запись в трудовой об увольнении

Заполнением трудовой книжки гражданина занимается работодатель – это его зона ответственности. Трудовую книжку ведет специалист кадрового обеспечения, внося в нее данные о том, где и кем работает сотрудник, почему он был уволен, за что награжден и т.п.

В статье мы расскажем, какие правила заполнения трудовой книжки есть в 2023 году, чем отличается электронная трудовая книжка от бумажной, а также дадим подробную инструкцию, как заполнить трудовую книжку правильно.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируется стаж работы и вся история трудовой деятельности гражданина, начиная от первого трудоустройства до увольнения с места последней работы. Некоторые юристы считают трудовые книжки пережитком прошлого, ссылаясь на то, что от этих документов уже давно отказался почти весь мир, за исключением России и стран СНГ. По их мнению, трудовая книжка – это еще один элемент бюрократии, не имеющий нужных и особо значимых функций. К примеру, рассчитывая размер пенсии, специалисты берут во внимание не трудовую книжку, а период, за который работодатели делали отчисления в Социальный фонд России (СФР).

Однако делать выводы о бесполезности трудовой книжки опрометчиво. Сейчас трудовая книжка – это своего рода гарант безопасности. В спорных моментах, например, в случае отсутствия пенсионных отчислений со стороны неблагонадежного работодателя, именно трудовая книжка будет являться подтверждением факта трудовой деятельности гражданина. Для работодателя трудовая книжка – тоже немаловажный документ при приеме сотрудника на работу: по нему можно удостовериться в опыте соискателя, а не только доверять тому, что указано в резюме.

Переход на электронные трудовые книжки

Новые правила оформления трудовых книжек стали действовать с 01.01.2020. По ним работодатель обязан ввести для всего персонала ЭТК – электронные трудовые книжки. ЭТК – это по сути оцифрованные данные о трудовом стаже, наградах (если они есть) сотрудника, которые работодатель должен оформлять в электронном виде и отправлять на хранение на электронные ресурсы Социального фонда России. В законодательстве термин «электронная трудовая книжка» не определен, но для удобства понимания эту формулировку стали использовать повсеместно.

Переход на ЭТК уже трудоустроенных граждан осуществляется работодателем исключительно по их выбору и желанию. Бывает, что работники не хотят отказываться от трудовой в привычном для них бумажном формате, и они вправе принять это решение. Для них работодатель должен будет вести записи параллельно и в бумажной, и в электронной трудовой.

Как же перейти на электронную трудовую книжку, если сотрудник намерен отказаться от бумажного формата? Осуществить переход на ЭТК работодатель вправе только после получения официального заявления от гражданина. При этом нужно понимать, что возврат к бумажному варианту трудовой будет невозможен. Не позже 3-х дней от даты подачи заявления на открытие ЭТК работодатель обязан выдать работнику бумажный оригинал трудовой книжки. В случае перехода на ЭТК вся информация о трудовом пути гражданина будет собираться в базе данных СФР.

Также важно отметить, что гражданам, которые впервые трудоустраивались с 1 января 2021 года, выбирать формат – электронная трудовая книжка или бумажная – не приходится. Для них априори будет открыта ЭТК, книжки в бумажном исполнении уже не будет.

В какой программе ведется ЭТК

Предположим, что у гражданина есть электронная трудовая книжка – где же работодатель должен ее вести? Для этого существуют как бесплатные программы, так и платные сервисы, позволяющие работать с СФР. Что именно выбрать, каждый работодатель решает сам с учетом своих потребностей и возможностей организации.

Переход на бумажные трудовые книжки нового образца

Трудовая в бумажном виде, но по новой форме утверждена Минтрудом РФ (приказ 19.05.2021 № 320н). Изменения начали действовать с начала сентября 2021 года.

Одно из главных изменений – увеличение количества разворотов с 10 до 14 в разделе «Сведения о работе», а также уменьшение числа разворотов с 10 до 7 шт. в разделе «Сведения о награждениях». Кроме этого, в 3-й графе, где указываются сведения о приеме на работу, появилась возможность вписывать часть статьи закона, служащего основанием для увольнения.

Каким же образом стать обладателем трудовой книжки нового образца? Это стало возможно с января 2023 года, но только в случае утери и порчи имеющегося документа. Новую книжку обязан выдать работодатель. Если же с вашей трудовой образца 2003 года все в порядке, менять ее нет необходимости, она является действующей. А для кандидатов, которые заключают трудовой договор в 2023 году впервые, в обязанности работодателя входит открытие ЭТК, подробнее об этом далее.

Как завести трудовую книжку при приеме на работу

Если сотрудник устраивается на работу впервые, то вопросом «Как завести трудовую книжку?» должен озадачиться работодатель. Закон определяет обязанность работодателя завести трудовую книжку на своего сотрудника при его первом трудоустройстве.

Как же в 2023 году оформить трудовую книжку гражданину, который никогда раньше не работал? Работодатель должен сформировать в электронном виде информацию о гражданине по форме ЕФС-1. Утвержденный образец этой формы можно найти в постановлении Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

Далее работодатель должен направить все, что заполнил, в СФР. Отправить информацию нужно не позже рабочего дня, который следует за днем, когда издан приказ о приеме на работу. С этого момента можно считать, что вопрос «Как получить электронную трудовую книжку?» решен.

Правила заполнения трудовой книжки

В Трудовом кодексе РФ, а именно, в ст. 66 указан процесс заполнения бумажных трудовых книжек. Еще один документ – приказ Министерства труда от 19 мая 2021 года № 320н подробно раскрывает все особенности внесения в нее данных, порядок ведения трудовых книжек, а также порядок исправления ошибочных записей, если такие есть. Также данный приказ, как мы писали ранее, утверждает новый бланк бумажной трудовой книжки.

Основные общие правила заполнения трудовых книжек в 2023 году

1. Как именно делать запись в трудовой книжке, кадровик выбирает по собственному усмотрению. Есть несколько способов, которые можно сочетать между собой (если речь идет о бумажной трудовой):

2. Моменты, связанные с приемом на работу, увольнением, переводом на другую должность, должны быть заверены подписью либо работодателя, либо того человека, кто в организации несет ответственность за трудовые книжки сотрудников.

3. Нельзя допускать сокращения слов, например, слово «приказ» сокращать до букв «пр.» и т.п. Аббревиатуры использовать можно.

4. Датировка должна соответствовать установленному порядку, а именно: написание дат исключительно арабскими цифрами: 06.08.2013. Титульный лист трудовой книжки дает возможность совмещения цифрового и словесного написания, то есть дата и год указываются цифрами, а название месяца – буквами: 24 марта 1977.

5. Отдельная нумерация каждого из разделов.

6. Не забывать вписывать все данные о полученных награда и заслугах в трудовой деятельности.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой документ, состоящий из трех разделов:

В чем особенности заполнения каждого раздела, рассмотрим далее.

Заполнение титульного листа

Сделать запись в трудовой книжке на титульном листе нужно с особым вниманием, ведь ошибки сразу сделают бланк непригодным к использованию, и придется его менять.

Титульный лист трудовой книжки должен содержать следующие сведения:

Титульную страницу трудовой книжки заполняет ответственный специалист работодателя, основываясь на данных из представленных гражданином документов, среди которых: документ, подтверждающий личность, СНИЛС, диплом, свидетельство о браке (при необходимости).

Раздел «Сведения о работе»

Когда гражданин подписывает заявление о приеме на работу, и работодатель берет его в штат, данные об этом должны быть занесены в соответствующий раздел трудовой книжки, а именно в раздел «Сведения о работе». Также в него вносится информация о любых кадровых перестановках – переводе на другую должность и увольнении.

Раздел «Сведения о работе» содержит четыре графы:

Отметим, что все записи в этот раздел трудовой книжки должны быть вписаны в течение пяти рабочих дней с той даты, когда был издан приказ о приеме на работу/увольнении/переводе и т.д.

Что писать в трудовой при работе по совместительству

В раздел трудовой книжки «Сведения о работе» также должна быть внесена информация о работе по совместительству.

Эти данные вносит специалист отдела кадров по основному месту работы, опираясь на документы при приеме на работу, полученные от гражданина, а именно на:

В случае верного заполнения всех вышеуказанных документов, специалист кадровой службы обязан внести информацию о работе по совместительству в трудовую книжку работника.

Запись по совместительству в трудовой книжке – образец

Как заполнять трудовую при увольнении

Запись об увольнении сотрудника при заполнении трудовой книжки фиксируется все в том же разделе «Сведения о работе». Вся информация вписывается по аналогии с ситуацией, когда человека принимают на работу. Запись в трудовой книжке об увольнении, касающаяся основания, по которому был уволен гражданин, должна быть сделана в третьей графе, а в четвертой графе необходимо вписать данные о приказе. Нужно заверить эти записи печатью, если она есть, а также подписью либо специалиста по кадрам, который заполняет трудовые, либо руководителя компании, если как такового кадровика нет в штате.

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении

Раздел «Сведения о награждении»

Трудовая книжка содержит раздел «Сведения о награждении». Его также обязательно нужно заполнять, если гражданин за время работы получает знаки отличия и награды. Заполнение данного раздела ведется по аналогии с разделом «Сведения о работе», только в графах 3 и 4 указывается, какой именно вид награждения и вписывается наименование приказа о нем соответственно.

Как исправить ошибку в трудовой

Нередко случается нестыковка данных в бумажной версии трудовой книжки и в электронной. Если такой факт имеет место, не исключено, что работодатель просто забыл направить сведения о своем сотруднике в СФР. Более детально информацию по этому вопросу можно уточнить непосредственно у самого работодателя. Отметим, что срок передачи данных в СФР, если сотрудник увольняется – не позже следующего рабочего дня, а если переводится с должности на должность – до 25 числа следующего месяца.

Изменить информацию в ЭТК может только сам владелец трудовой, обратившись в отделение Социального фонда России, либо отправить заявление и подтверждающие бумаги с предыдущих мест работы через Госуслуги.

Важно, что различия в бумажной трудовой книжке и в ЭТК могут быть не просто случайной ошибкой, а попыткой кандидата намеренно скрыть те или иные сведения о себе. Поэтому проверка соискателей перед приемом на работу – это не только грамотный шаг, но и полезная опция.

Быстрый и удобный способ проверить приглянувшегося вам специалиста это – сервис от SpectrumData. Детальный отчет о соискателе и уже работающих в штате кадрах можно оперативно заказать через сервис.

Вся информация о кандидате выгружается в четком соответствии с законодательными нормами о персональных данных. Выгрузка сведений доступна из 70 баз данных, как коммерческих, так и государственных.

Удобно, что информация делится на тематические блоки, а именно:

Используйте SpectrumData как дополнительную возможность проверки персонала и удобный инструмент для работы в плане получения быстрого и емкого информационного отчета о человеке, которого вы планируете взять к себе на работу или который уже работает у вас. Сервис будет полезен и руководителям компаний, и специалистам кадровой службы, и специалистам, отвечающим за безопасность. Можно подобрать комфортный именно для вашей компании пакет – базовый, расширенный или максимальный, а также определить нужное количество проверок – 50, 100 или 300 на год.

Репутация компании во многом зависит от благонадежности сотрудников, которые в ней работают. Сервис SpectrumData поможет сделать разноплановую оценку кадров и максимально снизить финансовые риски организации на этапе подбора персонала и отсеять недобросовестных кандидатов.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Как получить трудовую книжку и сведения из нее в электронном виде?

Есть несколько простых и доступных способов найти сведения из электронной трудовой книжки:

Рассмотрим более подробно, как сведения из электронной трудовой книжки можно самостоятельно выгрузить, зайдя в свою учетку на Госуслугах. Для этого нужно:

1. В разделе «Справки, Выписки» выбрать пункт «Выписка из электронной трудовой книжки».

2. Откроется окно. В нем будет общая информация про ЭТК, а также предложение о получении выписки. Необходимо кликнуть по нему.

3. После на экране появится еще одно информационное окно, в котором вы найдете подтверждение, что запрос на получение выписки отправлен. Выписка из ЭТК моментально доступна в личном кабинете (ЛК).

4.  Зайти в ЛК и открыть соответствующее уведомление. Выписка приходит в формате PDF.

Бывает, что нужна бумажная выписка из ЭТК с подписью. Если есть необходимость в получении документа такого плана, то нужно обращаться в отделение СФР, в офис Многофункционального центра или к работодателю. Если гражданин в данный момент не работает, выписку можно запросить на последнем месте работы.

Дубликат трудовой книжки

Если трудовая книжка потеряна или испорчена, нужно оформить ее дубликат.

Работник обращается за дубликатом трудовой книжки к работодателю по последнему месту работы. Если порча или утеря документа произошла по вине самого гражданина, нужно написать официальное заявление. В дополнение приложить документы, которые подтвердят: где и кем был ранее трудоустроен гражданин. Срок рассмотрения пакета документов – 15 дней.

Когда сотрудник получит от работодателя новый документ о своем трудовом пути, на титульнике сверху будет сделана подпись: «Дубликат». Информация с мест работы, где ранее был трудоустроен гражданин, будет вписана согласно сведениям, подтвержденным бумагами.

В тех случаях, когда работодатель с малой долей ответственности относится к сохранности документов, в том числе и трудовых книжек, и по его вине происходит их утеря либо порча, восстанавливать данные – сугубо его обязанность.

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 21 октября 2016 г.

Запись в трудовой об увольнении

Трудовая книжка (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) – основной документ работника о его трудовой деятельности и трудовом стаже (п. 2 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила)). Следовательно, данный документ нужно оформлять должным образом. Это касается и записи в трудовой об увольнении.

Записи в трудовой книжке при увольнении

Существует определенный порядок заполнения трудовой книжки при увольнении работника (Раздел 5 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69):

Увольнение по собственному желанию

Чаще всего работодатель расстается с работником по причине того, что последний сам изъявил желание уволиться. Поэтому давайте рассмотрим заполнение трудовой книжки именно на примере этой ситуации.

Запись увольнения в трудовой книжке

При увольнении работника по собственному желанию в трудовой книжке делаются следующие записи:

Подпись работника в трудовой книжке при увольнении

При увольнении работник должен заверить своей подписью записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя (п. 35 Правил).

Помимо работника, в трудовой книжке должен расписаться руководитель организации (ИП) или же работник, ответственный за ведение трудовых книжек.

Печать в трудовой книжке при увольнении

С апреля 2015 года организации обязательно должны использовать круглую печать только в случаях, установленных федеральными законами (Федеральный закон от 06.04.2015 ). Во всех же остальных ситуациях печать используется только при ее наличии (то есть организация сама решает, нужна ли ей круглая печать или нет).

Требование о проставлении печати в трудовой книжке при увольнении содержится не в федеральном законе, а лишь в подзаконном акте (п. 35 Правил), следовательно, данное требование не является обязательным. Однако важно отметить, что в свое время Роструд, посчитал проставление печати в трудовой книжке, в том числе и при увольнении, обязательным, мотивируя свою позицию тем, что подзаконный акт принят во исполнение требований именно федерального закона — Трудового кодекса (Письмо Роструда от 15.05.2015 ).

Статья будет полезна сотрудникам кадровых служб и руководителям.

Ведение и хранение трудовых книжек сотрудников — это обязанность работодателей. Как правильно заполнять сведения о приеме на работу или увольнении, если в трудовой книжке осталось мало свободных строк? — рассмотрим в выпуске.

Можно ли продолжить заполнение строк в разделе «Сведения о награждениях»?

После раздела «Сведения о работе» следует раздел «Сведения о награждениях». Если работодателю не хватило места для заполнения сведений о приеме на работу, постоянных переводах на другую работу или увольнениях, он не может продолжить заполнение в строках раздела «Сведения о награждениях». Для завершения записи необходимо воспользоваться вкладышем в трудовую книжку.

Как вносить информацию во вкладыш?

Если при заполнении раздела «Сведения о работе» остается мало свободных строк, то работодатель должен начать запись в трудовой книжке, а затем продолжить ее вкладыше. Причем нумерация записей раздела на вкладыше должна быть продолжением нумерации в трудовой книжке. Отличий в ведении трудовой книжки и вкладыша нет.

В этом случае на титульном листе трудовой книжки:

Обратите внимание: вкладыш может быть использован только в совокупности с трудовой книжкой. Без нее он считается недействительным.

При внесении записей во вкладыш к трудовой книжке работодатель должен заверить их своей подписью и печатью.

Обратите внимание: при заверении можно использовать подпись и печать работодателя или сотрудников кадровой службы.

Резюмируя

Вам также может быть интересно:

Трудовая книжка с «детективным» сюжетом

Пожалуйста, новая порция вопросов от наших читателей.

Что делать, если на титульном листе трудовой книжки зачеркнута запись об образовании?

Работник принес трудовую книжку, в которой в графе «образование» на титульном листе зачеркнута надпись «среднее» и сверху написано «высшее». Никаких пояснений, когда и на основании какого документа сделано исправление, в трудовой книжке не дано (работник получил высшее образование в 2000 году). Надо ли вносить какие-то исправления или оставить все как есть?

Для начала отметим, что с 01.09.2021 нужно руководствоваться новым порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Изменений в способе исправления (дополнения) записей на титульном листе, по сравнению с ранее действовавшей Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 692, Порядок не предусматривает.

Далее в ответе будем ссылаться сразу на два документа. По общему правилу, изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (п. 7 Порядка, п. 2.3 Инструкции).

Также Инструкция и Порядок регламентируют порядок изменения (дополнения) на титульном листе трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности.

В этом случае вносятся дополнительные записи (если они уже имеются) или заполняются соответствующие строки без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка, п. 2.4 Инструкции). В законе нет указаний на то, что при внесении дополнительных сведений об образовании нужно делать на внутренней странице трудовой книжки ссылку на документ, на основании которого внесены дополнения.

Таким образом, сведения о получении высшего образования должны быть зафиксированы рядом с записью «среднее» на той же строчке в графе «образование».

Однако бывший работодатель уже исправил запись путем зачеркивания. Такой способ не является основанием для замены трудовой книжки (см., например, определение Костромского областного суда от 23.11.2016 по делу № 33-2632/2016).

В Госдуму внесли законопроект № 333871-8 «о нулевом рабочем месте». Он предусматривает возможность внести в трудовую книжку запись о пройденной стажировке или студенческой практике. Прежде всего, законопроект разграничивает понятия практической подготовки, стажировки и обязательной стажировки. Практической подготовкой предлагают считать выполнение студентом определенных работ по профилю образовательной программы, которую он осваивает. А стажировкой авторы поправок называют работу, направленную на закрепление теоретических знаний, приобретение практических навыков и умений. Обязательная стажировка – то же самое, но в случаях, когда обязанность пройти такую стажировку предусмотрена различными законами. Практики и стажировки, по задумке авторов инициативы, будут оформляться в виде срочного трудового договора, а информацию о них внесут в трудовую книжку. Таким образом, прошедшие практику или стажировку смогут подтвердить свой опыт будущему работодателю.

Несмотря на отсутствие законного требования дополнять исправление записью о документе-основании, мы рекомендуем внести соответствующие сведения. Если действующий работодатель располагает документами об образовании сотрудника, он может внести эту информацию.

Сотрудника уволили по «статье». Как исправить запись в трудовой книжке на «уволен по собственному желанию»?

Сотрудник был уволен «по статье» за прогул с предыдущего места работы. Новый руководитель на предыдущем месте работы готов исправить запись об увольнении в трудовой книжке на «уволен по собственному желанию». Как правильно сделать такое исправление?

В такой ситуации недостаточно лишь исправить запись в трудовой книжке, надо исправить и приказ (документ), на основании которого работник был уволен (не забудьте также внести изменения в личную карточку работника, если ведете).

Если меняется причина увольнения (например, как в рассматриваемом случае – по договоренности с прежним работодателем), то организация отменяет старый приказ и издает другой – об увольнении по собственному желанию.

И уже на основании такого документа можно вносить исправления в трудовую книжку. В некоторых случаях помимо нового приказа бывший работодатель и работник могут составить письменное соглашение об изменении формулировки увольнения (но делать это не обязательно).

Исправление может внести как прежний работодатель, так и работодатель по новому месту работы.

В последнем случае необходимо принести от прежнего работодателя либо копию приказа, либо выписку из него, либо соответствующую справку, либо другой официальный документ, на основании которого текущий работодатель и внесет исправления.

В некоторых случаях работодатели просто меняют текст приказа об увольнении, прописывая новое основание увольнения, оставив номер и дату первоначального приказа, ознакомив уволенного сотрудника с обновленным приказом.

Нужно ли работнику с бумажной трудовой выдавать СТД-Р или выписку из ЕФС-1? Как указал Минтруд в письме № 14-6/ООГ-2661 от 10.04.2023, форма ЕФС-1 является входящим документом индивидуального (персонифицированного) учета, необходимым для передачи ее в СФР. Таким образом, при увольнении работнику, перешедшему на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, данные сведения выдаются в виде выписки по форме СТД-Р. Работнику, продолжившему ведение бумажной трудовой книжки, при увольнении выдается трудовая книжка, а также по его запросу может быть представлена выписка по форме СТД-Р. Выписка из ЕФС-1 при увольнении не требуется.

Но этот вариант грозит определенными рисками. Дело в том, что у работника может остаться копия прежнего варианта приказа. Маловероятно, что он с ним куда-то пойдет жаловаться, ведь прежний работодатель пошел ему навстречу, поменяв причину увольнения.

Но на практике в дальнейшем взаимоотношения между работником и бывшим работодателем могут претерпеть изменения, поэтому лучше подстраховаться.

Внесение исправлений в трудовую книжку в данном случае стандартно. Если их делает прежний работодатель (и уже есть записи других компаний-работодателей), то прежний:

Ни Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69), ни Правила ведения трудовых книжек не содержат разъяснений по порядку заверения исправленной записи.

В данном случае подпись и печать организации будут свидетельствовать о том, что именно прежний работодатель внес исправления, поэтому рекомендуем вам их проставлять.

Равно как и знакомить с внесенными записями работника под подпись. Второй – о том, нужно ли, если запись вносит прежний работодатель (а новый уже успел внести запись о приеме на работу), указывать его наименование.

Здесь так же нет однозначного ответа. Одни специалисты советуют не указывать наименования компании, как в Примере 1а, заверив лишь подписью и печатью прежнего работодателя. Другие говорят, что лучше это сделать.

На наш взгляд, более точным будет первый вариант (без указания наменования организации). Но чтобы избежать ненужных вопросов относительно формулировок, лучше, чтобы исправление внес текущий работодатель (на основании подтверждающего документа).

Тогда спорных моментов (о необходимости писать наименование организации – прежнего работодателя и заверять записи подписями, оттиском печати) не будет. Если исправления вносит новый работодатель (не доверяя передачу трудовой книжки сотруднику на этот случай), то, как было сказано выше, работник должен принести документ-подтверждение от прежнего работодателя.

При увольнении работника в трудовой книжке номер приказа об увольнении ошибочно отразили в графе 4 предыдущей записи (о приеме работника). Как исправить такую ошибку, разъяснил Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф». Согласно п. 12 Приложения № 2 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается. Поэтому в указанной ситуации нужно сначала признать обе записи недействительными и по порядку внести корректные записи, т.е. сначала корректную запись о приеме на работу, а затем корректную запись об увольнении.

Заверять исправление тогда не нужно. Последовательность действий будет следующая:

Также напоминаем, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении, признанной недействительной, работник может попросить выдать ему дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признаной недействительной.

Работник уволился, и эта трудовая книжка уже в другой организации. Что нужно сделать?

Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже сотрудника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Работодатель обязан вести и хранить трудовые книжки своих работников в соответствии с установленными законом правилами и инструкциями (ч. 2 ст. 66 ТК РФ).

Так, все записи должны иметь порядковый номер и дату их внесения.

Если работодателю нужно изменить конкретную запись в разделе «Сведения о работе», после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна».

По общему правилу, при выявлении неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо новым работодателем на основании официального документа бывшего работодателя, который допустил ошибку (п. 27 Правил ведения трудовых книжек).

То есть сотрудник должен обратиться к предыдущему работодателю с просьбой внести исправления. Если «бывший» реорганизован, исправление производится его правопреемником, а в случае ликвидации – уже работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил ведения трудовых книжек).

Из вопроса следует, что:

Проблема только в том, что отсутствуют порядковый номер и дата внесения, что может в дальнейшем повлечь неприятности для работника, например, при оформлении пенсии.

Законодательно не регламентирован порядок исправления / дополнения номеров и дат записей в трудовой книжке, поэтому следует руководствоваться общим порядком исправления недостатков в документе. Сотрудник может обратиться на предыдущее место работы для внесения такого исправления.

Как внести нужную запись, если на титуле трудовой книжки нет свободного места? Если в каком-то из разделов трудовой книжки не осталось чистых строк для внесения записей о трудовой биографии, оформляется вкладыш, который является неотъемлемой частью трудовой книжки. Количество вкладышей не ограничено. Но как быть если свободного места не осталось на титульном листе трудовой, а запись нужно внести. Титульный лист может быть заполнен сведения «в избытке», если работнику выдали несколько вкладышей и сведения о каждом «проштамповали» на титуле; если работник получил несколько образований, освоил несколько новых специальностей и профессий. Для этих сведений на титульном листе отведено не так много места.

Если это невозможно, процедуру может провести новый работодатель на основании подтверждающего документа (копия или выписка из приказа, решение суда о восстановлении сотрудника на работе, справка и др.).

Внося исправление в ошибочную запись, кадровик осуществляет следующие действия:

После чего уже заносятся сведения о приеме на работу. Если спорная запись последняя в трудовой книжке (например, вносились изменения в запись об увольнении), сотруднику проще обратиться на прежнее место работы, где кадровик просто дозаполнит порядковый номер и дату записи.

На практике возникает вопрос: нужно ли заверять исправленную запись об увольнении подписью ответственного за ведение трудовых книжек лица, печатью (при ее наличии) и подписью владельца трудовой книжки?

С одной стороны, есть требования п. 35 Правил ведения трудовых книжек, где сказано, что при увольнении работника все записи следует заверить. С другой стороны, раздел III Правил ведения трудовых книжек не требует заверять исправленную запись.

И хотя вносится исправление в запись об увольнении, фактического увольнения уже не происходит.

На наш взгляд, заверить запись нужно, если:

Если же исправление делает текущая организация-работодатель, то заверять эту запись не следует.

Однако напоминаем, в этом случае такое исправление можно сделать только на основании подтверждающих документов, которые представит прежний работодатель (п. 27 Правил ведения трудовых книжек).

Эти рекомендации справедливы и для записей не об увольнении. Также напомним, что по письменному заявлению работника ему может быть выдан дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

Зачастую такой вариант оказывается самым безболезненным для сотрудника, т.к. позволяет избежать неразберихи в записях.

В записи трудовой книжки не понятно, какой год указан. Что делать?

При трудоустройстве в компанию у новой сотрудницы в трудовой книжке было обнаружено, что одна из прошлых записей сделана с ошибкой. А именно: не понятно, какой именно год указан (есть исправление цифры 5 на 6), хотя по логике и последовательности дат все понятно. Что делать в данном случае? Должно ли это волновать нового работодателя? Может ли при этом помочь трудовой договор или какие-то другие документы с прошлым работодателем? Как можно исправить ошибку и надо ли? Что делать, если компании, которая заполнила трудовую книжку с помаркой, больше не существует?

Помарки и исправления в трудовой книжке не допускаются. Поэтому указанную запись можно считать ошибочной.

Исправления и подчистки являются одной из основных проблем при оформлении пенсии, когда сотрудник приносит трудовую книжку в Соцфонд РФ.

А ведь при возникновении каких-либо сомнений, в том числе по надлежащему оформлению трудовых книжек и вкладышей в них, территориальный орган ПФР вправе требовать от граждан документы о стаже, необходимые для назначения пенсии.

Все эти несоответствия (или как в рассматриваемом случае – помарки) требуется подтверждать дополнительными документами. Поэтому вы правильно сделали, что обратили внимание работника на эту помарку.

Если работнику выдали несколько вкладышей и на титульном листе трудовой книжки не осталось чистого места для новой записи, ее можно перенести на титульный лист первого выданного вкладыша. По правилам выдачи вкладышей сначала нужно заполнить титульный лист вкладыша, затем внести запись и вшить вкладыш в конце трудовой книжки. После этого на титульном листе самой трудовой книжки, то есть, там, где указана серия, номер и ФИО работника нужно проставить штамп «Выдан вкладыш» и вписать серию и номер вкладыша.

Необходимо помнить, что, в отличие от внесения исправлений в титульный лист, зачеркивание неточных и неправильных записей в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе и о награждениях, не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных.

В рассматриваемом случае ошибка обнаружена после устройства на работу к новому работодателю. Поскольку к старому обратиться возможности нет (он прекратил деятельность), необходимо помочь работнику исправить ошибку, допущенную другой организацией (п. 27 Правил). Для этого работник должен представить в отдел кадров новой организации заявление в свободной форме.

В заявлении следует написать, что прежний работодатель ликвидирован и сотрудник просит текущего работодателя внести исправления в трудовую книжку.

К заявлению желательно приложить подтверждающие документы, доказывающие ошибочность внесенных записей. Это могут быть приказы, распоряжения (их копии), справки, трудовой договор и пр. Кадровому отделу следует сделать копию с представленных работником документов и вернуть ему подлинники.

Если таких документов нет, то работодателю необходимо направить в Соцфонд РФ запрос с приложением копии трудовой книжки работника. Ответ снимет все вопросы (в том числе и в дальнейшем).

Отметим еще один важный момент. Для Соцфонда главным аргументом в настоящее время является не столько наличие правильной записи в трудовой книжке, сколько перечисление соответствующих взносов.

Так, для исчисления пенсии трудовая книжка подтверждает трудовой стаж работника только до 1 января 2002 г., т.е. даты регистрации гражданина в системе обязательного пенсионного страхования. Какие документы подтвердят стаж работника до его регистрации в качестве застрахованного лица?

Согласно п. 11 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015, в случае неправильных или неточных сведений либо при отсутствии записей об отдельных периодах работы в трудовой книжке сделать это можно следующими документами:

При внесении исправления в трудовую книжку не забудьте, что исправленные записи подписями и печатями не заверяются. Подписью официального лица и печатью организации в трудовой книжке работника заверяются все записи, выполненные в данной организации. Ставятся они ниже записи об увольнении работника.

О внесении исправлений в приказ и запись в трудовой книжке директора казенного учреждения

Создано казенное учреждение – ​«КУ». Учредителем является «Администрация». В приказе о приеме директора «КУ» указано наименование работодателя – ​«Администрация» и далее – ​«принят на должность директора». В трудовой книжке указано наименование организации – ​«КУ» и далее – ​«принят на должность директора». Считаю, что в трудовой книжке неправильно указано наименование организации (должно быть «Администрация»), в приказе и в трудовой неправильно указана формулировка «принят» (должно быть «назначен»). Нужно ли и как исправлять приказ и записи в трудовой книжке? Приказ уже зарегистрирован в налоговой инспекции вместе с учредительными документами о «КУ».

Казенное учреждение – это государственное или муниципальное учреждение, которое за счет средств соответствующего бюджета осуществляет оказание услуг, выполнение работ, исполнение функций в целях обеспечения реализации полномочий органов госвласти или органов местного самоуправления (абз. 39 ст. 6 Бюджетного кодекса РФ).

Если на титульном листе нет свободного место для новой записи о выдаче второго (третьего) вкладыша, эту запись можно сделать на титульном листе первого вкладыша, советует Роструд. В пункте 8 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н) установлено, что изменить или дополнить записи о полученных новых образованиях, профессиях, специальностях на титульном листе трудовой книжки можно, добавив новые записи или заполнив соответствующие строки без зачеркивания ранее внесенных. В Порядке ведения трудовых книжек ничего не говорится о том, как изменять или вносить записи, если места для внесения новых сведений на титульном листе трудовой книжки уже нет.

Руководителя казенного учреждения назначает его учредитель – федеральный орган государственной власти, орган государственной власти субъекта РФ, орган местного самоуправления (п. 4 ст. 123.21 Гражданского кодекса РФ).

Прием руководителя учреждения на работу оформляется приказом, изданным на основании заключенного с учредителем трудового договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 12.04.2013 № 329 «О типовой форме трудового договора с руководителем государственного (муниципального) учреждения»). Следовательно, работодателем для директора казенного учреждения является учредитель.

В рассматриваемом случае – «Администрация».

В частности, текст приказа, составляемого по унифицированной форме № Т-1, изначально содержит фразу «принять на работу». Поэтому подобная формулировка допустима, вносить исправление в приказ в этой ситуации необходимости нет.

Однако более грамотно в отношении руководителя учреждения все же вместо слов «принять на работу» в приказе указывать «назначить, избрать или утвердить».

Именно такие формулировки содержатся в типовой форме трудового договора с руководителем государственного (муниципального) учреждения, которую мы упомянули выше. Также обратите внимание: в письме от 22.09.2010 № 2894-6-1 Роструд указал, что, в частности, назначение на должность помимо приказа может быть оформлено и иным решением.

Например, распорядительным документом работодателя (в нашем случае «Администрации») и приказом директора о вступлении в должность (этот документ будет по «КУ»).

В трудовую книжку может быть внесен любой из указанных документов либо оба. Чтобы не запутаться, кто выступает работодателем у директора учреждения, лучше в трудовую внести ссылку на распорядительный документ именно учредителя (опять же в нашем случае «Администрации»).

Предложенный нами вариант соответствует позиции, изложенной в ряде консультаций на сайте Роструда. Однако точка зрения о том, что работодателем в рассматриваемых отношениях является само учреждение («КУ»), а не учредитель («Администрация»), там также высказывается.

Таким образом, вопрос о том, кто должен указываться в качестве работодателя в документах, остается спорным.

Следовательно, изменять в трудовой книжке «принят» на «назначен» не требуется. Если в трудовой книжке неверно указано наименование работодателя, необходимо внести исправление. Действующее законодательство не содержит официальных разъяснений о том, каким образом исправлять ошибку в наименовании работодателя.

На этот счет существуют две позиции.

Вариант 1. В связи с тем, что наименование является заголовком записи о приеме на работу3, рекомендуется сделать исправление записи в общем порядке, предусмотренном п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Вариант 2. Также существует мнение, что можно сделать более конкретную запись об ошибке и внести верное наименование после нее. Причем его придерживаются консультанты Роструда. На наш взгляд, второй способ не в полной мере соответствует порядку внесения исправлений в трудовую книжку, установленному Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Поэтому мы рекомендуем придерживаться первого варианта.

Обращаем внимание, что трудовые книжки сотрудников хранятся у работодателя. Поскольку для руководителя казенного учреждения работодателем является учредитель («Администрация»), трудовая книжка руководителя должна храниться в «Администрации», если иной порядок не установлен учредителем.

Роструд в ответе на вопрос, как вносить запись на титульный лист трудовой книжки, если нет свободного места и нужно ли выдать вкладыш посоветовал, указать новое образование и специальность работника в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки. Если нужно внести запись о повышении квалификации специалиста, она тоже делается в разделе «Сведения о работе». В записи нужно указать период прохождения обучения, наименование учебного учреждения, название, номер и дата выдачи документа о получении новой профессии.