проведение соут в 2023 году порядок проведения список и образцы необходимых документов

Кому и что позволено во время СОУТ

У каждого участника спецоценки есть свой (закрытый) перечень прав и обязанностей:

Работодатели обязаны проводить специальную оценку условий труда (СОУТ), чтобы демонстрировать трудовой инспекции соблюдение прав сотрудников на безопасные и комфортные рабочие места. В данной статье рассказывается, кто должен проводить спецоценку и опишем процесс ее проведения.

Здоровье работника — не только его личное дело. Государство привлекает к решению этого вопроса и работодателя, прописав в законе обязанность по проведению спецоценки. Расскажем:

В законе о спецоценке обозначено несколько сроков:

Ждите проверку ГИТ, если ваша компания зарегистрировалась более года назад и до сих пор не провела СОУТ — с 01.08.2023 это законный повод для включения в план проверок трудовой инспекции (Приказ Минтруда от 27.03.2023 N 215н).

Что такое специальная оценка условий труда?

Специальная оценка условий труда (СОУТ) — процесс, в ходе которого эксперты анализируют рабочие места, выявляют вредные производственные факторы и оценивают степень их соответствия нормативам.

Существует федеральный закон № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда», согласно которому организации, имеющие работников, обязаны проводить специальную оценку рабочих мест (СОУТ). Результаты этой оценки определяют класс условий труда, что влияет на различные аспекты, такие как уплата взносов, закупка спецодежды или установка дополнительных светильников.

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней
бесплатно

При выборе организации для проведения СОУТ рекомендуем проверить:

Сертификаты, подтверждающие квалификацию, у экспертов можно больше не запрашивать. Факт аттестации эксперты вправе подтвердить электронной выпиской из специального реестра (ч. 12 ст. 1 Федерального закона от 24.07.2023 N 381-ФЗ, ч. 1 ст. 20 Закона N 426-ФЗ).

Какие документы нужно оформить перед тем, как провести спецоценку

Прежде чем проводить спецоценку в компании, проверьте, оформлены ли у вас эти три главных документа.

➤ Положение о проведении специальной оценки условий труда. Этот документ устанавливает порядок и правила проведения специальной оценки условий труда. Документ оформляют в соответствии с требованиями Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» с учетом рекомендаций Приказа Минтруда России от 24.01.2014 № 33н. В положении указывают, кто проводит специальную оценку, какие методы используют, как оформляют результаты и т.д.

➤ Приказ об утверждении положения о проведении специальной оценки условий труда. Документ утверждает положение о проведении специальной оценки и вводит его в действие. Данный документ издается руководителем организации и является основанием для начала проведения специальной оценки в организации.

➤ Приказ о проведении специальной оценки условий труда. Основной документ, на основании которого организуют и проводят СОУТ. В приказе указывают сроки проведения спецоценки, состав комиссии, перечень рабочих мест, подлежащие оценке, а также организацию, которая будет проводить СОУТ.

Декларация соответствия условиям труда

Если после проведения спецоценки в отношении рабочих мест установлены оптимальные (класс 1.0) и (или) допустимые (класс 2.0) условия труда, работодатель обязан подать в ГИТ специальную декларацию по форме из Приказа Минтруда от 17.06.2021 N 406н.

Если в договоре на услуги спецоценки не определено, кем оформляется декларация соответствия условий труда, этим придется заняться штатному специалисту по охране труда — такая обязанность закреплена за ним в п. 3.1.6 Профстандарта, утв. Приказом Минтруда от 22.04.2021 N 274н. Если такого специалиста в компании нет, оформление соответствующих документов возлагается приказом на ответственного по охране труда.

Отправить заполненную декларацию в ГИТ можно одним из способов:

Если ГИТ отказалась принимать бумажную декларацию и отправила ее обратно работодателю по почте, можно устранить недочеты и повторно отправить ее в инспекцию по труду (п. 8 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 17.06.2021 N 406н). Единственной причиной отказа является оформление декларации не по установленной форме.

Через 15 рабочих дней после того, как ГИТ получит сведения от работодателя, они должны появиться в реестре деклараций СОУТ на сайте Роструда.

За достоверность сведений о спецоценке отвечает работодатель, поэтому ему следует убедиться, что информация в реестр деклараций СОУТ внесена корректно. Для этого на сайте Роструда нужно в строке поиска указать ИНН компании — система отобразит загруженные документы и можно проверить их правильность.

Какие рабочие места можно не проверять

Учет расходов на спецоценку

В налоговом и бухгалтерском учете расходы на спецоценку признаются в периоде подписания работодателем и исполнителем акта сдачи-приемки оказанных услуг (п. 18 ПБУ 10/99, абз. 3 пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Компания-заказчик проведения СОУТ вправе принять НДС к вычету (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172, п. 2 ст. 169 НК РФ):

Спецоценку можно провести в счет уплаты взносов на травматизм, если условия труда в компании вредные или опасные. Объем финансирования может составить до 20% от сумм травмовзносов, начисленных работодателем за предшествующий календарный год за вычетом расходов на пособия (п. 2, 3 Правил, утв. Приказом Минтруда от 14.07.2021 N 467н).

СОУТ — расшифровка

Аббревиатура «СОУТ» появилась более 10 лет назад и сейчас активно применяется. Вот как она расшифровывается:

Специальная оценка условий труда (СОУТ) — это единый комплекс последовательно проводимых мероприятий:

Говоря простыми словами, на рабочее место каждого сотрудника приходит аттестованный эксперт и замеряет разными способами и приборами уровень шума, задымленности, вибрации и т. д. Затем измеренные значения сравниваются с нормативами. И если показатели выше нормы, работнику положены разные дополнительные бонусы: сокращение длительности смены, денежные доплаты, молоко «за вредность» и другие.

Спецоценку не провели — что будет?

Работодателя ждет предупреждение или штраф, если он не проведет СОУТ или нарушит порядок ее проведения. Штрафы за нарушения, совершенные впервые, и повторные нарушения различаются существенно.

Учитывая, что СОУТ — единый комплекс мероприятий, штраф за непроведение ее в отношении нескольких рабочих мест будет рассчитываться не по количеству рабочих мест, а в целом по организации за факт совершения административного нарушения (Письмо Минтруда от 22.02.2022 N 15-1/ООГ-341).

Кто обязан проводить СОУТ?

Каждая организация, где работают сотрудники, обязана проводить оценку своих рабочих мест. Проверка должна проводиться во всех местах, где работают люди.

Оценку проводят специализированные компании. Эксперт приходит в офис или на производство, осматривает все рабочие места и составляет отчет.

Компании без сотрудников, ИП без сотрудников, компании с удаленными работниками, а также физические лица (имеющие частных помощников, домработниц, поваров), которые не являются работодателями, не должны проводить СУОТ.

Подготовка

Подготовьте необходимые документы и найдите экспертов для проведения специальной оценки условий труда (СОУТ).

Создание комиссии, которая будет заниматься спецоценкой, осуществляется руководителем компании. В приказе, выдаваемом руководителем, должны быть указаны следующие данные:

После этого председатель комиссии составляет перечень рабочих мест по форме, утвержденной Министерством труда, который будет необходим экспертам.

Техническую сторону специальной оценки условий труда осуществляют компании, аккредитованные Министерством труда. Выбирайте экспертов из Реестра организаций, проводящих СОУТ. В этом реестре также можно найти контактные данные, включая адрес электронной почты, телефонные номера и веб-сайт.

Когда выберете подрядчика для проведения СОУТ, заключите с ним договор, приложив к нему перечень рабочих мест. Перечень определит объем работ и стоимость услуг.

Составление отчетности

Если по результатам спецоценки условий труда эксперты не нашли вредные или опасные условия труда, заполните декларацию соответствия условий труда. Она содержит следующую информацию:

Отправьте декларацию письмом с уведомлением о вручении или по электронной почте в региональную инспекцию Роструда. Во втором случае подпишите документ электронной подписью.

Если по итогам СОУТ выявили вредные или опасные условия, отправлять декларацию не нужно. Дополните правила трудового распорядка и коллективный договор по рекомендациям экспертов. С сотрудниками, которым положены надбавки, подпишите допсоглашения к трудовым договорам.

Срок подачи — 30 рабочих дней с даты утверждения отчета. За нарушение срока и правил подачи декларации подразумевает административную ответственность.

Какие документы нужно оформить во время проведения СОУТ

Эксперты подготовили поэтапные рекомендации, которые помогут вам не упустить оформление проведения спецоценки.

Этап 1. Заключение договора с организацией

➤ Договор на оказание услуг по проведению специальной оценки условий труда. Документ, в котором указывают, какие услуги предоставляет организация-оценщик, в какие сроки и на каких условиях. Необходимость заключения данного договора обусловлена требованиями Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» и Приказа Минтруда России от 24 января 2014 г. №33н.

Важно! Договор является основанием для проведения оценки и гарантирует соблюдение прав и интересов всех сторон. Он также служит основой для разрешения возможных споров и разногласий между заказчиком и исполнителем.

➤Техническое задание на проведение спецоценки. Документ определяет требования к проведению спецоценки и определяет критерии оценки. Он разрабатывается организацией-заказчиком совместно с организацией-исполнителем и является неотъемлемой частью договора на оказание услуг.

Техническое задание позволяет конкретизировать требования к спецоценке, определить объем и сроки выполнения работ, а также контролировать качество и полноту проведения процедуры. Кроме того, оно служит основанием для разработки методики и выбора методов проведения оценки, а также для формирования отчетных документов.

Этап 2. Создание комиссии по проведению СОУТ

➤ Положение о создании комиссии по проведению специальной оценки условий труда. В документе указывают состав комиссии по проведению СОУТ, порядок ее работы и задачи. Необходимость его оформления обусловлена требованиями статьи 9 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ.

➤ Приказ о создании комиссии по проведению спецоценки условий труда (Приказ о создании постоянно действующей комиссии по проведению специальной оценки по условиям труда). Определяет состав комиссии и ее председателя. Его издают на основании Положения о создании комиссии по проведению специальной оценки условий труда.

➤ Приказ об изменении состава комиссии по проведению специальной оценки условий труда. Издают в случае изменения состава комиссии, например, при увольнении или переводе членов комиссии на другую работу.

Этап 3. Разработка перечня рабочих мест

➤ Перечень рабочих мест, которые подлежат специальной оценке условий труда. Документ, содержит информацию обо всех рабочих местах, которые подлежат специальной оценке условий труда. Его составляют на основании штатного расписания и технологических процессов. Перечень рабочих мест позволяет определить объем и сроки проведения работ, а также распределить ресурсы и организовать работу по спецоценке условий труда.

Этап 4. Разработка графика

➤ График проведения специальной оценки условий труда. Документ, который определяет сроки и этапы проведения спецоценки. Документ составляет работодатель совместно с организацией, проводящей СОУТ.

➤ Приказ об утверждении графика проведения специальной оценки условий труда. Распорядительный документ, который вводит в действие график проведения оценки. Приказ издает руководитель организации.

Этап 5. Проведение спецоценки и оформление результатов

➤ Проверочный лист идентификации вредных и (или) опасных производственных факторов на рабочем месте. Документ для идентификации вредных и опасных производственных факторов на рабочих местах. Он содержит перечень вопросов, ответы на которые позволяют определить наличие таких факторов и их степень воздействия на работников.

➤ Сводная ведомость результатов проведения специальной оценки условий труда. Документ содержит информацию о результатах оценки каждого рабочего места. В нем указывают классы условий труда, наличие вредных и опасных производственных факторов и предложения по улучшению условий труда.

➤ Отчет о проведении специальной оценки условий труда. Итоговый документ, который содержит результаты спецоценки всех рабочих мест организации. В отчете указывают данные о выявленных вредных и опасных факторах, предложения по их устранению и улучшению условий труда. Отчет является официальным документом и может использоваться при расследовании несчастных случаев на производстве, разработке мероприятий по охране труда и т.д.

➤ Приказ о завершении работ по специальной оценке условий труда. Распорядительный документ, подтверждающий окончание работ по специальной оценке условий труда в организации. Приказ служит основанием для прекращения действия договора с организацией-оценщиком и передачи результатов оценки в соответствующие органы.

Обработка результатов СОУТ

➤ Приказ о приостановлении работ в опасных условиях труда. Документ, необходимый для временного прекращения работы на участках, где выявлены опасные условия труда.

➤ Приказ об установлении дополнительного отпуска работникам по итогам специальной оценки условий труда. Документ, который устанавливает продолжительность и условия предоставления дополнительного отпуска работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда.

➤ Приказ об установлении доплаты работникам по итогам специальной оценки условий труда. На основании этого приказа работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными или опасными условиями труда, устанавливают доплаты.

➤ Приказ об отмене вредности по итогам специальной оценки условий труда. Приказ отменяет вредность на определенных рабочих местах после их улучшения.

➤ Перечень профессий работников, которым по условиям труда выдается бесплатное лечебно-профилактическое питание. Документ, в котором перечислено, кому из работников выдают бесплатное лечебно-профилактическое питание.

➤ Приказ об установлении компенсации за вредные или опасные условия труда. В приказе перечисляют компенсации работникам за работу во вредных или опасных условия труда.

Ознакомление работников с результатами

➤ Заявление о несогласии с материалами специальной оценки условий труда. Документ, выражающий несогласие работника с результатами спецоценки. Он необходим для защиты прав работника и возможности проведения дополнительной экспертизы.

➤ Акт о фиксации возражений работника по результатам спецоценки. Документ, подтверждающий факт несогласия работника с результатами специальной оценки.

➤ Акт об отказе от ознакомления под подпись с картой специальной оценки условий труда. Документ, свидетельствующий о том, что работнику были предоставлены все необходимые материалы для ознакомления, но он отказался их подписать.

Подача декларации в ГИТ

➤ Сопроводительное письмо для подачи декларации СОУТ в ГИТ. Документ, который прилагается к декларации СОУТ и содержит информацию о самой декларации, а также о предприятии, на котором проводилась специальная оценка условий труда. Письмо служит для уведомления Государственной инспекции труда о подаче декларации и подтверждает соответствие условий труда установленным требованиям.

➤ Декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда. Документ, который подтверждает соответствие условий труда государственным нормативам в области охраны труда.

Документы, которые понадобятся при проведении СОУТ на микропредприятии:

✓ Положение о проведении СОУТ в микропредприятии. Документ, регламентирующий порядок проведения специальной оценки условий труда (СОУТ) на малых предприятиях. Он устанавливает правила проведения оценки и требования к участникам процесса.

✓ Декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда для офисных микропредприятий. Декларация подтверждает соответствие условий труда на микропредприятии государственным нормативным требованиям в области охраны труда.

Cтоимость спецоценки, кто ее оплачивает

Специальную оценку условий труда (СОУТ) проводят коммерческие организации, и они сами устанавливают цены за свои услуги, не регулируемые законодательством. В среднем, стоимость СОУТ для одного рабочего места в России составляет от 1500 до 3500 рублей. В Москве и Санкт-Петербурге цены колеблются от 600 до 2000 рублей.

На сайтах организаций пишут минимальные цены, но они могут меняться в зависимости от различных факторов:

Стоимость спецоценки обычно оплачивается работодателем, но часть затрат можно вернуть из ФСС (Фонда социального страхования). Для получения возмещения работодатель должен своевременно уплачивать взносы на травматизм за своих сотрудников. Однако есть условия, при которых можно получить отказ:

Фонд возвращает не более 20% от суммы страховых взносов, уплаченных в ФСС за предыдущий год. Если в компании были страховые случаи за этот период, то сумма возврата уменьшается на сумму выплат застрахованным лицам.

Полученные средства не предоставляются в денежной форме, а оформляются как уменьшение страховых взносов на травматизм в текущем году.

Порядок проведения оценки условий труда

Спецоценку условий труда на рабочих местах проводят в три этапа:

Программы обучения специалистов по охране труда

У нас существуют курсы для руководителей, инструкторов и рядовых работников, которые хотят повысить квалификацию.

Мы обучаем специалистов по охране труда в сжатые сроки и на выгодных условиях. По результатам выдаем диплом о профессиональной переподготовке для специалистов и руководителей:

Сроки и период действия СОУТ

Периодичность спецоценки условий труда — пять лет. Исключение — новые организации: они проводят первую СОУТ в течение 12 месяцев после открытия.

В некоторых ситуациях повторная специальная оценка условий труда проводится досрочно:

При изменении производственных процессов, переезде в новое помещение или создании нового рабочего места повторная специальная оценка условий труда проводится в течение года. В остальных случаях на проведение внеплановой специальной оценки даётся срок до полугода.

Экспертиза

Пригласите экспертов в офис и получите отчёт о специальной оценке условий труда (СОУТ). Сначала эксперты осматривают помещение, взаимодействуют с сотрудниками и изучают рабочие процессы. На основе этой информации они определяют необходимые исследования и согласовывают дату следующего визита с членами комиссии.

Второй этап — проведение измерений. Эксперты изучают уровень освещения, шума, температуру воздуха и интенсивность теплового излучения. Критерии проверки зависят от характера рабочих процессов и задач сотрудников. Например, в медицинских учреждениях могут проводиться проверки ультразвука, ультрафиолетового излучения и магнитного поля.

В процессе работы эксперты составляют карты спецоценки, протоколы и заключения. Результаты собираются в отчет, который предоставляется комиссии. Отчет содержит рекомендации экспертов и классификацию условий труда: оптимальные, допустимые, вредные или опасные. Это влияет на компенсации и надбавки, предоставляемые сотрудникам.

Председатель комиссии имеет 30 дней на подписание отчета и отправку его копии экспертной организации.

Организация загружает отчет в информационную систему ФГИС СОУТ, чтобы трудовая инспекция могла ознакомиться с результатами проверки. С этого момента начинается пятилетний период до следующей специальной оценки условий труда.

Спецоценка на микропредприятиях

С 01.03.2023 для отдельных микропредприятий проведение спецоценки перестало быть финансово обременительной благодаря введению специальных упрощенных правил — работодателям можно проводить оценку без привлечения независимой аккредитованной организации. Кого закон относит к микропредприятиям можно узнать из ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 N 209-ФЗ.

Чтобы воспользоваться упрощенной спецоценкой, придется изучить несколько нормативных документов. Назовем два основных:

Эти документы действуют с 01.03.2023 по 01.03.2029.

У работодателя есть 30 рабочих дней с даты утверждения проверочных листов комиссией для отправки декларации соответствия в территориальную инспекцию по труду. Подать ее можно на бумаге или в электронной форме (к примеру, через сайт Роструда).

К декларации прикладываются заверенные копии или оригиналы проверочных листов. Декларация включается в реестр, размещенный на сайте Роструда.

Какое законодательство регулирует специальную оценку условий труда

Специальная оценка условий труда (СОУТ) — это комплекс мероприятий, направленных на определение вредных и опасных производственных факторов, а также оценку степени их воздействия на работников. Результаты этой процедуры используются для того, чтобы установить  работникам компенсации и льготы, предусмотренные трудовым законодательством. Кроме того, СОУТ является одним из инструментов контроля за соблюдением требований охраны труда в организации.

Порядок проведения спецоценки и требования к оформлению документов указаны в этих нормативных актах:

Далее мы предоставим шаблоны документов, которые понадобятся на каждом этапе проведения СОУТ, а также при организации спецоценки на микропредприятиях и внеплановой СОУТ.

Этапы проведения спецоценки, на которых понадобиться оформление документов:

Какие негативные факторы нужно проверить

На каждом рабочем месте действует свой набор неблагоприятных факторов, по-разному воздействующих на работоспособность, здоровье и общее состояние работников.

Информация о вредных и опасных факторах отражается в картах СОУТ на основании заключения лаборатории организации, проводящей спецоценку.

Какие документы оформить при проведении внеплановой СОУТ

➤ Акт о проведении внеплановой специальной оценки условий труда. Оформляют по итогам проведения внеплановой специальной оценки условий труда.Он содержит информацию об оцененных рабочих местах, выявленных вредных и опасных факторах, а также рекомендации по улучшению условий труда.

➤ Приказ о проведении внеплановой специальной оценки условий труда. Издает руководитель организации для проведения внеплановой оценки условий труда на рабочих местах. В приказе указывают причину и сроки проведения оценки, состав комиссии, ответственные лица и порядок предоставления результатов оценки.

➤ Приказ о создании комиссии по обоснованию необходимости проведения внеплановой СОУТ. Нужен для обоснования необходимости проведения спецоценки. Комиссия проводит анализ состояния условий труда, выявляет риски для здоровья работников и составляет обоснование для проведения внеплановой оценки.

Какие дополнительные документы нужны при проведении СОУТ

➤ Приказ о продлении действия спецоценки. Приказ подтверждает, что результаты ранее проведенной оценки остаются действительными. Необходим для соблюдения установленных сроков проведения спецоценки, а также для того, чтобы избежать нарушений законодательства в области специальной оценки условий труда.

➤ Приказ об утверждении акта об отсутствии оснований для проведения внеплановой СОУТ в связи с переименованием должности. Приказ, утверждающий акт об отсутствии оснований для проведения внеплановой спецоценки из-за переименования должности.

➤ Акт об отсутствии оснований для проведения внеплановой специальной оценки условий труда в связи с переименованием должности. Составляют после изменения названия должности, если все остальные параметры рабочего места не изменились.

➤ Приказ о признании действия карт СОУТ в связи с переименованием должностей. Также составляют после изменения названия должности, если все остальные параметры рабочего места не изменились.

➤ Приказ об изменении положения по проведению специальной оценки условий труда. Документ, который вносит изменения в действующее положение о проведении оценки условий труда.

Скачайте образцы документов по СОУТ в нашем сервисе «Документы»

Внимание! Полный  комплект документов доступен только после оформления доступа. Для его получения заполните форму.

Кто входит в состав комиссии СОУТ в 2023 году?

Как проходит спецоценка

Чтобы ничего не упустить в многоступенчатой процедуре СОУТ, работодателю следует разработать детальный план.

Административная ответственность за непроведение спецоценки

Кто обязан проводить спецоценку

Ответ дает Трудовой кодекс:

Работодатель обязан обеспечить проведение специальной оценки условий труда в соответствии с Федеральным законом от 28.12.2013 N 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (ст. 214 ТК РФ).

Чтобы организовать весь комплекс мероприятий, предусмотренный Законом N 426-ФЗ, работодателю придется потрать время и деньги: выбрать специализированную организацию из реестра Минтруда, заключить с ней договор, оплатить услуги и т. д. (подробнее об этом расскажем далее).

Итоговый документ и последующие действия

После завершения спецоценки проводившая ее организация составляет отчет по утвержденной Минтрудом форме.

Форма отчета о проведении СОУТ утверждена Приказом Минтруда от 24.01.2014 N 33н — с 04.08.2023 отчет может оформляться не только на бумаге, но и в электронной форме (ч. 8 ст. 1 Закона N 381-ФЗ, ч. 2 ст. 15 Закона N 426-ФЗ).

Отчет запускает последующие обязательные для работодателя действия:

Если у работодателя есть корпоративный сайт, на нем размещаются сведения о классах условий труда и мероприятия по их улучшению.