новая трудовая книжка с 2023 года

С 2023 года трудовые книжки (ТК) будут оформлять по новым бланкам. Рассказываем, как работать с трудовыми книжками нового, актуального образца.

Начиная с 2022 года ведение трудовых книжек стало электронным. Бумажная трудовая книжка не оформляется на сотрудника, если он начал свою трудовую деятельность после 1 января 2022 года — все данные о его работе будут заноситься в электронную трудовую книжку (ЭТК). Однако работодатели обязаны вести бумажную трудовую, если работник отказался от ЭТК или выбрал ведение книжки и в бумажной, и в электронной форме. Ожидается, что от ведения бумажной ТК полностью откажутся в 2027 году. А до этого момента обе версии трудовой книжки — как бумажная, так и электронная — являются основными документами о трудовой деятельности работника, имеющими равную юридическую силу.

В статье расскажем, как в 2023 году сделать запись в трудовой книжке при трудоустройстве, переводе, увольнении и других кадровых изменениях.

Общие правила заполнения трудовой при её оформлении

Правила заполнения трудовых книжек установлены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утверждённой постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Для правильного заполнения трудовой книжки также необходимо руководствоваться правилами, изложенными в Приложении 2 к Приказу Минтруда № 320Н.

Основные правила следующие:

Как сообщила осенью 2012 года вице-премьер Ольга Голодец, в ближайшие полгода будет обсуждаться возможность введения в России электронных трудовых книжек. Одобряют ли россияне эту идею и готовы ли они доверить свой трудовой стаж электронным носителям, выяснил исследовательский центр рекрутингового портала Superjob.

Результаты опроса свидетельствуют, что идею введения в России электронных трудовых книжек поддерживают 39% экономически активных россиян и 40% работодателей. По их мнению, в этом новшестве есть немало плюсов: страховка на случай утери бумажного документа, защита от недобросовестных работодателей, облегчение работы отделов кадров и бухгалтерии, контроль над отчислениями компаний во внебюджетные фонды и др.

Противников у электронных трудовых книжек тоже немало – 35% среди экономически активных россиян и 40% среди работодателей. В числе их аргументов – недостаточная, по мнению респондентов, защита электронных архивов от взлома, слабое оснащение многих предприятий современной компьютерной техникой и технологиями, а также немалые дополнительные расходы по введению данной инициативы.

Новые трудовые книжки с 2023 года

В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:

Корректировки в бланках вкладышей такие:

Само содержание в обоих случаях останется таким же, как и в этом году. Если в книжку добавляют несколько вкладышей, нужно проштамповать каждый из них с указанием номера и серии ТК. Когда на титульнике кончится пространство для штампов, продолжить можно на первом вкладыше.

Учет книжек и вкладышей в 2023 продолжается, как и сейчас. Формы учетных документов можно разработать самостоятельно. Пломбировать их и ставить сургучную печать не нужно. Листы учетных книг и журналов необходимо пронумеровать и прошнуровать. На каждом должна стоять подпись работодателя.

Учетные книги, которые вели раньше по установленным Министерством труда формам, можно не менять.

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 21 октября 2016 г.

Запись в трудовой об увольнении

Трудовая книжка (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) – основной документ работника о его трудовой деятельности и трудовом стаже (п. 2 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила)). Следовательно, данный документ нужно оформлять должным образом. Это касается и записи в трудовой об увольнении.

Записи в трудовой книжке при увольнении

Существует определенный порядок заполнения трудовой книжки при увольнении работника (Раздел 5 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69):

Увольнение по собственному желанию

Чаще всего работодатель расстается с работником по причине того, что последний сам изъявил желание уволиться. Поэтому давайте рассмотрим заполнение трудовой книжки именно на примере этой ситуации.

Запись увольнения в трудовой книжке

При увольнении работника по собственному желанию в трудовой книжке делаются следующие записи:

Подпись работника в трудовой книжке при увольнении

При увольнении работник должен заверить своей подписью записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя (п. 35 Правил).

Помимо работника, в трудовой книжке должен расписаться руководитель организации (ИП) или же работник, ответственный за ведение трудовых книжек.

Печать в трудовой книжке при увольнении

С апреля 2015 года организации обязательно должны использовать круглую печать только в случаях, установленных федеральными законами (Федеральный закон от 06.04.2015 ). Во всех же остальных ситуациях печать используется только при ее наличии (то есть организация сама решает, нужна ли ей круглая печать или нет).

Требование о проставлении печати в трудовой книжке при увольнении содержится не в федеральном законе, а лишь в подзаконном акте (п. 35 Правил), следовательно, данное требование не является обязательным. Однако важно отметить, что в свое время Роструд, посчитал проставление печати в трудовой книжке, в том числе и при увольнении, обязательным, мотивируя свою позицию тем, что подзаконный акт принят во исполнение требований именно федерального закона — Трудового кодекса (Письмо Роструда от 15.05.2015 ).

Минтруд создаст систему контроля трудоустройства выпускников

16 декабря 2019 года министр труда и социальной защиты Максим Топилин заявил о создании системы мониторинга трудоустройства выпускников вузов. Она должна заработать к концу 2020 года, сообщил он на заседании Совета законодателей РФ при Федеральном собрании РФ. Подробнее здесь.

Кадровые документы в России переведут в электронный вид

6 декабря 2019 года кабмин на своем заседании обсудил проект федерального закона об эксперименте по ведению кадровых документов в электронном виде. Премьер-министр Дмитрий Медведев сообщил, что пилотный запуск проекта запланирован на 1 апреля 2020 года. Тестирование пройдет до конца того же года.

Глава правительства отметил, что к декабрю 2019 года трудовое законодательство содержит свыше 60 кадровых документов, большое число из которых можно формировать электронно. Например, оцифровать предлагается трудовой договор, договор о материальной ответственности, различные приказы работодателя.

По его словам, эксперимент не будет распространяться на налоговую и пенсионную отчётности. А участие в нём будет добровольным как для работодателя, так и для сотрудников. Компании или предприниматели должны будут самостоятельно выбрать документы для их перевода в электронный формат.

Если сотрудник откажется от трудовой книжки, то её выдадут на руки, и работодатель больше не будет нести ответственность за её ведение. При этом гражданам, впервые поступившим на работу после 31 декабря 2020 года, бумажные трудовые книжки оформляться не будут вообще.

Госдума приняла в третьем чтении законопроект о переходе на электронные трудовые книжки

В начале декабря 2019 года Госдума в третьем, окончательном, чтении одобрила законопроект о переходе на электронные трудовые книжки с 2021 года. Работодатель сможет формировать информацию о трудовой деятельности в цифровом виде и хранить ее на ресурсах Пенсионного фонда.

В свою очередь, сотрудники получат право запросить у работодателя и ПФР данные о своей трудовой деятельности в любом виде, как в электронном, так и в бумажном. Бумажные документы также будут выдавать в МФЦ.

Населению начнут выдавать электронные трудовые книжки

По словам председателя Госдумы Вячеслава Володина, изменения затронут около 60 млн работников и 8,4 млн хозяйствующих субъектов, включая предпринимателей без образования юридического лица. Переход на электронные трудовые книжки будет добровольным и постепенным, отметил он.

В России началась легализация электронных трудовых книжек

По данным на сайте правительства России, в общей сложности было одобрено три законопроекта, которые вносят изменения в Трудовой кодекс, закон об индивидуальном учете в системе пенсионного страхования и Кодекс об административных правонарушениях соответственно. Документы были подготовлены Минтруда в рамках реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» нацпрограммы «Цифровая экономика». Следующим шагом станет их рассмотрение на заседании правительства.

В случае принятия законопроекты должны облегчить работникам и работодателям получение и предоставление информации о трудовой деятельности. У дистанционных работников появятся более широкие возможности трудоустройства. Поскольку данные будут храниться в информационной системе Пенсионного фонда, они будут в большей безопасности. Работодателям не придется тратиться на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек. Также законопроекты должны поспособствовать защите прав работников и обеспечить оперативную и корректную подачу данных о трудовой деятельности в Пенсионный фонд.

Первый законопроект даст возможность вести сведения о трудовой деятельности граждан в электронном формате, причем закрепит за этим форматом статус основного источника информации о трудовой деятельности и стаже. В электронном виде будут фиксироваться данные о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора. Работодатели будут подавать эти сведения в информационную систему Пенсионного фонда.

С начала 2021 г. повсеместное ведение бумажных трудовых книжек будет прекращено. Существующие книжки будут выданы на руки работникам, работодатели больше не будут отвечать за их хранение. С этого момента все данные будут фиксироваться в электронной форме, и на сотрудников, впервые устроившихся на работу, бумажная трудовая книжка заводиться не будет. Те граждане, которые желают, чтобы работодатель по-прежнему вел для них бумажную книжку, должны подать об этом письменное заявление до конца 2020 г.

У самого работника будет возможность получить данные о своей трудовой деятельности как в электронной форме, так и в виде бумажной выписки. Запросить сведения он сможет у последнего работодателя, в МФЦ, в Пенсионном фонде и на Едином портале госуслуг.

Если работодатель при увольнении выдает работнику сведения о его трудовой деятельности с задержкой, или некорректно формулирует причины увольнения, он должен будет возмещать работнику неполученный им заработок.

Эксперты полагают, что изменения в Трудовом кодексе коснутся примерно 60 млн работников и 8,4 млн хозяйствующих субъектов, в том числе предпринимателей без юрлица.

Второй законопроект закрепит за работодателями и страхователями обязанность с начала 2020 г. представлять в информационную систему Пенсионного фонда сведения о трудовой деятельности застрахованных граждан. С этой целью в индивидуальный лицевой счет будет добавлен раздел «Сведения о трудовой деятельности».

В данном разделе будут представлены сведения о месте работы, выполняемой работе и ее периодах, включая сведения о приеме на работу, наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации, разряда, класса, категории, уровня квалификации. Кроме того, фиксации подлежат сведения о переводах на другую работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора, а также данные о соответствующих документах, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.

Работодатели будут подавать данные в Пенсионный фонд ежемесячно — не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Если работник был принят на работу или уволен, данные должны быть представлены не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда был подписан соответствующий документ.

Ответственность за непредставление данных

Если работодатель представит неполные или недостоверные данные, или просто подаст их с задержкой, он понесет административную ответственность за нарушение трудового законодательства. Пенсионный фонд будет передавать информацию о таких правонарушениях в Роструд в электронной форме через единую систему межведомственного электронного взаимодействия.

Согласно третьему законопроекту, за совершение такого правонарушения два и более раза в течение года работодатель будет получать предупреждение.

Роструд, рассмотрев обращение, зарегистрированное 11 октября 2023 года, в пределах компетенции сообщает.

Согласно части первой статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) (часть третья статьи 66 ТК РФ).

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (часть четвертая статьи 66 ТК РФ, пункт 4 Порядка).

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (часть вторая статьи 66 ТК РФ).

Вопросы ведения трудовых книжек регулируются Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19 мая 2021 года N 320н (далее — Порядок).

Следует отметить, что трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, не предусматривают обязанность работодателя вносить запись о времени обучения работника на курсах повышения квалификации.

Так, пунктом 9 Порядка установлено, что все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, о награждениях, предусмотренных Порядком, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а об увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

В силу пункта 10 Порядка в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работФу.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд, класс, категория, классный чин, то об этом производится соответствующая запись.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.

Согласно части 4 статьи 73 Федерального закона от 29 декабря 2012 года N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее — Закон N 273-ФЗ) под профессиональным обучением по программам повышения квалификации рабочих и служащих понимается профессиональное обучение лиц, уже имеющих профессию рабочего, профессии рабочих или должность служащего, должности служащих, в целях последовательного совершенствования профессиональных знаний, умений и навыков по имеющейся профессии рабочего или имеющейся должности служащего без повышения образовательного уровня.

Частью 2 статьи 76 Закона N 273-ФЗ предусмотрено, что дополнительное профессиональное образование осуществляется посредством реализации дополнительных профессиональных программ (программ повышения квалификации и программ профессиональной переподготовки).

Программа повышения квалификации направлена на совершенствование и (или) получение новой компетенции, необходимой для профессиональной деятельности, и (или) повышение профессионального уровня в рамках имеющейся квалификации (часть 4 статьи 76 Закона N 273-ФЗ).

Исходя из вышеуказанного в трудовую книжку подлежат внесению записи о повышении квалификации, если работнику присвоен более высокий разряд, класс, категория, классный чин, уровень.

Указанные записи вносятся работодателем, в период работы у которого произошли соответствующие изменения. Возможность внесения таких записей новым работодателем Порядком не предусмотрена. Вместе с тем в случае отсутствия возможности обратиться к работодателю, не внесшему запись в трудовую книжку, полагаем, что запись может быть внесена в порядке пункта 30 Порядка, согласно которому, если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку, на основании соответствующего документа.

Внесение в трудовую книжку по месту работы записи о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров с указанием соответствующих документов предусматривалось подпунктом «б» пункта 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 «О трудовых книжках».

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 года N 1250 «Об отдельных вопросах, связанных с трудовыми книжками, и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации и отдельных положений некоторых актов Правительства Российской Федерации» указанное постановление Правительства Российской Федерации утратило силу с 1 сентября 2021 года.

Настоящее письмо не является правовым актом.

Трудовое законодательство не обязывает работодателя вносить запись о времени обучения работника на курсах повышения квалификации.

В трудовую книжку вносятся записи о повышении квалификации, если работнику присвоен более высокий разряд, класс, категория, классный чин, уровень.

Эти записи вносятся работодателем, в период работы у которого произошли соответствующие изменения. Возможность внесения таких записей новым работодателем не предусмотрена. При отсутствии возможности обратиться к работодателю, не внесшему запись в трудовую книжку, можно обратиться к его правопреемнику, а в случае ликвидации организации — к работодателю по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку.

Внесение в трудовую книжку по месту работы записи о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров предусматривалось постановлением Правительства, которое утратило силу с 1 сентября 2021 г.

Изменение записи об образовании или профессии

Порядок внесения новой информации об образовании отличается от способа изменения записи о ФИО при смене фамилии работника.

Изменения тоже вносятся на титульном листе, но при этом разрешается лишь дополнить уже имеющиеся записи без зачёркивания.

Заполнение сведений по удалённому сотруднику

Информация о трудовой деятельности дистанционного сотрудника вносится по его желанию. Для этого сотрудник на удалёнке должен предоставить работодателю трудовую книжку. Это можно сделать заказным письмом по почте.

Запись об увольнении сотрудника

Согласно п. 15 Приказа Минтруда № 320Н, информацию о прекращении трудового договора необходимо внести в сведения о приёме на работу.

В графе 1 следует указать порядковый номер записи, в графе 2 — дату увольнения, в графе 3 — причину увольнения, а в графе 4 — документ, на основании которого была внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя), его номер и дата.

Новый порядок оформления трудовых книжек

С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.

Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.

Сведения о сотруднике на титульном листе

В ТК отражают сведения о законченном образовании любого уровня: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д. Информацию о неоконченном образовании не нужно указывать на титульных листах.

Как и раньше, копии дипломов и аттестатов для внесения в книжку не подойдут. Сотрудник обязан предъявить оригиналы.

Информация о переводе сотрудника

Сейчас информацию о переводе нужно отразить в книжке в течение 7 дней. В следующем году этот срок уменьшится до пяти дней.

Изменятся правила для случаев, когда сотрудник переводился временно, а в итоге полностью сменил место работы на новое. Записи об этом добавляются так:

Информация о совместительстве

Как и сейчас, сведения о совместительстве в книжку вносит основной работодатель. Но если сотрудник ушел с основной работы, и ему после этого понадобилась запись о совместительстве в ТК, он вправе попросить об этом руководство, на которое работал по совместительству.

Со следующего года сведения о приеме и увольнении совместителя можно вносить в книжку:

Даже если сотрудник сначала устроился по совместительству, а потом — на основную работу, информацию об этом нужно отразить в ТК.

Сведения об увольнении

В следующем году информацию об увольнении сотрудника нужно отражать так:

Рядом с записью ставят подпись руководителя или сотрудника, который отвечает за ведение книжек, и печать, если она есть.

Ведение книжки дистанционного сотрудника

Если сотрудник работает дистанционно, записи в его ТК вносят по его инициативе. Передать сведения он может электронно или по почте с отслеживанием письма.

Сведения о награждении работника

Перечень награждений и поощрений, которые в следующем году нужно вносить в трудовую, дополнили. Кроме нынешних сведений будут указывать:

Подпись сотрудника в трудовой книжке

В трудовой книжке образца 2023 года сотрудники должны расписываться только на титульном листе. Подписывать остальные записи не надо.

Сведения о переименовании компании

Сейчас в книжка пишут, что компания с одним названием поменяла его на другое с определенной даты. По новому порядку это нужно делать так:

Переход на электронную книжку

Если сотрудник подал заявление о переходе на другой формат ведения ТК, это также нужно отразить в бумажной версии. Сделать это нужно так:

Бумажную ТК работнику должны выдать максимум через три дня после того, как он подал заявление.

Внесение данных о переводе

Если сотрудник начал работать на другой должности, перешёл в другое структурное подразделение или перевёлся на работу в другой местности, это считается переводом.

В этом случае делается запись в трудовой в следующей форме:

Как в трудовой книжке изменить запись о ФИО

Изменение записи о фамилии, имени, отчестве и о дате рождения возможно лишь при условии, что есть соответствующий документы. При изменении данных о ФИО в трудовой необходимо указать номер документа, его дату и орган, выдавшего документ.

Изменения должны быть внесены на титульный лист трудовой книжки. Старые данные зачёркиваются и заменяются новыми, а ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки. Они должны быть заверены подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации или кадровой службы.

Зачёркивание данных в записи о ФИО на титульном листе является исключением из общих правил.

Иногда возникает ситуация, когда в бланке не остаётся места для указания изменённой фамилии. Правилами оформления ТК не предусмотрено, как поступать в данном случае. Однако практикующие специалисты рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строки с зачёркнутой фамилией.
Если свободного места недостаточно, рекомендуется вшить вкладыш в трудовую книжку

54% российских работников отказались переходить на электронные трудовые книжки

Служба исследований платформы онлайн-рекрутинга hh.ru выяснила у российский работников отношение и поддержку инициативы перехода на электронные трудовые книжки. Онлайн-опрос проводился с 14 по 20 января 2021 среди 3 350 соискателей по всей РФ. Об этом hh.ru сообщил 27 января 2021 года.

80% работающих соискателей заявили, что их работодатель предлагал им перевести трудовую книжку в электронный формат. 15% работающих соискателей утверждают, что их работодатели им этого не предлагали, а ещё 5% работают неофициально, поэтому у их работодателей нет трудовых книжек. Выше всего доля тех, кому работодатель не предлагал переход на электронные трудовые книжки: среди рабочего персонала (26%) и в транспортной сфере (23%).Что ждать от 2024 года? Мнения ключевых игроков российского ИТ-рынка

46% из тех, кому предлагали перейти на электронную трудовую, согласились это сделать. 54% — отказались. Выше всего доля тех, кто перевёл трудовую в цифровой формат, в сфере продаж, ИТ и начала карьеры (по 57%), ниже всего — среди эйчаров и бухгалтеров (23% и 31% соответственно).

Основная причина перехода на электронную трудовую — минимизация бумажной волокиты (57% из перешедших выбрали этот вариант). Ещё 52% считают, что таким образом облегчают себе доступ к данным трудовой книжки. 38% не хотят терять книжку и считают, что так удобнее.

Среди причин отказа от перевода трудовой книжки в цифру, основная — это непонимание, как это будет работать (55%). По 35% респондентов, отказавшихся от перехода, считают это ненадёжным с точки зрения безопасности личных данных либо не доверяют «цифровым» инициативам государства. 8% респондентов сам работодатель советовал пока не переходить на электронную трудовую.

Среди тех, кому работодатель не предлагал перевести трудовую книжку в электронный формат, и тех, кто работает неофициально, об этой инициативе знают 68%, остальные же слышат о ней впервые.

Среди тех, кто не работает, 5% признались, что не знают, где находится их трудовая книжка. 17% её ещё не заводили, остальные 78% имеют её на руках. Среди тех, кто работает неофициально 41% её не заводили, 52% имеют на руках, и 8% признались, что не знают, где их трудовая книжка. Наибольшая доля тех, кто не работает и не знает, где их трудовая книжка, в сферах топ-менеджмента и маркетинга (по 10%).

Пока что треть тех, кто не работает, но имеет трудовую на руках, не хотели бы переводить трудовую книжку в электронный формат. Четверть — пока не знают, хотят или нет, и 30% — хотели бы это сделать. Среди работающих респондентов, которым не предлагалось перевести трудовую в цифру, 30% не знают, хотели бы они это сделать или нет, 31% ответили утвердительно, 25% — отрицательно. Интересно, что среди неработающих респондентов наибольшая доля «отказников» от перехода на цифровую трудовую книжку — среди представителей HR-сферы и бухгалтерии (51% и 50% соответственно).

В целом 46% опрошенных соискателей относятся к инициативе перевода трудовых книжек в электронный формат положительно. 24% выразили нейтральную позицию, и 22% — отрицательно к этому относятся. 8% затруднились с ответом. Наибольшая доля тех, кто относится к этому положительно — среди соискателей из сферы искусства и массмедиа (57%), начала карьеры и студентов (56%) и ИТ (54%). Больше всего противников этой инициативы — среди юристов (40%), работников банковской сферы (37%) и сферы HR (32%).

Вы перешли на электронную трудовую книжку или нет? (Вопрос задавался только тем, кому работодатель предлагал перейти на электронную трудовую книжку)

Вы перешли на электронную трудовую книжку или нет? (Срез по профобластям)

Вы перешли на электронную трудовую книжку или нет? (Срез по регионам)

По каким причинам вы решили перейти на электронную трудовую книжку? (Вопрос задавался только тем, кто перешёл на электронную трудовую книжку)

Варианты, вписанные в поле «Другое»: «Бумажные документы пережиток прошлого», «всё равно скоро все перейдём», «Избежать шантажа работодателя о невыдаче трудовой книжки», «Меня перевели без моего ведома», «С сохранением бумажной».

По каким причинам вы решили не переходить на электронную трудовую книжку? (Вопрос задавался только тем, кто НЕ перешёл на электронную трудовую книжку)

Варианты, вписанные в поле «Другое»: Бумажный документ привычнее, Иногда нужны корректировки задним числом, Непонятны гарантии сохранности электронного варианта в случае сбоев, Просто не захотела, Система новая и пока не проверена временем, Смогу и потом перейти, У меня нет смысла данного перехода. До выхода на пенсию остался один год.

По каким причинам вы хотели бы перейти на электронную трудовую книжку?

Варианты, вписанные в поле «Другое»: для официального трудоустройства на удаленную работу, Отсутствие у работодателя рычагов давления на работника при желании добровольного увольнения (когда работодатель не хочет подписывать работнику увольнительную путем шантажа трудовой книжкой, которая у него находится), планирую трудиться удаленно, Стать сомозанятым.

Заполнение данных о приёме на работу

Особенность внесения сведений о приёме на работу в ТК заключается в том, что начинать следует с графы 3. Там вписывается наименование организации, каким оно указано в учредительных документах, а также его сокращённое наименование (при наличии).

В графе 1 записывается порядковый номер записи, а в графе 2 — дата приёма на работу, которая указана в соответствующем приказе. Затем в графе 3 вносится запись, содержащая информацию о приёме на работу по шаблону: «Принят(а) в ».

В графу 4 вносятся сведения о документе, на основании которого сотрудник был принят на работу — его вид, дату и номер. Например, «Приказ от 24.02.2022 №208-к».

Кто вносит записи в трудовые книжки

Ответственность за оформление и заполнение трудовой книжки при приёме сотрудника на работу и в случае кадровых изменений лежит на работодателе. Им же ведётся новая или уже оформленная трудовая. Сделать запись в ней уполномочены сотрудники, которые помимо ведения ТК занимаются учётом, хранением и выдачей трудовых книжек. Это может быть кадровый служащий или бухгалтер, непосредственно работающий с трудовыми книжками.

Кадровики постепенно привыкают к ведению трудовых книжек в электронном виде

3 из 10 кадровиков отмечают, что введение электронных трудовых книжек упростило ведение КДП, столько же утверждают, что данный digital-формат никак не сказался на их работе. В опросе сервиса по поиску работы Superjob приняли участие представители 1000 компаний из всех округов страны. Об этом компания сообщила 27 марта 2023 года.

Кадровиков, считающих, что электронные трудовые книжки усложнили ведение кадрового делопроизводства, все меньше: 41% в 2021 году, 35% — в прошлом и 27% сейчас. Становится больше тех, кто относится к нововведению спокойно: 29% эйчаров на март 2023 года утверждают, что разницы не чувствуют (в 2021—2022 гг. так отвечал каждый четвертый). Еще быстрее растет число тех, кто оценил плюсы данного способа ведения трудовых книжек: за 2 года оно выросло почти вдвое — с 17 до 31%.

Вопрос: «На ваш взгляд, на данный момент введение электронных трудовых книжек упростило, усложнило или никак не отразилось на ведении кадрового делопроизводства в вашей компании?»

Учёт трудовых книжек

Работодатель должен вести учёт трудовых книжек, бланков и вкладышей в них. Для этого ему нужно создать книгу учёта бланков и вкладышей, а также книгу движения трудовых книжек и поручить эту работу уполномоченным сотрудникам. Важно, чтобы учётом занимался отдел кадров или ответственный за трудовые. Нередко работодатель ошибочно поручает эту работу отделу бухгалтерии.

В соответствии с п. 40 Приказа Минтруда от 19 мая 2021 года № 320Н, обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации. С 1 сентября 2021 года требования по использованию сургучной печати и опломбированию отменены.

Запись в трудовой о переходе на электронную ТК

Перед выдачей сотруднику трудовой книжки в неё заносится соответствующая запись. Порядок заполнения приведён в письме Министерства труда и социальной защиты РФ от 12 февраля 2020 года № 14-2/В-150. Графы заполняются, как при любой другой записи в ТК.

Главное отличие — графа 3, в которую вносится информация о поданном заявлении.
Запись делается в следующем порядке (в соответствующие графы):

Кроме того, соответствующая пометка оставляется в журнале учёта движения трудовых книжек в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки». Текст должен иметь следующий вид:

«Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)».

Переход на электронные трудовые книжки стал одной из мер по развитию ЭДО, в том числе кадрового, в России. Помимо трудовой книжки, перевести в электронный вид можно почти все кадровые документы. Сервис Астрал iКЭДО поможет автоматизировать процессы делопроизводства в организации и обеспечить работников компании необходимыми техническими средствами для работы с документами, включая электронные подписи. Астрал iКЭДО поможет существенно сэкономить время и средства

Электронные трудовые появятся в России в 2019 или в 2020 году

По словам Ельцовой, сейчас рассматриваются две даты перехода – 1 января 2019 и 1 января 2020 года. На данный момент, концепцию перехода уже переслали всем заинтересованным министерствам и ведомствам. Она представляет собой пакет законопроектов и подзаконных актов.

Ельцова отметила, что ответы должны быть получены через месяц, а указанные сроки перехода на электронные трудовые, помимо прочего, связаны с расширением отчетности, сдаваемой организациями в пенсионный фонд.

Как заполнять титульный лист трудовой книжки

Оформление титульного листа «с нуля» потребуется в случае утраты бумажной трудовой.

Титульный лист заполняется в следующем порядке:

Фамилия, имя, отчество и дата рождения должны полностью соответствовать данным из документа, удостоверяющий личность. Ошибки даже в одной букве или цифре могут привести к большим проблемам в будущем. В связи с этим работнику, возможно, придётся обращаться в суд для подтверждения факта владения трудовой книжкой.

Сведения об образовании вносятся на основании соответствующего документа. Если в нём указаны магистратура или бакалавриат, вписывается «Высшее — бакалавриат» или «Высшее — магистратура».

Профессия, специальность и квалификация указываются в соответствии с данными из документа об образовании. Если в нём содержатся лишь сведения о направлении, то можно не заполнять эту строку.

В бланке трудовой содержатся рекомендации, по которым эту строчку предлагается заполнять в словесно-цифровом виде, хотя это и противоречит общим правилам заполнения ТК. Фактически использовать можно любой из двух вариантов заполнения.

Часто возникают вопросы по поводу подписи лица, отвечающего за ведение трудовых книжек. На практике нередко указывается только фамилия. По мнению экспертов Роструда, это допустимо. Согласно ГОСТу р 7.0.97-2016, подпись должна включать:

Однако из-за ограниченного места в трудовой книжке невозможно вписать всю эту информацию в одну строку.

При наличии печати работодателю также необходимо использовать её при заполнении титульного листа.

Медведев назвал сроки введения электронных трудовых книжек

28 июня 2018 года премьер-министр Дмитрий Медведев на заседании правительства объявил о поэтапном внедрении в России электронных трудовых книжек. Эта система заработает с 2020 года, сообщается на сайте кабмина.

По его словам, с появлением электронных трудовых сформируется база данных, где будет храниться вся информация о стаже человека. Электронный документ тяжело потерять, невозможно подделать. При обращении за государственными услугами не нужно будет предоставлять сведения о трудовой деятельности, о стаже — все это будет зафиксировано в базе данных, подчеркнул Медведев.

Передачу работодателями данных из электронных трудовых книжек в ПФР планируется начать с 2020 года

Глава правительства отметил, что, по сути, бумажные трудовые книжки дублируют информацию, которая есть в трудовом договоре, служебном контракте и в других документах, которые фиксируют факт трудоустройства.

Говоря об электронном документообороте по кадровым вопросам и электронном надзоре, который позволит работодателям отправлять информацию в проверяющие органы в электронном виде, он заметил, что в настоящее время такая система апробируется.

Ошибки в трудовой книжке и ответственность за них

В большинстве случаев ошибку в трудовой можно исправить. Сделать это может кадровый работник или сам руководитель организации (индивидуальный предприниматель).

Ни у какой другой организации нет права вносить записи или исправления в трудовую книжку лица, которое не состоит с ней в трудовых отношениях. Единственное исключение – это случаи, когда оформляется дубликат трудовой. В такой ситуации записи может вносить правопреемник ликвидированной организации, которая выступала в роли работодателя.

Перед исправлением ошибки, допущенной другим работодателем, необходимо получить от него документ, подтверждающий ошибку. Например, справку, содержащую данные о приёме сотрудника на работу, с указанием номера приказа, должности и структурного подразделения. Кроме того, можно использовать заверенную копию приказа о приёме сотрудника на работу, его перевода или увольнения с работы.
Не существует чёткого перечня документов, необходимых для внесения изменений, связанных с ошибками, допущенными предыдущим работодателем.

Если исправить ошибку в трудовой невозможно, оформляется дубликат ТК.
Для получения дубликата трудовой книжки требуется письменное заявление от работника. Оформление дубликата возможно в случае, если:

Исправление ошибок в электронных трудовых книжках регламентируется Постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 года № 730п.

Согласно п 2.6 Постановления, для полной отмены данных о трудовой деятельности сотрудника работодатель должен включить ту же информацию в новый отчёт, а в графе 10 поставить знак отмены «Х».

Для исправления и уточнения данных в электронной трудовой книжке необходимо сначала отменить ошибочную информацию, а затем внести верные данные. В соответствии с п. 2.7 Постановления, необходимо:

Если не исправить ошибку в бумажной или электронной трудовой книжке, нарушителя ждёт наказание. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ, для должного лица предусмотрены санкции в виде предупреждения или штрафа в размере от 1 до 5 тысяч рублей, а юридические лица могут быть наказаны штрафом от 30 до 50 тысяч рублей.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек

С начала 2021 года многие работают по цифровым трудовым книжкам. Все сведения теперь передаются работодателями в Пенсионный фонд электронно.

Сейчас электронные книжки заводят:

Сотрудников с цифровыми книжками нововведения не коснутся. Как и тех, кто продолжает работать по бумажным ТК: эта форма документа бессрочна и продолжит действовать и в следующем году.