работодателей освободили от ведения бумажных трудовых книжек

Кто вносит записи в трудовые книжки? В случаях, когда сотрудник выбрал электронную форму ведения трудовой книжки, все записи о его трудовой деятельности вносятся работодателем в электронную трудовую книжку. Информация передается из Социального фонда России (СФР), где хранятся данные с 2023 года, или ранее из Пенсионного фонда России (ПФР), где хранились данные до этого года.

Если же сотрудник выбрал бумажную форму ведения, то записи о его трудовой деятельности должны вноситься как в бумажную, так и в электронную трудовую книжку. Это обязательное требование закона. Однако с 2027 года ожидается полное прекращение ведения бумажной трудовой книжки, и только электронная версия будет иметь юридическую силу.

Какие данные вносятся в трудовые книжки?

До 2023 года в трудовые книжки вносились следующие данные о работнике:

• ФИО
• Дата и место рождения
• Основные документы (паспорт и т.д.)
• Место работы и период работы
• Должность и продолжительность работы на этой должности
• Сведения о переводах, отпусках, командировках и других кадровых изменениях

Однако с введением электронной трудовой книжки некоторые данные больше не указываются в электронной форме. Они остаются только в бумажной трудовой книжке (до полного прекращения ведения бумажных книжек в 2027 году).

Переход на электронные трудовые книжки

До 2020 года информация о работе граждан в Российской Федерации хранилась в бумажных трудовых книжках (БТК). Однако с 2020 года вступил в силу Федеральный закон № 439 о введении электронной трудовой книжки (ЭТК), и каждый работник должен был решить, в какой форме его трудовая книжка будет вестись: в электронной или бумажной.

Если работник выбрал электронную форму, бумажную трудовую книжку ему выдавали на руки, указав в ней, что сотрудник перешел на электронный вариант. В дальнейшем работодатель обязан был вносить данные о работе этого сотрудника в электронную трудовую книжку, отправляя их в Социальный фонд.

Если же работник выбрал бумажную форму, работодатель должен был вести два вида трудовых книжек — бумажную и электронную.

С 1 января 2021 года граждане, начавшие работать впервые, больше не имеют возможности выбора формата трудовой книжки. Для них оформляется только электронная трудовая книжка.

В 2023 году процесс перехода на электронные трудовые книжки полностью завершен, и работодатели обязаны соблюдать требования закона об обязательном ведении информации в электронной форме и передаче ее в Социальный фонд.

Электронная трудовая книжка

Введение электронной трудовой книжки имеет свои преимущества и недостатки.

Преимущества:

• Удобство и доступность: электронная трудовая книжка всегда доступна, можно проверить и обновить информацию из любого места с помощью интернета.
• Безопасность: электронные данные не подвержены утере, повреждению или фальсификации.
• Эффективность: процесс внесения данных в электронную трудовую книжку проще и быстрее, чем в бумажную.

Недостатки:

• Требование к технологической грамотности: использование электронной трудовой книжки требует навыков работы с компьютером и интернетом.
• Возможные проблемы с доступностью: отсутствие интернет-соединения или проблемы с серверами могут затруднить доступ к электронной трудовой книжке.

В целом введение электронной трудовой книжки является шагом вперед в сфере ведения кадрового учета и упрощает процесс работы с трудовыми документами. Однако эффективное функционирование системы требует подготовки и адаптации как со стороны работодателей, так и со стороны работников.

Ответственность за оформление и заполнение трудовой книжки при приёме сотрудника на работу и в случае кадровых изменений

Ответственность за оформление и заполнение трудовой книжки при приёме сотрудника на работу и в случае кадровых изменений лежит на работодателе. Им же ведётся новая или уже оформленная трудовая. Сделать запись в ней уполномочены сотрудники, которые помимо ведения ТК занимаются учётом, хранением и выдачей трудовых книжек. Это может быть кадровый служащий или бухгалтер, непосредственно работающий с трудовыми книжками.

Учёт трудовых книжек

Работодатель должен вести учёт трудовых книжек, бланков и вкладышей в них. Для этого ему нужно создать книгу учёта бланков и вкладышей, а также книгу движения трудовых книжек и поручить эту работу уполномоченным сотрудникам. Важно, чтобы учётом занимался отдел кадров или ответственный за трудовые. Нередко работодатель ошибочно поручает эту работу отделу бухгалтерии.

В соответствии с п. 40 Приказа Минтруда от 19 мая 2021 года № 320Н, обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации. С 1 сентября 2021 года требования по использованию сургучной печати и опломбированию отменены.

Общие правила заполнения трудовой при её оформлении

Правила заполнения трудовых книжек установлены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утверждённой постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Для правильного заполнения трудовой книжки также необходимо руководствоваться правилами, изложенными в Приложении 2 к Приказу Минтруда № 320Н.

Основные правила следующие:

Как заполнять титульный лист трудовой книжки

Оформление титульного листа с нуля потребуется в случае утраты бумажной трудовой.

Титульный лист заполняется в следующем порядке:

1. Фамилия, имя, отчество и дата рождения должны полностью соответствовать данным из документа, удостоверяющего личность. Ошибки даже в одной букве или цифре могут привести к большим проблемам в будущем. В связи с этим работнику, возможно, придётся обращаться в суд для подтверждения факта владения трудовой книжкой.

2. Сведения об образовании вносятся на основании соответствующего документа. Если в нём указаны магистратура или бакалавриат, вписывается Высшее — бакалавриат или Высшее — магистратура.

3. Профессия, специальность и квалификация указываются в соответствии с данными из документа об образовании. Если в нём содержатся лишь сведения о направлении, то можно не заполнять эту строку.

4. В бланке трудовой содержатся рекомендации, по которым эту строчку предлагается заполнять в словесно-цифровом виде, хотя это и противоречит общим правилам заполнения ТК. Фактически использовать можно любой из двух вариантов заполнения.

5. Часто возникают вопросы по поводу подписи лица, отвечающего за ведение трудовых книжек. На практике нередко указывается только фамилия. По мнению экспертов Роструда, это допустимо. Согласно ГОСТу р 7.0.97-2016, подпись должна включать:

   • Фамилию и инициалы лица, отвечающего за ведение трудовых книжек;
   • Должность этого лица;
   • Дата заполнения строки.

Однако из-за ограниченного места в трудовой книжке невозможно вписать всю эту информацию в одну строку.

Заполнение данных о приёме на работу

Особенность внесения сведений о приёме на работу в ТК заключается в том, что начинать следует с графы 3. Там вписывается наименование организации, каким оно указано в учредительных документах, а также его сокращённое наименование (при наличии).

В графе 1 записывается порядковый номер записи, а в графе 2 — дата приёма на работу, которая указана в соответствующем приказе.

Затем в графе 3 вносится запись, содержащая информацию о приёме на работу по шаблону: Принят(а) в .

В графу 4 вносятся сведения о документе, на основании которого сотрудник был принят на работу — его вид, дату и номер. Например, Приказ от 24.02.2022 №208-к.

Как в трудовой книжке изменить запись о ФИО

Изменение записи о фамилии, имени, отчестве и о дате рождения возможно лишь при условии, что есть соответствующий документы. При изменении данных о ФИО в трудовой необходимо указать номер документа, его дату и орган, выдавшего документ.

Изменения должны быть внесены на титульный лист трудовой книжки. Старые данные зачёркиваются и заменяются новыми, а ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки. Они должны быть заверены подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации или кадровой службы.

Зачёркивание данных в записи о ФИО на титульном листе является исключением из общих правил.

Иногда возникает ситуация, когда в бланке не остаётся места для указания изменённой фамилии. Правилами оформления ТК не предусмотрено, как поступать в данном случае. Однако практикующие специалисты рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строки с зачёркнутой фамилией. Если свободного места недостаточно, рекомендуется вшить вкладыш в трудовую книжку

Изменение записи об образовании или профессии

Порядок внесения новой информации об образовании отличается от способа изменения записи о ФИО при смене фамилии работника.

Изменения тоже вносятся на титульном листе, но при этом разрешается лишь дополнить уже имеющиеся записи без зачёркивания.

Заполнение сведений по удалённому сотруднику

Информация о трудовой деятельности дистанционного сотрудника вносится по его желанию. Для этого сотрудник на удалёнке должен предоставить работодателю трудовую книжку. Это можно сделать заказным письмом по почте.

Внесение данных о переводе

Если сотрудник начал работать на другой должности, перешёл в другое структурное подразделение или перевёлся на работу в другой местности, это считается переводом.

В этом случае делается запись в трудовой в следующей форме:

Запись в трудовой о переходе на электронную ТК

Перед выдачей сотруднику трудовой книжки в неё заносится соответствующая запись. Порядок заполнения приведён в письме Министерства труда и социальной защиты РФ от 12 февраля 2020 года № 14-2/В-150. Графы заполняются, как при любой другой записи в ТК.

Запись в трудовой книжке: особенности и правила

Одной из важных процедур в учете кадровых данных сотрудников является ведение трудовых книжек. В них фиксируются все существенные моменты, связанные с трудовой деятельностью работника. В данной статье мы рассмотрим особенности и правила записи информации в трудовую книжку в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Особенности записей

Главное отличие в процессе записи информации в трудовую книжку заключается в графе 3, которая отражает данные о поданном заявлении. Внесение записи осуществляется в следующем порядке:

1. В графу 1 необходимо указать порядковый номер записи.
2. В графу 2 следует внести дату подачи заявления.
3. В графе 3 следует указать информацию о поданном заявлении.
4. В графу 4 следует вписать номер и дату документа, на основании которого была внесена запись.

Также, следует отметить, что в журнале учета движения трудовых книжек необходимо оставить соответствующую пометку в графе Расписка работника в получении трудовой книжки. Пример текста такой пометки может выглядеть следующим образом:

Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

Переход на электронные трудовые книжки

Современный этап развития электронного документооборота в России предполагает переход на электронные трудовые книжки. Это значимое событие в рамках развития электронного документооборота, в том числе кадрового. Кроме трудовой книжки, в электронный вид можно перевести почти все кадровые документы. Одним из специализированных сервисов, обеспечивающих автоматизацию процессов делопроизводства в организации и предоставление сотрудникам необходимых технических средств для работы с документами, включая использование электронных подписей, является сервис Астрал iКЭДО. Его внедрение способствует существенной экономии времени и ресурсов.

Запись об увольнении сотрудника

Согласно пункту 15 Приказа Минтруда № 320Н, информация о прекращении трудового договора должна быть внесена в сведения о приеме на работу. При записи об увольнении следует учесть следующие моменты:

1. Графа 1: указывается порядковый номер записи.
2. Графа 2: указывается дата увольнения.
3. Графа 3: причина увольнения.
4. Графа 4: указывается документ, на основании которого была внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя), а также его номер и дата.

Ошибки в трудовой книжке и ответственность за них

В большинстве случаев ошибку в трудовой книжке можно исправить. Это может сделать кадровый работник или руководитель организации. Однако, никакая другая организация не имеет права вносить записи или исправления в трудовую книжку лица, которое с ней не состоит в трудовых отношениях. Единственное исключение составляют случаи оформления дубликата трудовой книжки. В такой ситуации записи может вносить правопреемник ликвидированной организации, являвшийся работодателем.

Перед исправлением ошибки, допущенной другим работодателем, необходимо получить от него документ, подтверждающий ошибку. Например, справку с данными о приеме сотрудника на работу с указанием номера приказа, должности и структурного подразделения. Также в качестве документа-подтверждения может использоваться заверенная копия приказа о приеме, переводе или увольнении сотрудника. При этом нет четкого перечня документов, необходимых для внесения изменений, связанных с ошибками, допущенными предыдущим работодателем.

В случае, если исправить ошибку в трудовой книжке невозможно, оформляется дубликат трудовой книжки. Для его получения необходимо подать письменное заявление от работника. Оформление дубликата трудовой книжки возможно, если:

• изначальная трудовая книжка утрачена;
• она стала нечитаемой;
• она содержит несоответствующие фактам записи.

Исправление ошибок в электронных трудовых книжках регламентируется Постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 года № 730п.

Отмена данных о трудовой деятельности сотрудника

Согласно п. 2.6 Постановления, для полной отмены данных о трудовой деятельности сотрудника работодатель должен включить ту же информацию в новый отчет, а в графе 10 поставить знак отмены Х.

Для исправления и уточнения данных в электронной трудовой книжке необходимо сначала отменить ошибочную информацию, а затем внести верные данные. В соответствии с п. 2.7 Постановления, необходимо:

1. В отчете, содержащем ошибочные данные, отметить графу 10 знаком отмены Х.
2. Внести новые данные в отчет и включить их в новую запись.

Наказание за неисправленные ошибки

Если не исправить ошибку в бумажной или электронной трудовой книжке, нарушителя ждет наказание. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ, для должного лица предусмотрены санкции в виде предупреждения или штрафа в размере от 1 до 5 тысяч рублей, а юридические лица могут быть наказаны штрафом от 30 до 50 тысяч рублей.

Руководитель как лицо, ведущее трудовые книжки

Может ли директор сам вести трудовые книжки, например, когда в организации мало работников и кадровой службы нет? Что для этого нужно?

Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Ситуации и решения

Внесение записей в трудовую книжку

Внося записи в трудовую книжку, нечаянно пропустили разворот. Т.е. записи о работе идут-идут, после записи № 14 пустой разворот (2 страницы) потом со следующего разворота записи 15,16,17. Что делать: выдать дубликат, исправлять (тогда как?) или можно оставить как есть?

Отказ работника от получения сведений о трудовой деятельности

Работник в день увольнения отказался получать сведения о трудовой деятельности (форму СТД-Р). Говорит, что они неправильно оформлены: указан только постоянный перевод и увольнение, а сведений о его приеме на работу в организацию нет. Но сведения о приеме написаны в его трудовой книжке, она у него давно на руках (выдана при переходе на ЭТК). Что делать? Он получил расчет и ушел.

Утрата и возвращение трудовой книжки

На портале Роструда рассмотрена интересная ситуация. Работник при увольнении не забрал трудовую книжку и обратился в суд с иском о восстановлении на работе. Работодатель же в день увольнения отправил работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. Далее был суд, в нескольких инстанциях, который работник проиграл. Но работник не успокоился и решил, что работодатель мог отдать трудовую книжку в суде, поэтому попытался взыскать зарплату за период задержки трудовой книжки.

Ресурсы для получения информации

• Доступ к справочной базе, книгам, семинарам, курсам и другим ресурсам.

Полезные, практичные, грамотные советы и подсказки. Анализ сложных вопросов — в доступной форме. Изменения в законе — рассказываем как применять.

Вкладыши в трудовую книжку — где их регистрировать?

При регистрации вкладышей в трудовую книжку возникает вопрос о том, необходимо ли регистрировать такие вкладыши в книге учета движения трудовых книжек и приходно-расходной книге. Можно ли утвердить свои формы КУДТК и ПРК, в которых вкладыши не будут регистрироваться?

Нужен ли приказ на ведение, учет, хранение трудовых книжек?

Если обязанности по ведению, учету и хранению трудовых книжек выполняются не по основной должности, а в порядке совмещения и прописаны в отдельном соглашении (ст. 60.2 ТК РФ), то требуется ли приказ на осуществление данных обязанностей?

Запись в трудовую книжку — что делать, если не хватило места?

При делании записи в трудовую книжку о приеме работника может возникнуть ситуация, когда запись не влезает на последний разворот раздела о работе. В данном случае можно ли дописать запись о приеме на следующей странице или внизу и завести вкладыш для остальных записей?

Не внесена запись о переименовании в трудовую книжку — что делать?

Если в трудовую книжку работника не была внесена запись о переименовании компании, можно ли обойтись без этой записи и выдать справку или копии документов? Кроме того, в книжку уже были записаны сведения о переводе.

Бывший работник просит дубликат трудовой книжки — нужно ли подтверждение?

К нам обратился бывший работник, просит выдать дубликат трудовой книжки. Он был уволен три года назад. Следует ли ему как-то подтверждать факт того, что он больше нигде не работал?

Перенос записи в трудовой книжке — нарушение или нет?

При записи в трудовую книжку может возникнуть ситуация, когда последнее слово записи не помещается на последней строке страницы. Сделать перенос этого слова на другую страницу через чёрточку — это нарушение или допустимая практика? Может быть, следовало бы написать это слово внизу на нижнем поле страницы?

Дубликат трудовой книжки — что отражать?

К нам обратился бывший работник за дубликатом трудовой книжки. В нашей организации была последняя запись: в 2020 году он отказался от бумажной трудовой книжки и получил ее на руки, в 2021 году уволился. Вместе с заявлением он представил заверенные копии приказов с других мест работы. Необходимо ли отражать эти сведения в дубликате трудовой книжки?

Заполнение и заверение трудовой книжки перед отпуском и увольнением

Ответственным за ведение трудовых книжек в нашей организации является секретарь. Она будет в отпуске за свой счет 26 и 27 декабря. Также, 27 числа у нас будет увольнение одного работника. Имеет ли право секретарь заполнить трудовую книжку и заверить ее подписью перед выходными и отпуском?

Не забирают трудовую книжку после увольнения — что делать?

Работник не забирает трудовую книжку после увольнения за прогул. Мы неоднократно отправляли ему уведомления о необходимости получить книжку или согласиться на ее отправку почтой. Он получал письма, но не реагировал. Что делать в данной ситуации с этой трудовой книжкой, в которой содержатся только наши записи о стаже и увольнении по статье?

Запись об отказе от ведения бумажной трудовой книжки

Работник подал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки, но текущая трудовая книжка полностью заполнена в разделе Сведения о работе. Возникает вопрос, можно ли внести эту запись ниже уже имеющихся строк или необходимо создать вкладыш.

Если в трудовой книжке закончились свободные строки, вы можете внести запись об отказе от ведения бумажной трудовой книжки на нижней половине страницы, предусмотренной для этой цели. При этом, желательно указать ссылку на внесение вкладыша с подробностями о переходе на электронную форму трудовой книжки.

Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности

В случае, когда работник отказался от бумажной трудовой книжки на предыдущем месте работы и обратился к нынешнему работодателю за Сведениями о трудовой деятельности (СТД-Р), в поле Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности рекомендуется указать, что сведения будут перенесены из СТД-Р, выданной предыдущим работодателем. Это поможет установить связь между предыдущей и текущей трудовой деятельностью работника.

Ответственность за трудовые книжки при отсутствии кадровика

Если кадровик покинул организацию и новый сотрудник займет должность только через неделю, возникает вопрос, кому возложить ответственность за учет и обработку трудовых книжек. В таком случае, директор организации автоматически становится ответственным за трудовые книжки, пока не будет назначен новый кадровик.

Отражение перевода на дистанционную работу в СЗВ-ТД

Если работник переходит на дистанционную работу, необходимо отразить этот перевод в Сводном заявлении о работе и заработной плате (СЗВ-ТД). Согласно статье 312.9 Трудового кодекса РФ, временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях считается переводом.

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку после увольнения

Работник обратился с заявлением о переходе на электронную трудовую книжку после увольнения, не записывая эту информацию на момент прекращения трудовых отношений. В этом случае вы вправе отказать в приеме заявления, так как на данный момент работник уже не числится у вас на работе.

Выдача Сведений о трудовой деятельности (СТД-Р)

Работник отказался от бумажной трудовой книжки, но желает получить Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) для себя, без каких-либо других целей, таких как увольнение или получение кредита. В этом случае вы обязаны выдать работнику СТД-Р, на его выбор, в электронном или бумажном виде.

Получение бумажной трудовой книжки после увольнения

Если вам не была выдана бумажная трудовая книжка при увольнении из организации, но на сайте Госуслуг отображается, что вы уволены, и вы нуждаетесь в бумажной трудовой книжке для нового места работы, рекомендуется обратиться к работодателю с просьбой выдать вам бумажную трудовую книжку. Если работодатель отказывается предоставить вам трудовую книжку, вы можете обратиться в организацию, куда вы были уволены, и уточнить причину отсутствия бумажной книжки.

Все ли трудовые книжки нужно регистрировать в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них?

Вопрос о регистрации трудовых книжек в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вызывает некоторые недоумения. Давайте разберемся подробнее.

Регистрация всех трудовых книжек?

В соответствии с законодательством, трудовые книжки работников, принятых на срок менее 2 месяцев, не регистрируются в книге учета движения. Также, если работнику впервые или вновь заводится трудовая книжка данным работодателем, ее также необходимо зарегистрировать в книге учета движения.

Вносимые сведения

Важно отметить, что сведения о временных переводах в трудовую книжку не вносятся. Однако, временный перевод может стать постоянным. Если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным. Стороны также могут заключить соглашение о том, что перевод стал постоянным. Сведения о постоянных переводах вносятся в трудовую книжку.

Утеря трудовой книжки

В случае утери трудовой книжки работник обращается за получением дубликата. При заполнении дубликата необходимо учесть, что работник обязан предоставить документы, подтверждающие стаж у других работодателей. Все данные, включая периоды работы, следует переписать в дубликате. Если работник не возвращается для завершения этой процедуры, рекомендуется связаться с ним и попросить вернуться для завершения оформления дубликата трудовой книжки.

Индексация зарплат

Мы провели индексацию зарплат в мае, в результате чего оклады сотрудников увеличились. Следует ли сдавать СЗВ-ТД по данному мероприятию?

Переименование организации

Если ваша организация переименована, вопрос возникает о сдаче СЗВ-ТД. Требуется ли сдавать отчет по всем работникам сразу или только со следующим кадровым мероприятием?

Исправление ошибок в трудовых книжках

Некоторые кадровые работники, из-за неопытности или спешки, допускают ошибки при заполнении трудовых книжек. В таких случаях возникает вопрос: следует ли исправлять ошибки и, если да, то как это лучше сделать? Давайте разберем новые правила внесения исправлений в трудовые книжки, действующие с 1 сентября 2021 года, а также определим типичные ошибки, которые необходимо исправлять. Далее представлен пошаговый алгоритм исправления ошибок в записях трудовых книжек.

Что такое СТД-Р?

Давайте рассмотрим понятие СТД-Р. Ответ на вопрос что это такое? и другие важные моменты, связанные с этой формой, представлены ниже:

• СТД-Р — это сокращение от Сведения о трудовой деятельности работника.
• Форма СТД-Р утверждена нормативными актами.
• Возможен как электронный, так и бумажный формат заполнения СТД-Р.
• Существуют определенные основания для заполнения СТД-Р.
• Приведены образцы заполнения СТД-Р для более ясного представления.

Краткая инструкция по заполнению формы СЗВ-ТД

Как заполнять СЗВ-ТД? На основании каких документов?

Как заполнять Сведения о страхователе в СЗВ-ТД?

Как заполнять Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь в СЗВ-ТД?

Как заполнять Сведения о зарегистрированном лице в СЗВ-ТД?

Как заполнять Сведения о дате подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности в СЗВ-ТД

Как заполнять Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица в СЗВ-ТД?

Как заполнять графу 1 N п/п в СЗВ-ТД?

Как заполнять графу 2 Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения в СЗВ-ТД?

Как заполнять графу 3 Сведения о приеме, переводе, увольнении в СЗВ-ТД?

Как заполнять графу 4 Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера в СЗВ-ТД?

Как заполнять графу 5 Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение в СЗВ-ТД?

Как заполнять графу 6 Код выполняемой функции в СЗВ-ТД?

Как заполнять графу 7 Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона в СЗВ-ТД?

Как заполнять графу 8 Наименование документа в СЗВ-ТД?

Как заполнять графу 9 Дата подраздела Основание в СЗВ-ТД?

Как заполнять графу 10 Номер документа в СЗВ-ТД?

Заверение СЗВ-ТД

Образцы заполнения СЗВ-ТД

Электронная трудовая книжка — что это такое?

Какими законами и иными нормативными актами регулируется переход на электронные трудовые книжки?

Коротко и ясно об электронных трудовых книжках, суть изменений в законодательстве

Где посмотреть свою электронную трудовую книжку?

Приняли на работу нового сотрудника.

Точнее, заключили трудовой договор, но сегодня (в день начала работы) он не вышел, к работе не приступил.

Трудовой договор сегодня аннулировали.

Надо ли предоставлять СЗВ-ТД в таком случае?

2021 вступает в силу постановление Правления ПФ РФ от 27.10.2020 N 769п О внесении изменений в постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25 декабря 2019 г. N 730п.

Постановлением скорректирована форма Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД), а также внесены изменения в Порядок заполнения формы Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД) и формат сведений для формы Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица.

Новые правила ведения трудовых книжек в России

Последние изменения в законодательстве трудового сектора России привели к значительным изменениям в ведении и хранении трудовых книжек. Согласно Приказу Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, были утверждены новая форма трудовой книжки и Порядок ее ведения. Появилась возможность использования технических средств для заполнения записей в трудовой книжке, отпечатывания штампов и прочих элементов.

Внесение записей и новые сроки

Согласно новому Порядку ведения и хранения трудовых книжек, все записи, связанные с работой, переводами на другую постоянную работу, квалификацией и наградами, предусмотренными законодательством, должны быть внесены в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней после принятия соответствующего приказа или решения работодателя. Запись об увольнении должна быть произведена в день увольнения.

Отмечается, что увольнение является исключением, и в данном случае запись может быть сделана непосредственно в день увольнения, без привязки к пятидневному сроку.

Записи в трудовой книжке и использование технических средств

Пунктом 3 нового Порядка указано, что для внесения записей в трудовую книжку можно использовать технические средства. Красители могут быть перенесены на страницы книжки или осуществлено оттискивание штампа/печати. Таким образом, стало возможным использование штампов, включая заголовки и другие элементы.

Однако, до конца неясно, что имеется в виду законодателем, когда говорится о использовании технических средств путем переноса красителей. Дополнительные разъяснения по этому вопросу требуются.

Выдача трудовой книжки по доверенности

Согласно трудовому законодательству РФ, работнику не предоставляется возможность передачи своей трудовой книжки родственникам или другим лицам по доверенности. Если работник не является при ведении книжки в последний день работы, то работодатель должен уведомить его о необходимости явки за книжкой, а в случае согласия работника, выслать ее почтовым отправлением.

Кадровые службы обычно следуют этой схеме и не выдают трудовые книжки по доверенности. Нарушение этой процедуры может привести к серьезным штрафам для организации и должностных лиц.

Будущее трудовых книжек и электронный учет

Следует отметить, что в ближайшем будущем работники вслед за принятыми законами могут массово предпочесть вести электронный учет своей трудовой истории, вместо использования бумажных трудовых книжек. Это может стать причиной пересмотра правил выдачи книжки по доверенности и отмены традиционных записей в бумажной форме.

Вносение исправлений в трудовую книжку

В случае необходимости внесения исправлений в трудовую книжку, следует проводить следующие действия:

1. Обсудить с работником причину и необходимость исправления.
2. Произвести обновление трудового договора с учетом внесенных изменений.
3. Удалить недействительную запись из трудовой книжки.
4. Создать новую запись с верной информацией, которая должна соответствовать тексту обновленного трудового договора.

Такие меры гарантируют актуальность и точность данных, содержащихся в трудовой книжке работника.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Согласно требованиям п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, работодатель должен иметь пустые незаполненные бланки трудовых книжек. Это необходимо для обеспечения правильного ведения и хранения трудовых документов.

Уведомление о праве отказаться от бумажной трудовой книжки

Если у нас есть работники, которые уже не будут приходить на работу до 30 июня, которые находятся в отпуске или объявлен длительный простой после нерабочих дней, мы можем отправить уведомление о праве отказаться от бумажной трудовой книжки по почте России.

Отчет СЗВ-ТД по работнику, переведенному на другую должность и уволенному

Если работник был переведен на другую должность 02.03.2020 и уволился 20.03.2020, то в отчете СЗВ-ТД по этому сотруднику необходимо указать следующее:

• В первой строке — перевод на другую должность (это последнее мероприятие перед увольнением).
• Во второй строке — увольнение.

Принимать в данном случае не требуется, так как пишется только одно предыдущее мероприятие.

Выдача СТД-Р работникам, не переведшимся на электронные трудовые книжки

Если работники не перешли на предоставление сведений в порядке ст. 66.1 и пока не решили, что делать с бумажной трудовой книжкой, возникает проблема их выдачи СТД-Р. На портале Онлайнинспекция.рф опубликована консультация, посвященная этому вопросу.

Новое мнение консультанта Роструда о сроках выдачи трудовой книжки

На портале Роструда Онлайнинспекция.рф была опубликована новая статья, где рассматривается вопрос о сроках выдачи трудовой книжки работнику, отказавшемуся от ее ведения. Консультант Роструда выразил свое мнение, отличное от высказанных ранее другими специалистами ведомства.

Заполнение СЗВ-ТД после отказа от бумажной трудовой книжки

Если работник подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки и запросил получение сведений о трудовой деятельности, то в СЗВ-ТД форме необходимо правильно заполнить основной блок формы.

Расписываться в книге учета движения трудовых книжек

В ходе семинара по электронным трудовым книжкам стало понятно, что мнение кадровиков по поводу расписывания в книге учета движения трудовых книжек при отказе от их ведения и получении на руки является спорным. Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек Правительства России, утвержденных в 2003 году, гласит, что работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при получении трудовой книжки в связи с увольнением.

Исходя из этого пункта, некоторые кадровики пришли к выводу, что расписываться можно только при увольнении.

Правила расписания при получении трудовой книжки: разъяснение

Вопросы, касающиеся расписания при получении трудовой книжки, являются актуальными для многих работников и работодателей. В этой статье мы разберем некоторые важные аспекты этой темы.

Обязанность расписаться при увольнении

Согласно Правилам ведения трудовых книжек, в пункте 41 устанавливается обязанность работника расписаться при увольнении. Однако не указано, что работник не должен расписываться при получении трудовой книжки в других случаях. На эту тему появилась консультация на портале Роструда.

Бумажная или электронная трудовая книжка?

Если вы являетесь дистанционным работником и не предоставляли бумажную трудовую книжку, а вам были объявлены изменения в трудовом законодательстве и введены электронные трудовые книжки, вам следует написать заявление о том, что вы хотите оставить бумажную трудовую книжку. Однако вам стоит уточнить у своего работодателя, нужно ли ее получать и вести.

Отчетность по форме СЗВ-ТД

Если в вашей организации работает до 25 человек, вы можете сдать отчет по форме СЗВ-ТД на бумажном бланке, заверенном печатью организации и подписью ее руководителя. Вам достаточно просто сдать такой отчет в территориальный орган ПФР. Необходимость заключения соглашения об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР не требуется.

Кадровая отчетность

Если в январе 2020 года у вас произошел перевод, в СЗВ-ТД необходимо указать только кадровые действия, осуществленные в 2019 году. Данный вопрос регламентируется законом.

Переход к электронным трудовым книжкам

Федеральным законом № 439-ФЗ, подписанным Президентом РФ, были внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации по вопросу формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Закон вводит новые требования и мероприятия, которые должны быть выполнены в 2020 году.

Вопросы оплаты трудовых книжек

Если организация заводит новые трудовые книжки и вкладыши, стоимость которых несут работники, нет необходимости пробивать чек на контрольно-кассовой машине за эти расходы.

Необходимость заявления о приеме и сдачи трудовой книжки

Если вы пришли в новую организацию и заместитель директора отказывается писать заявление о вашем приеме и не предоставил трудовую книжку, это является нарушением. Вам следует сообщить о нарушении вышестоящим руководителям или обратиться за консультацией к специалистам.

Мы надеемся, что эта статья помогла вам разобраться в некоторых вопросах, связанных с получением и ведением трудовой книжки. Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться к профессионалам в этой сфере.

За хранение оригинала бумажной трудовой книжки отвечает работодатель. В соответствии со статьей 83 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан хранить трудовые книжки работников в обязательном порядке. Работодатель должен обеспечить сохранность и охрану трудовых книжек от утраты, порчи или несанкционированного доступа.

Ответственность за невозврат трудовой книжки

Если работник не вернул бумажную трудовую книжку в установленные сроки, работодатель может применить меры ответственности в соответствии с внутренними правилами организации. Однако, работодатель не имеет права предъявлять работнику денежные требования или удерживать его заработную плату за просрочку возврата трудовой книжки.

Возможные последствия невозврата трудовой книжки

Нарушение работником обязательства по возврату трудовой книжки может иметь следующие последствия:

1. Дисциплинарная ответственность. Работодатель может применить дисциплинарные меры в соответствии с внутренними правилами, но не может удерживать заработную плату работника в связи с невозвратом трудовой книжки.

2. Усложнение процедуры подтверждения трудового стажа. Без предоставления трудовой книжки работник может столкнуться с проблемами при оформлении пенсии, получении социальных льгот или подтверждении трудового стажа при приеме на новую работу.

3. Материальная ответственность за утрату или порчу трудовой книжки. Если работник утратил или повредил трудовую книжку, он может нести материальную ответственность перед работодателем и возместить убытки, связанные с восстановлением документа.

Какие документы требуются для получения трудовой книжки на руки?

Чтобы осуществить выдачу бумажной трудовой книжки работнику на руки, необходимо предоставить следующие документы:

1. Заявление работника о выдаче трудовой книжки на руки.

2. Копия паспорта работника или иного документа, удостоверяющего личность.

3. Копия трудового договора между работником и работодателем.

4. Список документов, на основании которых были внесены изменения в трудовую книжку (если такие изменения были произведены).

Какая ответственность наступает за невозврат трудовой книжки?

Согласно статье 241 Трудового кодекса РФ, работник, не вернувший бумажную трудовую книжку в течение 3 дней после ухода с работы, несет ответственность в виде штрафа в размере от 1/150 до 1/100 прожиточного минимума за каждый день задержки. При этом, штраф не может превышать заработной платы работника за месяц.

Заключение

Выдача бумажной трудовой книжки на руки является ответственностью работодателя и не может быть обусловлена требованием работника. Работодатель не может налагать на работника ответственность или удерживать его заработную плату за просрочку возврата трудовой книжки.

Обязательство хранения трудовых книжек сотрудников

Введение

Обязательство хранения трудовых книжек сотрудников лежит на работодателе. Соответственно, если будут выявлены нарушения в хранении документов, ответственность будет нести организация.

Возврат бумажной трудовой книжки

Если сотрудник не вернул бумажную трудовую книжку, потому что она была потеряна, организация должна оформить дубликат. Оформлением нужно заниматься только после получения от сотрудника соответствующего заявления. Сроки изготовления дубликата бумажной трудовой книжки составляют 15 рабочих дней со дня его подачи.

Изменения с 2021 года

С 2021 года работодатели должны оформлять только электронные трудовые книжки. Однако в некоторых случаях все же придется вести в прежнем порядке и бумажные трудовые.

Если сотрудник впервые устраивается на работу в 2021 году, то для него будет вестись только электронная трудовая книжка. Для него не нужно будет оформлять бумажный документ. Такой вариант фиксации сведений о трудовой деятельности будет использоваться только для тех работников, которые никогда раньше не работали, т.е. в 2021 году они устраиваются на работу впервые и трудовая книжка на них никогда не оформлялась. Это правило указано в Законе от 16.12.2019 года № 439-ФЗ.

До 31.12.2020 года работники должны были выбрать вариант ведения трудовой книжки — на бумаге или электронно. Они должны были подать работодателю соответствующее письменное заявление. Если сотрудник выбирает электронный вариант и отказывается от бумажной трудовой, он получает ее на руки под подпись. Законодательством не установлена форма такого заявления, поэтому работодатели разрабатывают ее самостоятельно и утверждают в локальной документации.

Выбор варианта ведения трудовой книжки

Работник вправе выбрать вариант ведения трудовой книжки в бумажном виде. Если в 2021 году он устроится на другое место работы, то новый работодатель продолжит вести документ в бумажном виде. Но одновременно с этим, работодатель обязан вести ее и в электронном виде. Это нужно для формирования электронной информационной базы ПФР.

Сотрудник имеет право в любой момент при желании изменить свое решение. Тогда он подает работодателю заявление, что хочет перейти на электронную трудовую книжку. Об этом указано в ч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 года № 439-ФЗ, а также в Письме Минтруда от 11.02.2020 года № 14-2/В-141.

Заполнение бумажных трудовых книжек

Заполнение трудовых книжек в бумажном виде основывается на правилах их ведения и хранения, а также инструкции по заполнению документов (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 года № 255, Постановление Минтруда от 10.10.2003 года № 69). В нормативно-правовых актах содержится информация о том, как вносить сведения в трудовую книжку, в том числе при трудоустройстве работника и его увольнении, а также при переводе на другую работу. Кроме того, можно ориентироваться на Письмо Минтруда от 30.11.2020 года № 14-2-ООГ-17410.

Трудовая книжка является ключевым документом, регулирующим трудовые отношения между сотрудниками и работодателями. В данной статье мы рассмотрим различные аспекты, связанные с трудовой книжкой, включая внесение изменений и восстановление утерянного стажа работы.

Внесение изменений в трудовую книжку

Внесение изменений в трудовую книжку является процедурой, требующей согласования обеих сторон — работника и работодателя. Такие изменения могут включать исправление ошибок, дополнение информации или изменение данных о работнике, таких как ФИО, дата рождения или адрес.

Основная процедура внесения изменений состоит в написании заявления работником и его рассмотрении работодателем. Работодатель должен рассмотреть заявление в течение 5 рабочих дней и принять решение о внесении изменений в трудовую книжку. Если работодатель согласен на внесение изменений, он должен произвести соответствующие записи в трудовой книжке и сообщить о них работнику.

Восстановление утерянного стажа работы

В случае утери трудовой книжки, работник должен обратиться в отдел кадров предприятия, где он ранее работал, для восстановления утерянного стажа работы. Для этого он должен предоставить соответствующие документы, подтверждающие его трудовую деятельность, такие как копии трудовых договоров, справки о заработной плате или трудовые справки.

Отдел кадров проведет анализ предоставленных документов и, при наличии базовой информации о работнике, восстановит его утерянный стаж работы. Полученные данные будут внесены в новую трудовую книжку работника, а также могут быть предоставлены в другие органы, связанные с трудовыми отношениями.

Организация работы с трудовыми книжками

Для правильной организации работы с трудовыми книжками и предотвращения проблем и споров в сфере трудовых отношений рекомендуется следовать определенным рекомендациям:

1. Вести точный и подробный учет трудовых книжек сотрудников.
2. Соблюдать все требования законодательства и внутренних правил оформления и хранения трудовых книжек.
3. Регулярно проверять актуальность данных в трудовых книжках и вносить необходимые изменения.
4. Обеспечить доступ к трудовым книжкам только уполномоченным лицам.
5. Предоставлять сотрудникам возможность ознакомления с их трудовыми книжками при необходимости.

Следуя этим рекомендациям, можно эффективно организовать работу с трудовыми книжками и снизить риск возникновения проблемных ситуаций.

Заключение

Трудовая книжка играет важную роль в трудовых отношениях между работниками и работодателями. Внесение изменений и восстановление утерянного стажа работы являются важными аспектами работы с трудовыми книжками. Рекомендуется правильно организовать работу с трудовыми книжками, вести их учет без ошибок, что поможет избежать проблем и споров в сфере трудовых отношений.

Эта статья была создана на основе курса Основы кадрового делопроизводства + 1С 8.3.