особенности заполнения трудовой книжки в 2023 году

Ведение трудовых книжек: правила заполнения в 2023 году

Значение бумажной трудовой книжки

Несмотря на то, что информация о трудовой деятельности сотрудников сейчас в основном хранится в электронном виде, бумажные трудовые книжки все еще используются. Трудовая книжка в бумажном виде по-прежнему является основным документом работника, если ранее он не отказался от такой формы ее ведения.

Начиная с 2022 года ведение трудовых книжек стало электронным. Бумажная трудовая книжка не оформляется на сотрудника, если он начал свою трудовую деятельность после 1 января 2022 года — все данные о его работе будут заноситься в электронную трудовую книжку (ЭТК). Однако работодатели обязаны вести бумажную трудовую, если работник отказался от ЭТК или выбрал ведение книжки и в бумажной, и в электронной форме. Ожидается, что от ведения бумажной ТК полностью откажутся в 2027 году. А до этого момента обе версии трудовой книжки — как бумажная, так и электронная — являются основными документами о трудовой деятельности работника, имеющими равную юридическую силу.

Правила заполнения трудовой книжки

Правила заполнения трудовых книжек установлены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утверждённой постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Для правильного заполнения трудовой книжки также необходимо руководствоваться правилами, изложенными в Приложении 2 к Приказу Минтруда № 320Н.

Основные правила следующие:

• Образцы заполнения книг учета трудовых книжек и вкладышей в них
• 10 главных правил ведения книг (журналов) учета трудовых книжек и вкладышей в них
• Кто должен вести книги учета трудовых книжек?
• Формы книг учета трудовых книжек и порядок их утверждения
• Приказ об утверждении форм книги по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них и книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, образец
• Какие документы регистрируются в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, а какие – нет?
• Срок, в который трудовые книжки и вкладыши должны регистрироваться в книге учета движения трудовых книжек
• Учет пустых незаполненных бланков трудовых книжек и вкладышей в них
• Образец. Заявка на получение бланка вкладыша в трудовую книжку
• Образец. Отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладышей в нее
• Образец. Акт об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки
• Требования к нумерации, прошивке и заверению книг учета трудовых книжек
• Образец. Заверительная запись на книге (журнале) учета трудовых книжек и вкладышей в них
• Кто из сотрудников вправе заполнять книги по учету трудовых книжек?
• Образец. Приказ о назначении лиц, ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
• Образец. Приказ о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Образец. Приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, на определенный срок (на время отсутствия работника, на которого данные обязанности уже возложены)

В данном образце представлен приказ о назначении лица, которое будет отвечать за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек на определенный срок. Такой приказ может быть дан в случае, когда работник, на которого первоначально были возложены данные обязанности, отсутствует. В приказе указываются сроки действия назначения и обязанности, которые будет выполнять назначенное лицо.

Образец. Приказ о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (на время отсутствия основного ответственного работника, на которого данные обязанности уже возложены)

В данном образце представлен приказ о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек на время отсутствия основного ответственного работника. В случае, когда основной ответственный работник временно отсутствует, руководитель организации может принять на себя эти обязанности. В приказе указывается срок действия принятия ответственности и соответствующие обязанности руководителя.

О соответствии сведений в книгах учета трудовых книжек между собой и соответствии записей в книгах реальному положению дел

Данный пункт рассматривает вопрос о соответствии информации в книгах учета трудовых книжек между собой, а также соответствию записей в книгах реальному положению дел. Это важный аспект работы с книгами учета трудовых книжек, чтобы убедиться, что все записи являются корректными и соответствуют фактическому ходу событий.

Срок хранения книги (журнала) по учету движения трудовых книжек и вкладышей

Согласно законодательству Российской Федерации, срок хранения книги (журнала) по учету движения трудовых книжек и вкладышей составляет _______. В течение этого срока работодатель обязан сохранять книгу (журнал) и предоставить ее по требованию соответствующим органам.

Срок хранения книги (журнала) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша после ее окончания

После окончания использования бланков трудовой книжки и вкладыша, срок хранения книги (журнала) по учету этих бланков составляет _______. После истечения этого срока, книга (журнал) может быть уничтожена.

Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них является неотъемлемой частью работы с данными документами. Для удобства заполнения, предлагается использовать специальную форму книги учета движения трудовых книжек, разработанную Минтрудом России. Также работодатели могут разработать собственные формы книги учета, при условии, что они соответствуют требованиям законодательства и не противоречат форме Минтруда России.

Форма книги учета движения трудовых книжек (Минтруда России)

Форма книги учета движения трудовых книжек, разработанная Минтрудом России, представляет собой _____ (добавить описание формы книги).

Новые самостоятельно разработанные работодателями формы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Работодатели вправе самостоятельно разрабатывать формы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, при условии, что эти формы не противоречат требованиям законодательства и соответствуют форме, утвержденной Минтрудом России.

Заполнение графы 1

Графа 1 в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей предназначена для указания ФИО работника.

Заполнение граф 2, 3, 4

Графы 2, 3 и 4 в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей предназначены для указания данных о работнике, таких как дата рождения, место рождения, гражданство и т.д.

Заполнение графы 5

Графа 5 в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей предназначена для указания информации о регистрации работника по месту жительства.

Заполнение графы 6

Графа 6 в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей предназначена для указания информации о регистрации работника по месту пребывания.

Заполнение графы 7

Графа 7 в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей предназначена для указания данных о документе, удостоверяющем личность работника.

Заполнение графы 8

Графа 8 в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей предназначена для указания информации о дате выдачи трудовой книжки.

Заполнение графы 9

Графа 9 в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей предназначена для указания информации о возвращении трудовой книжки работнику после прохождения отпуска или командировки.

Заполнение графы 10

Графа 10 в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей предназначена для указания информации о передаче трудовой книжки другому работодателю при переходе работника на другую работу.

Заполнение граф 11

Графа 11 в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей предназначена для указания дополнительной информации, такой как примечания или рекомендации.

Заполнение граф 12 и 13

Графы 12 и 13 в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей предназначены для подписи отвественного лица и даты соответственно.

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при увольнении

В данном образце представлен пример заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при увольнении работника. Все необходимые графы должны быть заполнены в соответствии с требованиями законодательства и утвержденной формой книги.

Вопросы практики и другие образцы заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей

Данная часть предлагает образцы заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них для различных практических ситуаций. Вопросам практики можно найти соответствующие ответы и примеры заполнения.

Работник при увольнении трудовую книжку забирает, а подпись ставить отказывается. Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек?

В данном случае, когда работник при увольнении забирает свою трудовую книжку, но отказывается ставить подпись, необходимо заполнить соответствующую графу в к

В 2023 году заполнение бумажной трудовой книжки остается актуальным для многих организаций. Несмотря на развитие электронных систем учета, бумажная форма трудовой книжки продолжает быть обязательной для ведения при устройстве на работу.

Ниже приведены ключевые критерии заполнения бумажной трудовой книжки:

1. Титульный лист. На титульном листе трудовой книжки следует указать фамилию, имя и отчество работника в соответствии с данными из удостоверяющего личность документа. Особое внимание следует уделить правильности написания данных, чтобы избежать возможных проблем в будущем. Также необходимо указать дату рождения и сведения об образовании на основании соответствующих документов.

2. Запись об увольнении сотрудника. Согласно п. 15 Приказа Минтруда № 320Н, информацию о прекращении трудового договора необходимо внести в сведения о приеме на работу. В графе 1 следует указать порядковый номер записи, в графе 2 — дату увольнения, в графе 3 — причину увольнения, а в графе 4 — документ, на основании которого была внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя), его номер и дата.

3. Исправление ошибок и описок. Если в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них была допущена ошибка или опечатка, их необходимо исправить. Исправления должны быть четкими, без затираний или нанесения корректирующей жидкости. Новая информация заносится рядом с исправленной записью с указанием даты исправления и подписью работодателя.

4. Завершение книги учета трудовых книжек. Книга учета трудовых книжек считается закрытой после завершения основной части записей. После этого она должна храниться у работодателя в установленном порядке в течение 75 лет. При закрытии книги следует указать дату закрытия и проставить подпись работодателя.

5. Закупка новых книг. Если закончились страницы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, необходимо заказать новые книги. Вмешивание новых страниц в старую книгу не допускается.

В целом, правильное заполнение и ведение бумажной трудовой книжки является важным аспектом трудового учета организации. Такое подход позволяет обеспечить корректность и достоверность информации, сохраняя историю трудовой деятельности работника.

Заполнение бумажной трудовой книжки в РФ: требования и особенности

Заполнение бумажной трудовой книжки в России регламентируется статьями 66 и 84.1 Трудового кодекса РФ. Общие требования по ее оформлению указаны в этих статьях. Более детальная информация о форме трудовой книжки и ее ведении и хранении в организациях содержится в приказе Минтруда РФ от 19 мая 2021 года № 320н (далее — Порядок № 320н).

Правила, которым следует придерживаться при заполнении бумажной трудовой книжки:

1. Сотрудник имеет право отказаться от ведения бумажной трудовой книжки в любой момент. В этом случае информация о его трудовой деятельности будет храниться в электронной базе данных Социального фонда РФ (далее — СФР).
2. Если сотруднику необходимо получить выписки из СФР, он может сделать это самостоятельно или через работодателя.
3. Важно отметить, что работодатель может выдать сотруднику сведения о его трудовой деятельности по форме СТД–Р только в том случае, если данные хранятся в электронном виде. При ведении бумажной трудовой книжки работодатель не обязан предоставлять сотруднику эту форму.

Особенности оформления сотрудников со стажем и при первом трудоустройстве

До 31 декабря 2020 года существовало правило оформления бумажной трудовой книжки для каждого сотрудника при его первом трудоустройстве. Однако начиная с 1 января 2021 года благодаря введению электронных трудовых книжек, это требование было отменено. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439–ФЗ, для лиц, трудоустроившихся впервые после 31 декабря 2020 года, бумажные трудовые книжки не вводятся и автоматически ведутся в электронном виде.

Если же у сотрудника это не первое трудоустройство в жизни, то он может выбрать, как вести свою трудовую книжку — бумажной или электронной. Если он решит продолжить вести бумажную трудовую книжку, то при трудоустройстве на основное место работы требуется ее предоставить. В случае, если сотрудник со стажем сообщит о потере бумажной трудовой книжки и нет возможности ее восстановить, новый работодатель обязан оформить для него новую бумажную трудовую книжку. Если же сотрудник уже перешел на ведение электронной трудовой книжки, он должен подтвердить это формой СТД–Р или СТД–СФР.

Возможна ситуация, когда сотрудник со стажем предоставляет бумажную трудовую книжку при трудоустройстве и одновременно оформляет заявление о переходе на электронную форму ведения книжки. В этом случае работодатель должен сделать запись о приеме бумажной трудовой книжки, а затем сделать запись о подаче заявления на электронную форму. В течение трех рабочих дней сотруднику возвращается его бумажная книжка.

Запись о переходе на электронную трудовую книжку

Перед выдачей сотруднику бумажной трудовой книжки в нее вносится соответствующая запись. Порядок заполнения граф указан в письме Министерства труда и социальной защиты РФ от 12 февраля 2020 года № 14-2/В-150. Запись о переходе на электронную форму ведения книжки заполняется так же, как и любая другая запись в трудовой книжке.

В трудовые книжки записи вносятся следующими лицами:

1. Работодатель или уполномоченное лицо. Они вносят записи о приёме на работу, переводах на другую должность, увольнении и других изменениях в трудовом статусе работника.

2. Кадровая служба организации. Кадровики осуществляют ведение трудовых книжек, отслеживают и вносят все необходимые изменения.

3. Работник самостоятельно. Работник имеет право вносить записи о предоставленном заявлении, например, о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

Какие изменения можно внести самостоятельно

Самостоятельно работник может внести следующие изменения в трудовую книжку:

• Запись о предоставленном заявлении.
• Изменение ФИО работника при наличии соответствующих документов.
• Запись о получении сведений о трудовой деятельности от работодателя в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

Однако такие изменения должны быть согласованы с работодателем и заверены его подписью.

Какие изменения вносятся работодателем

Работодатель или уполномоченное лицо может вносить следующие изменения в трудовую книжку:

• Запись о приёме на работу.
• Запись о переводе на другую должность или подразделение.
• Запись об увольнении.
• Запись о предоставлении отпуска или командировке.
• Запись о выплате пособий и компенсаций.

Эти изменения должны быть оформлены соответствующими приказами или распоряжениями работодателя и заверены его подписью и печатью организации.

Заключение

Трудовая книжка является важным документом, в котором фиксируются все изменения в трудовом статусе работника. Внесение записей в трудовую книжку должно происходить в соответствии с правилами и процедурами. Работник также имеет право самостоятельно вносить определенные изменения в свою трудовую книжку, согласовывая их с работодателем.

Оформление и заполнение трудовой книжки

Ответственность за оформление и заполнение трудовой книжки при приёме сотрудника на работу и в случае кадровых изменений лежит на работодателе. Им же ведётся новая или уже оформленная трудовая. Сделать запись в ней уполномочены сотрудники, которые помимо ведения ТК занимаются учётом, хранением и выдачей трудовых книжек. Это может быть кадровый служащий или бухгалтер, непосредственно работающий с трудовыми книжками.

Внесение данных о переводе

Если сотрудник начал работать на другой должности, перешёл в другое структурное подразделение или перевёлся на работу в другой местности, это считается переводом.

В этом случае делается запись в трудовой в следующей форме:

Учёт трудовых книжек

Работодатель должен вести учёт трудовых книжек, бланков и вкладышей в них. Для этого ему нужно создать книгу учёта бланков и вкладышей, а также книгу движения трудовых книжек и поручить эту работу уполномоченным сотрудникам. Важно, чтобы учётом занимался отдел кадров или ответственный за трудовые. Нередко работодатель ошибочно поручает эту работу отделу бухгалтерии.

В соответствии с п. 40 Приказа Минтруда от 19 мая 2021 года № 320Н, обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации. С 1 сентября 2021 года требования по использованию сургучной печати и опломбированию отменены.

Ошибки в трудовой книжке и ответственность за них

В большинстве случаев ошибку в трудовой можно исправить. Сделать это может кадровый работник или сам руководитель организации (индивидуальный предприниматель).

Ни у какой другой организации нет права вносить записи или исправления в трудовую книжку лица, которое не состоит с ней в трудовых отношениях. Единственное исключение – это случаи, когда оформляется дубликат трудовой. В такой ситуации записи может вносить правопреемник ликвидированной организации, которая выступала в роли работодателя.

Перед исправлением ошибки, допущенной другим работодателем, необходимо получить от него документ, подтверждающий ошибку. Например, справку, содержащую данные о приёме сотрудника на работу, с указанием номера приказа, должности и структурного подразделения. Кроме того, можно использовать заверенную копию приказа о приёме сотрудника на работу, его перевода или увольнения с работы. Не существует чёткого перечня документов, необходимых для внесения изменений, связанных с ошибками, допущенными предыдущим работодателем.

Если исправить ошибку в трудовой невозможно, оформляется дубликат ТК. Для получения дубликата трудовой книжки требуется письменное заявление от работника. Оформление дубликата возможно в случае, если:

Исправление ошибок в электронных трудовых книжках регламентируется Постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 года № 730п.

Согласно п 2.6 Постановления, для полной отмены данных о трудовой деятельности сотрудника работодатель должен включить ту же информацию в новый отчёт, а в графе 10 поставить знак отмены Х.

Как исправить ошибки в трудовой книжке

Для исправления и уточнения данных в электронной трудовой книжке необходимо сначала отменить ошибочную информацию, а затем внести верные данные. В соответствии с п. 2.7 Постановления, необходимо:

1. Аккуратно зачеркнуть ошибочную запись одной чертой.
2. Вписать новые сведения над зачеркнутой записью или рядом с ней.
3. Заверить на внутренней стороне обложки реквизиты документа, явившегося основанием для внесения корректировок, подписью работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек в организации и печатью организации или кадровой службы.

Если не исправить ошибку в бумажной или электронной трудовой книжке, нарушителя ждёт наказание. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ, для должного лица предусмотрены санкции в виде предупреждения или штрафа в размере от 1 до 5 тысяч рублей, а юридические лица могут быть наказаны штрафом от 30 до 50 тысяч рублей.

Варианты исправления ошибок в трудовой книжке

Варианты исправления ошибок в трудовой книжке зависят от того, в каком месте они были допущены. Вначале рассмотрим ситуации, когда ошибки допущены на титульном листе.

Изменение записи об образовании или профессии

Если изменились или допущены ошибки в персональных данных сотрудника (например, ФИО или дата рождения), то неправильную запись нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой. Новые сведения нужно вписать над зачеркнутой записью или рядом с ней. При этом на внутренней стороне обложки нужно прописать реквизиты документа, явившегося основанием для внесения корректировок.

Эти реквизиты следует заверить подписью работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек в организации и печатью организации или кадровой службы.

Если изменились сведения об образовании, профессии или специальности сотрудника, то записи об этом нужно дополнить в трудовой книжке, не зачеркивая при этом предыдущие записи. В случае, если для указания сведений об образовании на титульном листе уже недостаточно строк, для этого можно использовать раздел Сведения о работе, согласно разъяснениям Роструда.

Иной порядок исправления ошибок применяется для таких разделов Сведения о приеме на работу или Сведения о награждении. В этих разделах запрещается зачеркивание неправильных данных. Прежде чем вносить исправления, предыдущие данные нужно признать недействительными (п. 12 Порядка № 320н).

Рассмотрим, что и в каких графах нужно указывать при исправлении ошибок в этих разделах.

Работодатель может исправить как свои ошибки, так и допущенные предыдущими работодателями. Однако быть инициатором подобных исправлений работодатель не имеет права, он может лишь указать на них сотруднику.

Откорректировать данные в трудовой книжке можно только тогда, когда для этого получено письменное заявление сотрудника и соответствующие документы (п. 30 Порядка № 320н).

Заполнение данных о приеме на работу

Сведения о приеме на работу указываются в разделе Сведения о работе. Рассмотрим общий порядок.

Заполнение сведений о новом месте работы

Вначале необходимо указать данные о новом месте работы. Для этого посередине графы 3 указанного раздела в виде заголовка прописываются сведения о работодателе (полное и сокращенное наименование компании или ФИО индивидуального предпринимателя), либо проставляется соответствующий штамп. Для этой записи не требуется отметка о порядковом номере.

Заполнение сведений по удалённому сотруднику

Информация о трудовой деятельности дистанционного сотрудника вносится по его желанию. Для этого сотрудник на удалёнке должен предоставить работодателю трудовую книжку. Это можно сделать заказным письмом по почте.

Заполнение данных об увольнении

Запись об увольнении также указывается в разделе Сведения о работе. Рассмотрим, какая информация должна вноситься в графы трудовой книжки.