срок хранения отчётности

На любом предприятии скапливается огромное количество бумаг. Только за один отчетный период можно собрать целую библиотеку из договоров, актов и других документов. Если бережно хранить каждый лист с печатью и подписями, то со временем понадобится отдельное помещение для такого солидного архива. В действительности все обстоит намного проще и хранить все бумаги вечно не нужно.

Зачем вообще хранить документы?

Пока вы ведете дела с партнером, вам в любой момент могут понадобиться отчетные и иные материалы. Хранить их необходимо по нескольким причинам, вот некоторые из них:

Частые ошибки при хранении документов

Если, например, налоговая запросит документы, а их не будет, компании придется заплатить штраф. Также контролирующие органы могут заподозрить, что организация умышленно уничтожила документы, чтобы скрыть незаконные схемы работы. Поэтому лучше не искать приключений и иметь все нужные бумаги под рукой. В том случае если срок хранения документов истек, и их уничтожили по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.

Виды документов и сроки хранения

Документы бывают временного и постоянного хранения. В первом случае документы нужно хранить в течение определенного времени. Во втором – первые 10 лет бумаги хранятся в компании, а далее – в архиве.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним завершено. Предположим, вы заключили с контрагентом договор 20 февраля 2020 года, а закончили работу в в 2021 году. Получается с 1 января 2022 года начинается отсчет срока хранения документов.

Документы налогового и бухгалтерского учета и сроки их хранения:

Как хранить документы правильно

Условно процесс хранения документов можно разделить на текущее и архивное хранение. Текущие документы – это те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Такие бумаги и материалы можно хранить в офисе компании в шкафах или сейфах, особых требований здесь нет. Главное – обеспечить сохранность и конфиденциальность документов.

Архивные документы – те, по которым не истек срок хранения. Эти документы через 10 лет передаются в архив. Документы нужно подготовить к архивному хранению: систематизировать, расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить. Следующий шаг – составить опись: сформировать список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц. Заполните лист-заверитель: укажите общее количество листов в деле и опишите их физическое состояние. Например, некоторые документы повреждены или есть неразборчивый текст. После всех этих действий документы можно передавать в архив.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании используют электронный документооборот: сдают отчетность, обмениваются необходимыми документами с контрагентами, отправляют документы в налоговые органы. Это удобно и закон не запрещает так делать, главное, подписывать все документы электронной подписью. Документы вы можете в любой момент распечатать, если это необходимо, например, чтобы передать в налоговую.

К сожалению, оцифровать вообще все документы в компании и уничтожить бумажные версии нельзя. Если изначально документы были в бумажном формате, то их нужно хранить до определенного срока, установленного в законе. Однако никто не запрещает вам сделать электронные копии: так будет намного удобнее искать нужные документы и отправлять их партнерам.

Электронные документы тоже нужно хранить в соответствии с правилами:

Что будет, если неправильно хранить документы?

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность для должностных лиц, ИП и юридических лиц. Более подробно все критерии, а также суммы штрафов можно посмотреть в КоАП и НК РФ.

Срок хранения документов истек, что дальше?

Когда срок хранения документа истек, его можно уничтожить. Но сделать это нужно правильно: просто так выбросить в мусорку и забыть – не получится. В документах могут быть персональные данные или другая конфиденциальная информация. Если эти сведения случайно попадут в чужие руки, то компания может заплатить серьезный штраф.

Правила уничтожения документов

Процесс состоит из нескольких этапов:

Видео

В этой статьеЕсли собирать каждую бумажку по бизнесу и бесконечно хранить, со временем потребуется отдельное помещение под архив. Но на самом деле постоянно хранить все бумаги не обязательноЛеонид ЯковлевВ этой статьеКомпаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые нельзя выбрасывать даже после того, как вы закрыли бизнес. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а от каких можно избавиться, и узнали, какие еще есть варианты.Зачем хранить документыПока компания или ИП ведут дела с партнером, они хранят все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

Больше по темеВсе события бизнеса у вас в почтеПолучайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей

По закону компании и ИП должны хранить бухгалтерские, кадровые или налоговые документы. Срок хранения: год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет, 75 лет или постоянно.

Рассказываем,сколько хранить документы, чтобы не попасть на штрафы.

Общая информация о хранении документов

Электронные документы хранят на физических носителях и программах, с помощью которых их можно открыть и проверить электронные подписи.

Сроки хранения отсчитывают с 1 января года, следующего за годом, в котором по документам закончили делопроизводство. По реестрам, журналам, книгам учёта — с 1 января года, следующего за годом, в котором закончили их вести.

Например, приказы считаются законченными делопроизводством после выполнения распоряжений, которые в них прописаны: если в январе 2023 года объявили работнику выговор, первый год хранения приказа — с 1 января 2024 года.

Если для документа прописано два срока хранения: 75 или 50 лет, ориентируются на срок 50 лет для текущих документов и 75 — для документов до 2003 года.

Документы, которые нужно хранить постоянно, минимум через 10 лет необходимо передать в архив. Его организуют самостоятельно или обращаются в специализированные организации, например, в государственный или муниципальный архив региона.

После того, как сроки хранения истекли, документы уничтожают. Порвать и выбросить нельзя. Делают это по определённым правилам, о них расскажем ниже.

Кадровые документы

Определить срок хранения кадровых документов можно по разделу 8 Перечня Росархива.

1 год хранят заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой.
3 года:

75 или 50 лет:

Вместе с приказами нужно хранить приложенные к ним документы-основания: заявления, докладные записки, справки. Например, для приказа об увольнении основанием может быть заявление об увольнении.

Налоговые документы

Сроки их хранения прописаны в разделе 4.3 Перечня Росархива, в Постановлении Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 года и в отдельных пунктах Налогового кодекса. Если для одного документа в нормативке указаны разные сроки хранения, лучше ориентироваться на максимальный.

Документы, подтверждающие полученный убыток, должны храниться в течение всего срока, пока вы уменьшаете налоговую базу на сумму убытка.

Бухгалтерские документы

Сроки их хранения — в разделе 4.1 Перечня Росархива.

10 лет после возмещения ущерба хранят документы о недостачах, растратах, хищениях, например, справки, акты, переписку. Если было заведено уголовное дело, а 10 лет уже истекло, — до принятия решения по делу.

годовая бухотчётность и аудиторское заключение по ней;
передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним.

Если проводится проверка, либо возникли споры и разногласия, то первичные учётные документы (кассовые и банковские книги, чековые корешки, авансовые отчёты и другое) нужно хранить до того, как вынесут решение по проверке, даже есть срок хранения истёк.

Документы по оплате труда

Сроки их хранения — в разделе 4.2 Перечня Росархива.

Как и где хранить документы

Хранить бухгалтерские документы нужно по правилам из закона «О бухучёте» и п. 23-27 ФСБУ 27/2021:

С 1 января 2024 вступит в силу абз. 1 п. 25 ФСБУ 27/2021 — хранить документы и размещать бухгалтерские базы нужно будет на территории России. То есть, если вы ведёте бухучёт в системе, которая находится на зарубежном сервере, нужно будет перенести базу данных на территорию Россию. По сообщению Минфина это правило можно применять не дожидаясь 2024 года.

У бумажных трудовых книжек и вкладышей особые правила хранения — п. 41 Приказа Минтруда № 320н от 19 мая 2021 года. Их хранят как документы строгой отчётности, например, в сейфах или запертых металлических шкафах.

Что делать, когда срок хранения документов истёк

Оформите приказ о создании экспертной комиссии как минимум из трёх работников. Председателем назначьте руководителя кадровой службы или другого сотрудника, отвечающего за делопроизводство.

ИП без работников может не делать такой приказ и провести всю процедуру самостоятельно.

Экспертная комиссия должна проверить, правильно ли рассчитаны сроки хранения бумажных и электронных документов, определить, какие из них нужно уничтожить. По итогам комиссия составляют акт на уничтожение документов.

После этого документы можно уничтожить без возможности восстановления, например, измельчить в шредере. Электронные документы удаляют с носителей информации.

Если нужно избавиться от большого количества бумажных документов, можно обратиться в специализированную организацию, например, в пункт приёма вторсырья. Передачу бумаг нужно оформить приёмо-сдаточной накладной в свободной форме.

После того, как документы будут уничтожены, оформите акт. Укажите в нём каким способом вы избавились от документов, их наименование, количество, должности и ФИО работников, которые присутствовали при уничтожении.

Ответственность за неправильное хранение

Пока срок хранения документов не истёк, их может запросить налоговая инспекция. Если вы уничтожите первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского и налогового учёта раньше срока — показывать налоговой будет нечего. За это штрафуют.

По ст. 120 НК РФ штраф за грубое нарушение правил учёта:

По ст. 126 НК РФ за непредставление в срок первички, необходимой для налогового контроля, штраф 200 руб. за каждый непредставленный документ. Если в течение 12 месяцев ИП или организацию уже наказывали за такое же нарушение, по п. 4 ст. 114 НК РФ штраф составит 400 руб. за каждый документ.

По ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ за отсутствие первичных документов оштрафуют должностных лиц организации, например, руководителя, на сумму от 300 до 500 руб. На ИП это не распространяется.

За неправильное хранение документов, которые нужно передавать в архив, может наказывать при проверках Росархив и его территориальные органы. Для этого есть штрафы по ст. 13.20 КоАП РФ:

За нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек работодателя могут оштрафовать инспекторы ГИТ по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

За такое же нарушение, если его совершить ещё раз, оштрафуют по ч. 2 ст. 5.27 КоАП:

от 50 000 до 70 000 руб. — для организаций;
от 10 000 до 20 000 руб. — для должностных лиц и ИП.

Должностному лицу штраф могут заменить на дисквалификацию от одного года до трёх лет.

В кадровых документах есть персональные данные работников. Если их просто выбросить, это может привести к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности за разглашение персональных данных — ст. 90 ТК РФ.

Продолжительность того периода времени, в течение которого вы должны хранить документацию, зависит от ее содержания и регистрируемых ею расходов и событий. Обычно вы должны хранить свою документацию, обосновывающую статью дохода или вычитания из налогооблагаемой базы, указанную в налоговой декларации, в течение всего того периода, когда сохраняются ограничения, наложенные на эту налоговую декларацию.

Период, в течение которого сохраняются ограничения, наложенные на эту налоговую декларацию, – это тот период, в течение которого вы можете внести изменения в свою налоговую декларацию, чтобы указать налоговый зачет или возврат, а Налоговое управление США () может начислить дополнительный налог. Ниже приведена информация о периодах, в течение которых сохраняются ограничения, наложенные на налоговые декларации. Если не указано обратное, продолжительность в годах отсчитывается с момента подачи налоговой декларации. Налоговые декларации, поданные до срока их подачи, рассматриваются как поданные в срок.

Примечание: храните копии поданных налоговых деклараций. Это помогает готовить налоговые декларации в будущем и выполнять расчеты при подаче налоговых деклараций с поправками.

Период действия ограничений для подоходных налоговых деклараций

Задавайте себе приведенный ниже вопрос каждый раз, когда вы решаете, уничтожить ли или сохранить тот или иной документ.

Связаны ли эти документы с активами? (Are the records connected to assets?)

Храните документы, связанные с собственностью, до тех пор, пока не истечет период ограничения за тот год, в течение которого вы ликвидировали собственность посредством операции, доход от которой облагается налогом. Вы должны хранить эти документы для того, чтобы вычислить вычитание из налогооблагаемой базы за снижение стоимости, амортизацию или исчерпание актива, а также для того, чтобы подсчитать доход или убыток при продаже собственности или ее ликвидации каким-либо иным образом.

Обычно, если вы получаете собственность при обмене, не подлежащем налогообложению, принадлежащая вам стоимость новой собственности равняется принадлежащей вам стоимости старой собственности плюс уплаченная вами при обмене сумма. Вы должны хранить документацию как о старой собственности, так и о новой собственности до тех пор, пока не истечет период действия ограничений для того налогового года, в течение которого вы ликвидируете новую собственность посредством операции, облагаемой налогом.

Что я должен делать с моей отчетностью в целях, не имеющих отношения к налогообложению? (What should I do with my records for nontax purposes?)

Когда ваша отчетность уже не нужна для целей налогообложения, не торопитесь избавляться от нее, сначала удостоверьтесь в том, что она не нужна вам для других целей. Например, ваша страховая компания или кредиторы могут потребовать от вас сохранения отчетности в течение более длительного времени, чем требует Налоговое управление США.

Публикации

Общая норма статьи 23 НК: срок хранения налоговых документов составляет 5 лет. Но в совокупности с другими, специальными нормами НК, этот срок может оказаться больше.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Общие правила хранения учетной документации

Напомним: сроки хранения документации определяют по Инструкции, утвержденной приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 237.

Общий срок хранения — 5 лет. Началом срока хранения считают 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством.

Срок, исчисляемый годами, истекает 31 декабря последнего года срока хранения. Для хранения документов по налогам НК предусматривает в основном тот же пятилетний срок, хотя есть случаи, когда установлен срок 6 лет, и ряд случаев — когда 4. Вместе с тем просто знать срок хранения недостаточно. Главное – его правильно посчитать.

При определении срока хранения нужно учитывать некоторые особенности. Например, для налога на прибыль налоговый период — год, для НДС — квартал.

Документы, подтверждающие сумму убытка

Фирма обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда она уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль на сумму убытков, то есть переносит убытки на будущее.

Если убыток не переносят, то к хранению документов, подтверждающих его образование, применяют общий порядок хранения документов налогового учета.

То есть на эти документы распространяется общеустановленный срок хранения (5 лет). Так написано в письме Минфина от 28 января 2022 г. № 03-03-06/3/5632.

Обоснование: подпункт 8 пункта 1 статьи 23, пункт 4 статьи 283 НК.

По совокупности этих двух норм нужно обеспечить сохранность документов, подтверждающих размер убытков, в течение 5 лет после окончания года, в котором в составе расходов признана последняя часть убытка.

Получите ответы на любые вопросы бухгалтерского, налогового и кадрового учета с подпиской Клерк.Премиум. Ответим за пару часов на любое количество ваших вопросов про налоги, проверки, учет, 1С, право. Только эксперты-практики. Подписывайтесь!

Пример. Сколько лет хранить документы по убытку

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2022 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2037 года. При этом в отчетные (налоговые) периоды по 31 декабря 2024 года налоговая база по налогу на прибыль за текущий отчетный (налоговый) период не может быть уменьшена на сумму убытков более чем на 50%.

Сохраняйте все первичные документы за календарный год, по итогам которого фирма получила убыток. Это накладные, акты выполненных работ, акты оказанных услуг, счета, ведомости, акты приема-передачи, кассовые и товарные чеки и др.

Отсутствие документов, подтверждающих объем понесенного убытка, ведет к утрате права переносить убытки прошлых лет, как не подтвержденные документально, при расчете налоговой базы по налогу на прибыль за текущий год. Такое решение изложено в Постановлении ФАС Поволжского округа от 29 марта 2011 г. по делу № А49-4451/2010.

Документы при списании безнадежного долга

Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности в расходы по налогу на прибыль, хранятся 5 лет после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. Это договоры с контрагентами, письма, платежные документы.

Но срок их хранения продлевают, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново. В этом случае и срок хранения тоже начинает течь заново.

Хранение счетов-фактур

К налоговым документам относятся и счета-фактуры. Порядок хранения счетов-фактур регулируют Правила ведения счетов-фактур, утвержденные постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Согласно его пункту 10, счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке по дате их выставления (составления — в случае если документ не подлежит направлению покупателю) или получения за соответствующий налоговый период. Срок хранения и у бумажных, и у электронных счетов-фактур один — 5 лет.

Но одного только указания на предельный пятилетний срок недостаточно. Нужно понимать, с какого момента этот срок нужно начинать отсчитывать.

Разъяснения давал Минфин. Срок хранения счета-фактуры начинает отсчитываться после окончания периода, в котором он в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов (см., например, письмо Минфина от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829).

Пример. Как определить начало срока хранения счета-фактуры

Фирма отгрузила покупателю товар и выставила счёт-фактуру № 200 от 2 июля 2023 г. Этот счет-фактура отражена в декларации за 3 квартал 2023 года. Значит, отсчёт срока хранения счета-фактуры начнётся 1 октября 2023 г., составит 5 лет и закончится 30 сентября 2028 г.

А когда срок хранения счета-фактуры продлевается?

Это связано с переносом налоговых вычетов по НДС по правилам пункта 2 статьи 171 НК.

Вычеты НДС можно переносить в пределах 3 лет с момента принятия на учет товаров (работ, услуг). То есть, если фирма заявит вычет с переносом, то хранить счет-фактуру придется дольше.

Если это будет максимально разрешенный срок, то хранить счет-фактуру придется фактически 8 лет.

Пример. Как рассчитать срок хранения счета-фактуры при переносе вычета

Для использования в основной деятельности фирма приобрела товар и поставила его на учёт в июле 2023 г. Поставщик предъявил счет-фактуру № 200 от 2 июля 2023 г.

Несмотря на то, что условия для вычета выполняются, фирма решила отложить вычет на 1 год. Значит, он будет заявлен только в декларации за 3 квартал 2024 г. Пятилетний срок хранения начнёт течь 1 октября 2024 г. и закончится 30 сентября 2029 г.

За что можно привлечь к ответственности самозанятого. Виды неустойки

Календарь вебинаров

Лучшие спикеры, новый каждый день

🌼 Уведомления по УСН, отчеты при лизинге и приостановке деятельности: разъяснения экспертов

Имущественный вычет на покупку квартиры можно получить только за три последних года

🚑 Перевозку людей на машинах скорой помощи предложили освободить от НДС

Маркировка воды позволила вывести из теневого сектора больше 200 производителей

Онлайн-курсы

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Счета Филиппа Киркорова в трех банках заблокированы по требованию ФНС

Увеличился список продукции для параллельного импорта

ФАС проверит «индекс цен» на маркетплейсах

Как считать, платить и отражать в декларации минимальный налог при УСН в 2024 году: примеры

В Госдуме предложили запретить россиянам и российским компаниям размещать рекламу у «иноагентов»

Уведомление по КИК в 2024 году: в каких случаях подавать

Разборы законов

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Не забывайте вовремя менять фискальный накопитель в ККТ и проходить перерегистрацию

ВТБ выпускает замещающие еврооблигации

КИК. В каких случаях не нужно подавать уведомление за 2023 год

Общественная палата создаст черный список блогеров

С 1 апреля увеличат социальные пенсии

Российский бизнес компании «Сименс» переименовали в «Системс»

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов

Необходимо ли отправлять форму ЕФС-1 с кодом НЕРД по сотруднику 2022 года?

«Норникель» разделит акции компании в начале апреля

Из нашей статьи вы узнаете:

Коммерческие организации и государственные ведомства обязаны хранить бухгалтерские документы для представления данных в ИФНС. Также сведения пригодятся в решении спорных ситуаций. Форма хранения отчетности может быть как в бумажном, так и в электронном виде.

Рассказываем, сколько лет и какие виды бухгалтерских документов необходимо хранить в архиве организации.

Как рассчитывать сроки хранения отчетности в 2023 году

Сроки хранения документов рассчитываются по Инструкции, утверждённой приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 237.

По общим правилам началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Речь идёт о годе, когда документы последний раз использовали для учёта или в ином делопроизводстве. Срок, исчисляемый годами, истекает в соответствующие месяц и число последнего года срока.

Документы, необходимые для списания безнадёжной дебиторской задолженности, хранятся пять лет после того периода, в котором долг контрагента признали безнадёжным. Например, договоры с контрагентами, письма, платёжки. Срок хранения продлевают, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.

Срок «Постоянно» означает, что документы нужно хранить постоянно, но не менее 10 лет. Если организация ликвидирована раньше окончания 10-летнего срока, документы передают на хранение в сторонний архив.

Срок «До ликвидации организации» означает, что бумаги хранятся в организации до её ликвидации, независимо от того, через сколько она наступила: раньше или позже 10-летнего срока. Перед уничтожением они подлежат экспертизе ценности и возможному включению в государственный архив.

При сроке «До минования надобности» организация сама определяет срок хранения документов, но он не может быть меньше одного года.

Срок хранения «До замены новыми» означает, что документы хранятся до их отмены и замены новыми.

Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что документы могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.

Срок хранения отчётности в СФР

С 1 января 2023 года функции ПФР и ФСС выполняет Социальный фонд России, образованный в результате слияния двух фондов. В связи с этим изменились правила сдачи и хранения в СФР.

Отчётность, содержащую сведения персонифицированного учёта, хранят:

Каждый электронный документ должен быть подтверждён электронной подписью (ЭП), что даёт ему юридическую силу. Сколько хранить указанную отчётность, закреплено в п.4 ст. 8 27-ФЗ.

Плательщики страховых взносов обязаны хранить документы, на основании которых исчисляют и уплачивают страховые взносы. В соответствии с ст. 23 НК РФ, хранение осуществляется в течение 6 лет.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки, в течение которых ИП или организация должна хранить внутренние документы, установлены Приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. В нём закреплён перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. В таблице собраны сроки хранения кадровых документов компании.

Таблица сроков хранения кадровых документов

Первичные документы необходимы для отчётности в ИФНС или при судебных разбирательствах. Они содержат в себе информацию о фактических расходах фирмы. ИФНС может запросить первичные документы во время проведения проверки компании или её контрагентов.

В таблице собраны сроки хранения разных видов бухгалтерских документов. При этом неважно, в каком виде оформлен документ — в бумажном или электронном.

Таблица сроков хранения бухгалтерских отчетов и первичных документов

Для удобства все нормативно-правовые акты, регулирующие хранение налоговой отчётности и сроки хранения документов, мы собрали в одной таблице.