срок место и порядок хранения первичных документов

На любом предприятии скапливается огромное количество бумаг. Только за один отчетный период можно собрать целую библиотеку из договоров, актов и других документов. Если бережно хранить каждый лист с печатью и подписями, то со временем понадобится отдельное помещение для такого солидного архива. В действительности все обстоит намного проще и хранить все бумаги вечно не нужно.

Из нашей статьи вы узнаете:

Коммерческие организации и государственные ведомства обязаны хранить бухгалтерские документы для представления данных в ИФНС. Также сведения пригодятся в решении спорных ситуаций. Форма хранения отчетности может быть как в бумажном, так и в электронном виде.

Рассказываем, сколько лет и какие виды бухгалтерских документов необходимо хранить в архиве организации.

Хозяйственная деятельность всех категорий организаций, даже небольших, предполагает ежедневное создание документов. В средних и крупных компаниях ежедневный документооборот составляет десятки или сотни официальных писем, приказов, первичных документов, отчетности. В связи с чем, и возникают вопросы относительно правильного хранения документов. Из этой статьи вы узнаете, сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов, правила составления номенклатуры дел и ответственность за нарушение порядка хранения.

Все первичные документы организации можно условно разделить на две группы: налоговые документы (документы, необходимые для исчисления налогов и страховых взносов) и бухгалтерские документы (в том числе кадровые), они составляют весь документооборот организации. Хранение, а также своевременное уничтожение документов – актуальная задача для многих руководителей и бухгалтеров. Чаще всего особое внимание уделяется требованиям законодательства о порядке и сроках хранения документации. Эти вопросы мы раскроем в статье.

Законодательство по бухгалтерскому и налоговому учету, по архивному делу устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Продолжительность того периода времени, в течение которого вы должны хранить документацию, зависит от ее содержания и регистрируемых ею расходов и событий. Обычно вы должны хранить свою документацию, обосновывающую статью дохода или вычитания из налогооблагаемой базы, указанную в налоговой декларации, в течение всего того периода, когда сохраняются ограничения, наложенные на эту налоговую декларацию.

Период, в течение которого сохраняются ограничения, наложенные на эту налоговую декларацию, – это тот период, в течение которого вы можете внести изменения в свою налоговую декларацию, чтобы указать налоговый зачет или возврат, а Налоговое управление США () может начислить дополнительный налог. Ниже приведена информация о периодах, в течение которых сохраняются ограничения, наложенные на налоговые декларации. Если не указано обратное, продолжительность в годах отсчитывается с момента подачи налоговой декларации. Налоговые декларации, поданные до срока их подачи, рассматриваются как поданные в срок.

Примечание: храните копии поданных налоговых деклараций. Это помогает готовить налоговые декларации в будущем и выполнять расчеты при подаче налоговых деклараций с поправками.

Период действия ограничений для подоходных налоговых деклараций

Задавайте себе приведенный ниже вопрос каждый раз, когда вы решаете, уничтожить ли или сохранить тот или иной документ.

Связаны ли эти документы с активами? (Are the records connected to assets?)

Храните документы, связанные с собственностью, до тех пор, пока не истечет период ограничения за тот год, в течение которого вы ликвидировали собственность посредством операции, доход от которой облагается налогом. Вы должны хранить эти документы для того, чтобы вычислить вычитание из налогооблагаемой базы за снижение стоимости, амортизацию или исчерпание актива, а также для того, чтобы подсчитать доход или убыток при продаже собственности или ее ликвидации каким-либо иным образом.

Обычно, если вы получаете собственность при обмене, не подлежащем налогообложению, принадлежащая вам стоимость новой собственности равняется принадлежащей вам стоимости старой собственности плюс уплаченная вами при обмене сумма. Вы должны хранить документацию как о старой собственности, так и о новой собственности до тех пор, пока не истечет период действия ограничений для того налогового года, в течение которого вы ликвидируете новую собственность посредством операции, облагаемой налогом.

Что я должен делать с моей отчетностью в целях, не имеющих отношения к налогообложению? (What should I do with my records for nontax purposes?)

Когда ваша отчетность уже не нужна для целей налогообложения, не торопитесь избавляться от нее, сначала удостоверьтесь в том, что она не нужна вам для других целей. Например, ваша страховая компания или кредиторы могут потребовать от вас сохранения отчетности в течение более длительного времени, чем требует Налоговое управление США.

Публикации

Срок хранения договоров гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты приемки-сдачи выполненных работ, услуг также составляет 50/75 лет.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки, в течение которых ИП или организация должна хранить внутренние документы, установлены Приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. В нём закреплён перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. В таблице собраны сроки хранения кадровых документов компании.

Таблица сроков хранения кадровых документов

В Федеральном законе №125 указано, что документы по личному составу, которые были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, подлежат хранению на срок 50 лет. Действие закона распространяется на трудовые договора, дополнительные соглашения, включая соглашения о расторжении, личные дела и карточки работников.

Аналогичные требования к хранению распространяются на следующие категории документов:

Обратите внимание. В течение 50 лет также нужно хранить гражданско-правовые договора с физическими лицами и акты по ним.

Но и из этого правила есть исключения. Документы, связанные с дисциплинарными взысканиями, могут быть уничтожены через 3 года. Это правило указано в Перечне №236. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для графиков отпусков, а также согласия на обработку персональных данных. Но в последнем случае трехлетний период отсчитывается после истечения срока действия согласия или его отзыва. Это условие не распространяется на основные документы по обработке персональных данных, включая инструкции или положения. Они подлежат постоянному хранению.

Также на постоянной основе нужно хранит такие кадровые документы по основной деятельности как распоряжения и приказы:

На протяжении пяти лет подлежат хранению копии заявлений, отчетов, списки работников, выписки из протоколов, переписка, заключения и другие документы о выдаче материальной помощи, выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности. На год дольше (шесть лет) должны храниться:

Обратите внимание. Расчетные листы и платежные ведомости подлежат хранению в течение шести лет в том случае, если в организации ведут лицевые счета сотрудников. В противном случае, согласно статьи 295 Перечня №236, на эти документы распространяется право хранения на протяжении 50 лет.

Зачем вообще хранить документы?

Пока вы ведете дела с партнером, вам в любой момент могут понадобиться отчетные и иные материалы. Хранить их необходимо по нескольким причинам, вот некоторые из них:

Как рассчитывать сроки хранения отчетности в 2023 году

Сроки хранения документов рассчитываются по Инструкции, утверждённой приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 237.

По общим правилам началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Речь идёт о годе, когда документы последний раз использовали для учёта или в ином делопроизводстве. Срок, исчисляемый годами, истекает в соответствующие месяц и число последнего года срока.

Документы, необходимые для списания безнадёжной дебиторской задолженности, хранятся пять лет после того периода, в котором долг контрагента признали безнадёжным. Например, договоры с контрагентами, письма, платёжки. Срок хранения продлевают, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.

Срок «Постоянно» означает, что документы нужно хранить постоянно, но не менее 10 лет. Если организация ликвидирована раньше окончания 10-летнего срока, документы передают на хранение в сторонний архив.

Срок «До ликвидации организации» означает, что бумаги хранятся в организации до её ликвидации, независимо от того, через сколько она наступила: раньше или позже 10-летнего срока. Перед уничтожением они подлежат экспертизе ценности и возможному включению в государственный архив.

При сроке «До минования надобности» организация сама определяет срок хранения документов, но он не может быть меньше одного года.

Срок хранения «До замены новыми» означает, что документы хранятся до их отмены и замены новыми.

Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что документы могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.

Правила уничтожения документов

Процесс состоит из нескольких этапов:

Частые ошибки при хранении документов

Если, например, налоговая запросит документы, а их не будет, компании придется заплатить штраф. Также контролирующие органы могут заподозрить, что организация умышленно уничтожила документы, чтобы скрыть незаконные схемы работы. Поэтому лучше не искать приключений и иметь все нужные бумаги под рукой. В том случае если срок хранения документов истек, и их уничтожили по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.

Сроки хранения налоговых документов

В течение пяти лет должны храниться сведения налогового и бухгалтерского учета, а также другие документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, включая документы, подтверждающие:

Эти нормы указаны в Налоговом кодексе РФ – в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 и подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Срок отсчитывается с момента окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз в следующих целях:

Исключение распространяется на документы, подтверждающие понесенные убытки. Их необходимо хранить в течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего налогового периода на суммы полученных ранее убытков.

В течение четырех лет должны храниться книги покупок и продаж, включая дополнительные листы к ним. Отсчет в этом случае осуществляется с момента последней записи в книге. Счета-фактуры необходимо хранить пять лет.

Для налоговых деклараций и расчетов по налогам действует пятилетний срок сохранности. В этом правиле есть исключение – декларации индивидуальных предпринимателей за период по 2002 год, их необходимо хранить 75 лет. Расчет по страховым взносам запрещено уничтожать на протяжении 50 лет с момента составления.

Документы для исчисления и уплаты страховых взносов должны храниться в течение 6 лет. К ним относятся карточки индивидуального учета сумм начисленных выплаты и прочих вознаграждений, а также сумм начисленных страховых взносов.

Обратите внимание. Карточки индивидуального учета должны храниться в течение 50 лет при отсутствии ведомостей начислений заработной платы или лицевых счетов. Прямого разъяснения относительно момента отсчета срока хранения документов, используемых для расчета страховых взносов, нет. В этом случае можно применить аналогию с налоговыми документами, другими словами, отсчет срока ведется после окончания расчетного периода, в котором в последний раз использовался документ с целью исчисления и уплаты взносов, а также составления отчетности.

Корреспонденцию с фискальными службами нужно хранить в течение пяти лет, включая акты, уведомления, требования, решения, возражения, постановления, заявления, жалобы. Срок может быть увеличен в два раза в случае, если жалобу подали по результатам проверки – камеральной или выездной. Все документы в электронной форме с электронной подписью, а также сертификаты ключей проверки УКЭП, которыми завизированы технологические документы и жалобы, необходимо хранить на протяжении пяти лет. Эти сроки рассчитываются с момента получения/отправки документа.

В качестве справки, контракты на закупку товаров, работ и услуг для обеспечения нужд – государственных и муниципальных, подлежат хранению в течение пяти лет после прекращения обязательств.

Срок хранения первичных документов

Первичные документы необходимы для отчётности в ИФНС или при судебных разбирательствах. Они содержат в себе информацию о фактических расходах фирмы. ИФНС может запросить первичные документы во время проведения проверки компании или её контрагентов.

В таблице собраны сроки хранения разных видов бухгалтерских документов. При этом неважно, в каком виде оформлен документ — в бумажном или электронном.

Таблица сроков хранения бухгалтерских отчетов и первичных документов

Как было указано выше, сроки хранения установлены Федеральным законом №402. Для большинства видов бухгалтерских документов он составляет 5 лет. Есть несколько нюансов, связанных с порядком расчета этого срока.

Согласно закону №402, для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, аудиторских заключений отсчет пятилетнего периода начинается с момента соответствующего отчетного года. Что касается учетной политики компании и другой документации, связанной с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение документов в электронной форме и проверку подлинности электронной подписи, 5 лет отсчитывается с года, в котором документы в последний раз использовались для составления отчетности.

Кассовые книги, корешки чековых книжек, табели, ордера, переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и другие оправдательные документы, которые прошли проверку, необходимо хранить не менее пяти лет. При возникновении разногласий срок может быть продлен до момента принятия решения по делу, если оно вынесено за пределами указанного срока.

Срок хранения таких документов как справки, акты, протоколы, ведомости, заключения об определении амортизации, переоценке, списании НА и ОС отсчитывается с момента выбытия активов.

Путевые листы хранят 5 лет, но срок может быть увеличен до 50 лет, в случае отсутствия других подтверждающих документов вредных и опасных условий труда.

Обратите внимание. Срок хранения, приравненный к 50 годам, распространяется исключительно на документы, созданные после 1 января 2003 года. Ранее этот срок составлял 75 лет.

Порядок перехода на новую номенклатуру

Номенклатура дел понадобится для организации текущего процесса делопроизводства и последующей передачи документов на хранение. В систематизированном перечне заголовков дел, которые оформляются в делопроизводстве в течение года, указываются сроки их хранения. Этот перечень потребуется для правильного составления документов, организации их учета/сохранности, а также быстрого поиска.

В номенклатуре должны отражаться все направления работы и функции индивидуального предпринимателя или организации. В противном случае в делопроизводстве будут появляться документы, которые не входят в номенклатуру. А это может привести к нарушению порядка хранения и утрате документов.

Приказом Минкультуры утверждена форма номенклатуры дел. Переход на новую номенклатуру может выполняться с учетом следующих нюансов:

На третьем этапе происходит перераспределение всех дел по периодам хранение, а также введение порядка делопроизводства, согласно которому документу формируются по делам, согласно сроку хранения. С точным распределением по срокам хранения могут возникнуть сложности, в таком случае используется двоичная система:

Срок хранения документов

Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный 5 (пяти) летний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности.

Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Срок хранения отчётности ИП

Для ИП действуют те же правила хранения документов, что и для организаций Режим налогообложения значения не имеет.

Перечень, который утверждён приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236, обязателен только для организаций. Но в Перечне есть строки, которые напрямую касаются предпринимателей. Например, Росархив обязывает предпринимателей хранить:

Предприниматель обязан хранить и другие документы, которые возникают в процессе его деятельности и где прямо не указано, что сроки относятся только к организациям. Например, кадровые документы, договоры, приказы, доверенности и другие.

Хранения документов

Оганизация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского и налогового учета и их защиту от изменений (ст. 29 Закона N 402-ФЗ).

Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (ст. 13 Закона № 125-ФЗ).

Для организации архива должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное специальными полками (стеллажами) или глухими шкафами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи, с чем не исключено их выцветание. Окна первого или цокольного этажа целесообразно оборудовать металлическими решетками, кроме того, лучше установить в архиве металлическую дверь. Такие меры позволят избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.

В архиве составляются описи дел:

Дела с истекшими по Перечню сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению и подлежат уничтожению.

Обработанные первичные документы текущего месяца комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются описью для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Сохранность первичных документов, бухгалтерской и налоговой отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер. Выдача документов из бухгалтерии и из архива организации работникам или иным лицам, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, бухгалтер может снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Порядок хранения кадровой документации регулируется отдельными положениями трудового законодательства применительно к различным видам документации. Так, например, в ст. 87 ТК РФ установлена обязанность работодателя обеспечить сохранность персональных данных работника. Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.

Порядок хранения персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов. Работодатель должен контролировать вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивать их защиту от неправомерного использования или утраты.

Отдельные требования предъявляются к хранению бланков трудовых книжек. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Штрафные санкции за нарушение порядка хранения документации

Обратите внимание. Специальные сервисы, такие как 1С:ЭДО, помогут облегчить и ускорить процесс пересылки документов в фискальную службу. Он дает возможность отправить десятки тысяч электронных документов одновременно. Через веб-сервис также можно передать любые электронные документы, включая счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и другие документы, которые создаются по утвержденным форматам. В этот перечень также входят скан-копии документов на бумажном носителе:

Отсутствие первичных документов или счетов-фактур может повлечь наложение налоговой ответственности за нарушение правил учета. Размер санкций зависит от последствий:

Организация и ее работники могут быть привлечены к административной ответственности в случае несоблюдения сроков хранения документов. Согласно статьи 13.20 Кодекса об административных правонарушений РФ установлены следующие штрафы за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов:

Более строгое наказание предусмотрено за неисполнение обязанностей по хранению документов акционерным обществом или обществом с ограниченной ответственностью в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством:

При несоблюдении сроков хранения отчетных и учетных документов по валютным операциям накладывается штраф в размере от 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц. Организациям начисляются санкции в размере 40-50 тыс. рублей. За нарушение сроков хранения учетных документов по ВЭД сделкам с товарами, работами, услугами, информацией, результатами интеллектуальной собственности для целей экспортного контроля предусмотрены следующие взыскания:

Сроки хранения документов, составленных до 18 февраля 2020 года, определены Приказом Минкультуры №558 от 25 августа. На документы, составленные после этой даты, распространяются требования Перечня №236.

В таблице указаны самые важные для бухгалтеров документы с измененными сроками хранения.

В завершении статьи хотелось бы еще раз отметить, что большая часть документов, составленных в процессе хозяйственной деятельности организации или индивидуального предпринимателя, должны храниться в течение нескольких лет.

Но важно учитывать, что должна обеспечиваться не только сохранность и неизменность документации, но и возможность ее быстрого поиска в архиве. Так как налоговая инспекция может сделать запрос документа в любой момента. А установленный действующим законодательством срок подготовки ответа составляет всего десять рабочих дней. И обеспечить своевременную подготовку данных невозможно без правильной организации номенклатуры дел – вся документация сразу распределяется по видам и срокам хранения. Такой подход позволит избежать не только начисления штрафных санкций, но и лишних трудовых затрат.

Что будет, если неправильно хранить документы?

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность для должностных лиц, ИП и юридических лиц. Более подробно все критерии, а также суммы штрафов можно посмотреть в КоАП и НК РФ.

За нарушение правил хранения документов

Если налоговые органы в ходе проверки обнаружат, что отсутствуют первичные документы, счета-фактуры или регистры бухгалтерского (налогового) учета, она вправе оштрафовать организацию.

Размер штрафа за такое нарушение (ст. 120 НК РФ) составляет:

При выездной проверке налоговики могут истребовать документы только за 3 (три) последних года. При проведении встречной проверки контрагента право запроса документов увеличивается до 5 (пяти) лет.

Таким образом, если инспекторы при встречке в 2023 году запросили документы за 2019 год, их обязаны предоставить. В противном случае компании может грозить штраф (письма Минфина РФ от 23.11.2009 № 03-02-07/1-519, от 02.08.2011 № 03-02-07/1-272). Поддерживают эту точку зрения и суды, при этом некоторые из них полагают, что даже истечение сроков хранения документации не освобождает налогоплательщика от ответственности по ее предоставлению.

Ответственность

Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст. 15.11 КоАП РФ):

Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету:

Предусмотренная настоящей статьей административная ответственность за искажение показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности не применяется к лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в случае, если такое искажение допущено в результате несоответствия составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни и (или) непередачи либо несвоевременной передачи первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета.

Если нарушены правила хранения учетных документов, может быть составлен протокол об этом нарушении и направлен мировому судье, который и решит, налагать на руководителя организации штраф или нет. Мировой судья может наказать за нарушение сроков хранения документов и по инициативе сотрудников архивной службы.

Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа (ст. 13.20 КоАП РФ):

Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, штампов или печатей, совершенных из корыстной или иной личной заинтересованности (ст. 325 УК РФ):

Фирммейкер, 2014 (следим за актуальностью)Ирина Семченкова (Журавлева)При использовании материала ссылка на статью обязательна

Срок хранения налоговых документов

Для удобства все нормативно-правовые акты, регулирующие хранение налоговой отчётности и сроки хранения документов, мы собрали в одной таблице.

Таблица сроков хранения налоговой отчетности

Перечень Приказа Росархива от 20 декабря 2019 года № 236 позволяет узнать о том, сколько хранятся типовые управленческие архивные документы. Документы, которые содержат в себе информацию о компании, хранятся не менее 5 лет. Порядок регулирует п.2 ст. 29 402-ФЗ. К ним относят:

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании используют электронный документооборот: сдают отчетность, обмениваются необходимыми документами с контрагентами, отправляют документы в налоговые органы. Это удобно и закон не запрещает так делать, главное, подписывать все документы электронной подписью. Документы вы можете в любой момент распечатать, если это необходимо, например, чтобы передать в налоговую.

К сожалению, оцифровать вообще все документы в компании и уничтожить бумажные версии нельзя. Если изначально документы были в бумажном формате, то их нужно хранить до определенного срока, установленного в законе. Однако никто не запрещает вам сделать электронные копии: так будет намного удобнее искать нужные документы и отправлять их партнерам.

Электронные документы тоже нужно хранить в соответствии с правилами:

Виды документов и сроки хранения

Документы бывают временного и постоянного хранения. В первом случае документы нужно хранить в течение определенного времени. Во втором – первые 10 лет бумаги хранятся в компании, а далее – в архиве.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним завершено. Предположим, вы заключили с контрагентом договор 20 февраля 2020 года, а закончили работу в в 2021 году. Получается с 1 января 2022 года начинается отсчет срока хранения документов.

Документы налогового и бухгалтерского учета и сроки их хранения:

Общество обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества (ст. 50 14-ФЗ). До декабря 2017 года эта статья содержала указание — по месту нахождения исполнительного органа, но ее убрали.

Место хранения документов

Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 31.07.2020) «Об акционерных обществах»

Общество обязано хранить документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации. Общество хранит документы по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение «сроков», которые установлены Банком России (ст. 89 208-ФЗ). В законе об АО указание на место еще осталось, по факту оно слабо работает. Поэтому готов законопроект о внесении изменений со следующим текстом «В уставе или внутренних документах общества должно быть определено место хранения документов».

Срок хранения отчётности в СФР

С 1 января 2023 года функции ПФР и ФСС выполняет Социальный фонд России, образованный в результате слияния двух фондов. В связи с этим изменились правила сдачи и хранения в СФР.

Отчётность, содержащую сведения персонифицированного учёта, хранят:

Каждый электронный документ должен быть подтверждён электронной подписью (ЭП), что даёт ему юридическую силу. Сколько хранить указанную отчётность, закреплено в п.4 ст. 8 27-ФЗ.

Плательщики страховых взносов обязаны хранить документы, на основании которых исчисляют и уплачивают страховые взносы. В соответствии с ст. 23 НК РФ, хранение осуществляется в течение 6 лет.

НК установлен предельный срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета (ст.23 НК РФ);

К документам, полученным либо составленным, начиная с 18 февраля 2020 г., применяются обновленные сроки хранения. Переходных положений приказ Росархива РФ не содержит. Поэтому по «старым» документам действуют сроки хранения, установленные приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558.

Данный срок относится и к документам, подтверждающим:

Соответствующее требование установлено для налоговых агентов, которые обязаны в течение 5 (пяти) лет обеспечивать сохранность документов, нужных для исчисления, удержания и перечисления налогов. Помимо уплаты НДС и налога на прибыль за иностранные юридические лица, налоговыми агентами, в частности, выступают работодатели, исчисляющие и уплачивающие НДФЛ.

При переносе убытков на будущее в целях налогообложения прибыли налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие объем полученного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков – не более 10 (десяти)  лет.

Сроки хранения документов для

Ранее требования государственного архивного дела к хранению документов содержались в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 6.10.2000 г. В соответствии с приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 указанный Перечень утратил силу.

Сейчас действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. В целом, документы по сроку хранения делятся на следующие группы:

Так, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников – до минования надобности.

Срок хранения статистической отчётности

В 2021 году юридическими лицами и ИП первичная статистика по организации предоставляется в форме электронного документа, заверенного усиленной ЭП.

В таблице указаны виды статистической отчётности и сроки хранения.

Пометка (1) означает, что отчёт нужно хранить постоянно при отсутствии годового, пометка (2) — при отсутствии годового, полугодового и квартального

Таблица сроков хранения статистической отчетности

В Федеральном законе №125 указано, что индивидуальные предприниматели и организации обязаны обеспечить надлежащее хранение архивных документов, включая документы по личному составу. Сроки установлены нормами федеральных законов и других нормативно-правовых актов Российской Федерации.

В этот перечень входят следующие категории документов:

Сроки хранения также установлены и в других законодательных актах. В Налоговом кодексе указан минимальный срок хранения налоговых документов, в Законе о бухгалтерском учете – бухгалтерских. На акционерные общества также распространяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением № 03-33/пс Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг.

Обратите внимание. Согласно Федеральному закону №125, документы должны быть включены в состав архивного фонда независимо от разновидности носителя и способа их создания. Поэтому организация должна обеспечить сохранность всех типов документов – в электронной форме и на бумажных носителях. При этом срок сохранности документов, в большинстве случав, не зависит от используемого носителя. Документы в электронной форме с юридической значимостью можно хранить, не распечатывая.

Видео

Когда срок хранения документа истек, его можно уничтожить. Но сделать это нужно правильно: просто так выбросить в мусорку и забыть – не получится. В документах могут быть персональные данные или другая конфиденциальная информация. Если эти сведения случайно попадут в чужие руки, то компания может заплатить серьезный штраф.

Как хранить документы правильно

Условно процесс хранения документов можно разделить на текущее и архивное хранение. Текущие документы – это те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Такие бумаги и материалы можно хранить в офисе компании в шкафах или сейфах, особых требований здесь нет. Главное – обеспечить сохранность и конфиденциальность документов.

Архивные документы – те, по которым не истек срок хранения. Эти документы через 10 лет передаются в архив. Документы нужно подготовить к архивному хранению: систематизировать, расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить. Следующий шаг – составить опись: сформировать список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц. Заполните лист-заверитель: укажите общее количество листов в деле и опишите их физическое состояние. Например, некоторые документы повреждены или есть неразборчивый текст. После всех этих действий документы можно передавать в архив.

Заключение

После окончания срока действия документы следует уничтожить. Для этой процедуры должен быть составлен соответствующий акт.

Если отчётность ликвидирована в неустановленный срок, то организации грозит штраф. В соответствии с п.1 и 2 статьи 120 НК РФ за отсутствие налоговых документов компанию оштрафуют на 10000 рублей, при нарушении за несколько налоговых периодов — на 30000 рублей. Административный штраф для должностных лиц составит от 300 до 500 рублей.

Случается, что в нормативных актах установлен разный срок для одного типа документа. В таком случае нужно ориентироваться на более длительный срок.

Сдать отчётность вовремя и сохранить в течение нужного срока поможет один из сервисов от «Калуга Астрал», предназначенных для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.