новости для кадровика подготовлено экспертами компании гарант

Доля наличных расчётов в бизнесе

С каждым годом доля наличных расчётов в бизнесе сокращается. Однако кассовые операции, включающие приём, выдачу, хранение и учёт наличных денег, продолжают осуществляться. При этом необходимо соблюдать кассовую дисциплину, которая представляет собой особый порядок работы с наличными денежными средствами, утверждённый Центробанком России.

Что такое касса?

Следует отметить, что касса организации или ИП — это место, где происходят операции с наличными деньгами. Касса может находиться в отдельной комнате, окне или сейфе в кабинете бухгалтера или руководителя. Место расположения операционной кассы не регламентировано законом. Основное требование — обеспечить сохранность наличных денег и оформление необходимых документов.

Если поток наличности в организации значительный, кассовыми операциями занимается отдельный работник — кассир. Если наличные деньги не поступают регулярно, то кассовые обязанности могут быть поручены продавцу или бухгалтеру. Кроме того, кассовыми операциями может заниматься лично руководитель или индивидуальный предприниматель.

Что такое кассовая дисциплина?

Работа с наличными деньгами регулируется нормативными актами Центробанка:

1. Кассовые операции — порядок ведения кассовых операций.
2. Наличные расчёты — правила наличных расчётов.

В соответствии с указанными нормативными актами, кассовая дисциплина подразумевает:

1. Заполнение кассовых документов.
2. Сохранение кассовых документов в течение пяти лет.
3. Соблюдение лимита остатка кассы.

Кассовые документы

Формы кассовых документов, которые являются обязательными к применению, утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Кассовые документы могут быть ведены как в бумажном, так и в электронном виде. Срок хранения кассовых документов составляет не менее пяти лет.

Для кассовых операций предусмотрено несколько форм, но обычно используются только три из них. При необходимости могут быть заполнены и другие формы.

Лимит остатка кассы

Наличные деньги в кассе могут храниться только в пределах установленного лимита. Лимит остатка кассы может быть определен:

1. В процентном отношении к дневной выручке организации.
2. По сумме фиксированного денежного остатка в кассе.

Если выбран первый вариант, лимит рассчитывается по следующей формуле:

(Наличная выручка за период / Количество рабочих дней в периоде) * Количество рабочих дней между днями сдачи денег в банк.

Давайте проиллюстрируем расчет лимита кассы на примере.

Предположим, что компания Селена работает без выходных, то есть все дни являются рабочими. Выручка сдается в банк раз в пять дней. В первом квартале известно, что наличная выручка составила:

Январь: 849 000 рублей
Февраль: 789 000 рублей
Март: 934 000 рублей

Рассчитаем количество дней в первом квартале: 31 + 28 + 31 = 90 дней. Теперь можем рассчитать допустимый остаток кассы:

((849 000 + 789 000 + 934 000) / 90) * 5 = 142 888 рублей

Таким образом, допустимый остаток кассы составляет 143 000 рублей (округляется до ближайшего целого числа).

Кассовая дисциплина: основные принципы и ограничения

В этой статье мы рассмотрим вопросы, связанные с кассовой дисциплиной и ограничениями, которые она накладывает на предприятия.

Рассчет лимитов наличности

При расчете лимитов наличности учитываются расходы наличных средств, которые необходимы предприятию для закупки вторсырья у населения. Лимит рассчитывается на основании частоты снятия денег с расчетного счета, а не на основании частоты сдачи денег в банк.

Новые организации рассчитывают лимиты на основе предполагаемой выручки или объема выданной наличности. Приказом руководителя утверждается рассчитанный лимит остатка кассы.

Назначение наличных денег

Согласно указанию ЦБ от 9 декабря 2019 г. № 5348-У, наличные деньги из кассы можно тратить только на определенные цели. К таким целям относятся:

• Оплата аренды недвижимости или другого имущества (согласно ГК РФ аренда не относится к услугам, поэтому ее безопаснее оплачивать наличными);
• Штрафы, пени, санкции и возмещение убытков.

Лимит наличных расчетов по одному договору

Максимально допустимая сумма расчетов наличными между организациями и индивидуальными предпринимателями составляет 100 000 рублей. Отметим, что данное ограничение относится к общей сумме договора, а не к разовой оплате.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

За нарушение кассовой дисциплины предусмотрена ответственность в соответствии со статьей 15.1 КоАП РФ.

• Должностные лица и индивидуальные предприниматели могут быть оштрафованы суммой от 4 000 до 5 000 рублей.
• Организации могут быть наказаны штрафом в размере от 40 000 до 50 000 рублей.

Обращаем внимание, что контроль за соблюдением кассовых операций осуществляется ФНС. На налоговые проверки надзорный мораторий не распространяется, поэтому предприятиям следует быть особенно внимательными.

Заключение

Соблюдение кассовой дисциплины является важным аспектом для предприятий. Ограничения на использование наличных денег из кассы направлены на прозрачность финансовых операций и соблюдение законодательства. Предприятия, которые не соблюдают кассовую дисциплину, могут быть подвержены ответственности и оштрафованы.

Правила кассовой дисциплины в бизнесе

Правило здесь одно – если в бизнесе вы оперируете наличными деньгами, надо разобраться в кассовой дисциплине и строго её соблюдать. Это условие не зависит от организационно-правовой формы (ООО или ИП), уровня доходов, применяемой системы налогообложения и других критериев.

Однако послабления всё же есть – индивидуальные предприниматели, микропредприятия и малые компании вправе проводить кассовые операции в упрощённом порядке.

Можно ли вообще не иметь кассы? Да, если в вашем бизнесе нет наличных расчётов. Но имейте в виду, что наличные могут обращаться не только при получении оплаты от клиентов, покупателей и контрагентов. Это может быть возврат подотчётных денег, выплата ущерба, или ваш работник будет настаивать на получении зарплаты только наличными. Для отказа от кассы надо полностью исключить подобные операции.

Упрощённый порядок ведения кассовых операций

Кассовая дисциплина в организациях, относящихся к субъектам малого предпринимательства, а также в бизнесе ИП, может соблюдаться в упрощённом порядке. Такая возможность предоставлена пунктом 1 Указания ЦБ от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Упрощённый порядок ведения кассовых операций предполагает отказ от оформления кассовых документов (ПКО, РКО, кассовая книга). Однако безопаснее их оформлять, потому что выдачу наличных из кассы, во избежание спорных ситуаций, стоит подтверждать на бумаге с подписью получателя.

Кроме того, в пунктах 5 и 6 Указания № 3210-У прямо сказано, что приём наличных денег, а также выдача денег работникам должны оформляться кассовыми ордерами, и исключения для упрощённого порядка не устанавливается. А это дополнительный риск споров с проверяющими.

Необходимо также учесть, что заполнение книг учёта для разных систем налогообложения производится на основании первичных документов, к которым как раз и относятся ПКО и РКО. При отказе от кассовых документов их придётся заменять другими, поэтому упрощённый порядок на практике мало применим.

Но кассовая дисциплина в малых компаниях и ИП предполагает ещё одно послабление – отказ от установления лимита кассы. Это означает, что хранить наличными можно любую сумму.

Для закрепления этого положения необходимо издать приказ. Формулировка может быть такой: На основании абзаца 10 пункта 2 указания Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У приказываю: Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка. Этим же приказом можно назначить ответственного за сохранностью денежных средств (кассира, бухгалтера, продавца и др.).