Трудовая книжка является одним из важных документов, регламентирующих трудовые отношения между работниками и работодателями. В этой статье мы рассмотрим различные особенности и специфические случаи, связанные с трудовой книжкой.
Внесение изменений в трудовую книжку осуществляется только по согласованию обеих сторон, а восстановление утерянного стажа работы требует от работника обращения в отдел кадров предприятия, где он ранее работал.
Как правильно организовать работу с трудовыми книжками, без ошибок вести их учет и избежать проблем и споров в сфере трудовых отношений, подробно рассматриваем на курсе Экспресс-курс «Основы кадрового делопроизводства + 1С 8.3»
Статья будет полезна сотрудникам отдела кадров, бухгалтерам и топ‑менеджерам.
Оригинал бумажной трудовой книжки хранится у работодателя, пока сотрудник состоит в этой организации. Тем не менее, в некоторых случаях сотрудник может забрать себе на определенный срок оригинал документа. В новом выпуске разберемся, что это за случай, какие есть условия выдачи бумажной трудовой книжки на руки и какая ответственность может наступить за невозврат документа.
Часть 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ устанавливает, что работодатель должен выдавать сотруднику оригинал бумажной трудовой книжки для подачи документов в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации.
Нужно ли вносить в трудовую книжку в раздел «Сведения о награждении» информацию о том, что сотрудник награжден юбилейной медалью и по какой форме?
Ответ:
В трудовую книжку вносятся сведения только о награждении за успехи в работе. Если юбилейной медалью работник награжден за успехи в работе, то запись об этом вносится в трудовую книжку следующим образом: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.
Правовое обоснование:
Согласно п. 4 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее – Порядок), в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.
В соответствии с п. 25 Порядка в трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
б) о награждении наградами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, наградами федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (в отношении членов профсоюзов);
в) о награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями;
г) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
Согласно п. 26 Приложения N 2 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 N 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.
Новости и аналитика
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Требования к информационным системам, посредством которых работодатель может организовать архивное хранение электронных кадровых документов, отсутствуют.
По нашему мнению, работодатель вправе любым способом организовать долгосрочное хранение электронных документов, связанных с работой. Это может быть хранение в программе для ЭВМ, посредством которой осуществляется электронный документооборот с работниками, либо хранение в отдельной информационной системе.
Организация устанавливает порядок хранения электронных кадровых документов согласно требованиям законодательства к организации хранения электронных документов.
Какого-либо «специального» отдельного нормативного акта, регламентирующего порядок хранения таких документов, на сегодняшний день не существует.
Единственное положение в отношении хранения электронных кадровых документов — это положение части 11 статьи 22.3 ТК РФ: Работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле, в том числе в случае, если электронный документооборот осуществляется с использованием ИС работодателя либо цифровой платформы «Работа в России».
При определении порядка и сроков хранения электронных документов руководствоваться следует Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила).
Учитывая, что к кадровым документам также относятся ряд документов бухгалтерского учета, следует соблюдать также ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее — ФСБУ 27/2021).
Отметим, что согласно п. 24 ФСБУ 27/2021 документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается (смотрите письмо Банка России от 20.04.2015 N 18-1-1-7/693).
Главное при этом, чтобы они были подписаны электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ (письмо Минфина России от 22.08.2012 N 03-02-07/1-202). Распечатывать их и хранить на бумажном носителе не нужно (письмо Минфина России от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259).
Работодатель обеспечивает хранение электронных документов, связанных с работой сотрудников, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле (ч. 5 ст. 5 Закона N 122-ФЗ). Конкретные сроки хранения установлены в соответствии с приказом Росархива от 20.12.2019 N 236. Сроки зависят от вида документа и времени его оформления/создания.
Обязательными условиями хранения электронных документов являются:
Если в организации производится смена либо изменение программно-аппаратной среды, необходимо обеспечить перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы (п. 2.32 Правил).
Не реже одного раза в 5 лет необходимо производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов (п. 2.40 Правил).
В случае выявления изменений физического состояния носителей электронных документов архив организации по решению руководителя должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.
Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и (или) на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным п. 2.31 Правил.
Кроме того, периодически необходимо осуществлять проверку единиц хранения электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ (п. 2.39 Правил). При наличии таковых они должны быть изъяты и помещены в специально отведенное место для последующей обработки (п. 2.41 Правил).
Электронные документы передаются в архив в порядке, установленном п. 4.34 Приказа N 526*(1).
В настоящее время требования к системам электронного документооборота утверждены лишь в отношении государственных органов Приказом Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 г. N 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов»*(2).
По нашему мнению, работодатель вправе любым способом организовать хранение документов, связанных с работой, в том числе архивное. Это может быть хранение в своей информационной системе, в программе для ЭВМ, посредством которой осуществляется электронный документооборот с работниками.
Также работодатель вправе обеспечить хранение электронных документов в своём архиве (закупив носители информации и специальное ПО).
В любом случае, если речь идет об архивном хранении, независимо от того, какая программа, информационная система или способ хранения используется, необходимо соблюдать Правила, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.
Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТкандидат юридических наук Иванова Инна
Ответ прошел контроль качества
21 мая 2023 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
*(1) Энциклопедия решений. Передача электронных документов в архив (декабрь 2022).
*(2) Смотрите Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (С.Л. Кузнецов, Н.П. Коптева, журнал «Делопроизводство», N 1, январь-март 2021 г.).
Каков срок действия приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками? Необходимо ли его обновлять ежегодно?
Приказ, которым назначается лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, обычно действует до тех пор, пока назначенное лицо работает у данного работодателя. Приказ издают заново при передаче обязанностей по работе с трудовыми книжками другому лицу. Обновлять ежегодно такой приказ не требуется.
Но если в приказе установлено, что такое-то лицо назначается ответственным за трудовые книжки именно на определенный срок, например, до конца календарного года, то с нового года нужно будет вновь назначить приказом ответственного (можно того же или нового)
Обязательность наличия такого приказа (распоряжения) предусмотрена п. 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н:
Материалы по теме
Порядок применения дисциплинарного взыскания очень подробно регулируется ст. 193 Трудового кодекса РФ. В ней же установлен и срок объявления приказа о применении дисциплинарного взыскания работнику под роспись (ч. 6 ст. 193 ТК РФ):
«Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
Насущным остается вопрос о том, как определить дату окончания срока ознакомления с данным приказом? Входит ли день издания приказа в срок ознакомления с ним?
В частной организации работники ходят в отпуск по графику отпусков. Уведомления вручаются. Обязательно ли издание приказов об отпуске в этом случае? Может ли Гострудинспекция наказать за отсутствие приказов?
Обязательно ли в организации иметь типовые формы трудовых договоров?
Если Вы недавно устроились на работу кадровиком в новую компанию или Вас кто-то замещал на кадровом поприще во время отпуска, больничного и т.д., пролистайте трудовые договоры, заключенные с работниками в Ваше отсутствие.
Обязательно ли издавать приказ о направлении работников на медосмотр? У нас не было таких приказов, но работники медосмотры проходили своевременно. Будут ли претензии Гострудиснпекции при проверке?
Мы от личных карточек не отказались, ведем по форме Т-2, утвержденной Госкомстатом. Надо ли отражать совмещение должностей в Т-2? Если да, то где именно?
Полезные, практичные, грамотные советы и подсказки
Анализ сложных вопросов — в доступной форме.
Изменения в законе — рассказываем как применять
В какой срок работодатель обязан знакомить работников с приказом о повышении их окладов? В приказе не только должности указаны, но и фамилии. Если работников ознакомили с этим приказом через 2 недели после его издания – это нарушение?
По запросу работника ему выдали копию приказа. Работнику не понравилась печать на копии. По его мнению, «печать не та». Он вновь подал заявление о выдаче копии данного приказа, заверенной надлежащим образом. Обязан ли работодатель заново выдавать копию того же приказа и заверять ее так, как хочет работник, а не так, как принято у работодателя?
При подготовке приказа кадровые работники включают в него необходимые реквизиты и сведения.
Заметьте, состав реквизитов документа по ГОСТу 6.30-2003 не совпадает с составом реквизитов, установленных ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ.
Составляю соглашение о временном переводе работника на другую работу, но возник такой вопрос: это соглашение является «Дополнительным соглашением к трудовому договору от № » (основному) или же как самостоятельное «Соглашение», не имеющее отношение к трудовому договору?
Что делать, если в трудовом договоре обнаружено незаконное условие? Например, установлен испытательный срок тому работнику, которому устанавливать его было нельзя. Казалось бы, можно ничего не делать, ибо по закону такое условие и так не подлежит применению (ст. 9 ТК РФ). Но ведь если придет Гострудинспекция и увидит незаконное условие в трудовом договоре, то возможен штраф. Как же быть?
Устроилась в компанию кадровиком. Тут в трудовых договорах оклад написан цифрами. Я же всегда раньше писала цифрами и прописью. Как правильно?
Работник потерял свой экземпляр дополнительного соглашения о переводе на другую должность. Сейчас просит выдать копию нашего экземпляра. Должны ли мы выдавать ему эту копию?
Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя издавать приказ об отстранении работника от работы в случаях, когда тот не прошел своевременно медицинский осмотр. Более того, саму процедуру отстранения закон подробно не регламентирует.
Однако издание приказа (распоряжения) об отстранении от работы целесообразно. Из него и работник, и бухгалтерия, и кадровая служба достоверно узнают, что работник отстранен, на какой период он отстранен, как решен вопрос оплаты (в зависимости от наличия вины работника в пропуске медосмотра).
Локальными нормативными актами работодателя нередко прямо предусмотрено, что рассматриваемый приказ издается. Работодатель обязан соблюдать свои локальные нормативные акты (ст. 22 ТК РФ).
На портале Роструда также рекомендовано приказ об отстранении издавать (об этом рассказываем подробнее ниже).
У нас общество с ограниченной ответственностью. Приказы регистрируются. Произошла ошибка при регистрации – несколько приказов зарегистрированы под одним номером, далее идет нумерация по порядку. Может ли наступить за это ответственность в случае проверки Гострудинспекции?
Можно ли издавать приказ в отношении работника, когда он на больничном?
Трудовой кодекс РФ напрямую не запрещает работодателю издавать распорядительные акты в отношении работника, когда он находится на больничном.
Но на практике кадровые специалисты не стремятся готовить на подпись руководителю приказы без оглядки на нетрудоспособность работника – «героя» приказа.
Они учитывают цель, причины, последствия всякого приказа.
В какой последовательности указывать реквизиты документов (дата, номер, заголовок, автор), упоминаемых в кадровом документе?
Работник, не согласный с размером премии, может потребовать у Вас копию приказа о премировании. Если в данном приказе был упомянут лишь он один, то выдача заверенной копии не нарушит прав других работников. Но чаще в приказе о премировании перечисляются многие работники. И, прежде чем делать копию такого приказа, остановитесь и задумайтесь: а не нарушите ли Вы нормы закона о передаче персональных данных?
В связи с изменением региональных МРОТ у нас в организации (частной, негосударственной) будут повышены оклады по некоторым должностям. Обязательно ли издавать приказ о повышении окладов?
Нередко работодатели издают приказ о внесении в штатное расписание изменений (переименовании должностей). Это приказ по основной деятельности. А нужно ли дополнительно издавать приказ по личному составу о переименовании должности конкретного работника?
У работодателя нет подразделений, отделов. В трудовых договорах и приказах о приеме на работу не указывается структурное подразделение, в которое принят работник. Отсутствие сведений о подразделении в приказе и договоре является нарушением?
Нередко дистанционные работники работают в выходные и нерабочие праздничные дни по собственной инициативе, а затем требуют считать это работой в выходные или праздники и оплачивать в повышенном размере. В случае, когда в трудовом договоре с такими работниками ничего не сказано о рабочем времени, возникает спор.
Допустимо ли издание кадровых приказов и заключение трудовых договоров без номеров, если у нас коммерческая негосударственная организация?
Работник сообщил руководству о своем намерении уволиться по собственному желанию. Ему было предложено написать заявление об этом.
Работник написал заявление с формулировкой “Прошу уволить меня с должности экономиста”. В заявлении отсутствует уточнение “по собственному желанию” или “по моей инициативе”.
Стоит ли работодателю принимать такое заявление?
Нередко при попытке уведомить работника об изменении условий трудового договора или об увольнении работодатель получает отпор – работник отказывается знакомиться с уведомлением и ставить свою подпись. Присутствующие при отказе сотрудники традиционно составляют соответствующий акт и жизнь продолжается. Но, к сожалению, некоторые при этом допускают досадные ошибки.
Сотрудник написал заявление на отпуск без сохранения заработной платы на три дня: 9, 10 и 13 марта. Работодатель согласен. Могу ли я оформить это одним приказом и предоставить отпуск с 9-го по 13-е?
Устроилась в организацию кадровиком и обнаружила, что в организации частенько издавались приказы об отмене приказов о приеме на работу. Текучка тут большая и новых работников стараются оформить заранее, но не все «новобранцы» действительно приступают к работе в назначенный день. Но разве можно отменять приказ о приеме на работу или приказ необходимо аннулировать?
Работник через пару часов после начала рабочего дня ушел, на звонки не отвечает. В этом случае необходимо ставить в табель прогул? Ведь прошло более четырех часов отсутствия.
Работнику А поручено исполнение обязанностей временно отсутствующего (пребывающего в отпуске) работника Б. без освобождения от работы, определенной трудовым договором (по ст. 60.2 ТК РФ).
Работник Б выходит из отпуска. Обязательно ли в этом случае издавать приказ об отмене исполнения обязанностей временно отсутствующего работника?
Обязательно ли издавать приказ о перенесении ежегодного отпуска?
Работник подает заявление о выдаче ему документов (копий документов), связанных с работой, на основании ст. 62 ТК РФ. Должен ли работник указывать в заявлении причину, зачем ему понадобились те или иные документы?
Иногда при передаче дел от прежнего кадровика к новому, при кадровому аудите или проверке Гострудинспекции выясняется, что потеряны дополнительные соглашения к трудовому договору. Кадровик обращается к работнику, просит принести его экземпляр соглашения, но и работник ничего найти не может у себя дома. По журналу регистраций же видно, что соглашения были. Как их восстановить?
Приказы по административно-хозяйственным вопросам (административно-хозяйственной деятельности) и другие группы приказов: по основной деятельности, по личному составу
Чем отличаются приказы по административно-хозяйственным вопросам от других видов приказов?
Виды (список, перечень) приказов, которые относятся к приказам по административно-хозяйственным вопросам
Деление приказов по административно-хозяйственным вопросам на подгруппы
Регистрация приказов по АХВ. Коды (индексы) приказов
Работнику было объявлено замечание. Ознакомить работника с приказом о применении дисциплинарного взыскания в день его издания не успели, а на следующий день он по графику ушел в отпуск. Как нам теперь ознакомить работника? Надо ли на приказе делать запись о невозможности ознакомления?
Необходимо ли издавать приказ по предприятию о том, что мы отдыхаем с 11 по 13 июня? У нас обычный график, с понедельника по пятницу.
Уважаемые коллеги! Мы подготовили для Вас тематический выпуск о приказах
Работника призывают на военные сборы. Извещение работодателю (отрывную часть повестки) он принес. Помогите составить приказ о призыве работника на эти сборы.
«У нас магазин. Решили на время пандемии запустить на своем сайте интернет-магазин на товары из нашего стационарного магазина и делать доставку. На доставку переводятся по желанию наши же сотрудники, у которых есть машины.
Как правильно оформить поручение работы именно на машине сотрудника?»
У нас в регионе вводится «масочный» режим. Работодателям нужно, в частности, обеспечить масками и перчатками работников, которые придут без своих. До этого мы издавали приказ о мерах в соответствии с рекомендациями Роспотребнадзора, но в нем не было упоминания о масках и перчатках за счет работодателя и обязанности работников их носить. Как теперь это оформить? Маски и перчатки уже купили
Работникам выдаются сим-карты компании и оплачиваются разговоры по этим номерам, поскольку они много общаются с клиентами. Вносится ли в трудовой договор условие об использовании служебных номеров телефонов корпоративной мобильной связи?
ГИТ при проверке запросила приказ об организации проведения медосмотров. У нас такого приказа нет, но есть локальный нормативный акт о проведении медосмотров. Этот приказ по закону обязателен?
Посмотрите на это заявление работника и угадайте, какого числа он хочет, чтоб его уволили. Ситуация осложнена тем, что заявление было подано именно 14.12.2018. Не раньше. Как быть кадровику в этом случае?
Наверняка опытные кадровики не раз сталкивались с такими заявлениями.
С работником заключен трудовой договор, в котором сразу прописано, что наряду с основной работой работник совмещают работу по второй должности. За совмещение работнику трудовым договором устанавливается доплата в размере 10% от оклада по основной должности. В организации используется унифицированная форма приказа о приеме на работу. Нужно ли в этом случае в строке «надбавка» указывать доплату за совмещаемую должность? И как ее указывать, если форма предполагает указание суммы цифрами, а в трудовом договоре указана выплата в процентах? Разъяснение Роструда из Доклада с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 3 квартал 2017 г.
Приказом Минтруда России от 23.11.2017 N 805н внесены изменения в приложение N 2 к приказу Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 17 декабря 2010 г. N 1122н «Об утверждении типовых норм бесплатной выдачи работникам смывающих и (или) обезвреживающих средств и стандарта безопасности труда «Обеспечение работников смывающими и (или) обезвреживающими средствами»
У нас есть папки (дела) с истекшим сроком хранения (графики отпусков, приказы и др.). Кадровика и секретаря нет. Кто и куда должен нести эти папки сдавать на хранение или что с ними делать?
ГОСТ 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, схемы расположения реквизитов документов.В самом стандарте указано, что его требования являются рекомендуемыми, а не обязательными. Таким образом, ориентироваться на них можно, а досконально соблюдать все прописанные в нем детали не обязательно.
Обязательство хранения трудовых книжек сотрудников лежит на работодателе. Соответственно, если будут выявлены нарушения в хранении документов, ответственность будет нести организация.
Обратите внимание: в данном случае организация не должна будет нести ответственность за утерю документа, так как бумажная трудовая книжка выдается сотруднику на основании официального документа — заявления для оформления пенсии.
Может ли быть наложена ответственность за нарушение сроков возврата книжки?
В трудовом законодательстве нет положений, разрешающих работодателям накладывать ответственность на сотрудника, не вернувшего вовремя бумажную трудовую книжку.
Дисциплинарная ответственность также не может быть наложена на сотрудника, так как в части 2 статьи 21 ТК РФ о трудовых обязанностях сотрудника нет упоминания о необходимости возврата в срок бумажной трудовой книжки.
Условия для выдачи оригинала документа
Должностные лица Минэкономики напомнили: законодательство о труде не обязывает работодателя проверять трудовую книжку на наличие всех необходимых записей, которые должен был внести предыдущий работодатель.
Специалисты также отметили, что согласно п. 4 Постановления № 301 ответственность за организацию ведения учета, хранение и выдачу трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации, представительства иностранного субъекта хозяйствования.
За нарушения установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях иную ответственность.
Учитывая изложенное, если в трудовой книжке работника отсутствует запись об увольнении с предыдущего места работы, а также нет сведений о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, но надлежащим образом оформлена копия приказа об увольнении, работодатель может рекомендовать трудоустраивающемуся лицу обратиться на предыдущее место работы для внесения в трудовую книжку работника записи об увольнении, после чего внести запись о приеме на работу.
Советуем также ознакомиться со статьей «Трудовые книжки работников уничтожены: как восстановить».
Как новому ФЛП быть уверенным в своих решениях? С LIGA360:Предприниматель. Здесь найдешь справочную информацию, разъяснения госорганов, актуальные документы и законодательство. Больше преимуществ по ссылке.
Резюмируя
Вам также может быть интересно:
Как организовать работу с трудовыми книжками
Основные документы, которые обязан вести работодатель, организуя работу с трудовыми книжками, предусмотрены в Правилах:
В случае отсутствия приказов, так же, как и Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, книги по учету чистых бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, отсутствие чистых бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, государственный инспектор обязательно вынесет предписание об устранении нарушения трудового законодательства. Поэтому лучше сразу издать такой приказ, не доводя дело до административного штрафа.
За нарушение данных правил предусмотрена ответственность по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Чтобы помочь кадровикам быть в курсе всех тонкостей кадрового делопроизводства специалисты учебного центра “РУНО” разработали курсы. Программа обучения подойдет начинающим специалистам по кадрам, бухгалтерам и собственникам бизнеса.
По окончании курса Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам каждый слушатель получит дополнительные знания и, соответственно, повысит вероятность своего карьерного роста.
Обучение по направлению «Кадровое делопроизводство» можно также пройти в режиме онлайн.
При приеме трудовой книжки необходимо обратить внимание на бланк трудовой книжки, обратить внимание на оформление титульного листка трудовой книжки, в том числе, вкладыша в трудовую книжку, проверить правильность написания ФИО, даты рождения с паспортными данными. Кроме того, важно проверить все ли записи об увольнении заверены печатью работодателя подробно рассмотреть каждое действие работника отдела кадров.
Нормативные правовые акты, регулирующие вопросы по ведению трудовых книжек:
Кто ведет учет бланков трудовых книжек
Учет трудовых книжек и вкладышей в них ведут работники кадровой службы. Споры вызывает вопрос, кому вести учет чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них, равно как и соответствующую приходно-расходную книгу.
Учет бланков ведут, как правило, кадровики. Позиция работников бухгалтерии следующая: раз отдел кадров занимается учетом самих трудовых книжек работников, то для удобства пусть ведут еще и учет чистых бланков. Однако согласно законодательству учет чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них обязана вести бухгалтерия.
Оформление трудовых книжек представляет собой стандартную процедуру при оформлении на работу сотрудников. Но именно этот документ зачастую вызывает наибольшее количество вопросов и трудностей в работе менеджера по персоналу.
Входит ли в обязанность работодателя оплата бланков трудовой книжки? Принимают ли на работу сотрудника, если записи об увольнении с прошлого места работы в трудовой книжке не имеется? Подлежат ли исправлению ошибки в трудовой, и делается ли это за предшествующего работодателя? В статье Аудит трудовых книжек в 5 простых шагов (cpb-runo.ru) подробно рассматриваются основные аспекты, связанные с оформлением, ведением и аудитом трудовых книжек
В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Многие работодатели вообще не хранят у себя чистые бланки, кадровики просят вновь принятых работников принести бланки при необходимости. Это также является нарушением законодательства.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Курс Специалист по кадрам + 1С ЗУП 8.3. Правовое обеспечение кадрового дела. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта
Курс Работа в программе 1С ЗУП 8.3. Кадровые документы
Курс Руководитель кадровой службы. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта
Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку?
Если сотрудник не вернул бумажную трудовую книжку, потому что она была потеряна, организация должна оформить дубликат. Оформлением нужно заниматься только после получения от сотрудника соответствующего заявления.
Обратите внимание: сроки изготовления дубликата бумажной трудовой книжки — в течение 15 рабочих дней со дня его подачи.
