правила ведения трудовых книжек в 2023 году

Смогу ли я сохранить свою трудовую в бумажном виде? Какой дополнительный отчет теперь нужно подавать в СФР? 1 января 2020 в России ввелась электронная трудовая книжка. И вместе с этим новые формы и отчеты. Давайте разберемся по порядку, что теперь необходимо подавать работодателю и что необходимо сделать работнику.

Трудовая книжка и откуда взялась

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Это документ, указанный в обязательном перечне при приеме на работу по трудовому договору.

Трудовые книжки, как документ, появились в России сразу после революции. Её предшественниками являются разрядные книги и формулярный (послужной) список. Весь госаппарат на Руси представлял собой княжескую дружину. Она собирала дань и защищала жителей от набегов. Дружины были небольшими, дружинники знали свои права и обязанности. Города росли, количество жителей тоже, требовалось все больше инструментов для управления. Возникла потребность фиксировать права и обязанности государственных служащих. В специальные разрядные книги вносили сведения о происхождении и о перемещениях по службе лиц, принадлежавших к государственной элите. Вести дела мелких чиновников задачи не было.

В 1722 г. Петр I издал Табель о рангах — документ, регламентирующий порядок прохождения государственной службы, по нему документально подтверждались все этапы прохождения службы. Статусы, награды, перемещения отражались в формулярных списках. Дело продолжила Екатерина II, она подписала более десятка указов, регламентирующих ведение формулярных списков. В итоге к концу ее царствования был в общих чертах сформирован тот вид формулярного списка, который просуществовал вплоть до 1917 г.  Стандартный формулярный список, просуществовавший вплоть до 1917 г., состоял из 15 граф:

Формуляры доставлялись в правление губернатора, а оттуда отправлялись в Сенат. Аналогично строго фиксировались перемещения военных и части духовенства. У рабочих фабрик были зачетные книжки. В них содержались сведения о квалификации и трудовой деятельности. Для остальных граждан подобных книжек и формуляров не было.

После революции в октябре 1918 г. Совет народных комиссаров (СНК) начал фиксировать трудовую деятельность с неработающих граждан. Был издан Декрет о трудовых книжках для нетрудящихся. В этом документе говорилось, что, поскольку труд является обязанностью граждан республики, вместо паспортов и прочих удостоверений личности теперь будут использоваться трудовые книжки.  В трудовую книжку не реже 1 раза в месяц вносились сведения о выполнении возложенных на «нетрудящийся элемент» общественных работ. Не имеющие трудовой книжки могли быть оштрафованы на 1000 руб. или же подвергнуты тюремному заключению на срок до полугода. А поскольку трудовая книжка приобретала статус чуть ли не основного документа, без нее нельзя было ни перемещаться по стране, ни получать продовольственные карточки. Этот документ назывался временным трудовым свидетельством для буржуазии, однако на нем было написано: «Пролетарии всех стран, соединяйтесь!», а рядом располагался лозунг: «Кто не работает, да не ест!».

Были и другие промежуточные решения. Но 25 июня 1919 г. ВЦИК и СНК издали Декрет «О введении трудовых книжек в г. г. Москве и Петрограде», согласно ему был ряд обязанностей, например:

Трудовая книжка в тот период — это и удостоверяющий личность документ, доказательство факта работы и документ на получение продовольственных карточек. Кроме информации о перемещениях по службе и доходах в трудовые книжки теперь вклеивали и марки об уплате налогов.  В 1923 г. трудовые книжки заменили на удостоверения личности.

21.09.1926 был введен Трудовой список. Его вели во всех государственных учреждениях и акционерных обществах на каждого служащего. При увольнении он мог получить копию трудового списка, оригинал оставался по месту работы, откуда при необходимости запрашивался другим учреждением.  Трудовой список , по существу, являлся аналогом формулярного (послужного) списка досоветского периода:

Трудовой список был отменен в 1938 г.. С 1939 г. и по настоящее время — снова трудовые книжки. Наряду с глубокими российскими историческими корнями прямым прототипом трудовых книжек, используемых до сих пор, были трудовые книжки, введенные в фашистской Германии 26 февраля 1935 г. В них учитывались все передвижения рабочего, а хранились они у администрации предприятия, которая получала возможность не отпускать желающего уйти работника, не отдавая ему трудовую книжку. Утвержденная в 1939 г. форма трудовой книжки просуществовала 35 лет. И лишь 06.09.1973 Совмином СССР и ВЦСПС было принято новое Постановление N 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих». Затем форма трудовой книжки не менялась в течение еще 30 лет.

Трудовая книжка за свою историю сменила свое целевое назначение:

Кроме России, трудовые книжки вводились в гитлеровской Германии (1935 — 1945) и в послевоенной ГДР (до 1967 г.). В большинстве государств подобного документа нет. Пенсионным фондам, занимающимся начислением пенсий, безразлично, какой был стаж у клиента: с перерывами или непрерывный. Да и работодателям интереснее читать рекомендательные письма, чем сухой перечень назначений и увольнений.

Электронная трудовая книжка

1 января 2020 года в России вступили в силу законы об электронной трудовой книжке:

Работодатели передают в ПФ РФ сведения о трудовой деятельности и стаже каждого работника. Бумажные трудовые книжки заменяют на электронные.

Какие сведения содержатся в электронной трудовой? Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

Переход на электронную трудовую книжку — что нужно знать работнику

Работодатель обязан был письменно уведомить до 31 октября 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки бумажной форме или электронной форме.

Пример формы «Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки»

ООО «Пример», оператору Чугуновой Е.Е.

Уведомление от 15.01.2020

Уважаемая Чугунова Елена Евгеньевна!

В соответствии с п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ уведомляем Вас об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о Вашем праве путем подачи соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения Вашей трудовой книжки в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ или предоставлением Вам работодателем сведений о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 Трудового кодекса РФ.

В связи с вышеизложенным просим Вас сделать выбор и отразить его на прилагаемом к настоящему уведомлению бланке заявления. Заявление необходимо передать в отдел кадров до 31 декабря 2020 г. включительно.

Выбор укажите в прилагаемом заявлении, подпишите его и передайте в отдел кадров не позднее 31.12.2020.

Директор ООО «Пример» Перцев Е.Е.

С уведомлением ознакомлен Чугунова Е.Е.

Директору ООО «Пример» Перцеву Е.Е. от оператору Чугуновой Е.Е.

Согласно ч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ прошу:

(  ) продолжать вести мою трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ;

(  ) выдать мне трудовую книжку на руки и предоставлять мне сведения о моей трудовой деятельности только в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

(отметить только один вариант)

Заявление на электронную трудовую книжку

Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно должен был подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в бумажной форме или электронной форме. Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. В случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации.

Пример формы «Заявление о переходе на электронные трудовые книжки»

Работнику, подавшему письменное заявление на электронную трудовую книжку, работодатель выдает трудовую книжку в бумажной форме на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

При выдаче трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» работодатель вносит запись, к примеру следующего содержания: «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации)».

Работодателю при выдаче бумажной трудовой книжки такому работнику обязательно нужно сделать отметку в книге учета трудовых книжек и получить подпись работника. Это избавит работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки, споров с работником и претензий инспекторов ГИТ. Указанным работникам работодатель должен будет предоставлять сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника. Этот способ — на бумажном носителе, заверенный надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Подать заявление нужно в письменной форме или по адресу электронной почты работодателя:

Бумажную трудовую книжку

Если работник выбирает ведение трудовой книжки в бумажном формате, работодатель наряду с ведением бумажной трудовой книжки будет передавать сведения о трудовой деятельности работника в СФР в электронном виде. В остальном, как и прежде, необходимо будет дублировать из них информацию в отчетность в территориальные отделения СФР, а также выполнять все требования по хранению и ведению бумажных трудовых книжек. Право перейти на электронную книжку при последующем трудоустройстве сохраняется, достаточно подать работодателю письменное заявление.

Работник по уважительной причине на электронную трудовую книжку

Лица, не имевшие возможности до 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы соответствующее письменное заявление. К таким лицам относятся:

6 Работник ничего не подал

В случае если работник не подал работодателю ни одного из вышеуказанных заявлений, работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ.

7 получают электронные трудовые книжки по умолчанию

Граждане, которые начнут свою трудовую деятельность официально после 1 января 2021 года будут лишены возможности получить бумажную трудовую книжку. У них все сведения изначально будут вестись только в электронном виде. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

8 трудовой книжки теперь можно будет посмотреть

Посмотреть сведения электронной книжки можно будет на сайтах и мобильных приложениях в личном кабинете Социального фонда, на портале Госуслуг.  При необходимости сведения будут предоставляться в виде бумажной выписки. Получить ее можно будет у нынешнего или бывшего работодателя (по последнему месту работы), в управлении СФР и МФЦ экстерриториально (без привязки к месту жительства или работы).

Переход на электронную трудовую книжку — что нужно знать работодателю

Лучше его датировать декабрем 2019 года. В приказе отразить многие из вышеперечисленных мероприятий (см. п 3.1 — 3.4). Не поленитесь составить памятку для работников, где объясните об изменениях в законодательстве в связи с переводом бумажных трудовых книжек в электронный формат, об электронной трудовой книжке и ее преимуществах, какие сведения включаются в состав сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде и другую необходимую информацию, которая поможет работникам в выборе формы (формата) трудовой книжки.

Пример приказа о переходе на электронные книжки

Приказ о проведении мероприятий по ведению сведений о трудовой деятельности в электронном видеОбщество с ограниченной ответственностью «Пример»

29.12.2019 №22 СмоленскО проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном видеВ связи с изменениями, установленными Федеральными законами от 16.12.2019 № 436-ФЭ. от 16.12.2019 № 4Э9-ФЗ в части формирования сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде.1. Начальнику отдела кадров Перцевой Т. И.

Генеральный директор Перцев Е.Е.

С приказом ознакомлены:

2 Корректировка с учетом профсоюза

Актуально для больших предприятий, но и малым будет интересно. Дополнения нужно внести только в те локальные нормативные акты работодателя, где есть упоминание о трудовой книжке. Это могут быть, например, правила внутреннего трудового распорядка компании, инструкция по кадровому делопроизводству, положение о документообороте компании и т.д.

Что дополняем? Примерно такие положения:

3 по электронным трудовым книжкам

Работодателям необходимо сдавать (ст. 11 27-ФЗ):

Отчетности

Сведения предоставляются в формате отчёта ЕФС-1. По этой форме нужно сообщать в Социальный фонд данные о сотруднике, если:

Сведения о трудовой деятельности сотрудников работодатель направляет аналогично другой отчетности СФР. Если отчетность подается через оператора, то необходимо представить дополнительную доверенность для сдачи ЕФС-1.

Отчет представляется в СФР на всех зарегистрированных лиц, включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе В случае с единственным работником ООО — директором, по совместительству — учредителем ситуация будет та же. Поэтому ЕФС-1 подают даже на единственного участника. И не важно, заключен с ним официально трудовой договор или нет.

Сдает отчетность

Представлять сведения для ведения трудовых книжек в электронном формате обязаны все работодатели без исключений: организации и ИП.

По штрафам складывается следующая практика — штрафуют за:

Нарушение законодательства

СФР передает информацию о не представивших своевременно отчет в Государственную инспекцию труда. ГИТ принимает решение о привлечении к ответственности как за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП):

Нарушение порядка и сроков представления сведений в СФР

Непредставление в установленный срок либо отказ от представления в органы территориальные органы Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации сведений (документов), необходимых для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде, влечет наложение административного штрафа (ст. 15.33.2 КоАП РФ):

Сдача отчета

Если компания обязана сдавать сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1) в электронном виде, за представление таких сведений на бумаге ей грозит штраф. Напомним, что представить отчет ЕФС-1 на бумажном носителе работодатель вправе, только если численность работающих у него застрахованых лиц за предшествующий отчетный период — месяц менее 10 человек (включая исполнителей по ГПД). Следовательно, если работодатель, у которого численность сотрудников за предшествующий месяц составила 10 человек и более, сдаст отчет не по электронке, а на бумаге, ему придется заплатить штраф – 1 тыс.рублей.( ст. 17 ФЗ № 27-ФЗ)

Информация о нашей трудовой деятельности теперь будет храниться в информационном ресурсе СФР. Это сулит нам некоторые преимущества, такие как быстрый доступ к информации, дополнительные возможности для трудоустройства дистанционно, снижение расходов на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.  В СФР утверждают, что беспокоится о защищенности своих персональных данных не стоит, сбои или взломы практически невозможны. Мы рекомендуем руководителям предприятий сразу решить, кто будет ответственным за заполнение отчета СЗВ-ТД: бухгалтер или кадровик. Если это будет, кадровик — то предоставить ему доступ к электронному обороту с СФР. Также советуем проанализировать внутренние нормативные акты организации, должностные инструкции и внести в них изменения, вызванные появлением электронных трудовых.

Фирммейкер, март 2020 (следим за актуальностью)Елена Житушкина (Карпова)При использовании материала ссылка обязательна

Правила ведения и хранения трудовых книжек в 2023 году:

Все документы о стаже работников должны заполняться по определенным требованиям. Касается это и правил ведения трудовых книжек в РФ в 2023 году. Последний раз изменения в них вносили приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н, а ранее действовавшее постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» утратило силу.

Для сведения: как оформить электронную трудовую книжку

Для чего существует трудовая книжка

Основная функция вполне очевидна: в Российской Федерации трудовая книжка служит основным доказательством стажа (как трудового, так и страхового) гражданина, без чего невозможно оформление пенсии и начислений пособий по социальному страхованию. Документ необходим:

Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками.

Для сведения: как перейти на электронную трудовую книжку

Правила ведения и оформления, кто оформляет

Сейчас не требуется ознакомление работника в личной карточке с записью о выполняемой работе, не вносятся сведения о времени обучения на курсах повышения квалификации. Форма книги учета движения трудовых книжек, установленная постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, не является теперь обязательной. Работодатель вправе разработать свою форму.

Новые бланки трудовых книжек введены в действие с 01.01.2023, старые сохраняют свою силу. Изготовлением занимаются различные типографские организации.

По желанию работника запись о совместительстве производится по месту основной работы. Но если основной работы нет, то запись может быть внесена по месту, где работник трудился по совместительству. Запись о приеме по совместительству, о переводе и увольнении вносится как в хронологическом порядке, так и блоками после увольнения для каждой компании. Все записи вносятся только работодателем. В связи с изменениями, инструкция по ведению трудовой книжки в 2023 имеет следующие особенности:

По вопросу воспроизведения записей с помощью «переноса красителей» Министерство труда РФ дало разъяснения в письме от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976, обозначив, что под ними понимаются технические средства — принтер.

Правила заполнения

Строго установленные правила по ведению трудовых книжек и записей в них касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника.

Сведения, указываемые в титульном листе:

Новые формы книжек имеют увеличенный объем раздела «Сведения о работе» и уменьшенный «Сведения о награждении» — 14 и 7 разворотов соответственно. В ранее действующей редакции количество обоих равнялось 10. Новые правила ведения вкладышей трудовых книжек в 2023 году изменяют количество разворотов: 12 и 5 вместо 9 и 8 соответственно. Печать организации ставится при наличии. Изменения в этой части внесены для приведения документа в соответствие с действующим законодательством ввиду возможности действия юридического лица без печати.

Ведение раздела о работе

Алгоритм действий, общие правила:

При переводе в другую организацию сначала вносится информация об увольнении, затем о приеме в другую компанию. При переводе внутри предприятия просто фиксируются сведения о переводе с перечислением данных по указанному выше алгоритму, только в третьей графе содержится информация о переводе на новую должность (постоянный перевод).

При оформлении увольнения особое внимание следует уделить заполнению третьей графы. Она заполняется в соответствии с Трудовым кодексом РФ и имеет ссылку на соответствующую статью ТК РФ. При оформлении увольнения заверяются все сделанные ранее записи ответственным на предприятии лицом, ставится печать организации при ее наличии.

Ведение раздела о награждениях

Внесение информации осуществляется по установленному алгоритму в предназначенном для этого месте. Ведение раздела производится по общим правилам. Сначала пишется полное и сокращенное наименование компании, ниже, в графе первой, ставится номер записи, в третьей графе расшифровывается, за что награждается гражданин и какова награда. Указание на приказ о награждении обязательно.

Как и где должны храниться ТК

Правила ведения и хранения трудовых книжек установлены законодателем, задача работодателя не сводится только к правильному заполнению, обеспечение сохранности этого документа чрезвычайно важно. Работодатель составляет приказ о том, где хранятся трудовые книжки, в нем дополнительно указывают ответственное лицо: должность и Ф.И.О. Не запрещается оформление двух отдельных приказов. Обязательная форма приказа законодательно не установлена.

Установлено, что трудовые книжки должны храниться в специально отведенном надежном месте. Обычно для этого выбирается лоток или ящик в железном шкафу или сейфе. В соответствии с п. 40 приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н, работодатель ведет два отдельных журнала. Первый — на учет бланков трудовой книжки с указанием серии и номера. Второй фиксирует книжки, принятые от только что устроившихся работников. Формы обоих журналов не установлены. Работодатель вправе разработать для применения свой вариант.

Правила выдачи

Копия трудовой книжки необходима для предоставления в уполномоченные органы с целью подтверждения стажа. Правильным образом заверенная копия является документом, свидетельствующим о трудовой занятости гражданина. Из нового приказа от 19.05.2021 № 320н видно, каким документом регламентируется ведение трудовых книжек, — приложением № 2 к приказу «Порядок ведения и хранения трудовых книжек». Согласно этому приложению, для получения копии нужно:

Подробнее: как заверить копию трудовой книжки

Дубликат — это документ, имеющий такую же силу, как и утраченный оригинал. Фактически это повторно выданная трудовая книжка. Он выдается в соответствии с правилами ведения и оформления трудовых книжек. С введением новых правил с 01.09.2021 заявление об утрате подается по месту работы, где вносилась последняя запись в трудовую книжку. В предыдущей редакции общие правила ведения, хранения и учета трудовых книжек требовали обращения по последнему месту работы. Нововведение закреплено в п. 27 порядка, установленного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н.

Если гражданин уже трудился в другой организации, то в дубликате в третьей графе указываются данные о стаже до момента поступления в данную организацию. Они приводятся в общем виде, рассчитывается стаж без указания должности и предприятия в том случае, если он подтвержден соответствующими документами. Затем стаж расшифровывается на основании письменных доказательств об осуществляемой деятельности, с указанием названия организации-работодателя, дат приема на работу, увольнения, перевода, наименований должности и отдела, квалификации и профессии, специальности. В четвертой графе указываются предоставленные документы.

Если есть данные о переводе внутри организации, это также фиксируется. Затем указывается дата увольнения во второй графе, а в третьей — причина. Если в предоставленных работником бланках нет всех требуемых данных, вносятся только те, которые в них имеются. Обязательно специалисты отдела кадров снимают копии справок, оригиналы возвращают гражданину. Работодатель по мере возможности оказывает содействие в получении доказательств стажа.

Подробнее: как восстановить трудовую книжку работника

Вкладыш в ТК

Вкладыш оформляется по указанной инструкции о ведении и составлении трудовых книжек. Процесс, по которому проводится оформление, ведение и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним, схож, и к нему применяются общие правила. Вкладыш заполняется, когда в основном бланке уже на осталось места (надо учесть, что внесение сведений о работе в раздел, предназначенный для сведений о награждениях, не допускается). Он имеет аналогичную основному документу юридическую силу, но без основного бланка недействителен. Отметка об оформлении вкладыша должна обязательно содержаться в основном документе. Ставится штамп «Вкладыш выдан», указывается его серия и номер. С 01.09.2021 требование о том, что вкладыш вшивается в трудовую книжку, исключено.

Подробнее: как правильно заполнять вкладыш в трудкнижку

Когда выдается при увольнении

Записи об увольнении делаются в последний рабочий день, и в этот же день документ о стаже выдается на руки человеку. Он должен быть заполнен в соответствии со всеми установленными правилами его оформления и ведения. Если гражданин не явился, необходимо послать уведомление о том, где и когда получить трудовую. Гражданин имеет право дать согласие на отправление ее по почте на определенный адрес. Хранится трудовая книжка 75 лет.

Несмотря на то, что информация о трудовой деятельности сотрудников сейчас в основном хранится в электронном виде, бумажные трудовые книжки все еще используются. Трудовая книжка в бумажном виде по-прежнему является основным документом работника, если ранее он не отказался от такой формы ее ведения.

Ключевые критерии заполнения бумажной трудовой книжки в 2023 году

Заполнение бумажной трудовой книжки регламентируется ст.66 и 84.1 Трудового кодекса РФ, которые содержат общие требования по ее оформлению. Информация о форме трудовой книжки и особенностях ее ведения и хранения в организациях детализирована в приказе Минтруда от 19.05.21 № 320н (далее — Порядок № 320н).

При заполнении бумажной трудовой книжки нужно придерживаться правил.

Сотрудник может в любой момент отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном виде. В этом случае вся информация о его трудовой деятельности будет храниться в электронной базе данных Социального фонда РФ (далее — СФР).

Если сотруднику понадобится получить соответствующие выписки из СФР, то сделать он это может либо самостоятельно, либо через работодателя.

Обратите внимание, что работодатель может выдать сотруднику сведения о его трудовой деятельности по форме СТД–Р только в том случае, если данные хранятся в электронном виде. При ведении бумажной трудовой книжки предоставлять сотруднику эту форму работодатель не обязан.

Особенности оформления сотрудников со стажем и при первом трудоустройстве

До 31.12.2020 г. действовало правило, согласно которому трудовая книжка в бумажном виде оформлялась на каждого человека, который впервые принят на работу. Однако с 01.01.2021 г. в связи с введением электронных трудовых книжек требование упразднено. Так, в соответствии с п.8 ст.2 Федерального закона от 16.12.19 № 439–ФЗ, для лиц, трудоустраивающихся впервые после 31.12.2020 г., бумажные трудовые книжки не заводятся и «автоматически» ведутся в электронном виде.

Если же у сотрудника это не первое в жизни трудоустройство, то у него есть выбор, как вести трудовую книжку — в бумажном или  электронном виде. Если он хочет продолжить вести бумажную трудовую книжку, то при трудоустройстве на основное место работы ему нужно ее предоставить. В случае, если сотрудник со стажем при трудоустройстве сообщит об утери бумажной трудовой книжки и нет возможности ее восстановить, то новый работодатель обязан будет оформить для него новую бумажную трудовую книжку. Если же сотрудник сообщил, что уже перешел на ведение трудовой книжке в электронном виде, то ему нужно подтвердить это формой СТД–Р или СТД–СФР.

Бывают ситуации, когда сотрудник со стажем при трудоустройстве предоставил трудовую книжку в бумажном виде и одновременно оформил заявление о переходе на электронную форму ее ведения. В этом случае работодателю нужно внести запись о приеме в предъявленную изначально бумажную трудовую книжку, далее сделать в ней запись о подаче заявления на ведение электронной трудовой книжки, после чего в течение трех рабочих дней вернуть сотруднику его бумажную версию книжки.

Заполнение данных о приеме на работу

Сведения о приеме на работу указываются в разделе «Сведения о работе». Рассмотрим общий порядок.

Вначале нужно указать данные о новом месте работы. Для этого посередине графы 3 указанного раздела в виде заголовка прописываются сведения о работодателе (полное и сокращенное наименование компании или ФИО индивидуального предпринимателя), либо проставляется соответствующий штамп. Для этой записи не требуется отметка о порядковом номере.

Далее вносят информацию о приеме.

Заполнение данных об увольнении

Запись об увольнении также указывается в разделе «Сведения о работе». Рассмотрим, какая информация должна вноситься в графы трудовой книжки.

Как исправить ошибки в трудовой книжке

Варианты исправления ошибок в трудовой книжке зависят от того, в каком месте они были допущены. Вначале рассмотрим ситуации, когда ошибки допущены на титульном листе.

Если изменились или допущены ошибки в персональных данных сотрудника (например, ФИО или дата рождения), то неправильную запись нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой. Новые сведения нужно вписать над зачеркнутой записью или рядом с ней. При этом на внутренней стороне обложки нужно прописать реквизиты документа, явившегося основанием для внесения корректировок.

Эти реквизиты следует заверить подписью работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек в организации и печатью организации или кадровой службы.

Если изменились сведения об образовании, профессии или специальности сотрудника, то записи об этом нужно «дополнить» в трудовой книжке, не зачеркивая при этом предыдущие записи. В случае, если для указания сведений об образовании на титульном листе уже недостаточно строк, для этого можно использовать раздел «Сведения о работе», согласно разъяснениям Роструда.

Иной порядок исправления ошибок применяется для таких разделов «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении». В этих разделах запрещается зачеркивание «неправильных» данных. Прежде чем вносить исправления, предыдущие данные нужно признать недействительными (п. 12 Порядка № 320н).

Рассмотрим, что и в каких графах нужно указывать при исправлении ошибок в этих разделах.

Работодатель может исправить как свои ошибки, так и допущенные предыдущими работодателями. Однако быть инициатором подобных исправлений работодатель не имеет права, он может лишь указать на них сотруднику.

Откорректировать данные в трудовой книжке можно только тогда, когда для этого получено письменное заявление сотрудника и соответствующие документы (п. 30 Порядка № 320н).