все о проведение специальной оценки условий труда пошаговый алгоритм 2023 года

Предоставление сведений об экспертном составе в Минтруд в электронном виде через ФГИС СОУТ

Данные о сокращении аккредитации для лабораторий, которые относятся к организациям, осуществляющим СОУТ, запрашиваются у национального органа по аккредитации РФ через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

Декларация соответствия условиям труда

Если после проведения спецоценки в отношении рабочих мест установлены оптимальные (класс 1.0) и (или) допустимые (класс 2.0) условия труда, работодатель обязан подать в ГИТ специальную декларацию по форме из Приказа Минтруда от 17.06.2021 N 406н.

Если в договоре на услуги спецоценки не определено, кем оформляется декларация соответствия условий труда, этим придется заняться штатному специалисту по охране труда — такая обязанность закреплена за ним в п. 3.1.6 Профстандарта, утв. Приказом Минтруда от 22.04.2021 N 274н. Если такого специалиста в компании нет, оформление соответствующих документов возлагается приказом на ответственного по охране труда.

Отправить заполненную декларацию в ГИТ можно одним из способов:

Если ГИТ отказалась принимать бумажную декларацию и отправила ее обратно работодателю по почте, можно устранить недочеты и повторно отправить ее в инспекцию по труду (п. 8 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 17.06.2021 N 406н). Единственной причиной отказа является оформление декларации не по установленной форме.

Через 15 рабочих дней после того, как ГИТ получит сведения от работодателя, они должны появиться в реестре деклараций СОУТ на сайте Роструда.

За достоверность сведений о спецоценке отвечает работодатель, поэтому ему следует убедиться, что информация в реестр деклараций СОУТ внесена корректно. Для этого на сайте Роструда нужно в строке поиска указать ИНН компании — система отобразит загруженные документы и можно проверить их правильность.

Кто обязан проводить спецоценку

Ответ дает Трудовой кодекс:

Работодатель обязан обеспечить проведение специальной оценки условий труда в соответствии с Федеральным законом от 28.12.2013 N 426-ФЗ О специальной оценке условий труда (ст. 214 ТК РФ).

Чтобы организовать весь комплекс мероприятий, предусмотренный Законом N 426-ФЗ, работодателю придется потрать время и деньги: выбрать специализированную организацию из реестра Минтруда, заключить с ней договор, оплатить услуги и т. д. (подробнее об этом расскажем далее).

Учет расходов на спецоценку

В налоговом и бухгалтерском учете расходы на спецоценку признаются в периоде подписания работодателем и исполнителем акта сдачи-приемки оказанных услуг (п. 18 ПБУ 10/99, абз. 3 пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Компания-заказчик проведения СОУТ вправе принять НДС к вычету (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172, п. 2 ст. 169 НК РФ):

Изменение названия предприятия само по себе не является основанием для проведения специальной оценки условий труда. Однако, если при изменении названия предприятия также произошли изменения в структуре, организации труда или рабочих местах, то необходимо провести переоценку условий труда. В этом случае рекомендуется обратиться к специалистам, чтобы определить необходимость и сроки проведения специальной оценки условий труда.

Как часто нужно проводить специальную оценку условий труда?

Специальная оценка условий труда проводится периодически каждые пять лет (согласно статье 8 Федерального закона № 426). Однако, внеплановая специальная оценка может быть проведена при определенных обстоятельствах, таких как:

• Введение новых рабочих мест или изменение организации труда.
• Изменение рабочих процессов, оборудования или технологий.
• Появление новых факторов, которые могут негативно влиять на условия труда.

Какие вопросы возникают при проведении специальной оценки условий труда?

При проведении специальной оценки условий труда возникает ряд вопросов, с которыми сталкиваются как работодатели, так и специалисты по охране труда. Некоторые из типовых вопросов включают:

• Какие документы требуются для проведения СОУТ?
• Какие критерии определяют опасные и вредные условия труда?
• В каких случаях необходимо проводить переоценку условий труда?
• Что делать, если результаты СОУТ показывают наличие опасных и вредных условий труда?
• Какие меры предотвращения и улучшения условий труда следует предпринять?

Какие ошибки часто допускаются при проведении СОУТ?

При проведении специальной оценки условий труда могут допускаться различные ошибки. Некоторые из часто встречающихся ошибок включают:

• Неправильная идентификация опасностей и вредностей.
• Неполное или некорректное заполнение документации.
• Отсутствие или недостаточность мер по улучшению условий труда.
• Нарушение сроков проведения переоценки условий труда.

Какие выгоды и возможности связаны с проведением СОУТ?

Проведение специальной оценки условий труда может быть полезным и выгодным для компании. Основные выгоды и возможности связанные с проведением СОУТ включают:

• Выявление опасных и вредных условий труда и предотвращение возможных несчастных случаев.
• Создание безопасной и здоровой рабочей среды для сотрудников.
• Улучшение репутации компании и привлечение квалифицированных сотрудников.
• Экономия средств на выплате компенсаций и лечебных пособий в случае несчастного случая.
• Соблюдение законодательных требований и предотвращение возможных штрафов и санкций.

Как можно экономить бюджет компании при проведении СОУТ?

Проведение специальной оценки условий труда может потребовать значительных финансовых затрат. Однако, существуют способы экономии бюджета компании при проведении СОУТ:

• Оптимизация процесса проведения СОУТ, включая использование электронных систем и программных средств.
• Комплексное проведение специальной оценки условий труда для нескольких рабочих мест или подразделений одновременно.
• Использование соответствующих стандартов и руководств для оценки условий труда, чтобы избежать необходимости найма внешних экспертов.
• Внедрение мер по предотвращению опасностей и вредностей на ранних стадиях, что может существенно снизить риски несчастных случаев и соответственно расходы на компенсации.

Заключение

Специальная оценка условий труда является неотъемлемой частью работы по охране труда в организации. Надлежащее проведение СОУТ помогает обеспечить безопасные и здоровые условия труда для сотрудников, а также соблюдать требования законодательства. Кроме того, правильная оценка и улучшение условий труда могут принести компании множество выгод и возможностей.

Специальная оценка условий труда: когда она не требуется?

Если рабочие места остались прежние, условия работ у сотрудников не изменились, оборудование или инструмент, который он используют тоже, в этому случае, специальную оценку рабочих мест проводить не нужно. Можно сэкономить очень приличную сумму просто составив приказ о реорганизации предприятия. В приказе нужно указать следующие нюансы:

Нужно ли проводить СОУТ, если изменилось название должности?

Следом вытекает логичный вопрос А если изменилось название должности в штатном расписании, нужно ли проводить спецоценку?. Опять же повторюсь, если сотрудник остался работать на том же самом месте, оборудование, инвентарь или офисная техника не изменились, условия труда остались те же, то без специальной оценки условий труда можно обойтись.

Опять же экономия, причем во многих компаниях она может быть существенной. Так вот в компании, которой я работаю, штатку трясти любили регулярно, пару – тройку раз в год. Ну не переделывать же каждый раз документы. Для этого готовится акт об отсутствии оснований для проведения внеплановой специальной оценки условий труда (желательно на каждую должность отдельный).

В состав комиссии, которая будет подтверждать отсутствие оснований для внеплановой СОУТ, лучше всего включать тех же специалистов, которые привлекались ранее при проведении спецоценки у вас на предприятии. Детально рассказывать, что в акте должно быть не стану, предлагаю вашему вниманию образец, все где все подробно изложено.

Образец Акт об отсутствии оснований для проведения внеплановой специальной оценки условий труда

Подготовленные акты необходимо ввести в действие приказом руководителя предприятия. Если на данных должностях были выявлены вредные и опасные производственные факторы и применялась, компенсация, то обязательно укажите, что на переименованные должности это также распространяется. Согласование с профсоюзом предприятия обязательно.

Образец приказа об отсутствии оснований для проведения внеплановой специальной оценки условий труда

Ошибочное суждение – ориентир только на результаты спецоценки

Редко такие моменты конечно случаются, когда придерживаться нужно не только результатов специальной оценки условий труда, но и других регламентирующих документов. Приведу пару примеров.

Спецоценка на микропредприятиях

С 01.03.2023 для отдельных микропредприятий проведение спецоценки перестало быть финансово обременительной благодаря введению специальных упрощенных правил — работодателям можно проводить оценку без привлечения независимой аккредитованной организации. Кого закон относит к микропредприятиям можно узнать из ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 N 209-ФЗ.

Чтобы воспользоваться упрощенной спецоценкой, придется изучить несколько нормативных документов. Назовем два основных:

Проведение специальной оценки условий труда (СОУТ) состоит из нескольких этапов:

1. Подтверждение права на проведение спецоценки выпиской из реестра экспертов экспертами по СОУТ.

2. Составление плана проведения СОУТ. Необходимо определить список рабочих мест, на которых будет проводиться спецоценка, а также выбрать экспертов, которые будут проводить оценку условий труда.

3. Проведение предварительного анализа условий труда. В этом этапе эксперты анализируют документацию, проводят собеседования с работниками и осматривают рабочие места.

4. Измерение параметров рабочей среды. На данном этапе эксперты с помощью специальных приборов и методик замеряют различные параметры рабочей среды, такие как шум, вибрация, освещенность и т.д.

5. Сравнение полученных данных с нормативами. Измеренные значения сравниваются с установленными нормами безопасности и гигиены труда.

6. Оформление итоговой документации. По результатам проведенной спецоценки составляется доклад, в котором указываются все выявленные нарушения и предлагаются меры по их устранению.

7. Представление документации в орган труда. Работодатель в течение 30 рабочих дней с даты утверждения проверочных листов комиссией должен подать декларацию соответствия в территориальную инспекцию по труду. Декларацию можно подать на бумаге или в электронной форме через сайт Роструда. К декларации прилагаются заверенные копии или оригиналы проверочных листов.

8. Размещение декларации на сайте Роструда. Декларация включается в реестр, который размещен на сайте Роструда.

Невыполнение специальной оценки условий труда или нарушение порядка ее проведения может привести к предупреждению или штрафу для работодателя. Штрафы за нарушения различаются в зависимости от того, являются ли нарушения впервые совершенными или являются повторными.

Для передачи документов в электронном виде, необходимо использовать электронную подпись (ЭП). C 1 сентября 2023 года планируется введение новых правил использования электронных подписей. Поэтому, работодателям важно уточнить срок действия своего электронного сертификата юридического лица и вовремя продлить его. Также рекомендуется изменить рабочие правила предприятия заранее и создать сертификаты физических лиц и машиночитаемые доверенности, чтобы избежать проблем при работе с системой электронного документообращения и сдаче отчетных документов.

Таким образом, проведение специальной оценки условий труда является важной процедурой для работодателей, позволяющей обеспечить безопасные и комфортные условия для работников на рабочих местах.

Подтверждение аттестации с помощью выписки из реестра

С 04.08.2023 года экспертам, занимающимся оценкой, разрешено подтверждать свою аттестацию для допуска к работам с помощью выписки из реестра экспертов, проводящих специальную оценку. Теперь для допуска эксперта к проведению специальной оценки будет достаточно сертификата (выписки из реестра), который автоматически создается в ФГИС СОУТ в соответствии с поправками в ч. 1 ст. 20 Закона номер 426-ф3. Ранее для подтверждения квалификации требовался только сертификат эксперта, и возможность использования выписки не упоминалась в законодательстве.

Какие факторы нужно проверить

На каждом рабочем месте существует свой набор неблагоприятных факторов, которые влияют на работоспособность, здоровье и общее состояние работников. Эти факторы связаны с вредными и опасными условиями труда. Информация о них отражается в картах СОУТ, которые создаются на основе заключений лабораторий организаций, проводящих специальную оценку.

Проведение специальной оценки условий труда

Вы даже можете не заметить, что ваше предприятие уже проверяют и готовят Распоряжение о предстоящей проверке. Инспектору достаточно знать ИНН и ОГРН вашей компании, чтобы проверить наличие действующей СОУТ, поскольку эта информация является общедоступной и находится в базе данных ФГИС.

Инспектор может отправить вам Распоряжение со словами: У вас еще нет спецоценки? Тогда мы идем к вам!.

Что такое специальная оценка условий труда

Для понимания того, что нужно делать и как, необходимо понять, для чего проводится СОУТ. Специальная оценка условий труда (СОУТ) — это обязательная процедура, которая включает анализ состояния условий труда на рабочих местах, выявление потенциальных опасных факторов, подготовку мероприятий по снижению вредного воздействия и определение компенсаций, которые должны выплачиваться работникам за работу в неблагоприятных условиях.

Государство преследует множество целей, борясь за своевременное проведение специальной оценки условий труда.

Ответственность за непроведение СОУТ

Хочу обратить ваше внимание на то, что штрафы за непроведение СОУТ остаются неизменными после появления Федерального закона № 451-ФЗ от 27.12.2019. Ответственность за непроведение СОУТ довольно серьезная, и рано или поздно вас обязательно выявят и накажут штрафом. Даже несколько неподтвержденных отговорок, таких как у нас нет финансирования от государства, не станут оправданием. Позвольте привести вам живой пример. В Управлении городского хозяйства небольшого города произошел несчастный случай, и в результате расследования стало известно о отсутствии специальной оценки условий труда. Руководитель пытался объяснить, что причина в отсутствии финансирования, но инспектор был неумолим и выписал штраф в размере 60 тысяч рублей за нарушение и 5 тысяч рублей за должностное лицо.

Размер предприятия не имеет значения. Столько рабочих мест, столько и проверяем, так требует статья 214 ТК РФ (ФЗ № 426). Коротко о заполнении таблицы.

1. Список рабочих мест.

   • Необходимо составить полный список всех рабочих мест на предприятии.
   • Также нужно учесть работников, занятых на техническом обслуживании, управленческой деятельности, обслуживающих аппарате, фрилансеров и других категорий, которые не попадают под ограничения статьи 214 ТК РФ или федерального закона № 426.

2. Определение опасных и вредных факторов.

   • Руководствуйтесь Перечнем опасных и вредных производственных факторов (Приложение № 3 к ФЗ № 426).
   • Отметьте, какие факторы являются опасными или вредными на каждом рабочем месте.

3. Определение необходимости проведения СОУТ.

   • Рассмотрите основные требования статьи 214 ТК РФ и ФЗ № 426.
   • Если на рабочем месте есть опасные или вредные условия труда, проведение СОУТ обязательно.
   • Если на предприятии есть отделения, вновь введенные в эксплуатацию или отремонтированные, проведение СОУТ также является обязательным.

Шаг 3. Проведение СОУТ.

1. Назначение ответственного.

   • Определите сотрудника, который будет осуществлять проведение СОУТ.
   • Он может быть внутренним сотрудником или сторонним экспертом, имеющим разрешение на проведение СОУТ.

2. Подготовка рабочего места для СОУТ.

   • Произведите необходимую подготовку рабочего места для проведения СОУТ. Уберите все, что мешает осмотру и оценке условий труда.

3. Проведение СОУТ.

   • Проведите осмотр всех рабочих мест, включая анализ опасных и вредных факторов, а также проверку соблюдения норм и требований безопасности.
   • Запишите все обнаруженные нарушения и рекомендации по их устранению.

4. Фиксация результатов.

   • Составьте отчет по результатам СОУТ.
   • Включите в отчет все обнаруженные нарушения и рекомендации по устранению.
   • Подпишите отчет ответственным лицом и датой проведения СОУТ.

Шаг 4. Устранение выявленных нарушений.

1. Разработка плана мероприятий.

   • Определите необходимые меры для устранения обнаруженных нарушений.
   • Разделите их по приоритетам и определите ответственных лиц.

2. Внедрение мероприятий.

   • Организуйте внедрение всех необходимых мероприятий по устранению нарушений.

3. Проверка эффективности.

   • Проверьте эффективность проведенных мероприятий.
   • При необходимости внесите корректировки.

4. Оформление документов.

   • Составьте документы, подтверждающие устранение выявленных нарушений.

Шаг 5. Контроль и поддержание СОУТ на предприятии.

1. Разработка плана контроля.

   • Разработайте план контроля за соблюдением требований СОУТ на предприятии.

2. Проведение контроля.

   • Проводите плановые проверки соблюдения требований СОУТ.

3. Регулярное обновление СОУТ.

   • Периодически обновляйте СОУТ с учетом изменений условий труда и внесенных корректировок.

4. Поддержание и обновление документации.

   • Поддерживайте в актуальном состоянии все документы, связанные с СОУТ.

Следуя данной инструкции, вы сможете провести СОУТ на предприятии грамотно и без нарушений. Это поможет обеспечить безопасные условия труда для ваших сотрудников и избежать штрафов со стороны контролирующих органов.

Источники:

1. ФЗ № 426 от 28.12.2013г.
2. Приложение № 3 к ФЗ № 426.

Расчет аналогичных рабочих мест

При проведении СОУТ (системы обеспечения устойчивости трудовой деятельности) необходимо определить количество рабочих мест на предприятии. Для этого требуется штатное расписание и понимание аналогичных рабочих мест.

Что такое аналогичные рабочие места?

Аналогичные рабочие места — это места, на которых работающие сотрудники выполняют одинаковые задачи и имеют схожие условия труда. Например, если специалист по охране труда и главный специалист по охране труда работают в одном кабинете, используя одинаковые компьютеры, то их рабочие места можно считать аналогичными.

Примеры определения аналогичных рабочих мест

• Недавно я помогал небольшой компании оформить СОУТ. У них было два водителя, один водил Мерседес и возил директора, а второй водил Газель и занимался развозкой товаров по городу. Хоть их должности назывались одинаково, я объяснил, что в данном случае у каждого водителя должна быть своя карта СОУТ, так как у них разные автомобили и должностные обязанности.

• К примеру, если охранники КПП в смену работают 3 человека, и у них совершенно одинаковые задачи, то количество аналогичных рабочих мест будет составлять три. Однако при расчете по формуле, имеем только два аналогичных места.

Как правильно рассчитать аналогичные рабочие места?

Для определения количества аналогичных рабочих мест применяется следующая формула: общее количество умножается на 20%, но по требованию закона должно быть не менее двух.

Например, если у вас есть пять конструкторов и было определено, что места аналогичные, то количество мест будет равно 5 * 20% = 1. Однако, по закону требуется указать минимум два места в перечне рабочих мест.

Составление перечня рабочих мест

По закону отсутствует определенная форма для перечня рабочих мест, поэтому вы вправе составить его на свое усмотрение, но он обязательно должен быть утвержден работодателем. Для понимания того, как примерно должна выглядеть таблица, приведу свой образец.

Образец перечня рабочих мест:

Проведение СОУТ на вакантных местах

Определение аналогичных рабочих мест также применимо при проведении СОУТ на вакантных местах. Так как вакантные должности в будущем могут быть заполнены сотрудниками, у которых будут аналогичные задачи и условия труда, важно учесть это при составлении перечня рабочих мест.

Выводы

Определение аналогичных рабочих мест является важной частью проведения СОУТ на предприятии. Правильный расчет количества аналогичных мест позволит эффективно организовать систему обеспечения устойчивости трудовой деятельности и избежать переплаты. Кроме того, составление перечня рабочих мест должно быть осуществлено в соответствии с требованиями закона и утверждено работодателем.

Важность проведения специальной оценки условий труда

Для обеспечения безопасности и комфортных условий труда работников, проведение специальной оценки условий труда (СОУТ) является необходимой процедурой. Это позволяет определить вредные факторы на рабочих местах, разработать меры по их предотвращению и минимизации, а также подтвердить соответствие компании требованиям закона.

Шаг 1. Анализ и оценка условий труда

Первым шагом в проведении СОУТ является анализ и оценка условий труда на предприятии. Это включает в себя изучение рабочих мест, их оборудования и материалов, а также исследование воздействия факторов на здоровье работников. Для достоверности результатов рекомендуется привлечение специальной организации, имеющей аккредитацию Минтруда России.

Шаг 2. Разработка и внедрение мер по улучшению условий труда

На основе результатов оценки условий труда разрабатываются меры по улучшению ситуации. Это может включать в себя замену или модернизацию оборудования, введение специализированных защитных средств, организацию светового и звукового режима и другие меры. Важно внедрение и контроль за их исполнением.

Шаг 3. Заключение договора на проведение СОУТ

Для проведения СОУТ необходимо выбрать аккредитованную организацию, имеющую разрешение Минтруда. Проверка аккредитации можно произвести на сайте Минтруда России. При выборе организации не стоит ориентироваться только на стоимость услуги, так как качество и надежность проведения оценки имеют большое значение.

Ошибки при проведении СОУТ

При проведении СОУТ важно избегать ошибок, которые могут повлиять на качество и достоверность результатов. Одним из таких ошибок является недостаточный анализ случаев, когда специальная оценка условий труда не требуется, например, для свободных рабочих мест. Также важно выбрать надежную аккредитованную организацию, имеющую опыт и необходимые знания в области оценки условий труда.

Ошибки в проведении СОУТ могут привести к негативным последствиям, таким как недовольство работников, штрафы и санкции со стороны госорганов, а также репутационные убытки для компании.

Заключение

Проведение специальной оценки условий труда является важной процедурой для обеспечения безопасности и комфортных условий работы. Правильный и надежный выбор организации для проведения оценки, а также внедрение и контроль за мерами по улучшению условий труда являются гарантией эффективного выполнения требований закона и обеспечения благоприятного рабочего окружения.

Что делать, если вы обнаружили низкое качество СОУТ?

Если вы обнаружили, что проведенная специальная оценка условий труда (СОУТ) имеет низкое качество, необходимо принять следующие меры:

1. Обратитесь к специалистам. Консультируйтесь с опытными экспертами, которые хорошо разбираются в процедуре проведения СОУТ и могут помочь вам исправить ошибки.
2. Проверьте протоколы и данные. Тщательно изучите протоколы по фактическим замерам и перепроверьте все данные, особенно относящиеся к льготному пенсионному обеспечению. Убедитесь, что все данные указаны правильно и соответствуют действительности.
3. Обратитесь к компетентной организации. Если вы уверены в низком качестве проведенной СОУТ, не стесняйтесь обратиться к другой, более надежной и профессиональной организации. Такая организация сможет провести повторную специальную оценку условий труда и установить правильные параметры рабочих мест.
4. Направьте замечания в письменной форме. Если у вас есть замечания по проведенной СОУТ, оформите их в письменной форме и отправьте исполнителю. Это поможет вам иметь документальное подтверждение в случае возникновения спорных ситуаций.
5. Не бойтесь сотрудничать с лабораторией. Некоторые работодатели не желают приглашать специалистов лаборатории в свои компании, поскольку считают это неудобным и дорогостоящим. Однако, сотрудничество с лабораторией может предотвратить возможные ошибки и проблемы, связанные с проведением СОУТ.
6. Имейте в виду последствия. Низкое качество проведенной СОУТ может иметь серьезные последствия для вашей компании. Например, если класс условий труда указан неправильно, Пенсионный фонд может не включить этот период работы в стаж, дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии.

Обратив внимание на эти меры, вы сможете исправить низкое качество проведенной СОУТ и обеспечить безопасные и здоровые условия труда для ваших сотрудников.

Почему низкое качество СОУТ опасно?

Низкое качество проведенной специальной оценки условий труда (СОУТ) может привести к серьезным проблемам для работодателя. Вот несколько основных причин, почему важно обращать внимание на качество проводимой СОУТ:

1. Некорректные данные. Если данные, полученные в результате СОУТ, указаны неправильно или недостоверно, это может повлиять на дальнейшие решения и меры, принимаемые работодателем. Неправильные данные могут привести к неверным выводам о классе условий труда и, как следствие, к неправильному определению льготного пенсионного обеспечения.

2. Потеря доверия. Если работники обнаружат ошибки или недочеты в проведенной СОУТ, это может сказаться на их доверии к работодателю. Работники ожидают, что компания обеспечит безопасные условия труда, и если они обнаружат, что проведенная СОУТ имеет низкое качество, это может подорвать их доверие и удовлетворенность работой.

3. Нарушение законодательства. Проведение СОУТ является обязательным требованием законодательства во многих странах. Если компания не выполнит требования по проведению СОУТ или проведет его низкого качества, это может привести к нарушению законодательства и штрафным санкциям.

4. Вред для здоровья и безопасности. Главная цель СОУТ — обеспечить безопасные и здоровые условия труда для работников. Если проведенная СОУТ имеет низкое качество, это может привести к неправильной оценке вредных и опасных факторов на рабочих местах, что в свою очередь может негативно сказаться на здоровье и безопасности работников.

В целом, низкое качество проведенной СОУТ может иметь серьезные последствия для компании, включая правовые и финансовые проблемы, потерю доверия со стороны работников и снижение производительности труда. Поэтому важно принимать все необходимые меры для обеспечения высокого качества проведения СОУТ.

Шаг 4. Регистрация работодателя в ФГИС

Регистрация специализированной организацией по проведению спецоценки в реестре ФГИС – это нововведение и было включено в алгоритм проведения СОУТ с 2020 года Федеральным законом N 451-ФЗ от 27.12.2019 г. До начала работ по проведению СОУТ должен быть получен специальный идентификационный номер.

Этот номер получает организация, проводящая специальную оценку условий труда в течение 5 рабочих дней с даты заключения договора, который будет фигурировать в итоговом отчете. В базу Минтруда заносится следующая информация:

• Наименование и ОГРН организации
• ИНН и КПП организации
• Полное наименование организации
• Почтовый адрес организации
• Регистрационный номер в реестре ФГИС

Посмотреть этот номер можно в реестре Минтруда и организация-подрядчик, должна отправить вам его в течение 3-х рабочих дней до начала работ заказным письмом или на электронном носителе, подписанным ЭЦП. Проверьте наличие номера в базе Минтруд, если вы его там не обнаружите, специальная оценка условий труда будет недействительна. Такие проблемы никому не нужны, поэтому перестраховывайтесь и всегда проверяйте.

Шаг 5. Проведение процедуры СОУТ

Для специализированной организации потребуется дополнительная информация:

• Учредительные документы организации и ее лицензия
• Документы, подтверждающие права на помещение и земельный участок
• План помещения с указанием размещения рабочих мест
• Сведения о кадастровой стоимости помещения

После получения всех необходимых документов, специализированная организация может приступить к проведению процедуры СОУТ. В рамках этой процедуры будут проведены обследование рабочих мест, сбор информации и проведение замеров.

Шаг 6. Идентификация потенциально опасных и вредных факторов

Выявление вредных и опасных факторов – это уже обязанность специализированной организации, но для понимания полной картины происходящего организовывая порядок проведения СОУТ, нужно знать и про этот момент.

После сбора информации, исследования рабочих мест и проведения замеров, специализированная организация переходит к определению степени вредности, которые, в свою очередь, делятся на 4 класса.

По окончании проведения СОУТ к каждому из классов будут применены определенные гарантии и компенсации.

Гарантии и компенсации в зависимости от результатов СОУТ

Мда, работодателю, как правило, невыгодно наличие классов условий труда выше 2, это ж сколько дополнительной головной боли появляется, но в любом случае, организовывая проведение специальной оценки условий труда, вы имеете право снизить установленный класс, улучшив условия труда работника, например, купить и выдать в использование более эффективные СИЗ.

Шаг 7. Утверждение отчета по результатам СОУТ

Когда все мероприятия будут закончены, специализированная организация предоставляет вам на рассмотрение и согласование полный пакет документов (ст.15 426-ФЗ). По внесенным ФЗ № 451 изменениям, должны вы это сделать в течение 30 календарных дней со дня направления его вам компанией-оценщиком.

Шаг 8. Декларирование

Далее разбирая типовые вопросы и ответы по специальной оценке условий труда, хочу остановить особое внимание на декларации. Название документа — декларация соответствия условий труда говорит само за себя. Она подтверждает, что на рабочих местах, указанных в декларации, нет воздействия опасных и вредных производственных факторов.

То есть они являются оптимальными или допустимыми, и по этим должностям нет необходимости производить дополнительные компенсационные выплаты и прочее. Мы уже говорили о том, что работодателю это выгодно, но не стоит экономить на работниках, потому что это может выйти боком. Не стоит забывать о жизни и здоровье ваших подчиненных, лучше улучшайте им условия труда, тем самым достигая большей выгоды.

В случае, если вас все полностью устраивает и не обнаружено никаких замечаний и вопросов, то отчет о проведении специальной оценки условий труда следует подписать всеми членами комиссии и утвердить председателем. Уже большая часть дел сделана, но пошаговая инструкция проведения СОУТ вовсе на этот не заканчивается, остается еще много важных моментов, которые нельзя упустить впереди.

Если в установленный срок ваша компания не уложилась и нет уважительной причины (отпуск или больничный одного из членов комиссии), то получите штраф, потому как, нарушив порядок проведения специальной оценки условий труда, вас могут оштрафовать, точно также, как если вы вообще спецоценку не проводили. А оно вам надо? Штрафы выше приводила.

Думаю, нет! После утверждения в 3-х рабочих дней нужно любым способом уведомить специализированную организацию, отправив утвержденный отчет. Как вы представите данный отчет не важно, это может быть нарочно, с помощью электронной почты или любых других доступных способов. Это порядок обязательный и нарушать его нельзя.

Сроки по окончании СОУТ нужно соблюдать строго, а не просто подписать отчет, думая, что ваша работа на этом завершена. Такие четкие и жесткие рамки нужны для того, чтобы проведение СОУТ не затягивалась на несколько месяцев, чтобы все было четко и прозрачно и в любой момент можно было определить, кто затягивает выполнение этих работ.

Например, если вы отправили отчет почтой России, то обязательно заказным письмом, но суть не в этом, продублируйте отчет по электронной почте, потому как сроки уже будут нарушены, и вы подведете специализированную организацию и себя в том числе. Получив ваш утвержденный отчет, компания-оценщик должна разместить его в реестре на сайте Минтруда и в течение 3 рабочих дней направить уведомление вам о регистрации отчета в Минтруде.

С этого момента он считается утвержденным. Обратите внимание, что если отчет не зарегистрирован, то он недействителен. Порядок проведения СОУТ очень усложнился, нужно быть постоянно начеку, помнить о сроках и о возможных штрафах.

Шаг 9 — это последний этап процесса специальной оценки условий труда и подготовки декларации. После того, как декларация была составлена и зарегистрирована в ГИТ, необходимо ознакомить работников с результатами проведенной оценки. Это важный момент, который поможет сформировать осознанное отношение к условиям труда и повысить уровень безопасности и комфорта.

Ознакомление с результатами СОУТ можно провести следующими способами:

1. Собрать встречу с работниками и рассказать им о результатах проведенной оценки. При этом необходимо предоставить информацию о выявленных опасностях и рекомендациях по их устранению. Также стоит обсудить сотрудниками инструкции по безопасности и правила поведения в опасных ситуациях.

2. Распространить письменное уведомление с результатами СОУТ. В нем следует указать все выявленные риски, предложения по их устранению и принятые меры для обеспечения безопасности на рабочем месте.

3. Разместить информацию о результатах СОУТ на информационных стендах или внутреннем портале компании. Такой способ поможет донести информацию до всех работников и обеспечить доступ к ней в любое удобное время.

Чтобы ознакомление с результатами СОУТ было эффективным, необходимо учесть следующие рекомендации:

• Используйте простой и понятный язык при подаче информации. Избегайте использования специальных терминов и технической специфики, чтобы все работники смогли полноценно понять представленные материалы.

• Предоставьте работникам возможность задать вопросы и прояснить непонятные моменты. Организуйте открытую дискуссию или создайте возможность для индивидуальных консультаций.

• Обратите внимание на визуализацию информации. Используйте схемы, графики, таблицы или другие наглядные материалы, которые помогут работникам лучше понять представленные данные.

• Регулярно обновляйте информацию о результатах СОУТ. Следите за изменениями в условиях труда и вносите соответствующие изменения в предоставленные материалы.

Важно помнить, что ознакомление работников с результатами СОУТ является неотъемлемой частью процесса и помогает в достижении основной цели специальной оценки – улучшении условий труда и защите здоровья и безопасности работников.

Что делать после проведения СОУТ?

После проведения Специальной оценки условий труда (СОУТ) необходимо выполнить следующие шаги:

Ознакомление с результатами

Ознакомление с результатами СОУТ является обязательным этапом и должно быть проведено вовремя. Все сотрудники должны подписать подтверждение ознакомления в течение 30 календарных дней. Если сотрудник отсутствует по болезни, командировке или по другим причинам, срок ознакомления продлевается.

Важно помнить, что инспекторы могут потребовать документ, подтверждающий причину отсутствия сотрудника. С учетом того, что работники становятся все более осведомленными о трудовом законодательстве, если у них возникнут вопросы или замечания после ознакомления с результатами СОУТ, они могут составить их в письменном виде. Эти замечания можно направить в компанию-оценщика, работодателю или профсоюзу. Замечания работников должны быть включены в отчет о проведении СОУТ.

Ознакомление нового сотрудника

Если сотрудник уволился и был заменен новым сотрудником, новому работнику также необходимо ознакомиться с результатами СОУТ. Для этого используется специальный лист ознакомления, который должен быть заполнен и подписан.

Привожу образец Листа ознакомления с результатами СОУТ:

Таблица

Внесение информации в трудовой договор

Необходимо проверить наличие информации о СОУТ в трудовом договоре, а также о компенсациях и гарантиях. Если такая информация отсутствует, работодатель может быть привлечен к ответственности. Работник должен иметь право в любой момент открыть документ и проверить, не нарушаются ли его права. Это подтверждено письмом Минтруда № 15-1/ООГ-2516 от 14.07.2016 года.

Если проведена внеплановая СОУТ, изменились классы вредных и опасных факторов или появились новые компенсации и гарантии, работодателю необходимо письменно уведомить сотрудника об этих изменениях и причинах изменений не позднее, чем за 2 месяца (ст.74 Трудового кодекса РФ). Новую карту СОУТ также необходимо предоставить сотруднику для ознакомления и подписи. Если это не сделано, изменения не будут считаться действительными.

Привожу образец Уведомления об изменении условий труда по результатам СОУТ:

Таблица

Хранение результатов СОУТ

Закон не устанавливает конкретное место хранения результатов СОУТ и листов ознакомления. Каждая компания может самостоятельно решить этот вопрос на предприятии. Например, на нашем предприятии отдел охраны труда отвечал за проведение СОУТ и хранил данные документы в архиве. Если предприятие небольшое и отдел охраны труда входит в обязанности кадровой службы, то эти важные документы должны храниться у кадровой службы.

Срок хранения результатов специальной оценки условий труда (СОУТ)

Какие документы регламентируют срок хранения результатов СОУТ?

В соответствии с регулирующими документами, карты СОУТ должны храниться в течение 45 лет. Однако, если на рабочем месте обнаружены вредные или опасные производственные факторы, то срок хранения увеличивается до 75 лет. Этот длительный срок необходим в случае возникновения несчастного случая на предприятии. Результаты СОУТ являются обязательным документом для рассмотрения комиссией.

Шаг 10. Публикация результатов на официальном сайте

Размещение результатов СОУТ на официальном сайте

Еще одной обязанностью является размещение результатов СОУТ на официальном сайте. Однако, если у вас нет своего сайта, это обязательство снимается. В остальных случаях необходимо разместить результаты на собственном интернет-ресурсе в течение 30 календарных дней.

В настоящее время у каждой компании есть хотя бы небольшой сайт, где можно разместить результаты СОУТ. Помимо соблюдения закона, это также добавляет небольшой плюс в карму работодателя. Грамотный соискатель, просматривая ваш сайт, заметит информацию о проведении специальной оценки условий труда и сделает вывод о серьезности компании, ее соблюдении законов и ответственном отношении к работникам. Важно отметить, что при приеме новых сотрудников на данную должность нет необходимости заполнять ручкой, можно использовать лист ознакомления.

Шаг 11. Информирование ФСС

Необходимость сдачи формы 4-ФСС

Форму 4-ФСС должны предоставлять все организации и физические лица, выплачивающие доходы физическим лицам. Отразите информацию о проведенной работе в таблице 5.

Шаг 12. Заключительный этап

Завершение и оформление СОУТ

По окончании специальной оценки условий труда готовится приказ о завершении, где указывается дата начала выплат компенсаций и их размеры. Этот документ не является обязательным по закону, но его подготовка добавляет прозрачности. Для предотвращения проблем в будущем важно уделить внимание завершению СОУТ и началу начисления компенсаций сразу после утверждения отчета. Необходимо учесть, что по истечении срока действия результатов специальной оценки условий труда (5 лет), можно продлить срок действия декларации.

Пример приказа о завершении СОУТ

В приказе о завершении СОУТ стоит отметить не только дату начала выплат компенсаций, но и необходимость внесения информации о льготах в трудовые договоры. Это поможет избежать недоразумений в будущем. Также важно отметить, что начало выплат компенсаций должно произойти сразу после утверждения отчета. Был случай, когда организация утвердила СОУТ 20 июля, но начала начислять компенсации только с 1 августа. В результате этой задержки работа велась в течение 10 дней без начисления компенсаций.

Электронная форма отчета о проведении СОУТ

Нововведение: электронная форма отчета

Новые изменения позволяют составлять отчет о проведении специальной оценки условий труда не только в бумажном формате, как было ранее, но и в электронном. Теперь члены комиссии могут использовать усиленную квалифицированную электронную подпись для подписания отчета.

Получение разрешения на оценку

В настоящее время для получения разрешения на проведение оценки экспертам достаточно предоставить выписку из специального реестра, подтверждающую прохождение аттестации. Новая процедура формирования данного документа в системе учёта позволяет получить его автоматически. Благодаря этому изменению бумажные сертификаты больше не будут выдаваться.

Предоставление выписки из реестра

Для того чтобы получить разрешение на проведение оценки, экспертам необходимо предоставить выписку из специального реестра, которая подтверждает их пройденное аттестацию. Выписка формируется автоматически в системе учёта и может быть легко получена.

Отказ от бумажных сертификатов

Ранее эксперты получали бумажные сертификаты, подтверждающие их право проводить оценку. Однако, в связи с внедрением новой системы учёта, этот процесс изменился. Теперь все выписки из реестра формируются автоматически, что позволяет избежать необходимости выдачи бумажных сертификатов.

Преимущества новой системы

Внедрение автоматического формирования выписок из реестра приводит к ряду преимуществ:

1. Упрощение процесса получения разрешения на проведение оценки. Больше нет необходимости заниматься оформлением и доставкой бумажных сертификатов.
2. Быстрота получения необходимого документа. Вся процедура формирования выписки из реестра происходит автоматически в системе учёта.
3. Минимизация бумажной документации. Переход на электронный формат позволяет сократить использование бумаги и способствует экологической безопасности.
4. Удобство в использовании. Получение выписки из реестра стало гораздо проще и быстрее благодаря автоматическому формированию.

Таким образом, внедрение автоматического формирования выписок из реестра для получения разрешения на проведение оценки приводит к упрощению процесса, ускоряет получение необходимого документа и способствует сокращению использования бумажной документации. Это повышает удобство работы экспертов и является положительным шагом в развитии системы оценки.