правила ведения трудовых книжек в 2023 году

Несмотря на то, что информация о трудовой деятельности сотрудников сейчас в основном хранится в электронном виде, бумажные трудовые книжки все еще используются. Трудовая книжка в бумажном виде по-прежнему является основным документом работника, если ранее он не отказался от такой формы ее ведения.

С 1 сентября 2021 года информацию в бумажные трудовые можно вносить, используя штампы. Также с этого периода не требуется заверять записи о расторжении трудовых договоров подписями работников.

Дополнительно работодатели самостоятельно разрабатывают журналы учета трудовых книжек и вкладышей к ним. Скорректированные положения законодательства установлены Приказом Минтруда от 19.05.2021 г. № 320н.

Трудовая книжка является одним из важных документов, регламентирующих трудовые отношения между работниками и работодателями. В этой статье мы рассмотрим различные особенности и специфические случаи, связанные с трудовой книжкой.

Внесение изменений в трудовую книжку осуществляется только по согласованию обеих сторон, а восстановление утерянного стажа работы требует от работника обращения в отдел кадров предприятия, где он ранее работал.

Как правильно организовать работу с трудовыми книжками, без ошибок вести их учет и избежать проблем и споров в сфере трудовых отношений, подробно рассматриваем на курсе Экспресс-курс «Основы кадрового делопроизводства + 1С 8.3»

Правила ведения и хранения трудовых книжек в 2023 году:

Все документы о стаже работников должны заполняться по определенным требованиям. Касается это и правил ведения трудовых книжек в РФ в 2023 году. Последний раз изменения в них вносили приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н, а ранее действовавшее постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» утратило силу.

Для сведения: как оформить электронную трудовую книжку

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40, будет действовать в новой редакции с 1 января 2024 года.

Действующий порядок оформления и заполнения дубликатов предусматривает запрос сведений о предыдущей работе у прежних нанимателей непосредственно работником.

После вступления в силу изменений при оформлении дубликата трудовой книжки информация о трудовой деятельности работника за период начиная с 01.01.2003 подтверждается информацией о трудовой деятельности, содержащейся в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, открытом для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного социального страхования, которая представляется нанимателю по установленной Инструкцией № 40 форме (ч. 3 ст. 50 ТК в редакции, действующей с 01.01.2024).

Таким образом, предусмотрено подтверждение требуемой информации, а не заполнение дубликата только на основании сведений ФСЗН.

Внесенные в Инструкцию № 40 изменения позволят формировать запросы ко всем предыдущим нанимателям работника, сведения о которых предоставит нанимателю ФСЗН.

Справочно: право нанимателя обращаться за получением информации о трудовой деятельности в ФСЗН предусмотрено Законом от 29.06.2023 № 273-З «Об изменении законов по вопросам трудовых отношений», которым внесены изменения и дополнения не только в ТК, но и в Закон от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования» (Закон № 230-З).

С 2021 г. работодатели должны будут оформлять только электронные трудовые книжки. Однако в некоторых случаях все же придется вести в прежнем порядке и бумажные трудовые.

Если сотрудник впервые устраивается на работу в 2021 г., то для него будет вестись только электронная трудовая книжка. Для него не нужно будет оформлять бумажный документ. Такой вариант фиксации сведений о трудовой деятельности будет использоваться только для тех работников, которые никогда раньше не работали, т.е. в 2021 г. они устраиваются на работу впервые и трудовая книжка на них никогда не оформлялась. Это правило указано в Законе от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ.

До 31.12.2020 г. работники должны выбрать вариант ведения трудовой книжки — на бумаге или электронно. Они должны подать работодателю соответствующее письменное заявление. Если сотрудник выбирает электронный вариант и отказывается от бумажной трудовой, он получает ее на руки под подпись. Законодательством не установлена форма такого заявления, поэтому работодатели разрабатывают ее самостоятельно и утверждают в локальной документации.

Работник вправе выбрать вариант ведения трудовой книжки в бумажном виде. Если в 2021 г. он устроится на другое место работы, то новый работодатель продолжит вести документ в бумажном виде. Но одновременно с этим, работодатель обязан вести ее и в электронном виде. Это нужно для формирования электронной информационной базы ПФР.

Сотрудник имеет право в любой момент при желании изменить свое решение. Тогда он подает работодателю заявление, что хочет перейти на электронную трудовую книжку. Об этом указано в ч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ, а также в Письме Минтруда от 11.02.2020 г. № 14-2/В-141.

Заполнение трудовых книжек в бумажном виде основывается на правилах их ведения и хранения, а также инструкции по заполнению документов (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 255, Постановление Минтруда от 10.10.2003 г. № 69). В нормативно-правовых актах содержится информация о том, как вносить сведения в трудовую книжку, в том числе при трудоустройстве работника и его увольнении, а также при переводе на другую работу. Кроме того, можно ориентироваться на Письмо Минтруда от 30.11.2020 г. № 14-2-ООГ-17410.

Другие статьи на тему

Будь в курсе!

Я даю Согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой Конфиденциальности

Вопрос: Часть третья ст. 22.1 ТК РФ не исключает возможности применения электронного документооборота в отношении книги учета движения трудовых книжек и книги учета бланков трудовых книжек. Вместе с тем согласно части первой ст. 22.1 ТК РФ под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Можно ли считать книгу учета учета движения трудовых книжек и книгу учета бланков трудовых книжек документами, связанными с работой? Могут ли такие книги вестись в электронном виде, если в организации введен электронный документооборот в соответствии с положениями ст. 22.1-22.3 ТК РФ?

Ответ: Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел обращение, поступившее на официальный сайт Минтруда России 25 сентября 2023 г., по вопросу о ведении книги учета движения трудовых книжек и книги учета бланком трудовых книжек в электронном виде и по компетенции сообщает.

В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Данное письмо Минтруда России не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является разъяснением и нормативным правовым актом.

Ведение электронного документооборота является правом работодателя, который локальным актом определяет перечень электронных документов, в отношении которых осуществляется электронный документооборот.

В соответствии с частью 1 статьи 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее — электронный документооборот) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее — электронные документы), за исключением случаев, предусмотренных статьями 22.1 — 22.3 ТК РФ.

Положения об электронном документообороте применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись, за исключением документов, указанных в части третьей статьи 22.1 ТК РФ.

С учетом изложенного в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, книги (журналы) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, книги (журналы) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них не являются документами, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ним работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись, то есть не попадает под действие требований, предусмотренных статьями 22.1 — 22.3 ТК РФ.

Одновременно отмечаем, что в соответствии с пунктом 40 приказа Минтруда России от 19 мая 2021 г. N 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» книги (журналы) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).

Постановлением Министерства труда и социальной защиты от 30 ноября 2023 г. № 47 «Об изменении постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40» внесены изменения в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек (Инструкция).

Действующий порядок оформления и заполнения дубликатов трудовых книжек предусматривает запрос сведений о предыдущей работе у прежних нанимателей непосредственно работником.

Новация заключается в том, что при оформлении дубликата трудовой книжки информация о трудовой деятельности работника за период начиная с 1 января 2003 г. подтверждается информацией о трудовой деятельности, содержащейся в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, открытом для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного социального страхования, которая представляется нанимателю по установленной Инструкцией форме (часть третья статьи 50 Трудового кодекса в новой редакции).

Иными словами, предусмотрено подтверждение требуемой информации, а не заполнение дубликата только на основании сведений Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты (Фонд).

Данное новшество обусловлено корректировкой статьи 50 Трудового кодекса, изменения в который вступают в силу 1 января 2024 г.

Внесенные в Инструкцию изменения позволят формировать запросы ко всем предыдущим нанимателям работника, сведения о которых предоставит нанимателю Фонд. Соответствующие права нанимателю в части обращения за получением информации о трудовой деятельности в Фонд предоставлены Законом № 273-З в рамках корректировки Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 г. № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования».

Последовательность оформления

С 1 января 2024 г. наниматели будут оформлять дубликат трудовой книжки в два этапа:

Необходимость сохранения запроса документов с предыдущих мест работы обусловлена тем, что формирование и наполнение информацией баз данных Фонда осуществлялось в республике поэтапно.

Имеющиеся в Фонде данные о трудовой деятельности работника в его индивидуальном лицевом счете по большей части дублируют (за исключением нескольких позиций) информацию, включаемую в трудовую книжку (сведения о работе). Однако, такие данные (в расширенном формате) представляются в органы Фонда только с 2021 года. За более ранние периоды такой информации не имеется.

С учетом этого, дубликат трудовой книжки в установленном порядке может быть заполнен нанимателем только при наличии сведений, представляемых прежними нанимателями, в которых будет содержаться вся требуемая информация о работе уволенного работника.

Информация о трудовой деятельности, предоставляемая Фондом, станет для нанимателя своеобразной «дорожной картой», которая будет указывать нанимателю предыдущие места работы работника, в адрес которых следует сделать запрос для получения всей необходимой (недостающей) информации.

В случае, если информация о трудовой деятельности будет представлена нанимателю в полном объеме Фондом (к примеру, о периодах работы после 1 июля 2021 г.), истребование документов от предыдущих нанимателей не потребуется.

Информация о трудовой деятельности будет предоставляться Фондом нанимателю на безвозмездной основе:

Инструкция дополняется двумя приложениями (запрос на получение информации о трудовой деятельности для оформления дубликата трудовой книжки (приложение 1) и информация о трудовой деятельности, содержащаяся в индивидуальном лицевом счете (приложение 2).

Иные изменения, внесенные в Инструкцию

Также в Инструкцию внесены другие корректировки, связанные с изменением законодательства об образовании, а также вступлением в силу 1 октября 2023 г. Закона Республики Беларусь от 13 декабря 2022 г. № 227-З «Об урегулировании неплатежеспособности», исключающего трудовые отношения с временными (антикризисными) управляющими. Кроме того, в Инструкции уточняется порядок внесения записей в трудовую книжку работнику, принятому на работу и не имеющему соответствующей квалификации (разряда) по профессии рабочего. Также Инструкция дополняется порядком внесения записи в трудовую книжку работника в случае лишения его государственных наград Республики Беларусь.

Постановление вступает в силу 1 января 2024 г.

По сообщению
официального сайта Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь

Обзор документа

Книги (журналы) по учету движения трудовых книжек и вкладышей, книги (журналы) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей не являются документами, которые должны оформляться на бумаге и с которыми нужно ознакомить работника в письменной форме, в том числе под роспись, то есть не попадают под действие требований ТК об электронном документообороте.

Книги (журналы) по учету движения трудовых книжек и вкладышей, книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладышей должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, ИП, печатью (при наличии).

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

О новой форме трудовой книжки

Минтруд внес корректировки в форму трудовой книжки, которая изначально планировалась к применению с 1 сентября 2021 года. Но позже чиновники перенесли срок использования — новую форму нужно будет применять в отношении новых трудовых книжек с 2023 года.

Соответственно, с 1 сентября работодатели применяют старые бланки трудовых книжек. Однако заполнять их нужно все же по скорректированным правилам.

Внимание! Для обеспечения мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам был запущен сервис 1С:Кабинет сотрудника.

В личном кабинете через интернет сотрудники смогут получать расчетные листки, справку 2-НДФЛ и другие документы, и в свою очередь сотрудники могут отправить заявление на отпуск, уведомление об отсутствии, авансовый отчет, больничный в электронном виде.

Вкладыш в ТК

Вкладыш оформляется по указанной инструкции о ведении и составлении трудовых книжек. Процесс, по которому проводится оформление, ведение и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним, схож, и к нему применяются общие правила. Вкладыш заполняется, когда в основном бланке уже на осталось места (надо учесть, что внесение сведений о работе в раздел, предназначенный для сведений о награждениях, не допускается). Он имеет аналогичную основному документу юридическую силу, но без основного бланка недействителен. Отметка об оформлении вкладыша должна обязательно содержаться в основном документе. Ставится штамп «Вкладыш выдан», указывается его серия и номер. С 01.09.2021 требование о том, что вкладыш вшивается в трудовую книжку, исключено.

Подробнее: как правильно заполнять вкладыш в трудкнижку

Заполнение данных о приеме на работу

Сведения о приеме на работу указываются в разделе «Сведения о работе». Рассмотрим общий порядок.

Вначале нужно указать данные о новом месте работы. Для этого посередине графы 3 указанного раздела в виде заголовка прописываются сведения о работодателе (полное и сокращенное наименование компании или ФИО индивидуального предпринимателя), либо проставляется соответствующий штамп. Для этой записи не требуется отметка о порядковом номере.

Далее вносят информацию о приеме.

Законодательная база по трудовым книжкам

До сентября форма и порядок работы с трудовыми регламентировались разными законодательными документами. Но с 1 сентября введен один документ — Приказ Минтруда от 19.05.2021 г. № 320н, который включил в себя все положения по работе с трудовыми книжками.

Для чего существует трудовая книжка

Основная функция вполне очевидна: в Российской Федерации трудовая книжка служит основным доказательством стажа (как трудового, так и страхового) гражданина, без чего невозможно оформление пенсии и начислений пособий по социальному страхованию. Документ необходим:

Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками.

Для сведения: как перейти на электронную трудовую книжку

О заверении записей при увольнении

Сведения об увольнении сотрудника нужно, как и раньше, вносить в трудовую книжку в день расторжения трудовых отношений. Но теперь не требуется заверение записи подписью увольняемого сотрудника.

Как и где должны храниться ТК

Правила ведения и хранения трудовых книжек установлены законодателем, задача работодателя не сводится только к правильному заполнению, обеспечение сохранности этого документа чрезвычайно важно. Работодатель составляет приказ о том, где хранятся трудовые книжки, в нем дополнительно указывают ответственное лицо: должность и Ф.И.О. Не запрещается оформление двух отдельных приказов. Обязательная форма приказа законодательно не установлена.

Установлено, что трудовые книжки должны храниться в специально отведенном надежном месте. Обычно для этого выбирается лоток или ящик в железном шкафу или сейфе. В соответствии с п. 40 приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н, работодатель ведет два отдельных журнала. Первый — на учет бланков трудовой книжки с указанием серии и номера. Второй фиксирует книжки, принятые от только что устроившихся работников. Формы обоих журналов не установлены. Работодатель вправе разработать для применения свой вариант.

Правила заполнения

Дубликат — это документ, имеющий такую же силу, как и утраченный оригинал. Фактически это повторно выданная трудовая книжка. Он выдается в соответствии с правилами ведения и оформления трудовых книжек. С введением новых правил с 01.09.2021 заявление об утрате подается по месту работы, где вносилась последняя запись в трудовую книжку. В предыдущей редакции общие правила ведения, хранения и учета трудовых книжек требовали обращения по последнему месту работы. Нововведение закреплено в п. 27 порядка, установленного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н.

Если гражданин уже трудился в другой организации, то в дубликате в третьей графе указываются данные о стаже до момента поступления в данную организацию. Они приводятся в общем виде, рассчитывается стаж без указания должности и предприятия в том случае, если он подтвержден соответствующими документами. Затем стаж расшифровывается на основании письменных доказательств об осуществляемой деятельности, с указанием названия организации-работодателя, дат приема на работу, увольнения, перевода, наименований должности и отдела, квалификации и профессии, специальности. В четвертой графе указываются предоставленные документы.

Если есть данные о переводе внутри организации, это также фиксируется. Затем указывается дата увольнения во второй графе, а в третьей — причина. Если в предоставленных работником бланках нет всех требуемых данных, вносятся только те, которые в них имеются. Обязательно специалисты отдела кадров снимают копии справок, оригиналы возвращают гражданину. Работодатель по мере возможности оказывает содействие в получении доказательств стажа.

Подробнее: как восстановить трудовую книжку работника

Как исправить ошибки в трудовой книжке

Варианты исправления ошибок в трудовой книжке зависят от того, в каком месте они были допущены. Вначале рассмотрим ситуации, когда ошибки допущены на титульном листе.

Если изменились или допущены ошибки в персональных данных сотрудника (например, ФИО или дата рождения), то неправильную запись нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой. Новые сведения нужно вписать над зачеркнутой записью или рядом с ней. При этом на внутренней стороне обложки нужно прописать реквизиты документа, явившегося основанием для внесения корректировок.

Эти реквизиты следует заверить подписью работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек в организации и печатью организации или кадровой службы.

Если изменились сведения об образовании, профессии или специальности сотрудника, то записи об этом нужно «дополнить» в трудовой книжке, не зачеркивая при этом предыдущие записи. В случае, если для указания сведений об образовании на титульном листе уже недостаточно строк, для этого можно использовать раздел «Сведения о работе», согласно разъяснениям Роструда.

Иной порядок исправления ошибок применяется для таких разделов «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении». В этих разделах запрещается зачеркивание «неправильных» данных. Прежде чем вносить исправления, предыдущие данные нужно признать недействительными (п. 12 Порядка № 320н).

Рассмотрим, что и в каких графах нужно указывать при исправлении ошибок в этих разделах.

Работодатель может исправить как свои ошибки, так и допущенные предыдущими работодателями. Однако быть инициатором подобных исправлений работодатель не имеет права, он может лишь указать на них сотруднику.

Откорректировать данные в трудовой книжке можно только тогда, когда для этого получено письменное заявление сотрудника и соответствующие документы (п. 30 Порядка № 320н).

Об учете трудовых книжек

На основании введенного в действие приказа аннулировали требование о заполнении приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и книгу учета движения трудовых книжек по Постановлению Минтруда от 10.10.2003 г. № 69.

Однако требуется вести учет:

Формы журналов или книг по учету разрабатываются работодателями самостоятельно. Они нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью директора компании или ИП и печатью (при ее использовании). При этом данные документы не нужно скреплять сургучной печатью или пломбировать.

О внешнем совместительстве

Запись о совместительстве вносится работодателем по основной работе по документу, который подтверждает совместительство (ч. 5 ст. 66 ТК). В Приказе № 320н сказано, что если нужно внести запись о совместительстве, но на данный момент человек не работает, то он может обратиться к работодателю, у которого работал совместителем.

О дистанционных сотрудниках

В комментариях к приказу сказано, что в трудовую книжку требуется включать информацию о профессиональной деятельности удаленного сотрудника. Для этого он направляет работодателю трудовую, к примеру, по почте заказным письмом с уведомлением.

Иные изменения в Инструкции № 40

В документ внесены корректировки, связанные с изменением законодательства об образовании, а также вступлением в силу 01.10.2023 Закона от 13.12.2022 № 227-З «Об урегулировании неплатежеспособности», исключающего трудовые отношения с временными (антикризисными) управляющими.

Кроме того, в Инструкции № 40 уточнен порядок внесения записей в трудовую книжку работнику, принятому на работу и не имеющему соответствующей квалификации (разряда) по профессии рабочего.

Также Инструкция № 40 дополнена порядком внесения записи в трудовую книжку работника в случае лишения его государственных наград Республики Беларусь.

Корректирующий документ: постановление Минтруда и соцзащиты от 30.11.2023 № 47 «Об изменении постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40», которое вступает в силу с 1 января 2024 г.

Читайте нас в
Telegram и
Viber

Когда выдается при увольнении

Записи об увольнении делаются в последний рабочий день, и в этот же день документ о стаже выдается на руки человеку. Он должен быть заполнен в соответствии со всеми установленными правилами его оформления и ведения. Если гражданин не явился, необходимо послать уведомление о том, где и когда получить трудовую. Гражданин имеет право дать согласие на отправление ее по почте на определенный адрес. Хранится трудовая книжка 75 лет.

Копия трудовой книжки необходима для предоставления в уполномоченные органы с целью подтверждения стажа. Правильным образом заверенная копия является документом, свидетельствующим о трудовой занятости гражданина. Из нового приказа от 19.05.2021 № 320н видно, каким документом регламентируется ведение трудовых книжек, — приложением № 2 к приказу «Порядок ведения и хранения трудовых книжек». Согласно этому приложению, для получения копии нужно:

Подробнее: как заверить копию трудовой книжки

Два этапа оформления дубликата трудовой книжки

Запрос документов с предыдущих мест работы необходим, поскольку формирование и наполнение информацией баз данных ФСЗН осуществлялось в республике поэтапно. Имеющиеся данные о трудовой деятельности работника в его индивидуальном лицевом счете по большей части дублируют (за исключением нескольких позиций) информацию, включаемую в трудовую книжку (сведения о работе). Однако, такие данные (в расширенном формате) представляются в ФСЗН только с 2021 года. За более ранние периоды такой информации не имеется.

Информация о трудовой деятельности, предоставляемая ФСЗН, станет для нанимателя своеобразной «дорожной картой», которая будет указывать нанимателю предыдущие места работы работника, в адрес которых следует сделать запрос для получения всей необходимой (недостающей) информации.

Если информация о трудовой деятельности будет представлена нанимателю в полном объеме ФСЗН (к примеру, о периодах работы после 1 июля 2021 г.), истребование документов от предыдущих нанимателей не потребуется.

Информация о трудовой деятельности будет предоставляться ФСЗН нанимателю на безвозмездной основе:

– посредством общегосударственной автоматизированной информационной системы (ОАИС);

– через «Личный кабинет плательщика взносов», размещенный на корпоративном портале ФСЗН.

Инструкция № 40 дополнена двумя приложениями:

– запрос на получение информации о трудовой деятельности для оформления дубликата трудовой книжки (приложение 1);

– информация о трудовой деятельности, содержащаяся в индивидуальном лицевом счете (приложение 2).

Как организовать работу с трудовыми книжками

Основные документы, которые обязан вести работодатель, организуя работу с трудовыми книжками, предусмотрены в Правилах:

В случае отсутствия приказов, так же, как и Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, книги по учету чистых бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, отсутствие чистых бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, государственный инспектор обязательно вынесет предписание об устранении нарушения трудового законодательства. Поэтому лучше сразу издать такой приказ, не доводя дело до административного штрафа.

За нарушение данных правил предусмотрена ответственность по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Чтобы помочь кадровикам быть в курсе всех тонкостей кадрового делопроизводства специалисты учебного центра “РУНО” разработали курсы. Программа обучения подойдет начинающим специалистам по кадрам, бухгалтерам и собственникам бизнеса.

По окончании курса Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам каждый слушатель получит дополнительные знания и,  соответственно, повысит вероятность своего карьерного роста.

Обучение по направлению «Кадровое делопроизводство» можно  также пройти в режиме онлайн.

При приеме трудовой книжки необходимо обратить внимание на бланк трудовой книжки, обратить внимание на оформление титульного листка трудовой книжки, в том числе, вкладыша в трудовую книжку, проверить правильность написания ФИО, даты рождения с паспортными данными. Кроме того, важно проверить все ли записи об увольнении заверены печатью работодателя подробно рассмотреть каждое действие работника отдела кадров.

Нормативные правовые акты, регулирующие вопросы по ведению трудовых книжек:

Заполнение данных об увольнении

Запись об увольнении также указывается в разделе «Сведения о работе». Рассмотрим, какая информация должна вноситься в графы трудовой книжки.

Особенности оформления сотрудников со стажем и при первом трудоустройстве

До 31.12.2020 г. действовало правило, согласно которому трудовая книжка в бумажном виде оформлялась на каждого человека, который впервые принят на работу. Однако с 01.01.2021 г. в связи с введением электронных трудовых книжек требование упразднено. Так, в соответствии с п.8 ст.2 Федерального закона от 16.12.19 № 439–ФЗ, для лиц, трудоустраивающихся впервые после 31.12.2020 г., бумажные трудовые книжки не заводятся и «автоматически» ведутся в электронном виде.

Если же у сотрудника это не первое в жизни трудоустройство, то у него есть выбор, как вести трудовую книжку — в бумажном или  электронном виде. Если он хочет продолжить вести бумажную трудовую книжку, то при трудоустройстве на основное место работы ему нужно ее предоставить. В случае, если сотрудник со стажем при трудоустройстве сообщит об утери бумажной трудовой книжки и нет возможности ее восстановить, то новый работодатель обязан будет оформить для него новую бумажную трудовую книжку. Если же сотрудник сообщил, что уже перешел на ведение трудовой книжке в электронном виде, то ему нужно подтвердить это формой СТД–Р или СТД–СФР.

Бывают ситуации, когда сотрудник со стажем при трудоустройстве предоставил трудовую книжку в бумажном виде и одновременно оформил заявление о переходе на электронную форму ее ведения. В этом случае работодателю нужно внести запись о приеме в предъявленную изначально бумажную трудовую книжку, далее сделать в ней запись о подаче заявления на ведение электронной трудовой книжки, после чего в течение трех рабочих дней вернуть сотруднику его бумажную версию книжки.

Кто ведет учет бланков трудовых книжек

Учет трудовых книжек и вкладышей в них ведут работники кадровой службы. Споры вызывает вопрос, кому вести учет чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них, равно как и соответствующую приходно-расходную книгу.

Учет бланков ведут, как правило, кадровики. Позиция работников бухгалтерии следующая: раз отдел кадров занимается учетом самих трудовых книжек работников, то для удобства пусть ведут еще и учет чистых бланков. Однако согласно законодательству учет чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них обязана вести бухгалтерия.

Оформление трудовых книжек представляет собой стандартную процедуру при оформлении на работу сотрудников. Но именно этот документ зачастую вызывает наибольшее количество вопросов и трудностей в работе менеджера по персоналу.

Входит ли в обязанность работодателя оплата бланков трудовой книжки? Принимают ли на работу сотрудника, если записи об увольнении с прошлого места работы в трудовой книжке не имеется? Подлежат ли исправлению ошибки в трудовой, и делается ли это за предшествующего работодателя? В статье Аудит трудовых книжек в 5 простых шагов (cpb-runo.ru) подробно рассматриваются основные аспекты, связанные с оформлением, ведением и аудитом трудовых книжек

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Многие работодатели вообще не хранят у себя чистые бланки, кадровики просят вновь принятых работников принести бланки при необходимости. Это также является нарушением законодательства.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Курс Специалист по кадрам + 1С ЗУП 8.3. Правовое обеспечение кадрового дела. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта

Курс Работа в программе 1С ЗУП 8.3. Кадровые документы

Курс Руководитель кадровой службы. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта

О применении штампов и печатей

С 1 сентября записи в трудовую книжку разрешено вносить не только вручную, но и с применением технических средств через перенос красителей или в виде оттиска штампа (печати).

Соответственно, для заполнения трудовой можно использовать штампы или печати. Но, кроме того, как считает Минтруд, для этого можно использовать и принтер, о чем ведомство указало в Письме от 29.06.2021 г. № 14-6/ООГ-5976.

Ключевые критерии заполнения бумажной трудовой книжки в 2023 году

Заполнение бумажной трудовой книжки регламентируется ст.66 и 84.1 Трудового кодекса РФ, которые содержат общие требования по ее оформлению. Информация о форме трудовой книжки и особенностях ее ведения и хранения в организациях детализирована в приказе Минтруда от 19.05.21 № 320н (далее — Порядок № 320н).

При заполнении бумажной трудовой книжки нужно придерживаться правил.

Сотрудник может в любой момент отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном виде. В этом случае вся информация о его трудовой деятельности будет храниться в электронной базе данных Социального фонда РФ (далее — СФР).

Если сотруднику понадобится получить соответствующие выписки из СФР, то сделать он это может либо самостоятельно, либо через работодателя.

Обратите внимание, что работодатель может выдать сотруднику сведения о его трудовой деятельности по форме СТД–Р только в том случае, если данные хранятся в электронном виде. При ведении бумажной трудовой книжки предоставлять сотруднику эту форму работодатель не обязан.

О сроке внесения записей

Все отражаемые в трудовой книжке записи, например, о выполняемой работе, переводах, повышении квалификации и т.д., требуется вносить в течение 5-ти рабочих дней. Раньше на это действие отводилась неделя.

Правила ведения и оформления, кто оформляет

Сейчас не требуется ознакомление работника в личной карточке с записью о выполняемой работе, не вносятся сведения о времени обучения на курсах повышения квалификации. Форма книги учета движения трудовых книжек, установленная постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, не является теперь обязательной. Работодатель вправе разработать свою форму.

Новые бланки трудовых книжек введены в действие с 01.01.2023, старые сохраняют свою силу. Изготовлением занимаются различные типографские организации.

По желанию работника запись о совместительстве производится по месту основной работы. Но если основной работы нет, то запись может быть внесена по месту, где работник трудился по совместительству. Запись о приеме по совместительству, о переводе и увольнении вносится как в хронологическом порядке, так и блоками после увольнения для каждой компании. Все записи вносятся только работодателем. В связи с изменениями, инструкция по ведению трудовой книжки в 2023 имеет следующие особенности:

По вопросу воспроизведения записей с помощью «переноса красителей» Министерство труда РФ дало разъяснения в письме от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976, обозначив, что под ними понимаются технические средства — принтер.

Строго установленные правила по ведению трудовых книжек и записей в них касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника.

Сведения, указываемые в титульном листе:

Новые формы книжек имеют увеличенный объем раздела «Сведения о работе» и уменьшенный «Сведения о награждении» — 14 и 7 разворотов соответственно. В ранее действующей редакции количество обоих равнялось 10. Новые правила ведения вкладышей трудовых книжек в 2023 году изменяют количество разворотов: 12 и 5 вместо 9 и 8 соответственно. Печать организации ставится при наличии. Изменения в этой части внесены для приведения документа в соответствие с действующим законодательством ввиду возможности действия юридического лица без печати.

Ведение раздела о работе

Алгоритм действий, общие правила:

При переводе в другую организацию сначала вносится информация об увольнении, затем о приеме в другую компанию. При переводе внутри предприятия просто фиксируются сведения о переводе с перечислением данных по указанному выше алгоритму, только в третьей графе содержится информация о переводе на новую должность (постоянный перевод).

При оформлении увольнения особое внимание следует уделить заполнению третьей графы. Она заполняется в соответствии с Трудовым кодексом РФ и имеет ссылку на соответствующую статью ТК РФ. При оформлении увольнения заверяются все сделанные ранее записи ответственным на предприятии лицом, ставится печать организации при ее наличии.

Ведение раздела о награждениях

Внесение информации осуществляется по установленному алгоритму в предназначенном для этого месте. Ведение раздела производится по общим правилам. Сначала пишется полное и сокращенное наименование компании, ниже, в графе первой, ставится номер записи, в третьей графе расшифровывается, за что награждается гражданин и какова награда. Указание на приказ о награждении обязательно.

О выдаче бумажной трудовой при выборе электронного формата

Если сотрудник выбрал электронный формат трудовой, то работодатель выдает ему на руки бумажный вариант этого документа. Но раньше не было указано срока, в течение которого это нужно сделать.

В Приказе № 320н указано, что в данной ситуации бумажную трудовую требуется выдать в течение 3-х рабочих дней с момента подачи заявления на ЭТК.

О том, как внести запись в трудовую в данном случае, сказано в п. 35 приказа.