обязательные документы в кадровом делопроизводстве

В подразделе 2.1 ЕФС-1 осуществляется расчет сумм страховых взносов для организаций, у которых имеются выделенные классификационные единицы (СКЕ).

В данном подразделе указывается облагаемая база и сумма исчисленных страховых взносов на случай травматизма.

Для удобства представления информации, показатели отражаются в виде таблицы:

Строка 1 указывает общую сумму выплат и иных вознаграждений, которые начислены в пользу физических лиц.

Строка 2 отражает выплаты, которые не облагаются страховыми взносами, если такие имеются.

Строка 3 показывает базу для исчисления страховых взносов и рассчитывается по формуле: общая сумма выплат ининых вознаграждений (стр. 1) минус не облагаемые страховыми взносами выплаты (стр. 2).

Строка 4 содержит сумму выплат, которые произведены в пользу инвалидов.

Строка 5 отражает размер тарифа, который установлен для организации или ее подразделения. Для получения этого значения, страхователю выдается уведомление о размере страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Если организация имеет право на скидку по страховому тарифу, то процент скидки указывается в строке 6. Он устанавливается территориальным органом СФР (Социального Фонда России) на текущий календарный год и зависит от состояния охраны труда и расходов на обеспечение страхования.

Если организация использует надбавку к тарифу взносов, то процент надбавки указывается в строке 7. Он также устанавливается территориальным органом СФР на текущий календарный год.

Максимальный размер скидки или надбавки не может превышать 40% от установленного страхового тарифа.

В строке 8 отражается итоговый тариф страховых взносов с учетом скидки или надбавки. Для его расчета используются соответствующие формулы.

Строку 9 используют для указания суммы исчисленных страховых взносов.

Значения по графе 3 должны равняться сумме значений по графам 4, 5, 6 и 7.

Структурные подразделения в СКЕ: руководство для страхователей

Данный подраздел предназначен для страхователей, у которых структурные подразделения выделены в СКЕ. Он заполняется в целом по страхователю и по каждому его подразделению, являющемуся самостоятельной классификационной единицей.

Основные поля

В поле Основной ВЭД/ Наименование ВЭД указывается наименование основного вида экономической деятельности страхователя и его выделенных СКЕ.

В поле ОКВЭД указывается код ОКВЭД страхователя, а также его СКЕ.

В поле Подразделение указывается наименование структурного подразделения — самостоятельной классификационной единицы (СКЕ) либо наименование страхователя.

Страховой тариф и скидки

По строке 5 отражается размер страхового тарифа, который устанавливается в зависимости от класса профессионального риска, к которому относится страхователь и его СКЕ.

Строки 6–8 заполняются только по основному виду деятельности страхователя.

По строкам 6-7 указывается процент скидки или надбавки к страховому тарифу, который устанавливается территориальным органом СФР на текущий календарный год.

В строке 8 отражается итоговый тариф страховых взносов с учётом скидки или надбавки.

База для исчисления страховых взносов

В подразделе База для исчисления страховых взносов отражается база, исчисленная как разница между суммой выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц, и суммой, не подлежащей обложению страховыми взносами. Все сведения указываются как в целом по страхователю, так и отдельно по каждому его подразделению.

По строке 9 отражается база, исчисленная нарастающим итогом с начала расчётного периода. База, рассчитанная в целом по страхователю с учётом данных по СКЕ, должна быть равна показателю по графе 3 строки 3 подраздела 2.1.

По строке 10 указывается сумма выплат в пользу работающих инвалидов, исчисленная нарастающим итогом. Показатель по строке 10, рассчитанный в целом по страхователю с учётом данных по СКЕ, должен быть равен сумме выплат, указанной по графе 3 строки 4 подраздела 2.1.

База для расчёта страховых взносов

По строкам 11–12 указывается база для расчёта страховых взносов, исчисленная нарастающим итогом на начало отчётного периода, т.е. на начало 1 квартала, полугодия, 9 месяцев и год. При этом в строке 11 отражается база по всем работникам, а в строке 12 — по работающим инвалидам. Всего суммы по строкам 11–12 должны быть равны соответственно суммам по графе 4 строк 3–4 подраздела 2.1.

База за последние 3 месяца отчётного периода

В строках 13, 15 и 17 отражается база для исчисления страховых взносов за последние 3 месяца отчётного периода. При этом итоговые показатели, рассчитанные в целом по страхователю с учётом данных по СКЕ, должны соответствовать данным подраздела 2.1:

• стр. 13 = гр. 5 стр. 3 подр. 2.1
• стр. 15 = гр. 6 стр. 3 подр. 2.1
• стр. 17 = гр. 7 стр. 3 подр. 2.1

В строках 14, 16 и 18 отражается база для исчисления страховых взносов с выплат в пользу работающих инвалидов за последние 3 месяца отчётного периода. При этом итоговые показатели, рассчитанные в целом по страхователю с учётом данных по СКЕ, должны соответствовать данным подраздела 2.1:

• стр. 14 = гр. 5 стр. 4 подр. 2.1
• стр. 16 = гр. 6 стр. 4 подр. 2.1
• стр. 18 = гр. 7 стр. 4 подр. 2.1

Исчисление страховых взносов

В подразделе Исчисление страховых взносов отражается сумма страховых взносов, рассчитанная нарастающим итогом. Все сведения указываются как в целом по страхователю, так и отдельно по каждому его подразделению.

Строка 19

В строке 19 отражается сумма страховых взносов, исчисленная нарастающим итогом за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев текущего периода и год. Показатель по строке 19, рассчитанный в целом по страхователю с учетом данных по СКЕ, должен быть равен показателю по графе 3 строки 9 подраздела 2.1.

Строка 20

По строке 20 указывается сумма страховых взносов, исчисленная нарастающим итогом на начало отчетного периода за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев текущего периода и год. Всего сумма по строке 20 должна быть равна сумме по графе 4 строки 9 подраздела 2.1.

Строка 21

В строке 21 отражается сумма исчисленных страховых взносов за последние 3 месяца отчетного периода, рассчитанная по формуле:

стр. 21 = стр. 22 + стр. 23 + стр. 24

Строки 22, 23 и 24

В строках 22, 23 и 24 отражается сумма исчисленных страховых взносов за последние 3 месяца отчетного периода. При этом итоговые показатели, рассчитанные в целом по страхователю с учетом данных по СКЕ, должны соответствовать данным подраздела 2.1:

• стр. 22 = гр. 5 стр. 9 подр. 2.1
• стр. 23 = гр. 6 стр. 9 подр. 2.1
• стр. 24 = гр. 7 стр. 9 подр. 2.1

ЕФС-1. Сведения для расчета взносов по работникам, временно переданным другим работодателям

Подраздел заполняют те страхователи, которые временно передают своих сотрудников для работы в другие организации или к ИП по договорам о предоставлении персонала.

Принимающая организация

В подразделе Принимающая организация указываются следующие сведения:

• Наименование организации
• ИНН организации

База для начисления СВ

В подразделе База для начисления СВ отражаются:

• Сумма начисленной заработной платы работников, временно переданных в другую организацию
• Сумма начисленной премии работникам, временно переданным в другую организацию
• Сумма начисленных дополнительных выплат работникам, временно переданным в другую организацию

ЕФС-1. Результаты проведенной спецоценки условий труда и медосмотров

Подраздел предназначен для отражения сведений о результатах проведенной специальной оценки труда и обязательных медосмотров работников.

Проведение медосмотров работников

В подразделе Проведение медосмотров работников указываются:

• Количество работников, прошедших обязательный медицинский осмотр
• Количество работников, у которых выявлено временное ограничение труда в связи с состоянием здоровья

Проведение спецоценки условий труда

В подразделе Проведение спецоценки условий труда отражаются:

• Количество работников, прошедших специальную оценку условий труда
• Количество работников, у которых выявлены неблагоприятные условия труда

Сведения в таблице отражаются по состоянию на начало года.

Как заполнить титульный лист ЕФС-1

Титульный лист обязательно заполняют при представлении всех разделов и подразделов формы ЕФС-1.

В нем указываются следующие сведения о страхователе:

Поля с кодами статистики ОКФС, ОКОГУ и ОКПО заполняются только государственными и муниципальными учреждениями, которые сдают подраздел 1.3. Всем остальным страхователям эти поля заполнять не нужно.

Сведения о страхователе, за которого представляются сведения

Подраздел Сведения о страхователе, за которого представляются сведения заполняется в случае, если страхователь является правопреемником бывшего работодателя, который уже снят с учёта. Например, когда необходимо представить или скорректировать сведения о трудовой деятельности работника, которые ранее были представлены бывшим работодателем. В этом разделе указываются сведения о реорганизованном работодателе:

• Наименование
• Регистрационный номер в ПФР
• ИНН
• КПП (при наличии)
• ОГРН (ОГРНИП)
• Код ОКВЭД
• Телефон
• Адрес электронной почты

Организация и ведение кадрового делопроизводства

Понятие кадровая документация включает документы, в которых отражены общие трудовые отношения в коллективе и те, что составляет компания при оформлении официальных трудовых взаимоотношений с каждым сотрудником персонально. Ко второй группе относятся приказы, контракты, договоры, трудовые книжки, заявления, прошения и прочие бумаги. Документы, регламентирующие отношение с персоналом, служат предметом пристального внимания контролирующих органов, они всегда должны быть в порядке. При изменении законодательства в них вносят изменения, дополнения или правки. Любой оформленный документ, особенно тот, где стоит подпись работника, имеет юридическую силу.

Право на упрощенное ведение кадровой документации имеют микропредприятия и ИП с долей уставного капитала не более 25%, с годовым доходом менее 120 млн. рублей, со штатом не более 15 человек. Они могут вести лишь основные кадровые документы:

• Приказ о зачислении сотрудника
• Договор с сотрудником
• Записи в трудовой книжке

Обязательные кадровые документы для юрлиц

Законодательство не предусматривает единый перечень документации для всех предприятий, учреждений, коммерческих компаний — у всех разная специфика. Но есть список обязательных документов, который опубликован в специальном интерактивном справочнике.

В Трудовом кодексе РФ предусмотрены разные виды ответственности за нарушение требований законодательства по надлежащему ведению документов в кадровом делопроизводстве. Кадровая документация ведется в соответствии с внутренней политикой предприятия, учреждения, организации.

Штатное расписание

Нормативные акты: ст. 8, 15, 57 ТК РФ; пост. Гомкомстата №1 от 5 января 2004 г.

Расписание разрабатывается по форме Т-3, утверждается сразу после образования компании и начала работы. В нём указывают:

• Должности и их количество
• Заработную плату
• График работы

Расписание помогает урегулировать вопросы, связанные с размером выплачиваемой заработной платы, с необходимостью привлекать сторонних исполнителей.

Помимо применения готовой формы, компании могут разработать образец по своему усмотрению и вносить в него дополнения, подтвержденные приказом руководителя.

Правила внутреннего трудового распорядка

Нормативный акт: ст. 68, 189, 190 ТК РФ.

Единой утвержденной формы нет, правила составляют произвольно. Их утверждают коллегиально, с учетом мнения представителей отделов и рабочего коллектива.

В ПВТР отражены:

• Время начала и окончания рабочего дня;
• График работы;
• Рабочие праздники;
• Порядок оформления отпусков;
• Правила внутреннего труда;
• Порядок отгулов и командировок;
• Дисциплинарная ответственность и штрафы;
• Порядок обращения с конфиденциальной информацией;
• Процедура собеседования и приема на работу.

Каждый новый сотрудник должен прочесть ПВТР и поставить подпись о том, что он ознакомлен с правилами компании.

Приказы о приеме на работу

К ПВТР относятся все внутренние приказы (ст. 84.1, 193, 229, 402 ТК РФ), касающиеся:

• Приема на работу;
• Перевода на другую должность;
• Увольнения.

Приказ о приеме на работу должен соответствовать содержанию и условиям трудового договора. Срок подписания — не позже 3 дней после заключения ТД с нанятым сотрудником.

Руководство вправе разрабатывать формы приказов и доверенностей (ст. 185.1 ГК РФ) для подтверждения полномочий должностных лиц компании на подписание документов. Учетная кадровая документация включает приказы с разными сроками хранения.

Приказы по трудовым отношениям длительностью хранения свыше 50 лет

Нормативный акт: ФЗ-43 от 02.03.2016.

Закон предписывает хранить в течение 75 лет приказы, изданные до начала 2003 года, касающиеся:

• Трудовой деятельности несовершеннолетних;
• Работы во время военных действий;
• Работы с вредными и опасными условиями;
• Производственного травматизма.

50 лет хранятся приказы о работе на опасных участках либо при вредных условиях труда.

Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 5 лет включают учебные и обычные ежегодные отпуска, командировки, не связанные с вредными либо опасными условиями.

Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним

Нормативные акты: ст. 16, 56, 57, 67; ст. 72, 72.1 ТК РФ.

Трудовые договоры заключают письменно не позднее трех дней после зачисления сотрудника. Их подписывают обе стороны, один экземпляр отдают работнику.

В договоре указывают:

• Полное наименование работодателя и работника;
• Срок трудового договора;
• Место работы;
• Должность;
• Режим рабочего времени;
• Уровень заработной платы;
• Систему оплаты труда;
• Другие условия труда и социальные гарантии.

Условия изменяют только по соглашению сторон. При каждом изменении (новая должность, повышение квалификации, увеличение зарплаты) оформляют дополнительное соглашение к ТД с подписями обеих сторон.

Основания к приказам по трудовым отношениям составляют в письменном виде. Это требование относится к приказам на:

• Прием на работу;
• Перевод на другую должность;
• Увольнение.

В статье 68 ТК РФ нет указаний о необходимости заполнять заявление о приеме на работу, но компании используют документ как основание для приказа.

Положение о персональных данных и о защите персональных данных

Нормативные акты: ФЗ 19, 149, 152; ст. 86, 87 ТК РФ.

Система кадровой документации включает Положение о персональных данных. Документ отражает их состав, сбор, обработку и хранение, правомерность и порядок передачи сторонним лицам. Его составляют в произвольной форме. С этим документом знакомят под роспись всех сотрудников, предоставивших работодателю сведения личного характера.

Ведение кадровой документации: трудовые книжки и учет рабочего времени

Компания не может обрабатывать персональные данные сотрудника без его согласия. За разглашение таких данных, таких как адрес или номер телефона, а также за раскрытие информации о доходах, она несет ответственность.

Трудовые книжки, книги учета и личные карточки

Трудовые книжки являются главным кадровым документом, по которым рассчитывается трудовой стаж каждого работника. Если у сотрудника нет трудового стажа, работодатель обязан оформить для него трудовую книжку (с 2022 года оформление производится в электронной форме). Для сотрудников, уже имеющих стаж, делаются новые записи о работе, наградах и благодарностях.

Каждая компания должна вести учет следующей документации:

• Трудовые книжки
• Книги учета приема/выдачи трудовых книжек и бланков
• Личные карточки работников

При увольнении сотрудник забирает бумажную трудовую книжку с записями, сделанными за период его работы на предприятии. Однако, при желании, компания может перевести все трудовые книжки на электронный формат. При электронном ведении документации бывший сотрудник получает справку, оформленную по форме СТД-Р. Эти справки не заносятся в книгу учета, а ведутся отдельно в журнале учета по СТД-Р. Личные карточки работников по форме Т-2 были отменены с 2022 года, и проверка их наличия запрещена контролирующими органами. Многие компании продолжают вести эти личные карточки по унифицированной форме Т-2, которая присутствует во всех бухгалтерских программах учета.

Табели учета рабочего времени и расчетные листки

Для ведения табелей Госкомстат утвердил формы Т-12 и Т-13. Но ведение учета можно эффективно осуществлять с помощью компьютерных программ. Табель является важным отчетным документом, на основе которого начисляется заработная плата и премии сотрудникам, а также заполняются расчетные листки. Форма расчетных листков не утверждена, поэтому можно использовать любой образец или разработать свой.

Положение об оплате труда и премировании

Единой общепринятой формы не существует. Данное положение разрабатывается в случае, если в компании используются различные способы оплаты труда, а также предусмотрены бонусы, премии, гонорары и другие виды вознаграждений. Оно отражает принципы индексации основной оплаты и дополнительных выплат, таких как командировочные, сверхурочные и работа в ночное время.

Все вышеупомянутое относится к внутреннему распорядку компании. Однако, если будет составлено отдельное Положение, контролирующие органы будут иметь меньше замечаний.

График ежегодных оплачиваемых отпусков

Нормативный акт: ст. 122, 123 ТК РФ.

График отпусков входит в обязательные кадровые документы для юрлиц. Форму Т-7 утвердил Госкомстат. График составляется за две недели до нового календарного года. После подписи руководителя его оглашают всем сотрудникам. По просьбе работника и с согласия руководства отпуск может быть перенесен на другое время, тогда в график вносят изменения. При делении отпускных дней одна часть должна быть не менее 14 суток.

Срок хранения документа — 1 год, контролирующие органы проверяют дату его составления.

Материалы по охране труда

Нормативный акт: ст. 60.2, 209, 212, 214, 217 ТК РФ.

В законе нет единого, утвержденного списка необходимых документов. Правила техники безопасности, производственные стандарты, инструкции по ОТ составляются с учетом деятельности компании. Количество документов может быть различным, к ним относятся:

• Раздел 1 ЕФС-1. Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию
• Раздел 1. 1 ЕФС-1. Сведения о трудовой (иной) деятельности

Формы утверждены Госстандартом: Приказ №600-ст. При численности персонала свыше 50 человек привлекается специалист по охране труда или создается специальная служба.

Раздел 1 ЕФС-1. Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию

Раздел 1 состоит из подразделов 1, 2 и 3 и содержит сведения, которые раньше отражались в отчётах СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СИоЗП и ДСВ-3.

Подраздел 1 ЕФС-1. Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)

Подраздел 1 состоит из подразделов 1.1, 1.2 и 1.3. Каждый из них нужно подавать вместе с заполненным подразделом 1.

Подраздел 1 содержит общие сведения о застрахованном лице:

• ФИО
• ИНН
• СНИЛС
• Дата рождения
• Код категории
• Гражданство

Подраздел 1. 1 ЕФС-1. Сведения о трудовой (иной) деятельности

Если страхователь подаёт только сведения о трудовой деятельности, в состав отчёта должны входить титульный лист, подразделы 1 и 1.1.

Сведения заполняются на всех сотрудников, с которыми заключены или прекращены трудовые отношения, включая совместителей, декретниц, работников, находящихся в отпуске за свой счёт и др. В отчёт включаются сотрудники, в отношении которых произошёл хотя бы один из следующих случаев:

• Если в течение месяца по сотруднику не было никаких кадровых изменений, то подавать по нему сведения не нужно. Нулевой отчёт не сдаётся.
• Далее отражаются сведения по сотрудникам, в отношении которых произошли кадровые изменения.
• Если в течение отчётного месяца сотрудник подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, то указывается мероприятие Заявление, выбранный способ (на бумаге или в электронном виде), признак Подано и дата подачи заявления.
• Если нужно отменить ранее представленные сведения о подаче заявлений, выбирается признак Отменено и отражается ранее указанная дата подачи этого заявления.

Сведения о трудовой деятельности работника

Сведения о трудовой деятельности работника отражаются в блоке Мероприятие. При заполнении сведений по кадровым мероприятиям указывается тип кадрового мероприятия (приём, увольнение и т.д.). Поле UUID формируется автоматически и является уникальным идентификатором для каждого кадрового мероприятия.

Дополнительные сведения

В поле Доп. сведения указываются дополнительные сведения о кадровом мероприятии, а также период его действия. Это поле обязательно для заполнения при выборе кадрового мероприятия Переименование.

Должность

В поле Должность указывается наименование должности работника в соответствии со штатным расписанием работодателя. Если сотрудник работает на данной должности по совместительству, делается соответствующая отметка. Поле Должность обязательно заполняется при выборе кадровых мероприятий: Приём, Перевод, Приостановление, Возобновление и Установление (присвоение).

Подразделение

В поле Подразделение указывается наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник. Это поле заполняется в случае, если условие о работе в конкретном подразделении указано в трудовом договоре.

Крайний Север

Поле Крайний Север заполняется, только если работник, на которого составляется СЗВ-ТД, трудится в районах Крайнего Севера. В этом случае выбирается код РКС. Если сотрудник работает в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, выбирается код МКС.

Код по ОКЗ

В поле Код по ОКЗ выбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х, где:

• ХХХХ — код раздела ОКЗ;
• Х — подраздел ОКЗ.

Все работодатели обязательно должны указывать код выполняемой функции сотрудников в соответствии с ОКЗ для таких мероприятий, как приём, увольнение, перевод, начало или окончание договора ГПХ. Для договоров ГПХ также обязательно должен быть указан код, характеризующий вид договора ГПХ, например, ДАВТ — договор авторского заказа и др.

Код причины

Поле Код причины заполняется только при выборе типа мероприятия Увольнение. Из классификатора, содержащегося в данном поле, выбирается код причины увольнения, и автоматически заполняются сведения о причине прекращения трудового договора в соответствии с положениями ТК РФ или иного федерального закона. В случае выбора кода иное указываются реквизиты нормативного правового акта, а также пункт, часть статьи, статья, являющиеся основанием для увольнения.

Документ-основание

В поле Документ-основание указываются наименование и реквизиты документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений и иных кадровых изменений.

Отмена мероприятия

Блок Отмена мероприятия предназначен для аннулирования ранее представленного мероприятия кадрового учёта любого типа. Для отмены мероприятия указывается дата отмены и в соответствующем поле выбирается отменяемое кадровое мероприятие и указывается дата его проведения. Если при проведении исходного мероприятия работник являлся совместителем, то в соответствующем поле делается отметка.

Заполнение подраздела 1.1 при разных кадровых событиях

Приём на работу

При приёме на работу в подразделе 1.1 заполняются следующие поля:

1. Тип мероприятия: Приём.
2. UUID: Автоматически формируется.
3. Доп. сведения: В данном поле указываются период действия мероприятия.
4. Должность: Указывается должность сотрудника.
5. Подразделение: Указывается наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник.

(Продолжение следует…)

Сведения о кадровых мероприятиях

При приёме на работу указываются данные о кадровых мероприятиях только с момента приёма на работу. Сведения о стаже у предыдущего работодателя не заполняются.

Отчёт необходимо сдать не позднее одного рабочего дня, который следует за днём издания приказа или другого документа об оформлении трудовых отношений.

Перевод на другую работу

Заполняется, когда перевели сотрудника на другую постоянную работу. Например, на другую должность или в другое подразделение.

Отчёт нужно сдать не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие.

Если организация сменила название, подраздел 1.1 заполняется на всех сотрудников.

Если переименовали должность, подраздел 1.1 заполняется аналогично, но только по тем работникам, название чьей должности изменилось.

Сдать отчёт нужно не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором переименовали организацию.

Профессии, специальности и квалификация

Данное кадровое мероприятие применяется в случаях установления работникам второй и последующих профессий или специальностей, а также присвоения новой квалификации.

Заполняется при увольнении сотрудников независимо от причины.

Отчёт следует подать не позднее одного рабочего дня, который следует за днём издания приказа или другого документа о прекращении трудовых отношений.

Запрет занимать должность или вид деятельности

Данное кадровое мероприятие применяется в случаях лишения работника права занимать определённые должности либо заниматься определёнными видами деятельности.

Заполняется при приостановлении трудового договора работника, в том числе в случае призыва его на военную службу по мобилизации или заключения им контракта на прохождение военной службы.

Отчёт нужно подать не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или распоряжения о приостановлении действия трудового договора, заключённого с мобилизованным работником.

Возобновление трудового договора

Заполняется в случае возобновления трудового договора, в том числе в случае получения заявления о выходе на работу от сотрудника, ранее призвавшегося на военную службу по мобилизации или заключившего контракт на прохождение военной службы.

Отчёт нужно подать не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или распоряжения о возобновлении действия трудового договора, заключённого с работником.

Договор ГПХ

Начало договора ГПХ

Заполняется при заключении с застрахованным лицом договора гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг), договора авторского заказа, договора об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, лицензионного договора о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства и т.п.

Отчёт следует подать не позднее рабочего дня, следующего за днём его заключения с исполнителем.

Прекращение договора ГПХ

Заполняется в случае прекращения работ по ранее заключённому с застрахованным лицом договора ГПХ.

Отчёт нужно сдать не позднее рабочего дня, следующего за днём его прекращения.

Подраздел 1.2 ЕФС-1. Сведения о страховом стаже

Основы представления сведений в ЕФС-1 форме

ЕФС-1 форма представляет собой документ, в котором содержатся сведения о страховом стаже застрахованного лица. Для корректного заполнения этой формы следует обратить внимание на несколько ключевых моментов.

Выбор типа формы

Перед началом заполнения формы необходимо определиться с типом представляемых сведений. Существует четыре варианта типов формы: Назначение пенсии, Исходная, Корректирующая и Отменяющая. Необходимо выбрать подходящий тип формы в соответствии с целью представления сведений.

Порядок представления формы

Если ранее была представлена форма с типом Назначение пенсии для конкретного застрахованного лица, то при наступлении срока представления сведений необходимо представить форму с типом Исходная. Форма с типом Назначение пенсии не может быть представлена для периода, который уже учтен на индивидуальном лицевом счете на основании форм с типом Исходная или Корректирующая. Форма с типом Корректирующая используется для корректировки сведений, которые уже были учтены на лицевом счете. Форма с типом Отменяющая позволяет отменить ранее учтенные данные, указанные в отчетном периоде.

Заполнение периодов работы застрахованного лица

Для формирования сведений необходимо указать сотрудника, для которого представляются данные. Учитывая его персональные данные (ФИО, СНИЛС, ИНН, дата рождения, паспортные данные и т.д.), следует указать периоды работы застрахованного лица. Эти периоды не должны выходить за рамки отчетного периода. При необходимости указываются также периоды отпуска, болезни и другие неактивные периоды. При отражении нескольких периодов работы одного сотрудника, каждый из периодов указывается отдельно, даже если сотрудник неоднократно увольнялся и был принят на работу повторно.

Территориальные условия и другие дополнительные сведения

В форме необходимо указать территориальные условия работы сотрудника, если они отличаются от нормальных. Кроме того, в форме предусмотрены поля для указания информации о работе по гражданско-правовому договору. Если сотрудник работает в неполный рабочий день, необходимо указать фактически отработанное время или объем работы в данном периоде.

Таким образом, правильное заполнение ЕФС-1 формы позволит представить точные и актуальные данные о страховом стаже застрахованного лица.

Особые условия труда

Поле Особые условия труда заполняется в отношении застрахованных лиц, работающих на условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии. Это поле заполняется только если за период работы в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии, уплачены страховые взносы по дополнительному тарифу или взносы в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.

Если работник был занят на работах с вредными или тяжелыми условиями труда, то дополнительно указывается код профессии работника в поле Код позиции списка.

Поля Особые условия труда и Досрочное назначение пенсии не заполняются, если:

• В поле Страховой стаж выбирается основание для исчисления страхового стажа, а в соответствующих полях указывается фактически отработанное время — количество календарных месяцев и дней (для водолазов — время пребывания под водой в часах и минутах).
• В поле Индивидуальный номер указывается индивидуальный номер основного рабочего места работника в соответствии с картой СОУТ.

Подраздел 1.3 ЕФС-1. Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений

Подраздел заполняют государственные (муниципальные) учреждения, работающие в одной из сфер: образование, наука, здравоохранение, культура, искусство, кинематография, социальные услуги. В нем указываются сведения, необходимые для мониторинга системы оплаты труда работников бюджетной сферы.

Подраздел заполняется на всех работников, кроме тех, которые работают исключительно по договорам ГПХ. Также сведения не представляются в отношении работников, находящихся в отчетном периоде в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением ребенка, по уходу за ребенком (письмо Минтруда России от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784).

Если отчет содержит только сведения о заработной плате, в состав ЕФС-1 должны включаться титульный лист, подразделы 1 и 1.3.

Заполнение начинают с добавления застрахованного лица, в отношении которого выбирается тип формы сведений: исходная, корректирующая или отменяющая. Тип Исходная указывается при подаче первичных сведений за отчетный период по работнику. Форма с типом Корректирующая заполняется с целью корректировки сведений, учтенных на ИЛС застрахованного лица на основании ранее представленных страхователем данных с типом Исходная. Для отмены данных, учтенных на ИЛС работника, подается форма с типом Отменяющая. В одной форме ЕФС-1 не могут быть представлены данные с разным типом сведений (например, Исходная и Корректирующая) за один и тот же отчетный период на одно и то же застрахованное лицо.

В поле Корректируемый (отменяемый) период указывается месяц и год, за который корректируются или отменяются сведения. Данное поле заполняется только в сведениях с типами Корректирующая или Отменяющая. При этом год корректируемого периода не может быть меньше 2023.

В поле Код типа организации из классификатора выбирается тип отчётного учреждения.

Поле OID организации

Поле OID организации заполняется только медицинскими организациями и в нём указывается OID организации (уникальный идентификатор) в соответствии с номером в федеральном регистре медицинских организаций (ФРМО).

Поле ТОСП

Поле ТОСП заполняется, если отчитывающаяся организация является территориально обособленным структурным подразделением. В поле указывается цифровой код, состоящий из 14 цифр.

Занятость и выплаты сотрудника

Далее заполняются сведения о занятости и выплатах сотрудника.

Период работы в отчётном месяце

В поле Период работы в отчётном месяце указываются даты начала и окончания периода работы в отчётном месяце.

Сведения о структурном подразделении

В подразделе Сведения о структурном подразделении указывается полное наименование структурного подразделения, в котором непосредственно работает сотрудник по должности (гр. 4). OID заполняется только медицинскими организациями в точном соответствии с номером в федеральном регистре медицинских организаций (ФРМО). Другие организации OID не заполняют.

Звание, должность и категория застрахованного лица

В подразделе Звание, должность и категория застрахованного лица указываются:

• Звание
• Должность
• Категория застрахованного лица

Сведения о договоре

В подразделе Сведения о договоре указывается информация о договоре, заключённом с работником:

• Номер договора
• Дата заключения договора
• Срок договора

Сведения о квалификации

В подразделе Сведения о квалификации указываются:

• Код профессиональной квалификационной группы
• Квалификационный уровень
• Класс (подкласс) условий труда
• Код квалификационной категории по специальности

Число занятых

В поле Число занятых (гр. 16) подраздела Сведения о заработке и выплатах указывается число штатных единиц, занятых работником в соответствии с условиями трудового договора по должности (профессии), код которой отражён в поле Код должности (гр. 5).

Система оплаты труда

В поле Система оплаты труда (гр. 17) выбирается один из кодов, соответствующий системе оплаты труда работника по трудовому договору:

• Сдельная — 1
• Повременная (работнику установлен оклад, должностной оклад, месячная ставка) — 2
• Повременная (работнику установлена часовая ставка) — 3
• Иная — 4

Важная информация о выплатах и заработной плате

В данной статье мы рассмотрим информацию о выплатах и заработной плате, которую необходимо указывать при заполнении соответствующих документов.

Система оплаты труда

В начале необходимо указать систему оплаты труда, которая применяется к сотруднику. Это может быть оклад, сдельная расценка за единицу выработки, часовая тарифная ставка или разовая концертная ставка.

Сдельная система оплаты труда

Если применяется сдельная система оплаты труда и у сотрудника установлено несколько сдельных расценок за единицу выработки, необходимо заполнить информацию о начисленных выплатах для каждой сдельной расценки отдельно.

Норма рабочих часов и фактические отработанные часы

В полях Рабочие часы по норме и По факту указывается норма рабочих часов в отчетном месяце в соответствии с установленным режимом рабочего времени, а также количество фактически отработанных часов.

Сведения о заработке и выплатах

В разделе Сведения о заработке и выплатах отражаются условия занятости работников медицинских организаций. Необходимо указать код вида специальных (отраслевых) условий занятости и его значение.

Количество специальных часов

В подразделе Количество специальных часов необходимо указать количество часов, отведенных для специальной работы.

Сведения о заработной плате

В подразделе Сведения о заработной плате отражаются данные о размере заработной платы, включая оклад и дополнительные выплаты.

Основание на досрочное назначение пенсии

Подраздел 2 ЕФС-1 представляется одновременно с подразделом 1.2 подраздела 1, содержащим сведения о застрахованных лицах, занятых на тяжелых и вредных работах.

Заполнение подраздела начинается с выбора типа сведений. Затем следует указать информацию о должностях, подлежащих досрочному назначению пенсии.

Также в данном подразделе отражается информация о продолжительности работы на должности и факторах нагрузки на работника.

Дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию

В подразделе 3 ЕФС-1 отражаются сведения о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию. В полях Платежное поручение № и Дата исполнения указываются номер, дата и дата исполнения платежного поручения. Затем следует указать информацию о застрахованных лицах, за которых были перечислены дополнительные страховые взносы и взносы работодателя.

Информация заполняется отдельно для дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию и взносов работодателя. Также в данном подразделе отражается общая сумма перечисленных средств.