работе идут-идут, после записи № 14 пустой разворот (2 страницы) потом со следующего разворота записи 15,16,17. Что делать: выдать дубликат, исправлять (тогда как?) или можно оставить как есть?

2. Работник в день увольнения отказался получать сведения о трудовой деятельности (форму СТД-Р). Говорит, что они неправильно оформлены: указан только постоянный перевод и увольнение, а сведений о его приеме на работу в организацию нет. Но сведения о приеме написаны в его трудовой книжке, она у него давно на руках (выдана при переходе на ЭТК). Что делать? Он получил расчет и ушел.

3. На портале Роструда рассмотрена интересная ситуация. Работник при увольнении не забрал трудовую книжку и обратился в суд с иском о восстановлении на работе. Работодатель же в день увольнения отправил работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. Далее был суд, в нескольких инстанциях, который работник проиграл. Но работник не успокоился и решил, что работодатель мог отдать трудовую книжку в суде, поэтому попытался взыскать зарплату за период задержки трудовой книжки.

Ресурсы для изучения

1. Доступ к справочной базе
2. Книги, семинары, курсы и другие ресурсы

Правила выдачи и ведения трудовой книжки

Выдача трудовой книжки

Работник увольняется в последний день работы по графику, но отдел кадров уже не работает в это время. Когда следует выдать трудовую книжку?

Обычно трудовая книжка выдается работнику в день его увольнения. В данном случае, если отдел кадров не работает в 22:00, то трудовая книжка может быть выдана работнику в последующий рабочий день.

Регистрация вкладышей в трудовую книжку

Необходимо ли регистрировать вкладыши в трудовую книжку в книге учета движения трудовых книжек и приходно-расходной книге? Можно ли утвердить свои формы КУДТК и ПРК, в которых вкладыши не будут регистрироваться?

Согласно требованиям закона, вкладыши в трудовую книжку должны быть обязательно зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и приходно-расходной книге. Утверждение своих форм, в которых вкладыши не будут регистрироваться, не допускается.

Приказ на ведение, учет, хранение трудовых книжек

Нужно ли оформлять приказ на ведение, учет и хранение трудовых книжек, если эти обязанности выполнены не в рамках основной должности, а в порядке совмещения и прописаны в отдельном соглашении (ст. 60.2 ТК РФ)?

Если обязанности по ведению, учету и хранению трудовых книжек не относятся к основной должности сотрудника, а выполняются в порядке совмещения и указаны в отдельном соглашении, то приказ на выполнение этих обязанностей не требуется. Однако, следует убедиться, что работник будет правильно выполнять свои обязанности в соответствии с законодательством.

Дополнение записи в трудовую книжку

При заполнении трудовой книжки сотрудника вы не заметили, что на странице закончилось место для записи, и только окончание должности не поместилось. Можно ли дописать запись о приеме на следующей странице или внизу, а для остальных записей уже завести вкладыш?

В данной ситуации рекомендуется завести вкладыш для дополнения записи о приеме сотрудника. Запись можно сделать на следующей странице или внизу, но необходимо убедиться, что все остальные записи будут четко упорядочены и не вызовут путаницы при дальнейшем заполнении трудовой книжки.

Запись о переименовании в трудовой книжке

В декабре прошлого года компания была переименована, но в трудовую книжку одного из работников запись о переименовании не была внесена. Следует ли вносить эту запись или можно выдать справку или копии документов? Кроме того, в книжку уже были внесены сведения о переводе.

Для корректного ведения трудовой книжки рекомендуется внести запись о переименовании компании. В данной ситуации можно выдать справку или приложить копии документов, подтверждающих переименование. Важно также обратить внимание на внесение сведений о переводе работника.

Выдача дубликата трудовой книжки

Бывший работник обратился с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Он был уволен три года назад. Нужно ли ему подтверждать, что он больше нигде не работал?

При выдаче дубликата трудовой книжки бывшему работнику нет необходимости подтверждать, что он больше не трудится. В этом случае выдача дубликата осуществляется на основании его заявления и предоставленных документов, подтверждающих его личность.

Нарушение при заполнении трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки на последней строке страницы слово, обозначающее должность, не поместилось целиком. Вы сделали перенос этого слова на другую страницу через черточку. Является ли это нарушением? Следовало ли написать это слово в нижнем поле страницы?

Перенос слова через черточку на другую страницу не является нарушением при заполнении трудовой книжки. Однако, в такой ситуации рекомендуется разместить это слово в нижнем поле страницы для более удобного чтения и предотвращения путаницы.

Записи в дубликате трудовой книжки

Бывший работник обратился за выдачей дубликата трудовой книжки. В его трудовую книжку внесена последняя запись в нашей организации: в 2020 году он получил ее на руки и в 2021 году уволился. Вместе с заявлением он предоставил заверенные копии приказов с других мест работы. Что следует отразить в дубликате трудовой книжки?

При заполнении дубликата трудовой книжки следует отразить все записи и сведения, имеющиеся в оригинале трудовой книжки. Это включает в себя все приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, а также другие значимые события и изменения в карьере работника. Приложите копии всех документов, подтверждающих эти события.

Заполнение трудовой книжки перед отпуском

Ответственный секретарь организации, который ведет трудовые книжки, будет в отпуске за свой счет 26 и 27 декабря. 27 числа у нас также увольняется работник. Может ли секретарь перед отпуском заполнить трудовую книжку и заверить ее своей подписью?

Если ответственный секретарь будет отсутствовать в организации 26 и 27 декабря, то рекомендуется предварительно заполнить и заверить трудовую книжку работника перед отпуском. В таком случае, секретарь может заполнить информацию и поставить свою подпись на документе до своего отпуска, чтобы не возникло задержек в оформлении и выдаче трудовой книжки.

Трудовая книжка после увольнения: что делать и как решить возникающие вопросы

Когда работник не забирает трудовую книжку после увольнения, возникает ряд вопросов о дальнейших действиях. В данной статье мы рассмотрим различные ситуации и дадим ответы на такие вопросы как:

1. Работник отказывается от бумажной трудовой книжки: что делать дальше?
2. Запись об отказе от ведения бумажной трудовой книжки: куда ее внести?
3. Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности: что писать?
4. Кто несет ответственность за трудовые книжки при отсутствии кадровика?
5. Запись о переводе на дистанционную работу: нужно ли о ней уведомлять?
6. Отказ в приеме заявления о переходе на электронную трудовую книжку: возможно ли?
7. Когда работник отказывается от бумажной трудовой книжки, обязаны ли выдавать СТД-Р?

Работник отказывается от бумажной трудовой книжки: что делать дальше?

Если работник письменно заявил об отказе от ведения бумажной трудовой книжки, вам необходимо внести соответствующую запись в его трудовую книжку. Однако, возможна ситуация, когда у вас заканчиваются свободные строки в разделе Сведения о работе. Чтобы решить эту проблему, вы можете внести запись ниже последующих строк. Если же это не прокатит, создайте вкладыш, где укажите изменения по трудовой деятельности работника.

Запись об отказе от ведения бумажной трудовой книжки: куда ее внести?

В случае отказа работника от бумажной трудовой книжки, запись об этом следует внести в саму книжку. Однако, если в ней закончились свободные строки, можно внести запись ниже последующих строк. Если и это невозможно, создайте вкладыш и внесите информацию об отказе в него.

Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности: что писать?

Когда работник запрашивает предоставление сведений о трудовой деятельности (СТД-Р), в поле Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности вы должны указать информацию о заявлении работника. При этом, сведения сформулированные в форме СТД-Р, выданной предыдущим работодателем, рекомендуется перенести в поле соответствующей формы у нынешнего работодателя.

Кто несет ответственность за трудовые книжки при отсутствии кадровика?

В случае увольнения кадровика и временного отсутствия нового сотрудника, возникает вопрос о том, кто будет отвечать за трудовые книжки. В данной ситуации, ответственность за них автоматически возлагается на директора организации.

Запись о переводе на дистанционную работу: нужно ли о ней уведомлять?

Если работник переводится на дистанционную работу, необходимо отразить этот перевод в СЗВ-ТД. Термин перевод используется в статье 312.9 Трудового кодекса РФ, которая определяет порядок временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях.

Отказ в приеме заявления о переходе на электронную трудовую книжку: возможно ли?

Если работник обратился с заявлением о переходе на электронную трудовую книжку, вы, как последний его работодатель, имеете право отказать в приеме такого заявления. Однако, рекомендуется рассмотреть обстоятельства и принять во внимание интересы работника при принятии решения.

Когда работник отказывается от бумажной трудовой книжки, обязаны ли выдавать СТД-Р?

Если работник отказывается от ведения бумажной трудовой книжки, но хочет получить сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) для себя, вы обязаны выдать ему СТД-Р. Вы можете предоставить сведения в электронном или бумажном виде в соответствии с пожеланиями работника.

Заключение

Работник может отказаться от бумажной трудовой книжки и запросить различные сведения о своей трудовой деятельности. В таких случаях необходимо правильно оформить все необходимые записи, предоставить требуемую информацию и принять во внимание интересы работника.

Порядок внесения сведений о награждении в трудовую книжку

Недавно Минтруд России утвердил новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (пункт 26 Приказа от 19.05.2021 № 320н). В этом документе указано, как нужно вносить сведения о награждении в трудовую книжку.

Порядок внесения сведений о награждении

В графе 3 раздела Сведения о награждении трудовой книжки необходимо указать полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (если есть). Далее, в графе 1, ставится порядковый номер записи, который должен увеличиваться по мере внесения новых данных о награждении. В графе 2 указывается дата награждения, а в графе 3 записывается, кем и за что был награжден работник. Наконец, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого была внесена запись, с указанием его даты и номера.

Кого указывать в качестве награждающего в трудовой книжке?

Кадровики часто задаются вопросом, кого следует указывать в качестве награждающего в трудовой книжке. Ответ на этот вопрос зависит от конкретной ситуации. Например, если организация имеет центральный офис в другом городе, то возможно, что награждающим должно быть руководство данного офиса. Однако для получения более точного ответа стоит обратиться к юристам или кадровым специалистам, которые смогут дать конкретные рекомендации в вашей конкретной ситуации.

Что делать, если не выдали трудовую книжку?

Уволившись из организации, работники часто сталкиваются с ситуацией, когда им не выдают трудовую книжку. Однако, современные технологии позволяют просмотреть информацию о трудовой деятельности через Госуслуги. Если на сайте Госуслуг вы видите, что ваше увольнение зарегистрировано в электронном формате, то вам стоит обратиться в организацию и попросить выдать вам бумажную копию трудовой книжки. Обычно работодатели соглашаются на такой запрос, так как они обязаны выдавать трудовые книжки своим работникам.

Регистрация трудовых книжек

Некоторые кадровые специалисты интересуются, нужно ли регистрировать все трдуовые книжки в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В частности, можно ли не регистрировать трудовые книжки работников, принятых на срок менее 2 месяцев, или трудовые книжки, которые заводятся работнику данным работодателем в первый раз.

Регистрация трудовых книжек

В соответствии с действующим законодательством, все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это относится к трудовым книжкам всех работников, включая тех, кто работает на срок менее 2 месяцев, а также трудовые книжки, которые заводятся работнику данным работодателем в первый раз.

Сведения о временных и постоянных переводах в трудовую книжку

Важно отметить, что сведения о временных переводах не вносятся в трудовую книжку. Однако временный перевод может превратиться в постоянный. В соответствии со статьей 72.2 Трудового кодекса РФ, если по истечении срока временного перевода прежняя работа не предоставлена работнику и он не потребовал ее предоставления, то соглашение о временном переводе утрачивает силу и перевод считается постоянным. Стороны также могут заключить соглашение об окончании временного перевода до истечения срока. О постоянных переводах необходимо вносить сведения в трудовую книжку.

Утеря трудовой книжки

Иногда бывшие работники обращаются за получением дубликата трудовой книжки в случае ее утери. Если у работника есть документы, подтверждающие его трудовой стаж у других работодателей, а также написанное заявление, то он имеет право на получение дубликата трудовой книжки. Кадровым специалистам следует заполнить титульный лист и попросить работника расписаться в нем. Однако, если работник уходит во время процесса заполнения дубликата или переписывания периодов работы, то необходимо предпринять дополнительные шаги для завершения процедуры.

Индексация зарплат и СЗВ-ТД

Если организация провела индексацию зарплат в мае, то необходимо сдать СЗВ-ТД о внесении изменений в заработную плату. Обновленные оклады сотрудников должны быть отражены в этом документе.

Переименование организации и СЗВ-ТД

В случае переименования организации СЗВ-ТД должна быть сдана по всем работникам сразу. Необходимо учесть это при планировании кадровых мероприятий.

Исправления и изменения в трудовых книжках: новые правила

Некоторые кадровые работники по неопытности или в спешке допускают ошибки в трудовых книжках. Встает вопрос: надо их исправлять, и если надо, то как? Наши юристы рассказывают, что такое исправления в трудовых книжках, чем они отличаются от внесения изменений в трудовые книжки. Разбираем новые правила внесения исправлений в трудовые книжки, которые действуют с 1 сентября 2021 года. Перечисляем типичные ошибки в трудовых книжках, которые надо исправлять и определяем алгоритм исправления ошибок в записях трудовых книжек (пошаговую инструкцию).

Что такое СТД-Р и как ее заполнять?

Также известная как Стандартная форма трудовой книжки, форма СТД-Р имеет регламентированные нормативные акты и правила заполнения. Она может быть заполнена в электронной или бумажной форме.

Основания для заполнения СТД-Р и примеры ее заполнения также предоставляются в данной статье.

Краткая инструкция по заполнению формы СЗВ-ТД

Форма СЗВ-ТД содержит информацию о страхователе, работодателе, правопреемнике, зарегистрированном лице и трудовой деятельности. Рассмотрим, как правильно заполнять разделы этой формы:

1. Сведения о страхователе
2. Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь
3. Сведения о зарегистрированном лице
4. Сведения о дате подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности
5. Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица
6. Графа 1 N п/п
7. Графа 2 Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения
8. Графа 3 Сведения о приеме, переводе, увольнении
9. Графа 4 Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера
10. Графа 5 Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение
11. Графа 6 Код выполняемой функции
12. Графа 7 Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона
13. Графа 8 Наименование документа
14. Графа 9 Дата подраздела Основание
15. Графа 10 Номер документа

Также предоставляются образцы заполнения формы СЗВ-ТД.

Электронная трудовая книжка: новые изменения законодательства

Электронная трудовая книжка — новая эра в учете и хранении данных о работе работника. Переход на электронные трудовые книжки регулируется законами и нормативными актами. В данной статье предоставляется информация о сути изменений в законодательстве и где можно найти свою электронную трудовую книжку.

Заключение трудового договора и предоставление СЗВ-ТД

В случае аннулирования трудового договора до начала работы сотрудника, вопрос возникает о предоставлении СЗВ-ТД. Проанализируем этот вопрос: требуется ли предоставлять СЗВ-ТД в таком случае?

Статья подготовлена профессиональным SEO-копирайтером и экспертом по контенту на русском языке.

Вступление новых законов о трудовых документах и электронном учете

С 1 июля 2021 года вступает в силу постановление Правления ПФ РФ от 27.10.2020 N 769п, которое вносит изменения в постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25 декабря 2019 г. N 730п. Этими изменениями скорректирована форма Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД), а также внесены изменения в Порядок заполнения и формат сведений для этой формы.

Кроме того, приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н были утверждены новая форма трудовой книжки и Порядок ведения и хранения трудовых книжек. В этом Порядке разрешается использование технических средств для внесения записей в трудовую книжку. Теперь записи могут быть произведены с использованием красителей или оттиска штампа.

Технические средства в заполнении трудовых документов

Согласно новому Порядку ведения и хранения трудовых книжек, все записи о работе, переводах на другую должность, квалификации и награждениях должны быть внесены в книжку на основании приказа или распоряжения работодателя не позднее 5 рабочих дней после принятия решения. Запись об увольнении, в свою очередь, производится в день увольнения.

Таким образом, работодатели могут использовать технические средства для внесения записей в трудовые документы, что включает возможность использования штампов с наименованием работодателя.

Выдача трудовых книжек по доверенности

Важно отметить, что трудовое законодательство не предусматривает выдачу трудовой книжки работнику по его доверенности родственникам или другим лицам. Согласно трудовому кодексу РФ, если работник не является на последний день работы за книжкой, ему отправляется уведомление о необходимости явки, и книжка высылается почтой при его согласии. Кадровики предпочитают придерживаться этой схемы выдачи, опасаясь штрафов за нарушение трудового законодательства.

Однако в будущем, с учетом новых законов, работники могут начать массово забирать свои бумажные трудовые книжки, предпочитая электронный учет трудовой истории. Уже приняты новые законы об этом, и вопрос о выдаче трудовых книжек по доверенности может стать актуальным.

Вносим исправления в трудовую книжку

Работнику была сделана запись о приеме на должность менеджера по продажам в трудовую книжку, в соответствии с приказом. Впоследствии было обнаружено, что в трудовом договоре должность указана как менеджер по работе с корпоративными клиентами. Старую запись в трудовой книжке считали недействительной и внесли исправление — внесли запись о приеме на должность менеджера по работе с корпоративными клиентами. Впоследствии работник и директор обсудили данное изменение и в итоге в трудовом договоре была внесена поправка на должность менеджера по продажам. Каким образом следует вносить исправления в трудовую книжку?

У работодателя обязательно должны быть пустые бланки трудовых книжек, без заполнения. Это требование, указанное в пункте 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей (утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 года номер 225).

У нас есть сотрудники, которые не вернутся на работу до 30 июня. Кто-то из них ушел в отпуск. Для некоторых будет организован длительный перерыв после выхода из нерабочих дней (если их не продлят). Можно ли отправлять уведомление о возможности отказа от бумажной трудовой книжки почтой России?

Сотрудник был переведен на другую должность 02.03.2020 года, а 20.03.2020 года он уволился. Правильно ли я понимаю, что в СЗВ-ТД (Сводном заявлении в территориальный орган ПФР по учету и страхованию государственного пенсионного обеспечения) по этому сотруднику следует указать: в первой строке — перевод на другую должность (поскольку это было последнее изменение в его трудовой деятельности перед увольнением); во второй строке — увольнение. Приема не требуется, так как указывается только одно предыдущее мероприятие. Правильно?

Мы ранее уже обсуждали вопрос выдачи СТД-Р (сведений о трудовой деятельности — раздел документа Трудовой кодекс Российской Федерации) сотрудникам, которые не перешли на предоставление информации согласно требованиям статьи 66.1, а вместо этого оставили бумажную трудовую книжку или пока не определились с ее дальнейшей судьбой. На портале Онлайнинспекция.рф появилась консультация по аналогичной проблеме.

На портале Роструда Онлайнинспекция.рф недавно появилась новая публикация. В ней рассматривается вопрос о сроках выдачи трудовой книжки сотруднику, который отказался от ее ведения. Консультант Роструда высказал свое мнение, отличное от высказанных ранее другими специалистами ведомства.

В начале февраля мы сдали СЗВ-ТД за январь для работника, отразив январскую информацию и последнее изменение в его трудовой деятельности. В феврале сотрудник подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки и о получении сведений о своей трудовой деятельности. Как правильно заполнить основной блок формы в СЗВ-ТД?

Ранее на семинаре по электронным трудовым книжкам мы обсудили спорный вопрос о необходимости получать подпись от работника, отказавшегося от ведения бумажной трудовой книжки и получившего ее на руки, в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Вопросы по ТК и электронным трудовым книжкам

Многие кадровики сочли, что в книге учета движения трудовых книжек расписываться можно только при увольнении. Это мнение проистекает из п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Правительством в 2003 году, согласно которому при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Интерпретация читателей закона

Опираясь на данный пункт, многие кадровики решили, что только при увольнении расписываться и можно.

Однако есть и иное понимание: в п. 41 Правил имеется в виду, что вот в случае увольнения расписаться нужно, но не говорится, что в других случаях окончательного получения трудовой книжки расписываться работнику не нужно. На другие случаи не установлено регулирование, поскольку при принятии Правил таких случаев и не было. Так что инспектор ГИТ вполне может счесть, что обязанность расписаться при увольнении не исключает необходимости расписаться при получении трудовой книжки в другом случае.

Консультация на портале Роструда

Дистанционный работник (основной) не сдавал бумажную трудовую книжку для ведения. Его, как и всех, уведомили об изменениях в трудовом законодательстве и электронных трудовых книжках. Он написал заявление, что оставит бумажную трудовую книжку. Что теперь? Нужно ли от него получать бумажную трудовую книжку и вести ее?

Отчет по форме СП-ТД на бумажном бланке или электронный документооборот?

В штате нашей организации до 25 человек. Насколько мы понимаем, мы вправе сдать отчет по форме СЗВ-ТД на бумажном бланке, заверенном печатью организации и подписью руководителя организации. Достаточно ли просто сдать отчет на бумажном бланке в территориальный орган ПФР или нужно заключать с территориальным органом ПФР соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи (т.к. ПФР будет передавать отчет его администратору (т.е. в Минтруд) и писать заявление о подключении к электронному документообороту?

Заполнение СЗВ-ТД 2020 года

В январе 2020 года у работника был перевод. Последнее кадровое действие перед этим было в 2014 году (прием на работу). Его писать в СЗВ-ТД или только кадровые действия 2019 года надо писать?

Внедрение электронных трудовых книжек

Президент РФ подписал закон, который начинает переводить нас от бумажных трудовых книжек к электронным – Федеральный закон РФ О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде от 16.12.2019 N 439-ФЗ. Во-первых, законодатель внес изменения в Трудовой кодекс РФ (смотрите сравнительную таблицу прежней и новой редакции статей кодекса на нашем сайте www.kadrovik-praktik.ru). Во-вторых, законодатель установил мероприятия, которые нам нужно провести в 2020 году.

Пробивка чека на контрольно-кассовой машине

Работникам заводятся новые трудовые книжки и вкладыш в них. За счет работников. Должен ли работодатель пробивать чек на контрольно-кассовой машине в этой связи на стоимость бланка книжки или вкладыша?

Нарушения при приеме на работу и отсутствие бланков трудовых книжек

При поступлении на новое место работы, я получила заявление от заместителя директора об увольнении по его собственному желанию. Как оказалось, этот человек ни разу не писал заявление о приеме и не сдал свою трудовую книжку. В разговоре он даже отказался писать заявление о приеме и не предоставил мне трудовую книжку для заполнения. Я уверена, что это является нарушением. Что мне следует делать в данной ситуации?

Отсутствие бланков трудовых книжек

В нашей организации уже несколько лет никто не принимается и не увольняется. Интересно, нам необходимо держать в наличии бланки трудовых книжек и бланки вкладышей к ним? Будет ли Гострудинспекция наказывать нас за отсутствие таких бланков?

Внесение изменений в трудовую книжку

Если работница сменила фамилию после записи в трудовую книжку и заполнения вкладыша на старую фамилию, необходимо ли вносить изменения в вкладыш? Мы также задались вопросом, как должна выглядеть запись о приеме на работу, если работник первоначально был принят по совместительству, а затем перешел на основное место работы через три недели.

Внесение информации о смене фамилии в трудовую книжку

Опять же, работница сменила фамилию. Мы должны внести эту информацию в трудовую книжку. Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, ссылки на соответствующие документы должны быть сделаны на внутренней стороне обложки. Однако, внутренняя сторона первой страницы уже заполнена, и нет места для указания новой информации. Где и как нужно указать сведения о документах, на основании которых произошла смена фамилии работницы?

Разъяснение Роструда

Разъяснение Роструда из Доклада с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 1 квартал 2017 года может быть найдено по следующей ссылке: https://www.rostrud.ru/rostrud/deyatelnost/?ID=591450

Спор о задержке трудовой книжки

Работодатель удерживает трудовую книжку работника и не выдает ее при увольнении. Работник обратился в суд, требуя возмещения среднего заработка за время задержки, ссылаясь на статью 234 Трудового кодекса РФ. Однако, работодатель отказывается выплатить компенсацию. На данный момент, спор между сторонами находится в судебном процессе.

Последние новости

Семьи, чей среднедушевой доход не превышает прожиточный минимум в субъекте РФ, могут претендовать на единое детское пособие. При этом расчетная сумма дохода зависит от даты подачи заявления на пособие.

Прочие события за 5-9 февраля

Хотя кажется, что все новогодние праздники уже закончились, 10 февраля будет еще один Новый год по лунному календарю. Это даст возможность любителям новогодней атмосферы насладиться еще одним праздником. Завершить рабочую неделю можно приятно и полезно, ознакомившись с нашим обзором бухгалтерских событий.

Утвержден новый расчет налога 6-НДФЛ

ФНС внесла изменения в форму 6-НДФЛ

Федеральная налоговая служба (ФНС) внесла изменения в форму 6-НДФЛ. Обновленный расчет вступит в силу через два месяца. То есть отчитаться по новой форме нужно будет по итогам I квартала 2024 года.

Как повлияет на бухотчетность переход на ФСБУ 14/2022

С 2024 года все организации в обязательном порядке начинают применять новый ФСБУ 14/2022 по учету нематериальных активов. Как повлияет переход на этот стандарт на годовую бухгалтерскую отчетность за 2023 год, рассказала на вебинаре Годовой отчет за 2023 год: что сдавать организациям на ОСН и УСН главный редактор журнала Главная книга Евгения Филимонова.

Магазинную еду разрешат есть еще до покупки

В Закон о защите прав потребителей планируется внести норму о том, что посетитель продуктового магазина вправе попробовать выбранный товар еще до того, как оплатит его на кассе.

Что нужно сделать бухгалтеру с 12 по 16 февраля

Сейчас, когда для большинства налогов и взносов установлен единый срок уплаты, забыть про платеж с индивидуальным сроком перечисления особенно легко. Не допустить такой промах вам помогут наши бухгалтерские напоминания.

Как заполнять титульный лист трудовой книжки

Оформление титульного листа с нуля потребуется в случае утраты бумажной трудовой.

Титульный лист заполняется в следующем порядке:

1. Фамилия, имя, отчество и дата рождения должны полностью соответствовать данным из документа, удостоверяющего личность. Ошибки даже в одной букве или цифре могут привести к большим проблемам в будущем. В связи с этим работнику, возможно, придётся обращаться в суд для подтверждения факта владения трудовой книжкой.
2. Сведения об образовании вносятся на основании соответствующего документа. Если в нём указаны магистратура или бакалавриат, вписывается Высшее — бакалавриат или Высшее — магистратура.
3. Профессия, специальность и квалификация указываются в соответствии с данными из документа об образовании. Если в нём содержатся лишь сведения о направлении, то можно не заполнять эту строку.
4. В бланке трудовой содержатся рекомендации, по которым эту строчку предлагается заполнять в словесно-цифровом виде, хотя это и противоречит общим правилам заполнения ТК. Фактически использовать можно любой из двух вариантов заполнения.
5. Часто возникают вопросы по поводу подписи лица, отвечающего за ведение трудовых книжек. На практике нередко указывается только фамилия. По мнению экспертов Роструда, это допустимо. Согласно ГОСТу р 7.0.97-2016, подпись должна включать:
   • Фамилию и инициалы (полностью или сокращённо) лица, отвечающего за ведение трудовых книжек
   • Полное наименование организации, занимающейся ведением трудовых книжек

Однако из-за ограниченного места в трудовой книжке невозможно вписать всю эту информацию в одну строку.

При наличии печати работодателю также необходимо использовать её при заполнении титульного листа.

Внесение данных о переводе

Если сотрудник начал работать на другой должности, перешёл в другое структурное подразделение или перевёлся на работу в другой местности, это считается переводом.

В этом случае делается запись в трудовой в следующей форме:

1. Ф.И.О. работника
2. Даты работы на предыдущей должности
3. Старое наименование должности
4. Новое наименование должности
5. Номер и дата приказа о переводе

Кто вносит записи в трудовые книжки

Оформление и заполнение трудовой книжки

Ответственность за оформление и заполнение трудовой книжки при приёме сотрудника на работу и в случае кадровых изменений лежит на работодателе. Им же ведётся новая или уже оформленная трудовая. Сделать запись в ней уполномочены сотрудники, которые помимо ведения ТК занимаются учётом, хранением и выдачей трудовых книжек. Это может быть кадровый служащий или бухгалтер, непосредственно работающий с трудовыми книжками.

Изменение записи об образовании или профессии

Порядок внесения новой информации об образовании отличается от способа изменения записи о ФИО при смене фамилии работника. Изменения тоже вносятся на титульном листе, но при этом разрешается лишь дополнить уже имеющиеся записи без зачёркивания.

Запись об увольнении сотрудника

Согласно п. 15 Приказа Минтруда № 320Н, информацию о прекращении трудового договора необходимо внести в сведения о приёме на работу. В графе 1 следует указать порядковый номер записи, в графе 2 — дату увольнения, в графе 3 — причину увольнения, а в графе 4 — документ, на основании которого была внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя), его номер и дата.

Ошибки в трудовой книжке и ответственность за них

В большинстве случаев ошибку в трудовой можно исправить. Сделать это может кадровый работник или сам руководитель организации (индивидуальный предприниматель).

Ни у какой другой организации нет права вносить записи или исправления в трудовую книжку лица, которое не состоит с ней в трудовых отношениях. Единственное исключение – это случаи, когда оформляется дубликат трудовой. В такой ситуации записи может вносить правопреемник ликвидированной организации, которая выступала в роли работодателя.

Перед исправлением ошибки, допущенной другим работодателем, необходимо получить от него документ, подтверждающий ошибку. Например, справку, содержащую данные о приёме сотрудника на работу, с указанием номера приказа, должности и структурного подразделения. Кроме того, можно использовать заверенную копию приказа о приёме сотрудника на работу, его перевода или увольнения с работы. Не существует чёткого перечня документов, необходимых для внесения изменений, связанных с ошибками, допущенными предыдущим работодателем.

Если исправить ошибку в трудовой невозможно, оформляется дубликат ТК. Для получения дубликата трудовой книжки требуется письменное заявление от работника. Оформление дубликата возможно в случае, если:

1. Трудовая книжка утеряна.
2. Трудовая книжка испорчена или повреждена.
3. Информация в трудовой книжке потеряла актуальность.

Исправление ошибок в электронных трудовых книжках регламентируется Постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 года № 730п. Согласно п. 2.6 Постановления, для полной отмены данных о трудовой деятельности сотрудника работодатель должен включить ту же информацию в новый отчёт, а в графе 10 поставить знак отмены Х.

Для исправления и уточнения данных в электронной трудовой книжке необходимо сначала отменить ошибочную информацию, а затем внести верные данные. В соответствии с п. 2.7 Постановления, необходимо: [^1^]

1. Указать в графе Отметки знак отмены Х.
2. В графе Рабочее место указать номер заявления или документа об уточнении информации.

[^1^]: Постановление Правления ПФР от 25 декабря 2019 года № 730п

Ведение учета трудовых книжек является обязанностью работодателя. Он должен обеспечить своевременное и правильное заполнение данных в трудовых книжках своих сотрудников. Для этого необходимо:

1. Вести реестр трудовых книжек, в котором должны быть указаны ФИО работников, даты приема на работу и увольнения, а также номера и серии их трудовых книжек.

2. Заполнять трудовые книжки в соответствии с требованиями законодательства.

3. Вносить все изменения и дополнения в трудовую книжку, связанные с изменением данных о работнике (изменение ФИО, адреса, паспортных данных и т.д.), а также с изменением его статуса (перевод на другую должность, повышение квалификации и т.д.).

4. Вести учет передачи трудовых книжек работникам при приеме на работу и при увольнении.

5. При увольнении работника заверять записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя (кадровой службы).

6. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность информации, содержащейся в трудовых книжках работников.

7. Предоставлять работникам копии и выписки из их трудовых книжек по их требованию.

В случае нарушения работодателем установленного порядка ведения трудовых книжек, он может быть привлечен к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа для юридических лиц может составлять от 30 до 50 тысяч рублей, а для должностных лиц — от 1 до 5 тысяч рублей.

Таким образом, правильное ведение учета трудовых книжек является важным аспектом работы работодателя. Это поможет избежать неприятностей и наказания со стороны контролирующих органов, а также соблюсти права и интересы работников.

Ведение учета трудовых книжек и переход на электронные ТК

Работодатель обязан вести учет трудовых книжек, бланков и вкладышей в них. Для этого необходимо создать книгу учета бланков и вкладышей, а также книгу движения трудовых книжек. Важно, чтобы этой задачей занимался отдел кадров или ответственный за трудовые вопросы. Часто работодатель ошибочно поручает эту работу отделу бухгалтерии.

В соответствии с п. 40 Приказа Минтруда от 19 мая 2021 года № 320Н, обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации. С 1 сентября 2021 года требования по использованию сургучной печати и опломбированию отменены.

Запись в трудовой о переходе на электронную трудовую книжку

Перед выдачей сотруднику трудовой книжки в нее делается соответствующая запись. Порядок заполнения приведен в письме Министерства труда и социальной защиты РФ от 12 февраля 2020 года № 14-2/В-150. Графы заполняются так же, как и при любой другой записи в трудовую книжку.

Главное отличие — графа 3, в которую вносится информация о поданном заявлении. Запись делается в следующем порядке (в соответствующие графы):

Кроме того, соответствующая пометка оставляется в журнале учета движения трудовых книжек в графе Расписка работника в получении трудовой книжки. Текст пометки должен иметь следующий вид:

Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

Переход на электронные трудовые книжки стал одной из мер по развитию электронного документооборота (ЭДО), в том числе кадрового, в России. Помимо трудовой книжки, в электронный вид можно перевести почти все кадровые документы. Сервис Астрал iКЭДО поможет автоматизировать процессы делопроизводства в организации и обеспечить работников компании необходимыми техническими средствами для работы с документами, включая электронные подписи. Астрал iКЭДО поможет существенно сэкономить время и средства.

Заполнение сведений по удаленному сотруднику

Информация о трудовой деятельности удаленного сотрудника вносится по его желанию. Для этого сотрудник на удаленке должен предоставить работодателю трудовую книжку. Это можно сделать заказным письмом по почте.