обязательные документы по охране труда в компании

Спасибо за ваше обращение!

Документы по охране труда, которые должны быть в организации

Специального перечня документов по охране труда, которые должен принять работодатель, не существует, его никто официально не утверждал. Но есть отдельные нормы законодательства, по которым такой список можно составить. Собрали для вас ссылки на готовые образцы таких документов в статье.

Положение о системе управления охраной труда (СУОТ)

Положение о СУОТ – это локальный нормативный акт. В нем следует прописать структуру и порядок, в котором будет функционировать СУОТ. Такой документ должна утвердить каждая организация или ИП, у которых есть наемные работники (ч. 3 ст. 214, ст. 217 ТК РФ).

С нуля вам его писать не придется, поскольку за основу можно взять примерное положение от Минтруда. Формулировки из этого документа можно переработать или продублировать, с учетом специфики именно вашей организации (Приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 776н).

Инструкции по охране труда

Для любого работника существуют требования, согласно которым он может безопасно выполнять свою работу. Такие требования должна содержать инструкция по охране труда. Ее следует составлять, учитывая профессиональные риски, опасности, которые характерны для конкретной работы и должности. Работник должен с такой инструкцией ознакомиться под подпись. Для таких инструкций есть требования Минтруда (Приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 772н).

Документы для оформления проведения инструктажей по охране труда

Журнал регистрации проведения вводного инструктажа

Вводный инструктаж нужно не только провести, но и зарегистрировать. Для этого потребуется журнал регистрации. Еще потребуется программа его проведения, но о ней расскажем чуть ниже.

Программа проведения вводного инструктажа

Чтобы проинструктировать работников по охране труда на рабочем месте, нужно сначала разработать, а потом и утвердить программу инструктажа.

Работодатель вправе издать приказ, где пропишет должности, которым не нужен первичный инструктаж по охране труда.

Документы по специальной оценке условий труда (СОУТ)

Организация, которая провела спецоценку, составляет отчет – на бумаге или электронно. Бумажный отчет подписывают вручную, электронный – усиленной электронной подписью. Желательно, чтобы подпись была квалифицированная, но в целом подойдет и неквалифицированная.

Самостоятельное обучение работников требованиям ОТ

Допустим, вы решили сами обучить работников, не привлекая специализированную организацию или ИП. Для этого вам потребуется самим разработать:

Документы, необходимые при медосмотре

Вам для медосмотров потребуются:

Если соискателю требуется предварительный медосмотр, ему достаточно выдать направление, издавать приказ тут не нужно.

Направления на медосмотры следует выдавать работникам под подпись в журнале учета таких направлений. Медорганизация, которая проводит медосмотр, направит по его итогам работодателю заключение. В нем пропишут противопоказания к работе, если они есть, а также группу здоровья работника.

Документы, связанные со средствами индивидуальной зашиты (СИЗ)

Чтобы обеспечивать работников СИЗ и смывающими средствами, вам придется разработать локальный нормативный акт. В документе пропишите, каким образом будете предоставлять обеспечение. Ознакомьте с таким актом под подпись всех работников, кого он касается.

Документы при микроповреждениях или микротравмах

Работодатель обязан учитывать и устанавливать обстоятельства, при которых работник получил микротравму. Порядок учета микротравм работников потребуется утвердить локальным нормативным актом. Еще будет нужен журнал учета микротравм, чтобы регистрировать там каждое подобное происшествие. По результатам процедур рассмотрения обстоятельств и причин происшествия потребуется составить справку или иной документ. Какой именно – определяет работодатель в ЛНА (ст. 226 ТК РФ).

Полезные материалы по теме

Бесплатный доступ на 2 дня

Поздравляем! Вы успешно подписались на рассылку

Каждое мероприятие по охране труда должно быть оформлено локальным нормативным актом. В противном случае проверяющий инспектор может установить штраф за невыполнение этого мероприятия. В статье мы рассказали, как провести аудит документации по охране труда так, чтобы не навлечь неприятности на организацию и не составлять не нужные документы, отвлекающие от главной задачи специалиста по охране труда – защищать работников от опасностей.

Таблица обязательных ЛНА по охране труда в компании

План управления рисками в компании

План мероприятий по улучшению условий и охраны труда в компании

Перечень опасностей и мер по управлению ими в рамках СУОТ

Список обязательных документов по охране труда

Изменения в Х разделе Трудового кодекса Российской Федерации требуют от специалиста по охране труда переработать комплект локальных нормативных документов. Мы бережно относимся к вашему времени, поэтому перечислим список обязательных документов для всех организаций, вне зависимости от того, об ИП идет речь, или о крупной компании.

Прежде всего необходимо установить, что обязательные документы по охране труда регламентированы исключительно нормативными правовыми актами. Все ГОСТ, методические рекомендации являются документами добровольного применения, поэтому документы по охране труда не должны быть избыточными. Избыточность – один из главных врагов специалистов по охране труда, так как они отвлекают от самого главного – профилактики травматизма на рабочих местах.

Требования к документам по ОТ в компании следующие:

Важно! Перечень обязательных документов по охране труда, подлежащих проверке надзорных органов, регламентирован нормативными правовыми актами: Трудовым кодексом, примерным положением о системе управления охраной труда от 29.10.2021 № 776н и проверочными листами Роструда.

С учетом изменений с 1 марта и 1 сентября 2022 года, и тех, которые произошли в 2023 году, специалисту по охране труда необходимо разработать ряд основных документов по охране труда. К ним относятся:

С 1 марта 2022 года действует новое положение о системе управления охраной труда (приказ Минтруда от 29.10.2021 № 776н). В положении изменили основные процедуры СУОТ, процессы функционирования СУОТ, направления политики в области охраны труда (п. 10 в 776н), основные процедуры СУОТ (п. 55 в 776н).

Структура положения о СУОТ должна соответствовать изменениям в Х разделе Трудового кодекса несмотря на то, что примерное положение о СУОТ является рекомендацией. С большой долей вероятности предполагаем, что в вашем действующем Положении о СУОТ указана старая нумерация статей ТК РФ и сделаны отсылки на отмененное с 1 марта 2022 г. типовое положение о СУОТ № 438н. В этом случае придется переделывать Положение полностью. Ведь в нем не указан порядок расследования микротравм, порядок информирования работников об условиях труда и т.д.

Структура положения о СУОТ в компании

Чтобы определить, все ли обязательные документы разработаны именно для вашего учреждения, предлагаем наше готовое решение. Мы проанализировали все чек-листы Роструда и составили таблицу. Благодаря ей вы разработаете нужное количество документов, и не будете тратить время на не нужные.

Таблица. Проверьте, все ли обязательные документы у вас в наличии

Пример разработки Положения о СУОТ, политики в области ОТ мы разместили в нашей февральской статье Как разработать положение о СУОТ: новые требования и образец заполнения. По результатам оценки профрисков и проведенной СОУТ необходимо разработать актуальный План мероприятий по улучшению условий и охраны труда ежегодно.

Образец плана мероприятий по улучшению условий и охраны труда

Приказ Минтруда России от 28.12.2021 № 926 «Об утверждении Рекомендаций по выбору методов оценки уровней профессиональных рисков и по снижению уровней таких рисков» также действует с 1 марта 2022 года. В приложении к этим рекомендациям Минтруд разместил форму плана управления рисками. Форма рекомендованная, но разработать документ необходимо в том виде, в котором документ будет утвержден в положении о системе управления охраной труда. Не забудьте, что обязательным документом является Перечень опасностей.

Эксперты ЦОКО№1 актуализировали информацию по текущим изменениям в охране труда

Если вы следите за изменениями в законодательстве и постоянно актуализируете свои знания, вам будут полезны наши материалы. Их составили эксперты-практики с многолетним стажем в охране труда.

Какие необязательные документы по ОТ подстрахуют при проверках ГИТ

Помимо обязательных документов, перечисленных в требованиях проверочных листов Роструда, существует необходимость разработать и «необязательные» документы, форма которых не утверждена законодательно, но их ведение регламентировано нормативными правовыми актами (Приказ Федеральной службы по труду и занятости от 01.02.2022 № 20, Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н).

Так, например, при проведении медосмотров существует обязанность вести учет выдачи направлений и ознакомление работников с календарным планом медосмотра (пункт 9 Приказа Минздрава России от 28.01.2021 № 29н). При этом требования к оформлению этого учета не предусмотрены. Это означает, что работодатель должен разработать форму такого ознакомления, определить, будет ли она бумажной или электронной. Мы рекомендуем завести общий журнал учета выдачи направлений на обязательные медосмотры и психиатрические освидетельствования.

С 1 марта 2022 года обязательным является учет и расследование микротравм. При этом форма учета не закреплена законодательно, но дан ее рекомендованный образец (Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 сентября 2021 г. N 632н).

Поэтому работодатель, с учетом своей деятельности и количества подразделений должен разработать свою форму учета. Это может быть справка о расследовании, акт расследования, также обязательным является ведение журнала учета. Кроме того, что журнал можно вести в электронном виде, некоторые работодатели не имеют возможность получать электронные цифровые подписи на каждого работника, получившего микротравму. Мартовская статья Микротравмы на производстве: причины, расследование и учет содержит готовый образец заполнения справки по расследованию и журнала учета.

Как накажут, если не вести документы по охране труда

Во время плановой проверки инспектор проверяет наличие документов по охране труда согласно проверочным листам. При внеплановой проверке инспектор проводит проверку наличия документов по охране труда согласно предмету проверки. Так, если от работника в ГИТ поступила жалоба на то, что не стирают его СИЗ, а заставляют стирать самому, проверят личные карточки учета выдачи СИЗ, график сдачи СИЗ в стирку, договор с прачечной, акты выполненных работ. Поскольку СИЗ все-таки выдаются, работодателя оштрафуют по ч.1 ст. 5.27.1 КоАП РФ.

Виды и размеры штрафов за нарушение порядка оформления документов по охране труда установлены в ст. 5.27.1 КоАП РФ. Эта статья появилась относительно недавно (введена Федеральным законом от 28.12.2013 № 421-ФЗ), и заставила многих работодателей пересмотреть свои взгляды на охрану труда.

Важно! До 1 января 2014 года штраф за отсутствие медосмотра или обучения по охране труда, мог составить всего лишь 1000 рублей, и работодатели наивно полагали, что им лучше заплатить штраф, чем выполнить все законные требования инспектора. Но когда одного работодателя в Московской области чуть не оштрафовали на 8500000 рублей за не проведение психиатрического медосмотра для 65 водителей грузовиков, нашлись и время, и деньги для этого обязательного мероприятия, и появилось непреодолимое уважение к охране труда.

Неправильно думать, что, если инспектор трудовой инспекции не обнаружит какой-либо нужный документ, он запишет, что мероприятие не выполнено совсем. Инспекторы обязаны исходить из презумпции добросовестности работодателя, декларированной в третьей статье Закона о защите прав предпринимателей (Федеральный закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 N 294-ФЗ).

Считается, что работодатель вправе рассчитывать на то, что действия государственного надзорного органа будут соответствовать презумпции добросовестности, если докажет любым доступным способом выполнение законного требования. Поэтому, при наложении административного наказания, работодатель вправе ходатайствовать об уменьшении штрафа, если у него отсутствовал какой-либо документ по охране труда, но деятельность в этом направлении фактически осуществлялась.

В организации был утерян журнал регистрации вводного инструктажа, и был заведен новый, с января 2021 года. Инспектор ГИТ вместо того, чтобы указать в постановлении, что инструктаж не проводился до этой даты, может провести опрос лиц, принятых на работу, в ходе которого выяснит, проводился ли инструктаж по предоставленной работодателем программе, или нет. Это и есть следование принципам добросовестности работодателя.

При проверке инспекции Роструда было выявлено, что на некоторых должностях отсутствуют личные карточки учета выдачи СИЗ. Поэтому инспектор запросил данные первичной бухгалтерской отчетности по получению работниками спецодежды, и по накладным установил, что подпись работника есть, комплект одежды работники получили вовремя, эта одежда сдавалась в стирку.

Лишь в том случае, когда факт не будет подтвержден другими законными документами, инспектор может предъявить замечание о не проведении обязательных мероприятий и оштрафовать по соответствующей статье 5.27.1 КоАП РФ.

Например, если отсутствуют обязательные документы по охране труда — протоколы проверки знаний, удостоверения, программа обучения, и сами работники отрицают факт проведения обучения и проверки знаний по охране труда, работодателя привлекут к ответственности по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ. Если же работники не отрицают факт обучения и проведения экзамена, есть обязательные документы — программа, протокол, но не выдано удостоверение по охране труда, штраф будет установлен по части 1 статьи 5.27.1 КоАП как за нарушение порядка оформления результатов обучения по охране труда.

Кроме того, инспектор или суд могут установить, что правонарушение малозначительное и снизить размер штрафа в этой ситуации. Но если обучение не проводилось, штраф установят по количеству работников, чье трудовое право на подготовку по охране труда было грубо нарушено работодателем, что является угрозой жизни и здоровью работников.

Эта позиция закреплена в Постановлениях Верховного Суда РФ: от 15.08.2014 № 60-АД14-11, №60-АД14-12, №60-АД14-13, №60-АД14-14, 60-АД14-15. Если работодатель привлекается к административному наказанию в виде штрафа по ч. 3, 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ, то работодатель несет ответственность за каждое установленное нарушение. В то же время, если работодатель привлекается к административному наказанию в виде штрафа по ч. 1, 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ, ответственность работодателя не находится в зависимости от количества работников, чьи трудовые права были нарушены.

Полный пакет документации, регламентирующий вопросы безопасности работников, вмещает положения, инструкции, журналы инструктажей, в которых обязательно нужно делать пометки о выполненных мероприятиях. К этой документации также относятся приказы и распоряжения, где закрепляются работники ответственные за определенные участки или оборудование. Чтобы документация считалась полной, к ней нужно добавить журнал учета проведения инструктажей, перечни рабочих мест с опасными или вредными условиями труда.

ПОЛНЫЙ ПАКЕТ ДОКУМЕНТАЦИИ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЙ ВОПРОСЫ БЕЗОПАСНОСТИ РАБОТНИКОВ

Основные положения, которые обязательно должны находится у инженера по охране труда, регламентируют:

Пометки о выполненных инструктажах выполняются  в соответствующих журналах.

Важной документацией для службы по охране труда являются приказы и распоряжения, касающиеся пожарной безопасности, санитарии и  электробезопасности. В документацию инженера по охране труда вносятся положения и приказы, в зависимости от специфики деятельности компании. Их составление и утверждение – обязанность инженера службы ОТ.

Составляются приказы на утверждение следующих положений:

Также приказом назначается человек, ответственный за безопасность и техническое состояние автомобильного транспорта.

Следующим пунктом значатся программы по охране труда, пожарной безопасности, санитарии и электробезопасности, а именно программы:

1. Вступительного инструктажа, на котором сотрудники знакомятся с общими вопросами безопасности труда.

2. Вступительного инструктажа по пожарной безопасности.

3. Присвоения персоналу І группы по электробезопасности.

4. Проверки знаний по электробезопасности для персонала, работающего с электротехникой.

5. Порядок отстранения от работы персонала под действием алкоголя или наркотических веществ.

Обязательно ведутся такие журналы:

1. Журнал регистрации вступительного инструктажа по ОТ.

2. Журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте.

3. Журнал инструктажей по пожарной безопасности.

Разработка пакета документов по охране труда

Наша компания оказывает услуги по оформлению и ведению документации по охране труда (ОТ). Мы подготовим для вас пакет документов «под ключ» с учетом специфики вашего предприятия и организуем охрану труда, функционирующую без форс-мажоров.
Услуга будет полезна для предприятий и организаций малого и среднего бизнеса, которые решили доверить разработку документации по охране труда и первоначальную постановку всей системы охраны труда профессионалам.

Наша экспертная организация внесена в реестр Министерства труда и социальной защиты РФ для аккредитованных организаций, оказывающих услуги в области охраны труда, под регистрационным № 4078.

Обращаясь к нам, вы получаете

Консультации по вопросам организации ОТ

Перечень обязательных документов

Пакет документов по охране труда должен содержать:

Штрафные санкции

За отсутствие документации по ОТ в должном объеме для ИП и юрлиц предусмотрена административная ответственность. В соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ штрафные санкции для должностных и юрлиц могут варьироваться:

За отступления в сфере охраны труда, обернувшиеся тяжким вредом или летальным исходом, предусмотрена уголовная ответственность.

Особенности ценообразования

Для каждого заказчика стоимость разработки документации по ОТ рассчитывается индивидуально в зависимости от разновидности работ, вида деятельности и штатного расписания конкретного предприятия.

Исходными данными ценообразования служат:

Этапы работы

Эксперт по охране труда

Вас может заинтересовать

ОтзывыРуководитель отдела логистики ВЭД ООО «ИЛОТ»

Среди наших клиентов

Готовый комплект документов для офиса по охране труда – это минимальный комплект актуальных шаблонных документов по охране труда, который должен быть в каждой Организации. Ведение документации и соблюдение требований охраны труда защищает Организацию от административных штрафов при плановых и внеплановых проверках, а руководителя от уголовной ответственности.

I Инструкция по введению в действие документов по охране труда

II Приказы по охране труда

III Программы инструктажей по охране труда

IV Программы проведения обучения по охране труда

V Инструкции по охране труда

VI Документы по организации работы по охране труда

VII Журналы по охране труда (формы)

VIII Документы для оформления расследования несчастного случая на производстве (14 шт.)

IX Нормативно-правовая база обеспечения работ по охране труда (15 шт.)

Ваша выгода

Настоящий комплект документов по охране труда является набором шаблонов, которые необходимо дорабатывать самостоятельно и не является исчерпывающим. Базовый пакет – это основа и помощь для создания и обеспечения функционирования системы управления охраной труда в Организации.

При наличии в Вашей Организации дополнительных видов деятельности, следует организовать разработку и утверждение инструкций по охране труда, программ проведения инструктажей, программ проведения стажировки на рабочем месте, а также программ обучения по охране труда в зависимости от специфики деятельности Вашей Организации. (Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 N 2464 «О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда»).