нужно ли контролировать сотрудников и как

Управление сотрудниками в малом бизнесе — важная часть работы предпринимателя. Однако найти баланс в управлении сложно: некоторые заменяют его тотальным контролем, а другие перекладывают ответственность на подчиненных. Если не совершать этих ошибок, выиграют все: замотивированные работники, довольные клиенты и предприниматель, у которого освободится время на развитие бизнеса. О том, как управлять сотрудниками, читайте в статье.

Чтобы работники качественно выполняли свои обязанности, а предприниматель управлял ими, нужна система ориентиров:

Оба пункта взаимосвязаны. Человеку будет сложно отвечать за результат, если он не понимает зоны своего влияния.

Пример: предприниматель нанимает руководителя отдела продаж, чтобы тот собрал команду продавцов и вывел продажи на новый уровень. Перед сотрудником стоит амбициозная цель — конкретная сумма выручки. Однако через несколько месяцев работы новых сотрудников не появилось, а продажи выросли, но меньше плана. Оказалось, что предприниматель постоянно вмешивался в найм продавцов и «браковал» кандидатов. Команду продавцов так и не наняли, что повлияло на выручку. Фактически у руководителя отдела продаж были четкие KPI, но не было зоны влияния.

И наоборот, если не договориться о показателях эффективности, сотрудник не поймет, к чему ему нужно стремиться, а предпринимателю будет сложно оценить результаты.

Пример: у администратора маникюрного салона N нет плана продаж, а сфера его ответственности — записывать клиентов, принимать звонки, отвечать на вопросы в соцсетях, вести клиентскую базу и дела в салоне: встречать гостей, заказывать и принимать расходники. Чтобы оценить качество его работы, владельцу салона придется постоянно наблюдать за администратором, приезжать в салон с проверкой и т.д. Это отнимет много времени, которого у предпринимателя и так не хватает.

Так, чтобы контроль не превращался в чрезмерную нагрузку, предпринимателю важно определить зоны ответственности сотрудника и показатели его эффективности.

Что нужно контролировать

Удобнее всего оценивать качество работы работников в цифрах: количество новых клиентов, выручка, трафик на сайт, единицы произведенного товара и так далее.

Однако иногда сложно определить, на какой показатель эффективности влияет конкретный сотрудник.

Пример: владелец маникюрного салона N хочет установить KPI для администратора. Какие цифры показывают, хорошо ли он делает работу или мог бы лучше?

Довольные клиенты? Да, но на это больше влияет навыки мастеров и качество материалов.

Новые клиенты? Нет, ведь администратор не занимается их привлечением.

Выручка? Тоже нет, так как он не устанавливает цены на маникюр, хоть и может добиться скидки от поставщика расходных материалов.

Администратор напрямую влияет на несколько показателей. Один из них — конверсия записи в посещение, то есть, сколько записанных на маникюр человек пришли в салон и заплатили за услуги. Администратор может повышать эту цифру в рамках сферы своего влияния:

Если показатели эффективности снижаются, придется разбираться с процессами. Эта временная мера поможет найти причины неудач. Чаще всего достаточно проверить:

Иногда уже сам факт наблюдения за процессом работы мотивирует персонал. Во время наблюдения предприниматели находят недостатки процессов и возможности их улучшить, иногда — замечают, что показатели эффективности не отражают результатов работы и только иногда решают заменить сотрудника.

Какие сервисы помогут

Специальные сервисы уже много лет используют не только в крупных организациях, но и предприниматели. Вот только основные решения для контроля показателей эффективности и процессов работы.

Трекер задач

Показывает, сколько задач выполнено и за какое время. Особенно удобен в проектной работе, когда несколько коллег работают над чем-то одним. Помогает также более четко разграничивать обязанности в команде и делать процессы прозрачными не только для сотрудников, но и для руководителя.

Восемь бесплатных таск-менеджеров для маленьких команд, которые работают на компьютерах и на телефонах: Todoist, WEEEK, Yandex Tracker, Kaiten, Jira, ПланФикс, Asana, Flowlu.

Формы для опросов

Короткие онлайн-опросы помогут узнать настроение ваших клиентов, быстро найти недостатки в обслуживании. Клиенты охотно дают обратную связь сразу после покупки или в очереди. Вы можете оставить QR-код со ссылкой на опрос у кассы или предложить пройти опрос на странице подключения к вашему Wi-Fi.

Пять бесплатных сервисов для создания небольших онлайн-опросов: Survey Monkey, Yandex Forms, Google Forms, Survio и опросы в соцсетях вашего бизнеса.

Видеонаблюдение

Камеры видеонаблюдения уже давно стали инструментом контроля во многих компаниях. Камеры устанавливают в офисах, салонах или на производстве, чтобы понимать, кто и как выполняет работу, опаздывает, нарушает ли установленные правила. В отличие от обычных камер облачные сервисы автоматизируют мониторинг и помогают анализировать большие объемы информации. Облачный сервис от МегаФона ПроБизнес автоматизирует видеонаблюдение за сотрудниками: сообщит о происшествиях или длинной очереди, сохранит записи — к ним можно будет обратиться через время.

Видеонаблюдение работает на отечественном программном обеспечении, с любыми IP‑камерами и доступно из любой точки мира. Технологии компьютерного зрения помогут сделать видеонаблюдение еще эффективнее: автоматически определять персонал без касок, масок и спецодежды и даже с повышенной температурой, распознавать номера машин.

CRM-система

Незаменима для ведения базы клиентов, подсчета продаж и остатков на складе, ведения сделок. Поможет всегда иметь доступ к цифрам и статистике по продажам. Например, в CRM-системе понятно, сколько звонков сделал каждый, сколько клиентов обслужил и какие продукты продал. Также CRM-система может предоставить аналитические данные о работе сотрудников, сравнить их эффективность и результы.

Пять CRM-систем, бесплатных с базовым набором функций для нескольких сотрудников: Битрикс24, Salesap, Капсула, Zoho, HubSpot.

Трекер перемещений

Предоставляет информацию о местонахождении работника в режиме реального времени, планировать оптимальные маршруты и проверять контрольные точки. Например, менеджер может увидеть, где человек находится в данный момент, сколько времени он провел на месте и как долго находился в пути. Сервис предоставляет аналитические данные, например, о скорости перемещения и эффективности использования времени. Трекеры перемещений можно купить по подписочной модели, также может потребоваться дополнительное оборудование.

Аналитика звонков

Встроена в решения для звонков. Показывает данные о длительности звонков, количестве пропущенных вызовов и времени ответа на звонки. Помогает выявить потенциальные проблемы в обслуживании, услугах и продуктах компании. Удобные графики таких сервисов экономят время на проверку, а настроенные уведомления позволяют оперативно реагировать на конфликтные ситуации.

Кого контролировать

С первым сотрудником к предпринимателю приходит необходимость управлять и контролировать. Вопрос контроля встает перед любым бизнесом, где в процессах участвуют люди. Контроль особенно актуален в сфере услуг, в организациях с удаленным и разъездным персоналом.

Чтобы управлять подчиненными, предпринимателю нужно четко определить сферу ответственности сотрудника и показатели эффективности его работы: объем продаж, трафика на сайт, количество произведенной продукции или пр. Показатели легко контролировать, а если они начнут снижаться, стоит углубиться и проверить, как именно работает сотрудник. В этом помогут сервисы: например, видеонаблюдение, CRM-система и так далее.

Сервисы, о которых мы говорили

Цифровизация труда, в частности популяризация гибридного или удаленного формата работы, вызвала стремительное развитие технологий мониторинга рабочего процесса сотрудников.

Резонансный кейс с российским подразделением компании Xsolla иллюстрирует, что, исходя из данных об активности сотрудников в рабочей почте и прочих программах, работники могут быть уволены за «невовлеченность» и «малопродуктивность».

Более того, в 2016 году стало известно, что ряд крупных международных компаний (например, Walmart) используют большие данные, чтобы узнавать о серьезных заболеваниях или беременности сотрудников. Это делается с помощью аналитических инструментов, позволяющих изучать данные об обращениях к врачу, выписанных рецептах, поисковых запросах.

Согласно психологическим исследованиям, слежка на рабочем месте может привести к снижению производительности труда, потере чувства личного контроля у сотрудников, потере доверия к работодателю.

Компанией StandOut CV на основе американского и британского опыта проведено исследование методов цифрового контроля за персоналом.

По оценкам экспертов каждый третий работодатель теперь использует инструменты для отслеживания местонахождения своих сотрудников, что на 44,85% больше, чем за последние 2 года.

Изучив 50 самых популярных инструментов мониторинга за 2 года, эксперты пришли к выводу о том, что почти 25% руководителей применяют более агрессивные функции отслеживания, чем годом ранее.

Из всех программ мониторинга наиболее популярные функции наблюдения среди работодателей включают:

· отслеживание рабочего времени (96%);
· скриншоты экрана компьютера сотрудника (78%);
· видеонаблюдение (42%);
· кейлоггинг (40%);
· отслеживание по местоположению GPS (34%);
· запись звука сотрудника через внутренний микрофон устройства (8%).

При этом 38% инструментов используются в скрытом режиме без ведома работника.

Кроме того, эксперты отмечают, что более 80% сотрудников находятся под наблюдением в режиме реального времени.

По оценкам экспертов в 78% случаев использование инструментов отслеживания указывается в условиях трудового договора.

Опыт различных стран допускает различную степень контроля за сотрудниками. Следующий сравнительный анализ проводится на основе таких критериев:

По смыслу положений Закона о конфиденциальности электронной коммуникации (The Electronic Communications Privacy Act of 1986, ECPA) работодатель может следить за вербальной и письменной коммуникацией работников, если на это существует законная причина. Иные способы мониторинга за работником допустимы только при наличии согласия работника.

Исходя из норм Закона о хранимых сообщениях (The Stored Communications Act), можно отслеживать электронные сообщения сотрудников, сохраненные на компьютерах компании.

Таким образом, допустимыми признаются те методы мониторинга, которые отвечают законной цели работодателя или осуществляются с согласия работника.

1.1. Законодательство штатов

В отличие от федерального законодательства на уровне штатов существуют конкретные нормы о мониторинге сотрудников.

Например, закон о внесении изменений в законодательство о гражданских правах штата Нью-Йорк требует, чтобы все работодатели частного сектора уведомляли сотрудников о любом электронном контроле при приеме на работу с письменным подтверждением работника, а также размещали уведомление на видном месте, доступном всем сотрудникам.

Аналогичные нормы предусмотрены законодательством штата Делавэр, однако, уведомление на рабочем месте не требуется, необходимо поставить сотрудников в известность лишь при приеме на работу.

Закон об электронном мониторинге в штате Коннектикут, наоборот, обязывает работодателей уведомлять сотрудников о проводимом на рабочем месте мониторинге с указанием конкретных видов мониторинга на видном месте, доступном всем сотрудникам. В Коннектикуте не требуется письменного уведомления принимаемых работников о том, что они будут контролироваться.

В настоящее время в Комитете по Труду Ассамблеи штата Нью-Йорк находится также законопроект о внесении изменений в трудовое законодательство в связи с «Единым законом о защите конфиденциальности работников и студентов в Интернете» (А01360). Нормы предлагаемого документа предусматривают, в частности, запрет использования полученных по системе мониторинга данных для входа в личный аккаунт работника, а также обязывают работодателя приложить разумные усилия для обеспечения безопасности такой информации.

1.2. Правоприменительная практика

В американских судах существует позиция, что правовой режим охраняемой законом тайны (личной, адвокатской и т.д.) превалирует над правом работодателя на мониторинг. Так, Верховный суд Нью-Джерси в деле Стенгарт против Loving Care Agency, Inc. рассмотрел случай, когда сотрудница с личной электронной почты на рабочем компьютере вела переписку с адвокатом относительно подачи судебного иска против ее работодателя. Работодатель, установивший программу мониторинга сотрудников, смог получить доступ к электронной почте сотрудницы и прочитать переписку. Суд указал, что работница по-прежнему имел разумные ожидания в отношении конфиденциальности и что отправка и получение электронных писем на рабочем устройстве не отменяет правового режима адвокатской тайны. Суд потребовал от работодателя удалить эту электронную переписку со своих жестких дисков и постановил, что, хотя «работодатель может в некоторой степени вторгаться в частную жизнь работника, если он подкрепляется законным деловым интересом», но такой деловой интерес имеет «небольшую силу, когда предлагается в качестве основания для нарушения адвокатской тайны».

В мае 2023 года Администрация США направила запрос работникам и работодателям об использовании систем слежения за персоналом. В сообщении Белого дома указывается, что постоянная слежка за работниками может негативно сказаться на работниках: например, они будут вынуждены «работать слишком быстро», что создаст риски для их безопасности и психологического здоровья.

На уровне ЕС нет общего специального регулирования контроля за сотрудниками, однако, такие нормы существуют в ряде государств-членов ЕС.

Например, Трудовой кодекс Португалии (закон № 7 от 12 февраля 2009 г.) предусматривает, что работодатель может использовать механизмы дистанционного контроля на рабочем месте с помощью технологического оборудования только в целях защиты работников, клиентов и имущества, а не для контроля за работой сотрудников.

В Испании Органическим законом 3/2018 о защите персональных данных и гарантиях цифровых прав, вводится право работников на неприкосновенность частной жизни в отношении цифровых устройств, переданных работодателем. Также, законом закреплено право работодателя на доступ к содержимому таких цифровых устройств с целью контроля за соблюдением трудовых отношений и обеспечения целостности указанных устройств. Для этого работодатель должен внедрить политику использования цифровых устройств, которая соблюдает минимальные стандарты конфиденциальности, в разработке которой должны участвовать представители работников.

В Люксембурге статья L.261-1 Трудового кодекса ранее закрепляла закрытый перечень случаев осуществления мониторинга: для безопасности и здоровья работников; для защиты активов компании; для контроля за производственным процессом; для временного контроля над производством или услугами рабочего, если такая мера является единственным средством определения точной оплаты; в рамках организации труда на основе гибкого рабочего времени. Кроме того, прежнее законодательство требовало от работодателей получение разрешения на мониторинг у Национальной комиссии по защите данных (CNPD) каждый раз, когда они собираются контролировать сотрудников на рабочем месте. После вступления в силу норм GDPR были внесены поправки в статью L.261-1 Трудового кодекса, которые закрепили возможность осуществления контроля в любых случаях при наличии на то согласия работника.

В Хорватии Законом о безопасности труда регулируются случи применения видеонаблюдения. Использование видеонаблюдения разрешено только в целях: (1) контроля за входом и выходом из рабочих помещений и (2) защиты работников от рисков хищения, насилия и иных подобных случаев на работе. Кроме того, работодатель не может использовать записанные материалы для целей, отличных от тех, которые указаны в законе, не может транслировать их публично или передавать неуполномоченным лицам. Также, установлено, что работодатели должны письменно уведомить работников о мониторинге при приеме на работу.

В Финляндии действует Закон о защите приватности в трудовой жизни, которым установлено, что цели и процедуры видеонаблюдения, контроля доступа и иных методов мониторинга сотрудников должны вырабатываться работодателем совместно с представителями работников. Поимо контроля доступа и видеонаблюдения перечислены такие варианты мониторинга, как мониторинг через интранет или иные внутренние системы, контроль электронной почты или информационной сети, отслеживание местоположения работника. Установлено также, что работодатель обязан утвердить цель и методы мониторинга и ознакомить с ними работников.

На уровне отдельных стран-участниц Европейского союза существуют и рекомендательные положения. Например, в апреле 2023 года Комиссия по защите данных Ирландии (DPC) выпустила руководство для работодателей по защите данных на рабочем месте. В документе указывается, что сбор, использование или хранение информации о работниках, мониторинг их доступа в Интернет или электронной почты, а также наблюдение за ними с помощью видеокамер требуют выработки соответствующих политик мониторинга.

2.1. Правоприменительная практика

В мае 2023 года Управление по защите данных Италии (Garante) наложила на сеть магазинов H&M штраф в размере 50 тыс. евро из-за отсутствия уведомления работников и трудовой инспекции об использовании камер видеонаблюдения в местах, предназначенных для сотрудников.

Таким образом, специфическое регулирование контроля за сотрудниками существует на национальном уровне государств-членов ЕС. Ряд стран перечисляет допустимые методы контроля, ряд стран оставляет перечень методов на усмотрение работодателя. Большинство европейских правопорядков закрепляет необходимость получения согласия работника или профсоюза на использование систем мониторинга, все страны-участницы ЕС сходятся на том, что уведомление работника – обязательно.

Законом о регулировании полномочий по расследованию (Regulation of Investigatory Powers Act, RIPA) и Правилами о телекоммуникации (перехвате сообщений) 2000 года работодателю разрешено контролировать и записывать коммуникации сотрудника в телекоммуникационной системе работодателя без согласия работника для следующих целей: (1) для установления фактов (например, для предоставления доказательств коммерческих сделок или других деловых контактов в случае возникновения споров); (2) для того, чтобы удостовериться в соблюдении регуляторных или саморегулируемых практик или процедур; (3) для того, чтобы установить или продемонстрировать стандарты, которые должны быть достигнуты лицами, использующими систему при выполнении своих обязанностей (например, мониторинг звонков клиентов для контроля качества и обучения персонала); (4) для предотвращения или выявления преступлений (таких как мошенничество или коррупция); (5) для расследования или выявления несанкционированного использования той или иной телекоммуникационной системы (например, для проверки того, что сотрудники не используют Интернет в целях, запрещенных политикой работодателя в отношении использования Интернета); (6) для обеспечения эффективной работы системы или в качестве ее неотъемлемой части (например, для защиты системы от вирусов и хакеров, а также для выполнения рутинных перехватов в оперативных целях, таких как резервное копирование.

Работодатель также может отслеживать, но не записывать сообщения:

Тем не менее, мониторинг или запись сообщений для любой из перечисленных выше целей не разрешены, за исключением случаев, когда:

Таким образом, установлен четкий перечень случаев, в которых допускается мониторинг коммуникаций без согласия сотрудников. Однако работники, а также в ряде случаев и клиенты работодателя, должны быть уведомлены о прослушивании или просмотре сообщений, осуществляемых в телекоммуникационной системе работодателя.

3.1. Правоприменительная практика

Правоприменительная практика касается, в основном, нарушений конфиденциальности данных при использовании систем мониторинга. Так, например, в 2020 году Британским Управлением комиссара по информации (англ. Information Commissioner’s Office, ICO) было начато расследование против британского банка Barclays за негласное отслеживание компьютерной активности сотрудников.

Следовательно, британскими уполномоченными органами признается необходимость информирования работников о применении к ним систем мониторинга.

На федеральном уровне в Канаде нет специальных правил контроля за персоналом.

В провинции Онтарио принят Законопроект 88 (в рамках Working for Workers Act 2022), вносящий поправки в Закон Онтарио о стандартах занятости 2000 года (ESA). На основании этих поправок работодатели Онтарио с 25 и более сотрудниками должны иметь письменную политику электронного мониторинга за работниками.

Примечательно, что Законопроект 88 не дает работникам права отказа от электронного контроля со стороны работодателя, не устанавливает никаких новых прав на неприкосновенность частной жизни, а лишь требует от работодателей прозрачности в отношении электронного контроля. Письменная политика должна включать описание мониторинга и случаи его применения, а также объяснение, для каких целей может быть использована информация, полученная с помощью электронного мониторинга.

Это делает провинцию Онтарио единственной в Канаде, где действует законодательство о мониторинге сотрудников. Квебек, Альберта и Британская Колумбия требуют от работодателей лишь раскрывать сбор данных в соответствии с законами о приватности.

4.1. Правоприменительная практика

Верховный суд Канады по делу Р. против Коула постановил, что канадцы могут разумно ожидать конфиденциальности информации, содержащейся на рабочих компьютерах, где использование в личных целях разрешено или разумно ожидаемо. Суд охарактеризовал такую информацию как «значимую, интимную и касающуюся биографического ядра пользователя». Принадлежность устройства и данных, политика работодателя и сложившаяся практика на рабочем месте, а также технологии для мониторинга сетевой активности могут уменьшить персональные ожидания сотрудника в отношении конфиденциальности, но такие «операционные реалии» не уничтожат ожидания в отношении конфиденциальности в целом.

Таким образом, федеральное законодательство Канады не содержит конкретных правил применения систем контроля за работниками, в частности перечня допустимых методов мониторинга, требований о получении согласия или иного уведомления сотрудников. Специфическое регулирование выработано лишь в провинции Онтарио, где работодатели с 25 и более работниками должны уведомлять сотрудников о применении мер электронного мониторинга путем выработки соответствующей политики.

Действовавший ранее Закон о запрете прослушивания и наблюдения от 1992 года (Interception and Monitoring Prohibition Act of 1992, IMP) позволял вести запись коммуникаций в тех случаях, когда такая коммуникация не была конфиденциальной.

В соответствии с новым Положением о прослушивании сообщений и предоставлении информации, связанной с коммуникацией (англ. Regulation of Interception of Communication and Provision of Communication-Related Information Act, RICA), работодатели имеют право прослушивать или мониторить сообщения сотрудников в рабочей среде. Однако работодатели могут перехватывать сообщения только в том случае, если они являются стороной сообщений, или имеют согласие субъекта, или сообщения получены в ходе ведения обычной предпринимательской деятельности.

Кроме того, установлено, что такой мониторинг должен осуществляться системным администратором или с его явного или подразумеваемого согласия, в целях контроля или ведения учета непрямых коммуникаций; для установления наличия фактов, если соответствующая телекоммуникационная система предоставляется для использования полностью или частично в связи с этой предпринимательской деятельностью; и если системный администратор предпринял все разумные усилия, чтобы заранее проинформировать лицо, которое намеревается использовать соответствующую систему электросвязи, о том, что непрямые сообщения, передаваемые с ее помощью, могут быть прослушаны.

5.1. Правоприменительная практика

До принятия нового закона суд по делу Satawu obo Assagai против Autopax, по обстоятельствам которого сотрудник во время совершения проступка был заснят на камеру видеонаблюдения, о которой он не знал, постановил, что записанное не было конфиденциальным, следовательно, к работнику могли быть применены меры юридической ответственности. С принятием RICA данное решение могло быть иным.

Таким образом, с учетом требований RICA, работодатели имеют право контролировать деятельность работника, если работник был уведомлен об этом надлежащим образом. Например, уведомление может быть включено в трудовой договор или в локальные нормативные акты. Закреплены случаи, когда на такой мониторинг не требуется согласие работника, а также законодательно установлены цели такого мониторинга.

Специальное регулирование установлено и на уровне международных организаций.

Например, в 1997 году Международной организации труда (МОТ) издан Кодекс поведения по защите персональных данных работников.

Под мониторингом в данном документе понимается использование таких устройств, как компьютеры, камеры, видеооборудование, звуковые устройства, телефоны и другое оборудование связи, различные методы установления личности и местонахождения или любой другой метод наблюдения.

В кодексе поведения указано, что данные, собранные с помощью электронного мониторинга, не должны быть единственным фактором при оценке эффективности работы персонала.

Кроме того, установлено, что, если работники находятся под наблюдением, они должны быть заранее проинформированы о целях наблюдения, используемых методах и приемах, а работодатель должен свести к минимуму вмешательство в частную жизнь работников.

Тайное наблюдение должно быть разрешено только в случаях, если:

Непрерывный мониторинг должен разрешаться только в том случае, если это необходимо для здоровья и безопасности или защиты имущества.

В 2022 году выпущен доклад Управления Верховного комиссара ООН по правам человека об угрозах для глобальной цифровой конфиденциальности и прав человека, где среди рекомендаций указано избежание общего мониторинга общественных мест с нарушением неприкосновенности частной жизни и обеспечения, чтобы все меры общественного наблюдения были строго необходимы и соразмерны для достижения важных законных целей, в том числе путем строгого ограничения их места и времени, а также продолжительности хранения данных, цели использования данных и доступа к ним.

6.1. Правоприменительная практика

Наглядные примеры содержатся и в решениях международных судебных органов.

В соответствии с Постановлением Европейского суда по правам человека (ЕСПЧ) по делу Барбулеску против Румынии (жалоба № 61496/08) наблюдение за работниками должно осуществляться с соблюдением баланса между интересами работодателя и правами работника на частную жизнь. По материалам дела работник использовал аккаунт в мессенджере, заведенный по поручению работодателя для рабочей переписки на рабочем компьютере, для целей личного общения. До предъявления текстов личных переписок работник свою вину отрицал, после предъявления – письменно уведомил работодателя в нарушении права на тайну переписки. Суд постановил, что сообщения, отправляемые с территории работодателя, все равно подпадают под тайну переписки, а сотрудники должны быть проинформированы не только о факте мониторинга, но и о его масштабах и объеме.

Данное решение стало основой для так называемого «теста Барбулеску», устанавливающего для национальных судов факторы, которыми необходимо руководствоваться при оценке баланса интересов работника и работодателя. Среди фактов, подлежащих оценке: был ли работник уведомлен о возможности контроля его сообщений работодателем; степень такого контроля; обоснование контроля; можно ли было бы создать систему контроля, основанную на методах с меньшим вмешательством; последствия для работника; были ли работнику предоставлены надлежащие гарантии.

В другом решении по делу Лопес Рибальда и другие против Испании (жалобы № 1874/13 и № 8567/13) ЕСПЧ признал, что в отдельных случаях допустима слежка за работниками в том числе с использованием скрытых видеокамер. Согласно материалам дела работодатели не предупредили работников об установке скрытых камер видеонаблюдения, которые впоследствии зафиксировали правонарушение. Суд постановил, что такая слежка является правомерной в том случае, если у работодателя есть обоснованное подозрение в незаконном присвоении имущества компании или любом другом правонарушении работников, способном причинить или уже причинившем значительный вред работодателю.

Раньше мы использовали следующие практики
контроля:

Все эти данные и показатели учитывались
при подсчете KPI.

Мы увидели, что жесткие меры контроля работы
сотрудников не приносят результатов, они не рентабельны. Компания понесла
большие затраты на разработку, внедрение и сопровождение новых систем мониторинга,
как финансово, так и по времени. Потраченных на контроль средств, хватило бы на
то, чтобы открыть еще один филиал или оплачивать работу каналов сбыта в течение
6 месяцев.

Со стороны сотрудников снижалось доверие к
компании, а уровень стресса – поднимался.  Люди сосредотачивались на том, что за ними
«следят», боялись совершить ошибку и получить взыскание. Они эмоционально и
профессионально выгорали.

Перемены
к лучшему. В чем секрет?

После того, как мы пригласили коуча из
Японии, то увидели большие изменения. Мы последовательно внедрили сначала
процессный, а затем – проектный подход, поскольку процессы руководят проектами.

Данный подход позволил выстроить четкую
технологическую цепочку процессов, происходящих внутри компании. А также
внедрить в соответствии с ней программу обучения и наладить прозрачную систему
контроля. Работа в таком формате дала сотрудникам возможности понимать свои зоны
ответственности, свои задачи, необходимое времени и качество их выполнения.

Например, при организации закупок сразу
становилось понятно, кто поставил данную задачу, в какие сроки и каким образом
ее нужно исполнить. И дальше, в ходе реализации задачи, было видно участие
каждого, его вклад в результат и удовлетворение от участия в процессе и его выполнении.

Почему
старая система контроля сотрудников была не эффективной?

В предыдущей модели многое было завязано
на личном умении работников строить коммуникации и договариваться. Большинство
проблем возникало из-за того, что им приходилось просить, угрожать, вступать в
конфликты. Поэтому у сотрудников мотивация выполнять свои обязанности снижалась,
важные дела откладывались, происходили нарушения, вплоть до полной остановки
рабочего процесса. В этом положении приходилась разрабатывать и применять
жесткие формы контроля, чтобы работа выполнялась беспрерывно, соблюдались
сроки, поддерживалась эффективность персонала.

Как
стала выглядеть система контроля работы сотрудников после успешной трансформации:

Основные
преимущества digwell системы контроля работы сотрудников.

Система достаточно гибко позволяет
корректировать процессы и менять маршруты по мере необходимости. С помощью
установки определенных правил, она помогает выполнять главную задачу –
достижение состояния потока, в котором контроль за сотрудниками уже не нужен.  Единичные случаи остановки процесса возникали,
чтобы оказать помощь работнику в выполнении конкретной задания. Таким образом, система контроля работы сотрудников
трансформировалась в систему помощи. Это помогло повысить уровень доверия и
положительного отношения работников к компании.

Следующим шагом после налаживания основных
процессов в компании, стало обеспечение функционирования проектной работы. Процессы
обеспечили результаты проектной деятельности в маркетинге, во взаимодействии в
ключевыми клиентами, в открытии филиалов, в проведении ремонтных работ. Проектные
работы четко задают цели, определяют ресурсы, конкретизируют задачи и сроки их
выполнения.

Система
контроля сотрудников digwell использует 2 базовых принципа:

Дополнительные
выгоды.

Система
контроля сотрудников затрагивает не только процессы и проекты,
но и целевые показатели работников. Эти данные формируют финансовую модель
предприятия. Мы можем анализировать плановые показатели как компании в целом,
так и каждого сотрудника, в отдельности. В контроллинг входит выполнение
сотрудниками  KPI и выплаты заработной
платы.

В Digwell мы больше не контролируем
рабочее время сотрудников (за исключением тех, кто непосредственно
взаимодействует с клиентами). Благодаря этому, освободилось большое количество
денежных ресурсов и времени. Лояльность к компании со стороны сотрудников
возросла максимально.

Таким образом, все подразделения компании и
отдельные ее работники больше не воюют и не борются друг с другом, но сфокусированы
на достижении общих целей.

Удивительные
результаты внедрения Digwell в систему контроля сотрудников:

В итоге в выигрыше остаются все участники
процесса, а сам контроль трансформируется в оперативную помощь сотрудникам.

5
этапов эффективного контроля сотрудников:

1.     Контроль
знаний в цифровом формате.

Сотрудник
знает все процессы, имеет необходимые знания и навыки.

Рисунок 1 Статистика обучения

2.     Контроль
в процессах и электронном документообороте (ЭДО).

Рисунок 2 ЭДО

3.     Контроль
задач в проектах.

Рисунок 3 Диаграмма Ганта

4.     Контроль
за целевыми показателями.

Рисунок 4 Целевые показатели

5.     Контроль
за финансовыми показателями.

Рисунок 5 Целевые показатели и расчет зарплаты сотрудника

Как организовать эффективную систему цифрового
контроля работы сотрудников в вашей компании? Как сочетать интересы компании и
лояльность коллектива?

Digwell знает как! Digwell поможет! Наш
бизнес-коуч справится с этой задачей всего за 3 месяца! Позвоните сейчас и
проконсультируйтесь с экспертом.

Сколько реально сотрудники работают за компьютером?

Большинство руководителей живут в беспокойстве за своё дело. Это вполне объяснимо: когда на кону бизнес, есть из-за чего переживать. При этом почти четверть из них называют основной причиной беспокойства работу подчинённые. И это тоже вполне объяснимо. Дело даже не в том, что топ-менеджеры не умеют делегировать и считают, что лучше них с задачами не справится никто. Дело в том, что они подозревают, что персонал отдаётся работе не на 100%.

В этом признаются и сотрудники. Отвлекающих факторов на работе – масса. 91% работников российских компаний тратят своё рабочее время на явно непрофильные занятия. 33% опрошенных на отвлечения тратят в среднем 2 часа от положенных рабочих, еще четверть участников опроса занимаются посторонними делами примерно час, еще почти столько же – 3 часа, 11% – меньше часа. Получается, что опасения руководителей оправданы – полноценно отрабатывают своё рабочее время единицы из персонала. Среди самых «вредных» тайм-киллеров – те, что связаны с использованием компьютера:

• изучение новостной повестки в Интернете – 44%;

• электронная почта – 42%;

• личные чаты в мессенджерах – ещё 42%;

• каналы в – 33%;

• социальные сети – 10%;

• игровые приложения – 5%.

Кроме того, с развитием дистанционного формата работы, импульс которому придала пандемия -19, стало легко найти подработку на удалёнке. И сотрудники пользуются этой возможностью. Причем, не отказываясь от основной работы. 65% работающих специалистов признаются, что подрабатывают прямо под носом руководства. И 22% из них говорят, что такое совмещение негативно сказывается на выполнении основных задач.

Получается, что контроль рабочего времени за компьютером – мера оправданная.

Как выявить видимость работы у сотрудников?

Все работают, а результаты оставляют желать лучшего. Ситуация, которая вызывает недоумение руководства. Одна из причин при таком раскладе – кто-то из персонала работает, а кто-то только создаёт видимость. Конечно, можно присмотреться, чтобы выявить псевдопродуктивных сотрудников. Что может стать «маячком»:

Однако эти признаки могут быть довольно обманчивыми. Например, к сотруднику могут действительно хорошо относиться коллеги, но при этом он сам выполняет все свои задачи. В таком случае обвинения будут беспочвенными, что рождает риск потери настоящего специалиста. Гораздо эффективнее в принятии управленческих решений опираться на достоверные данные, которые можно получить, организовав контроль работы персонала.

Методы контроля работы сотрудников

Контроль сотрудников на рабочем месте может быть спорным, но статистика говорит сама за себя: компании, которые используют инструменты мониторинга занятости персонала, говорят о повышении производительности. Само осознание, что за рабочими часами следят, дисциплинирует и заставляет думать больше о работе. Что же можно сделать, чтобы понять, чем занимаются сотрудники на своих рабочих местах?

Установить видеонаблюдение. Современные видеосистемы позволяют приблизить съёмку настолько, что станет видно, чем занимается сотрудник на его ПК. Однако такой подход вызывает, как правило, массу негативных реакций со стороны персонала. Кому захочется быть под прицелом «большого брата»?

Ввести обязательную отчётность. Практика довольно частного применения: сотрудники в установленные сроки и с заданной периодичностью сдают отчёты о проделанной работе, например, раз в месяц, раз в неделю или ежедневно. Такой подход вполне может мотивировать к более ответственному отношению к работе, однако есть пара «подводных камней». Во-первых, точность и правдивость таких отчётов можно поставить под сомнение – вдруг специалист захочет приукрасить свои заслуги или впишет в свой отчёт задачу, которую на самом деле выполнял коллега? Во-вторых, написание отчётов отнимает время, которое специалист может потратить с большей пользой. В-третьих, руководитель обязательно должен проверять отчётность, иначе смысл такого контроля теряется вовсе. А это тоже – дополнительные трудовые часы, которые будут больше полезны для стратегического планирования.

Назначить аудитора. Этот человек должен, не вмешиваясь в рабочий процесс, вести учёт потраченного специалистами времени. Но на практике получается, что такое заглядывание через плечо демотивирует больше, чем приносит положительного эффекта для продуктивности.

Проводить периодические опросы в коллективе. Этот метод основан на методике «360 градусов», когда о сотруднике и его успехах высказываются коллеги. Здесь есть шансы получить понимание занятости каждого в коллективе, но влияние могут оказать межличностные отношения. Например, раскрыть всё того же «любимца публики», который на самом деле не приносит пользы компании, будет довольно сложно. И наоборот, если специалист действительно работает, но не получил всеобщей любви коллектива, его репутацию могут неоправданно запятнать.

Внедрить программные инструменты мониторинга. Это один из самых современных и непредвзятых способов понять, чем занимаются сотрудники за компьютерами. Масштабы контроля зависят от категории выбранного ПО. Например, обычные тайм-трекеры, которые специалисты должны самостоятельно включать и выключать, работая над конкретной задачей, безусловно, уступят в качестве информации, которую предоставит полноценная автоматизированная система мониторинга занятости персонала.

Автоматический контроль работы за компьютером

Автоматический контроль работы за компьютером гарантирует два безусловных плюса, которые не дают другие методы контроля. Первое – это непредвзятость полученной информации. Программные инструменты работают самостоятельно, собирая данные из рабочих систем компании, без вмешательства сотрудников и руководства, а значит, человеческий фактор полностью исключается. Второе – это отсутствие необходимости отвлекаться на мониторинг. Раз система работает сама, то персонал может спокойно заниматься рабочими вопросами, не беспокоясь, что что-то будет упущено.

Одна из таких систем, которая позволяет организовать ненавязчивый и в то же время эффективный контроль – . Агенты программы устанавливаются на рабочие ПК сотрудников и в тихом режиме, не снижая производительность работы техники, собирают данные и ведут статистику. Что попадает в поле зрения софта:

По сути ни одна минута обозначенного в трудовом договоре времени не остаётся за пределами мониторинга системой . Более того, часы переработки тоже учитываются. Кроме того, программа обладает широкими аналитическими возможностями: сравнивает загруженность специалистов и отделов, дублирует структуру компании и показывает взаимодействие подразделений, а в случае критических отклонений подаст сигнал на почту руководителя, чтобы ситуация не дошла до критической.

При всей кажущейся строгости – одна из самых лояльных программ на рынке софта для контроля рабочего времени персонала. Разработчики сознательно лишили свой продукт всех «шпионских» функций. Так что сотрудники могут быть спокойными за сохранность личных данных, уверенными в том, что подслушивать и подсматривать за ними не будут. А любой руководитель будет уверен, что мониторинг организован в соответствии с законом.

Понять, что – действенный инструмент контроля работы сотрудников за компьютерами легко, опробовав 14-тидневную версию бесплатно.

Контроль действий сотрудников — одна из главных задач руководителя в компании. В одних организациях ее осуществляют автоматические системы, в других — системы видеонаблюдения, а в третьих — сами менеджеры и их помощники.Для контроля персонала существуют десятки методик, но не каждую из них может применить у себя российская компания. Мы собрали самые популярные и понятные способы проверки деятельности подчиненных, которые помогут повысить продуктивность команды почти любому бизнесу.